E-Rechnung

Deutschland: Rechtslage & gesetzliche Verpflichtungen 

Die elektronische Rechnung ist heute nicht nur ein zentrales Instrument der Digitalisierung, sondern gesetzlich verpflichtend. Ihre rechtliche Grundlage bildet die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die ein europaweit einheitliches semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen definiert (EN 16931) und damit die maschinelle Verarbeitbarkeit sicherstellt.

In Deutschland wurde diese Richtlinie sowohl auf Bundesebene durch das E-Rechnungs-Gesetz des Bundes und die E-Rechnungsverordnung als auch auf Länderebene durch länderspezifische E-Rechnungs-Gesetze bzw. Anpassungen der jeweiligen E-Government-Gesetze umgesetzt. Dadurch entstand ein verbindlicher Rechtsrahmen für den strukturierten elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und Verwaltung sowie im B2B-Umfeld.

E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich

Mit dem vom Bundestag und Bundesrat beschlossenen Wachstumschancengesetz wurde die obligatorische elektronische Rechnung im B2B-Bereich verbindlich eingeführt. Ergänzende Klarstellungen erfolgten durch mehrere Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF).

Allgemeine Eckpunkte der B2B-E-Rechnungsverpflichtung

Die Verpflichtung gilt für:

• alle in Deutschland ansässigen Unternehmen und Unternehmer,
• steuerpflichtige Lieferungen und Leistungen an andere inländische Unternehmen.

Zudem bestehen einige Ausnahmen.

Zentrale Regelungen:

• Die E-Rechnung ist als strukturierter elektronischer Datensatz gemäß EN 16931 definiert.
• Rechnungssteller und Rechnungsempfänger können sich unter bestimmten Voraussetzungen gemeinsam auf andere strukturierte elektronische Formate einigen.
• Der strukturierte elektronische Datensatz hat Vorrang gegenüber der Papierrechnung und – bei hybriden Formaten – gegenüber dem visuell lesbaren PDF-Dokument.
• Für den Rechnungseingang besteht seit dem 01.01.2025 eine uneingeschränkte Verpflichtung ohne Übergangsfrist.

Damit ist der elektronische Rechnungseingang für alle Unternehmen bereits heute verpflichtend.

Übergangsregelungen für den Rechnungsausgang

Für den Rechnungsausgang gelten stufenweise Übergangsregelungen, die Unternehmen eine planbare und realistische Umstellung ermöglichen sollen. Diese Fristen berücksichtigen insbesondere die unterschiedlichen Digitalisierungsgrade und Ressourcenlagen von Unternehmen.

Aktueller Rechtsstand: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025

Am 15. Oktober 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein neues Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung im B2B-Bereich veröffentlicht. Dieses konkretisiert die bestehenden gesetzlichen Vorgaben und regelt insbesondere:

• Beschreibung der Fehlerklassen (Formatfehler, Geschäftsregelfehler, Inhaltsfehler)

• Ausnahme- und Sonderregelungen

Das Schreiben schafft aktuell die maßgebliche Auslegungsgrundlage für die praktische Umsetzung der B2B E-Rechnungspflicht.

Zudem hat das BMF hier ein FAQ zu Fragen rund um die E-Rechnung veröffentlicht.

Case Study 1: Einführung der E-Rechnung bei Rewe

Bei Rewe haben wir zuerst den Rechnungsausgang digitalisiert, denn nur so war es möglich, weiterhin Rechnungen an die Bundesbehörden und das Land Bremen zu schicken. Dabei stellten wir fest, dass die Stammdaten teils unvollständig waren und um weitere Felder ergänzt werden mussten. Weil bei der Bundesverwaltung alle Posteingänge in einem zentralen Postfach landen, mussten wir außerdem eine Leitweg ID einpflegen, also einen eindeutigen Identifier, wohin die Rechnung elektronisch weiterzuleiten ist. Auch die Felder für den Transportweg (Peppol) und den Inhaltsweg (XRechnung) haben wir ergänzt.

Nach ersten erfolgreichen Tests wurde das Projektziel erweitert. Nun sollten alle Rechnungen an die öffentliche Verwaltung auf elektronische Rechnungen umgestellt werden. Rewe übernahm mit diesem ambitionierten Anliegen eine Pionierrolle, sodass es immer wieder schwierig war, die relevanten Zustellungsinformationen (wie z. B. Leitweg-ID) zu erfahren. Auch wollten viele Behörden noch immer lieber Papier- bzw. PDF-Rechnungen erhalten. Rewes offensive Kommunikation nach außen hilft weiterhin, die Mission E-Rechnung voranzutreiben.

Case Study 2: Einführung der E-Rechnung bei VWFS

Auch bei VW FS haben wir zuerst den Rechnungsausgang digitalisiert. Bislang wurden alle Rechnungen auf vorgedrucktem Briefpapier ausgegeben. Auf diesem standen Daten, die im elektronischen Datensatz fehlten und eingepflegt werden mussten. Aber gerade in einem über Jahrzehnte gewachsenen System ist es wichtig, dafür eine Architektur aufzubauen, die wirklich funktioniert. In der Praxis heißt das, dass wir Daten aus unterschiedlichsten Quellen zusammenführen und so in die richtigen Felder und Systeme einfließen lassen, dass alles fehlerfrei läuft.

Während die Rechnungen zuerst via E-Mail versendet wurden, setzen wir aktuell einen Peppol Access Point und den Rechnungseingang um. Auch hier sehen wir uns verschiedensten Herausforderungen gegenüber, die alle darauf basieren, dass wir komplexe, nicht darauf ausgelegte Systeme, auf neue Standards bringen. Ein Beispiel: Eine Reparaturrechnung für ein Fahrzeug geht ein. Das System im Hintergrund verlangt nun eine Einschätzung, ob der Schaden durch einen Unfall verursacht wurde. Das ist leicht zuzuordnen, wenn ein Mensch den Sachverhalt einschätzt – aber im System schwierig, einwandfrei zu identifizieren. Unsere Aufgabe ist es nun, die entsprechenden Prozesse sauber zu strukturieren, um in Zukunft ein stabiles System zu haben.

Gerade weil wir uns in diesen Projekten mit vielen Herausforderungen und individuellen Stolpersteinen konfrontiert sahen, war unser Learning: Es gibt immer eine Lösung, wenn wir mit gesundem Menschenverstand an die Umstellungen herangehen. Solange wir das Thema weder unterschätzen noch überschätzen, ist es auch lösbar.

E-Rechnungspflicht International: ViDA & Länder-Dynamik

Die elektronische Rechnung ist längst kein nationales Thema mehr. Gerade für international tätige Unternehmen entscheidet sie darüber, wie effizient, compliant und skalierbar Finanzprozesse in einem zunehmend regulierten Umfeld funktionieren.

Während in Deutschland aktuell noch Übergangsregelungen gelten, treiben viele Länder die Digitalisierung ihrer Steuer- und Rechnungsprozesse deutlich schneller und konsequenter voran. Nationale Sonderformate, länderspezifische Validierungsregeln und verpflichtende Meldesysteme sorgen dafür, dass sich die regulatorische Komplexität in Europa spürbar erhöht.

Für Unternehmen mit grenzüberschreitenden Geschäftsmodellen bedeutet das:

E-Rechnung ist nicht nur eine technische Umstellung, sondern eine strategische Steuerungsaufgabe.

VAT in the Digital Age (ViDA)

Mit dem ViDA-Paket (VAT in the Digital Age) treibt die Europäische Union die vollständige Digitalisierung der Umsatzsteuer konsequent weiter voran. Ziel ist ein europaweit vernetztes Meldesystem, in dem Rechnungen nicht nur ausgetauscht und verarbeitet, sondern zusätzlich nahezu in Echtzeit an die Steuerbehörden gemeldet werden.

Die elektronische Rechnung wird damit zur zentralen Infrastruktur zukünftiger Steuer- und Finanzprozesse.

Auch in Deutschland ist die Einführung eines zentralen Meldesystems geplant, das nach aktuellem Stand ab 2030 greifen soll. Die aktuelle B2B-Pflicht zur elektronischen Rechnung bildet hierfür die technische und organisatorische Grundlage.

Nationale Dynamik: Warum internationales Handeln dringend wird

Besonders relevant für international tätige Unternehmen ist, dass einzelne EU-Mitgliedstaaten deutlich schneller vorgehen als Deutschland.

Ein Beispiel:

In Belgien ist die verpflichtende elektronische Rechnung im B2B-Bereich bereits seit dem 01.01.2026 Realität. Verstöße gegen diese Vorgaben können dort zu erheblichen Bußgeldern, steuerlichen Sanktionen und operativen Blockaden im Rechnungsverkehr führen.

Auch Länder wie Italien, Frankreich, Polen, Spanien oder Kroatien haben eigene Zeitpläne, technische Standards und nationale Meldesysteme definiert – teils mit Clearance-Verfahren, bei denen Rechnungen vor dem Versand durch staatliche Systeme geprüft werden müssen.

Für Unternehmen bedeutet das:

Es reicht nicht mehr aus, nur nationale Fristen zu beachten. Zudem ist das Projektorganigramm dementsprechend aufzubauen.

Entscheidend ist die aktive Steuerung länderspezifischer E-Rechnungs- und Meldepflichten über alle Märkte hinweg.

Case Study 4: Einführung der E-Rechnung in Belgien und Vorbereitung anderer Länder

Im Rahmen der Einführung der E-Rechnung in Belgien (verpflichtend seit dem 1. Januar 2026) sowie der strategischen Vorbereitung weiterer Länder wurden wir beratend hinzugezogen. Neben der Vermittlung fundierter Kenntnisse zu den belgischen E-Rechnungs- und Compliance-Vorgaben haben wir auch die konkrete operative Umsetzung begleitet.

Ein besonderer Schwerpunkt lag auf der Analyse der bestehenden Rechnungsprozesse, ihrer Einbettung in die übergeordnete Digitalstrategie sowie dem Mapping der relevanten Datenfelder. Diese unterscheiden sich teilweise von den Anforderungen in Deutschland, da Belgien insbesondere auf den Versand über das Netzwerk Peppol setzt.

Darüber hinaus haben wir durch eine strukturierte Prozesserhebung eine fundierte Vorauswahl geeigneter Provider ermöglicht. Auf Basis eines detaillierten Anbieterbriefings wurden diese gezielt angesprochen, sodass wir eine nachhaltige und zukunftssichere Anbieterentscheidung für Belgien vorbereiten konnten.

Case Study 5: Einführung der E-Rechnung International

In einem weiteren Projekt begleiten wir einen international tätigen Konzern mit zahlreichen Gesellschaften bei der Vorbereitung auf die ab dem 01.01.2027 geltende Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Deutschland sowie weiteren Ländern (u. a. Kroatien, Slowenien, Spanien). Aufgrund der heterogenen Systemlandschaft, unterschiedlicher Prozessreifegrade und länderspezifischer regulatorischer Anforderungen wurde zu Projektbeginn eine umfassende Anforderungserhebung durchgeführt. Dabei wurden alle beteiligten Gesellschaften, Länder, Prozesse und IT-Systeme ganzheitlich betrachtet und bestehende Abhängigkeiten zu parallel laufenden Projekten berücksichtigt.

Auf dieser Basis werden die konsolidierten Anforderungen derzeit in ein detailliertes Pflichtenheft überführt und für die strukturierte Auswahl geeigneter Provider genutzt. In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden erfolgten die Bewertung der Lösungsoptionen, die Definition eines fachlichen und technischen Zielbilds sowie der Aufbau einer aktiven Lieferantenkommunikation. Die anschließende konzernweite Implementierung der ausgewählten Lösung wird durch eine umfangreiche Pilotierungsphase begleitet, um sicherzustellen, dass der gesetzliche Stichtag nicht nur eingehalten wird, sondern der digitalisierte Rechnungsausgang nachhaltig, stabil und praxistauglich im Konzern etabliert ist.