DMS-Anbieterauswahl – das richtige System für Ihre digitale Zukunft

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist das Rückgrat jeder digitalen Verwaltung und jedes modernen Unternehmens. Es bildet Akten, Workflows, Archivierung und Prozesse ab – und entscheidet damit maßgeblich über Effizienz, Compliance und Nutzerfreundlichkeit. Die Wahl des passenden Systems ist dabei ein zentraler Erfolgsfaktor.

Doch die Auswahl des richtigen DMS ist komplex: Märkte sind unübersichtlich, Leistungsversprechen zahlreich, und interne Anforderungen sind selten klar definiert.

Hier kommt Bonpago ins Spiel: Wir begleiten Organisationen seit über 25 Jahren dabei, Dokumentenmanagementsysteme sicher, fundiert und praxistauglich auszuwählen.

Warum die Auswahl eines DMS heute entscheidend ist

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist längst kein reines „IT-Tool“ mehr, sondern ein strategisches System für:

digitale Akten (E-Akte, Vorgänge, Personalakten, Vertragsmanagement)
strukturierte Workflows (z. B. Rechnungen, Urlaubsanträge, Beschaffungsprozesse)
revisionssichere Archivierung
medienbruchfreie Zusammenarbeit
Schnittstellen zu ERP-Systemen, Fachverfahren und E-Rechnung

Die Realität in vielen Organisationen zeigt jedoch ein anderes Bild:
Papier, PDFs, Insellösungen und unklare Berechtigungen prägen den Alltag. Prozesse sind häufig noch analog gedacht und werden digital lediglich nachgebildet.

Ein gut eingeführtes DMS verändert genau das:

Dokumente sind sofort auffindbar
Prozesse laufen automatisiert und transparent
Liegezeiten reduzieren sich deutlich
Compliance und Datenschutz werden gestärkt
Organisationen werden langfristig entlastet

Damit wird ein DMS zum zentralen Baustein der digitalen Transformation – wenn System, Prozesse und Organisation zusammenpassen.

Darum ist Bonpago Ihr Spezialist für die DMS-Anbieterauswahl

Unsere Erfahrung in der DMS-Anbieterauswahl stammt nicht aus Theorie, sondern aus über 50 erfolgreich umgesetzten Projekten in Verwaltung und Wirtschaft.

Wir kennen den Markt, die DMS Anbieter, ihre Stärken und Grenzen – ebenso wie typische Stolpersteine und die Anforderungen der Nutzer.

Ihre Vorteile mit Bonpago:

Marktkenntnis

Wir kennen Funktionsweisen, Limitierungen und Roadmaps der Systeme – nicht nur die Inhalte aus Vertriebspräsentationen.

Methodische Sicherheit

Von Business Case und Anforderungserhebung über Lastenheft und Vergabe bis zur Abnahme.

Nutzerzentrierung

Sachbearbeitung, Fachbereiche und IT werden frühzeitig eingebunden – für echte Akzeptanz.

Regulatorische Kompetenz

Vergaberecht, Datenschutz, Archivvorgaben, GoBD, E-Rechnung und Compliance werden von Beginn an berücksichtigt.

Ganzheitliche Begleitung

Analyse → Anforderungen → Markt → Shortlist → Workshops → Entscheidung → Einführung – alles aus einer Hand.

Mit Bonpago wird aus einer potenziell riskanten Softwareentscheidung ein klar strukturierter, transparenter Prozess.

Was bei der Auswahl eines DMS zu beachten ist

Die Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems erfordert mehr als einen Funktionsvergleich. Entscheidend ist, wie gut Lösung, Prozesse und Organisation zusammenpassen. Zentrale Fragestellungen sind:

Welche Prozesse sollen wirklich digitalisiert werden?
(E-Akte, Eingangsrechnungen, Personalakten, Vertragsmanagement, Vorgänge)
Wie sieht die zukünftige Prozess- und Systemarchitektur aus?
Welche Anforderungen haben Nutzer und Fachbereiche?
Welche Integrationen zu ERP-Systemen, Fachverfahren und E-Rechnung sind notwendig?
Worin unterscheiden sich die Lösungen funktional, technisch und organisatorisch?
Wie werden Migration, Archivierung und Berechtigungskonzepte umgesetzt?
Wie bleibt das System langfristig skalierbar?

Die Auswahl eines DMS Anbieters ist kein reines IT-Projekt – sondern Organisationsentwicklung.

Ihre Vorteile mit dem richtigen DMS Anbieter

Schneller Zugriff auf Dokumente – überall

Dokumente sind sofort auffindbar, statt in Akten oder Laufmappen zu verschwinden.

Deutlich kürzere Durchlaufzeiten

Liegezeiten werden reduziert – Prozesse laufen automatisiert und transparent.

Mehr Transparenz & Datensicherheit

Rechte, Versionen und Historien sind klar nachvollziehbar.

Revisionssichere Archivierung

Dokumente werden normenkonform und gesetzeskonform aufbewahrt.

Effizienz & Entlastung

Weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, weniger Papier.

Grundlage für E-Akte & digitale Workflows

Ein gutes DMS ist der Enabler für digitale Prozesse und moderne Verwaltungsarbeit.

Wie Bonpago Sie in der DMS-Auswahl unterstützt

Analyse & Potenzialbewertung
- IST-Prozesse und Dokumententypen
- Schwachstellen & Optimierungspotenziale
- Digitalisierungsgrad
- Prozesswalkthroughs (statt reiner Führungskräfte-Perspektive)
  
  Basierend auf Lessons Learned aus realen Projekten.
Soll-Prozesse & Anforderungsdefinition
- BPMN-Modellierung (inkl. Ausnahmen & Störfällen)
- Beschreibung der Prozesslogik
- Definition funktionaler & technischer Anforderungen
- Architektur-Skizzen & Schnittstellen
- Erstellung eines vollständigen Lastenhefts
  
  Mit klarer Muss/Soll/Kann-Klassifizierung.
Marktanalyse, Longlist & Shortlist
- Anbieterrecherche basierend auf Prozessen & Anforderungen
- Bewertung nach Erfahrung, Funktionsumfang, Integrationen, Kosten
- Erstellung Shortlist
- Vorbereitung Anbietertests & Websessions
Websessions & Workshops
- Realbetrieb statt Vertriebsshow
- Live-Aufgaben statt Templates („Bitte zeigen Sie uns diesen Prozess…“)
- Bewertung durch Fachbereiche & Nutzer
- Bewertungsmatrix (mit ausreichender Gewichtung der Live-System-Performance)
  
  Mindestens 15 % Empfehlungswert laut Best Practice.
Entscheidung & Vergabebegleitung
- Angebotsbewertung
- Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
- Verhandlungsunterstützung
- Vergaberechtskonforme Dokumentation (ÖV)
Einführung & Rollout (optional)
- Testmanagement
- Fachkonzeption & Feinmodellierung
- Change Management
- Schulungen
- Begleitung bis zur Abnahme

Erfolgsgeschichten aus der Praxis

Taunuskommunen – gemeinsamer DMS-Aufbau

Drei Kommunen wählten gemeinsam ein DMS – von Bedarfsermittlung über Lastenheft bis Rollout.

Ergebnis: einheitliche E-Akte-Strukturen, reduzierte Kosten, hohe Akzeptanz.

RUB – „Einfach Einkaufen“: Einführung eines WMS/DMS für 5.000 Nutzer

Die Ruhr-Universität Bochum suchte zunächst nur eine Lösung für den Rechnungseingang – doch Bonpago zeigte: Der größte Hebel liegt in der Beschaffung.

Ergebnis: Einführung eines DMS/WMS (JobRouter), über 3.000 aktive Nutzer nach zwei Jahren, stark vereinfachte Beschaffung & Rechnungseingang.