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Optimierung Rechnungseingang (Purchase-to-Pay)

E-Rechnungsverpflichtung Rechnungseingang – Von der Pflicht zur Prozesschance 


Ein Gesetz, das Prozesse verbessert.

Die Umsetzung der E-Rechnungspflicht sorgt in vielen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen zunächst für Verunsicherung. Was bedeutet das für unsere bestehenden Workflows? Welche Systeme müssen angepasst werden? Wie können wir unsere Lieferanten einbinden? Doch hinter diesen Fragen verbirgt sich eine enorme Chance: Die Möglichkeit, den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess zu modernisieren – von der Bestellung bis zur Zahlung. 

Als unabhängige Beratung unterstützen wir Sie dabei, die gesetzlichen Anforderungen nicht nur umzusetzen, sondern diese als Treiber für Effizienz, Transparenz und Compliance zu nutzen. Und dabei verlieren wir nie den Blick für das Wesentliche: die Menschen, die mit diesen Prozessen arbeiten. 

Ihre Vorteile mit Bonpago

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Rechtskonforme Umsetzung

– aller regulatorischen Anforderungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD, Peppol).


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Reduzierung manueller Aufwände

– durch automatisierte Rechnungsprozesse. 



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Schnellere Durchlaufzeiten

– und transparente Workflows im Rechnungswesen. 



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Höhere Datenqualität

– und durchgängige Compliance-Sicherheit. 


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Systemunabhängige Beratung

– mit Fokus auf Ihren Bedarf, nicht auf Softwareprodukte.

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Stärkere Lieferantenbindung

– durch klare Kommunikation und Support bei der Umstellung.

Unser Projektansatz: Vom Status quo zur digitalen Rechnung

  • 1️⃣ Projektinitiierung & Zieldefinition

    • Gemeinsamer Projektaufsatz mit klaren Zielen. 
    • Aufbau eines interdisziplinären Teams. 
  • 2️⃣ Ist-Analyse Ihrer Prozesse und Systeme

    • Aufnahme der bestehenden Rechnungsworkflows. 
    • Technische Prüfung Ihrer ERP-/DMS-/FiBu-Systeme. 
    • Identifikation von Medienbrüchen und manuellen Arbeitsschritten. 
    • Aufbau oder Anpassung der Digitalstrategie. 
  • 3️⃣ Definition der Anforderungen

    • Bewertung rechtlicher Anforderungen. 
    • Technische & organisatorische Bedarfe identifizieren. 
    • Schnittstellen & Integrationen definieren. 
  • 4️⃣ System- & Prozessoptimierung

    • Aktivierung und Konfiguration bestehender E-Rechnungsfunktionen. 
    • Einführung automatisierter Freigabe- & Archivierungsprozesse. 
    • Ergänzung durch Middleware oder OCR bei Bedarf. 
  • 5️⃣ ️Schulung & Change Management

    • Projektkommunikation & -marketing. 
    • Schulung der Mitarbeiter:innen & Bereitstellung von Best Practices. 
  • 6️⃣ ️Lieferantenkommunikation

    • Information & Anleitung Ihrer Lieferanten zur E-Rechnung. 
    • Bereitstellung technischer Vorgaben & Support. 
  • 7️⃣ ️Testphase & Go-Live

    • Pilotbetrieb mit ausgewählten Partnern. 
    • Systemtests, Fehleranalyse & Go-Live-Planung. 
  • 8️⃣ ️Kontinuierliche Verbesserung

    • Monitoring & Optimierung nach Einführung. 
    • Evaluierung von Nutzerfeedback & Systemperformance. 

     

NHA-4

 

Nina Harms

Geschäftsführung &

Teamlead Private

n.harms@bonpago.de

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