E-Rechnung vs. Bilddatei: Unterschiede erkennen und richtig umsetzen

Kurz gesagt: Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein Bild oder PDF einer Rechnung. Sie besteht aus strukturierten, maschinenlesbaren Daten, die elektronisch verarbeitet werden können. Ein Rechnungsfoto in JPG, PNG oder ein einfaches PDF erfüllt diese Definition nicht. Zu den in Deutschland verbreiteten Formaten gehören XRechnung und geeignete Versionen und Profile von ZUGFeRD.

Der direkte Fahrplan:

1. Inventarisieren Sie Ihre aktuellen Rechnungsformate: Welche Rechnungen kommen als Bilddatei, einfache PDF oder strukturiertes Format an?
2. Verstehen Sie den Unterschied zwischen optischen Dateien und strukturierten, maschinenlesbaren Rechnungsdaten.
3. Prüfen Sie Ihre IT-Infrastruktur: Welche E-Rechnungsformate können Ihre Systeme empfangen und verarbeiten?
4. Analysieren Sie die Anforderungen wichtiger Lieferanten und Geschäftspartner.
5. Definieren Sie einen nachvollziehbaren Rechnungseingangsprozess mit Validierung, Fehlerbehandlung und Aufbewahrung.
6. Führen Sie Testläufe mit typischen Geschäftspartnern durch, bevor Sie größere Prozessänderungen ausrollen.

Nach diesem Guide können Sie:

• zwischen einer E-Rechnung und einer unstrukturierten Bild- oder PDF-Datei unterscheiden
• einordnen, welche Rechnungsformate technisch und gesetzlich relevant sind
• einen strukturierten Rechnungseingangsprozess planen
• Aufbewahrungs- und Dokumentationsanforderungen besser einordnen
• Lieferanten und Geschäftspartner gezielt zu benötigten Formaten und Übertragungswegen informieren
• die seit 2025 geltenden Anforderungen sowie die Übergangsregelungen für die Ausstellung berücksichtigen

Inhaltsverzeichnis

• Für wen ist dieser Guide?
• Grundlagen und Kontext
• Schritt-für-Schritt-Anleitung
• Praxisbeispiel und Anwendung
• Fortgeschrittene Varianten und Skalierung
• Kompakte Zusammenfassung
• Mini-Checkliste
• FAQ und Troubleshooting

Für wen ist dieser Guide?

Dieser Guide richtet sich an CFOs, Finanzleitungen, Rechnungswesen-Teams, IT-Verantwortliche und Geschäftsführungen, die verstehen möchten, wie sich strukturierte E-Rechnungen von bisherigen digitalen Rechnungsformaten unterscheiden und welche organisatorischen und technischen Konsequenzen daraus entstehen.

Eine E-Rechnungs-Beratung kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn unterschiedliche ERP-, Buchhaltungs- oder Rechnungseingangssysteme berücksichtigt werden müssen.

Technische Spezialkenntnisse sind für diesen Überblick nicht erforderlich. Entscheidend ist das Verständnis dafür, dass Dateiformat, Übertragungsweg und interner Verarbeitungsprozess unterschiedliche Themen sind.

Was dieser Guide bewusst nicht abdeckt: Detaillierte Implementierungen einzelner ERP-Systeme, internationale Steuerregeln pro Land oder individuelle steuerliche und rechtliche Beratung.

Grundlagen und Kontext

Rechnungen wurden lange Zeit auf Papier, als Scan oder als einfache PDF-Datei verarbeitet. Diese Formate können digital übermittelt werden, enthalten aber nicht automatisch strukturierte Rechnungsdaten.

Eine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne liegt dagegen in einem strukturierten elektronischen Format vor, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Rechnungsnummer, Beträge, Steuerangaben und weitere Daten können dadurch von geeigneten Systemen direkt übernommen werden.

Das kann manuelle Dateneingaben reduzieren. Wie stark ein Prozess tatsächlich automatisiert werden kann, hängt jedoch von der technischen Integration und dem jeweiligen Workflow ab. Eine strukturierte Rechnung macht einen gesamten Rechnungsprozess nicht automatisch fehlerfrei oder revisionssicher.

Regelwerk und Fristen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung bestehen Übergangsregelungen. Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 Euro kann diese Übergangsregelung unter den gesetzlichen Voraussetzungen bis Ende 2027 verlängert werden.

Kleinunternehmer sind grundsätzlich von der Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Auch Kleinbetragsrechnungen und bestimmte weitere Fälle unterliegen Ausnahmen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Analysieren Sie Ihre aktuellen Rechnungsformate und Prozesse

Der erste Schritt besteht darin, den aktuellen Rechnungseingang und die dazugehörigen Bearbeitungsschritte zu verstehen. Eine Rechnung, die per E-Mail ankommt, ist nicht automatisch eine E-Rechnung.

• Prüfen Sie einen repräsentativen Zeitraum Ihres Rechnungseingangs.
• Unterscheiden Sie zwischen Bilddateien, einfachen PDFs und strukturierten Formaten.
• Dokumentieren Sie, welche Daten manuell übertragen werden.
• Ermitteln Sie, an welchen Stellen Rückfragen oder Nachbearbeitungen entstehen.
• Prüfen Sie, welche Systeme an Erfassung, Prüfung, Freigabe und Buchung beteiligt sind.

Kontrollpunkt: Am Ende sollten Sie wissen, welche Rechnungsarten eingehen, welche Systeme beteiligt sind und wo Medienbrüche oder manuelle Arbeit entstehen.

Schritt 2: Unterschiede zwischen Rechnungsformaten verstehen

Das Wesentliche: Entscheidend ist nicht, ob eine Rechnung digital aussieht, sondern ob die erforderlichen Rechnungsinformationen strukturiert und elektronisch verarbeitbar vorliegen.

Schritt 3: Anforderungen an Lieferanten und Geschäftspartner definieren

Unternehmen können festlegen, welche Formate und Eingangskanäle sie organisatorisch bevorzugen. Dabei sollten jedoch die gesetzlichen Übergangsregelungen und die tatsächlichen technischen Möglichkeiten der Geschäftspartner berücksichtigt werden.

• Identifizieren Sie Lieferanten mit hohem Rechnungsvolumen.
• Fragen Sie, welche E-Rechnungsformate diese bereits erzeugen können.
• Teilen Sie mit, welche Formate Ihr eigenes System bevorzugt verarbeitet.
• Definieren Sie einen Ansprechpartner für technische Rückfragen.
• Planen Sie gegebenenfalls Testläufe vor einer Umstellung ein.

Eine pauschale gesetzliche Umstellungsfrist von acht oder zwölf Wochen für Lieferanten gibt es nicht. Der notwendige Vorlauf hängt vom jeweiligen Geschäftsverhältnis und der technischen Umstellung ab.

Auch bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sollten die Vorgaben des konkreten Empfängers geprüft werden. Nicht jeder öffentliche Auftraggeber verlangt exakt denselben Übertragungsweg oder dasselbe Rechnungsformat.

Schritt 4: Zentralen Rechnungseingang und Fehlerbehandlung einrichten

Ein zentral organisierter Rechnungseingang kann helfen, parallele Ablagen und unklare Zuständigkeiten zu reduzieren. Wie dieser aufgebaut wird, hängt von der Unternehmensgröße und Systemlandschaft ab.

• Definieren Sie einen oder mehrere vorgesehene Eingangskanäle.
• Prüfen Sie, ob eingehende strukturierte Rechnungen automatisch übernommen werden können.
• Richten Sie technische Validierungen ein, soweit das System diese unterstützt.
• Legen Sie fest, wie fehlerhafte oder nicht verarbeitbare Rechnungen behandelt werden.
• Definieren Sie Zuständigkeiten für Rückfragen und Korrekturen.
• Bewahren Sie strukturierte E-Rechnungen in der empfangenen Originalform auf.

Eine separate E-Mail-Adresse für Rechnungen kann organisatorisch sinnvoll sein, ist aber keine allgemeine gesetzliche Pflicht.

Auch eine automatische Validierung ist eine sinnvolle technische Unterstützung, aber nicht für jedes Unternehmen gesetzlich als konkreter Prozessschritt vorgeschrieben.

Schritt 5: IT-Infrastruktur und Ausgangsformate prüfen

Wenn Ihr Unternehmen selbst B2B-Rechnungen ausstellt, sollten Sie prüfen, welche E-Rechnungsformate Ihre Systeme erzeugen können.

• Kontaktieren Sie Ihren ERP- oder Rechnungssoftwareanbieter.
• Prüfen Sie unterstützte XRechnung- und ZUGFeRD-Versionen.
• Klären Sie, ob ein Update oder Zusatzmodul erforderlich ist.
• Prüfen Sie die Anforderungen wichtiger Geschäftspartner.
• Berücksichtigen Sie bei öffentlichen Auftraggebern deren konkrete B2G-Vorgaben.

Es gibt keine allgemeine gesetzliche Vorgabe, dass jedes Unternehmen für sämtliche B2B-Fälle zwingend XRechnung oder zwingend ZUGFeRD verwenden muss. Entscheidend ist ein zulässiges strukturiertes Format.

Schritt 6: Testläufe durchführen

Vor größeren Prozessänderungen sind technische Tests sinnvoll.

• Erstellen oder empfangen Sie Testrechnungen in den relevanten Formaten.
• Prüfen Sie die technische Validierung.
• Kontrollieren Sie, ob Daten korrekt in nachgelagerte Systeme übernommen werden.
• Testen Sie typische Fehlerfälle.
• Dokumentieren Sie erkannte Probleme und deren Lösung.

Wie viele Geschäftspartner in einen Piloten einbezogen werden und wie lange eine Testphase dauert, hängt von Komplexität, Rechnungsvolumen und Systemlandschaft ab. Feste Vorgaben wie drei bis fünf Lieferanten oder mindestens vier Wochen sind keine allgemeingültige Voraussetzung.

Schritt 7: Teams vorbereiten und Geschäftspartner informieren

Technische Änderungen sollten durch klare organisatorische Abläufe ergänzt werden.

• Schulen Sie Mitarbeitende, die Rechnungen prüfen oder bearbeiten.
• Definieren Sie Ansprechpartner für technische und fachliche Fehlerfälle.
• Dokumentieren Sie, wie unterschiedliche Rechnungsformate verarbeitet werden.
• Informieren Sie Geschäftspartner rechtzeitig über organisatorische Änderungen.
• Stellen Sie sicher, dass Übergangs- und Ausnahmefälle berücksichtigt werden.

Die Dauer einer solchen Kommunikationsphase sollte am konkreten Umstellungsprojekt ausgerichtet werden und nicht an einer pauschalen Wochenzahl.

Praxisbeispiel und Anwendung

Ein mittelständisches Unternehmen erhält Rechnungen von zahlreichen Lieferanten. Ein Teil kommt bereits als strukturierte E-Rechnung, andere Rechnungen gehen weiterhin als PDF oder Scan ein.

Die Finanzleitung analysiert zunächst die Eingangskanäle und stellt fest, dass insbesondere bei unstrukturierten Rechnungen Daten mehrfach manuell übernommen werden. Gemeinsam mit IT und Buchhaltung wird geprüft, welche E-Rechnungsformate das vorhandene ERP bereits verarbeiten kann.

Anschließend werden einige häufig genutzte Lieferanten angesprochen und Testrechnungen ausgetauscht. Technische Fehler werden dokumentiert und die internen Prozesse für nicht verarbeitbare Rechnungen festgelegt.

Nach der Einführung misst das Unternehmen erneut den manuellen Bearbeitungsaufwand und vergleicht diesen mit der Ausgangssituation. Dadurch lässt sich anhand eigener Daten bewerten, ob und wo die Automatisierung tatsächlich Zeit und Kosten reduziert.

Fortgeschrittene Varianten und Skalierung

Hybrid-Formate für unterschiedliche Systemlandschaften

ZUGFeRD kombiniert bei geeigneten Versionen und Profilen eine PDF-Darstellung mit strukturierten XML-Daten. Dadurch kann das Dokument sowohl visuell betrachtet als auch maschinell verarbeitet werden.

Ob ZUGFeRD oder XRechnung für einen konkreten Prozess besser geeignet ist, hängt von den Systemen und Anforderungen der beteiligten Geschäftspartner ab.

Konvertierung bei Legacy-Systemen

Wenn Geschäftspartner noch keine strukturierten Rechnungsformate erzeugen können, können technische Konvertierungsdienste eine Übergangslösung darstellen.

Dabei sollte jedoch geprüft werden, wer für die inhaltliche Richtigkeit der konvertierten Daten verantwortlich ist und wie das erzeugte Ergebnis validiert wird. Preise für solche Dienste unterscheiden sich je nach Anbieter und Volumen und sollten aktuell geprüft werden.

KPI-Tracking und kontinuierliche Optimierung

Nach der Umstellung können Kennzahlen helfen, den Prozess zu bewerten:

• Anteil strukturierter E-Rechnungen
• Anteil technisch fehlerfreier Rechnungen
• Zahl manueller Nachbearbeitungsfälle
• Bearbeitungszeit vom Eingang bis zur Freigabe
• Zahl der Rechnungen mit Rückfragen

Diese Kennzahlen sollten auf den eigenen Prozess abgestimmt werden. Es gibt keine allgemeingültige Zielquote, die für jedes Unternehmen gilt.

Kompakte Zusammenfassung

• Ein Rechnungsbild oder eine einfache PDF ist keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne.
• Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die elektronisch verarbeitet werden können.
• XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen und -Profile sind verbreitete Formate.
• Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
• Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen bis Ende 2026 beziehungsweise unter bestimmten Voraussetzungen bis Ende 2027.
• Kleinunternehmer sind grundsätzlich von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
• Ein zentraler Eingang, technische Validierung und klare Fehlerprozesse können die Verarbeitung unterstützen.
• Aufbewahrungs-, Freigabe- und Dokumentationsprozesse sollten an die tatsächliche Organisation angepasst werden.

Mini-Checkliste

• Rechnungseingänge analysieren: Welche Formate gehen tatsächlich ein?
• Manuelle Arbeitsschritte und Medienbrüche dokumentieren.
• Rechnungssoftware auf E-Rechnungsunterstützung prüfen.
• Benötigte Formate und Versionen identifizieren.
• Anforderungen wichtiger Geschäftspartner klären.
• Eingangskanäle und Zuständigkeiten definieren.
• Technische Validierung einrichten, soweit sinnvoll und verfügbar.
• Fehlerbehandlung und Eskalation definieren.
• Testrechnungen mit typischen Geschäftspartnern austauschen.
• Strukturierte Originaldaten ordnungsgemäß aufbewahren.
• Mitarbeitende auf die neuen Prozesse vorbereiten.
• Nach Einführung Bearbeitungszeiten und Fehlerfälle mit dem Ausgangsprozess vergleichen.

FAQ und Troubleshooting

Kann ich PDF-Rechnungen einfach weiterhin als E-Rechnungen behandeln?

Nein. Ein einfaches PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten ist keine E-Rechnung im Sinne der seit 2025 geltenden Definition. Es handelt sich um eine sonstige Rechnung.

Hybride Formate wie geeignete ZUGFeRD-Versionen enthalten zusätzlich zur PDF-Darstellung strukturierte XML-Daten und können deshalb die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen.

Wie erkenne ich, ob eine Datei eine E-Rechnung ist?

Entscheidend ist, ob strukturierte elektronische Rechnungsdaten in einem geeigneten Format vorhanden sind. Eine XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten. Bei ZUGFeRD befindet sich die strukturierte XML-Komponente in einem hybriden Dokument.

Für eine zuverlässige Prüfung empfiehlt sich ein geeigneter Validator oder die Validierungsfunktion der eingesetzten Rechnungssoftware.

Was ist, wenn ein wichtiger Lieferant noch keine E-Rechnung ausstellen kann?

Ob der Lieferant bereits zur Ausstellung verpflichtet ist, hängt von der jeweils geltenden Übergangsregelung und möglichen Ausnahmen ab. Deshalb sollte zunächst geprüft werden, welche Frist für den konkreten Rechnungsaussteller gilt.

Während zulässiger Übergangsfristen können weiterhin sonstige Rechnungen verwendet werden. Danach muss bei erfassten inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich ein zulässiges E-Rechnungsformat verwendet werden, sofern keine Ausnahme greift.

Muss ich eine PDF-Ansicht zusätzlich archivieren, wenn ich XML-Daten erhalte?

Bei einer E-Rechnung ist insbesondere der strukturierte elektronische Bestandteil in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Wird eine Rechnung als hybrides ZUGFeRD-Dokument empfangen, ist das empfangene Originaldokument entsprechend aufzubewahren.

Eine zusätzlich erzeugte Visualisierung kann für die interne Bearbeitung hilfreich sein, ersetzt aber nicht die Aufbewahrung der maßgeblichen Originaldaten.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Rechnungen sind steuerlich grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Für andere Geschäftsunterlagen können andere Aufbewahrungsfristen gelten.

Sind internationale Rechnungen anders zu behandeln?

Ja. Die deutschen B2B-Regelungen gelten nicht automatisch in gleicher Form für grenzüberschreitende Rechnungen. Andere Staaten können eigene Formate, Plattformen und gesetzliche Fristen vorgeben.

Bei internationalem E-Invoicing sollte deshalb das jeweilige Land und der konkrete Geschäftsvorgang separat geprüft werden.

Wie lange dauert eine E-Rechnungs-Umstellung?

Das lässt sich nicht allgemein mit einer festen Monatszahl beantworten. Ein Unternehmen mit einem bestehenden kompatiblen ERP und wenigen Schnittstellen kann schneller umstellen als eine Organisation mit vielen Lieferanten, mehreren Systemen oder individuellen Integrationen.

Die Projektplanung sollte deshalb auf der tatsächlichen Systemlandschaft, dem Rechnungsvolumen und den benötigten Tests basieren.

Kann ich Lieferanten automatisch ablehnen, wenn sie keine E-Rechnung senden?

Technisch können Systeme bestimmte Formate zurückweisen. Ob eine Rechnung tatsächlich zurückgewiesen werden sollte, hängt jedoch davon ab, ob der Rechnungsaussteller im konkreten Fall bereits zur E-Rechnung verpflichtet ist und ob die Rechnung ansonsten steuerlich und vertraglich wirksam ist.

Eine pauschale automatische Ablehnung sämtlicher sonstiger Rechnungen ist deshalb insbesondere während geltender Übergangsfristen nicht sinnvoll.

Nächster Schritt: Analysieren Sie zunächst Ihre aktuellen Rechnungsformate und die dazugehörigen Bearbeitungsprozesse. Anschließend lässt sich gezielt entscheiden, welche technischen und organisatorischen Änderungen tatsächlich notwendig sind. Ein strukturierter Fahrplan verhindert, dass gesetzliche Anforderungen, interne Best Practices und technische Möglichkeiten miteinander vermischt werden.