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BonpagoAug 5, 2026, 6:00:01 AM13 min read

E-Rechnung in der Apotheke: Anforderungen und Umsetzung

E-Rechnung in der Apotheke: Anforderungen und Umsetzung
42:27

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung für Apotheken in Deutschland ein wichtiges Thema der Finanz- und Verwaltungsprozesse. Wie andere inländische Unternehmen müssen auch Apotheken grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die verpflichtende Ausstellung gelten dagegen Übergangsregelungen und Ausnahmen.

Für Apotheken bietet die Umstellung zugleich die Gelegenheit, bestehende Rechnungsprozesse zu überprüfen: Wo werden Daten heute mehrfach eingegeben? Welche Lieferanten senden bereits strukturierte Rechnungen? Können Warenwirtschaft, Buchhaltung und Rechnungseingang miteinander kommunizieren? Dieser Artikel gibt einen Überblick über Anforderungen, Fristen, Formate, Prozessgestaltung und sinnvolle Schritte für die Umsetzung.

Moderner Apothekenarbeitsplatz mit strukturierter Rechnungsverwaltung und Übergangsphase zu digitalen Prozessen

Inhaltsverzeichnis

Was bedeutet elektronische Rechnung?

Eine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Rechnungsinformationen liegen dabei nicht nur als für Menschen lesbare Darstellung vor, sondern in einer strukturierten Form, die geeignete Software weiterverarbeiten kann.

Ein einfaches PDF, das beispielsweise per E-Mail versendet wird, gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht als E-Rechnung im Sinne dieser Definition, sondern als sonstige Rechnung. Gleiches gilt für eine eingescannte Papierrechnung.

Strukturierte Rechnungsdaten können unter anderem Rechnungsnummer, Beträge, Steuerinformationen sowie Angaben zum Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger enthalten. Geeignete Systeme können diese Informationen übernehmen und beispielsweise für Rechnungsprüfung, Freigabe oder Buchhaltung bereitstellen.

E-Rechnung versus PDF-Rechnung und gescannte Dokumente

Eine PDF-Rechnung enthält elektronische Informationen in erster Linie in einer für Menschen sichtbaren Darstellung. Für eine automatisierte Weiterverarbeitung müssen Daten je nach System beispielsweise ausgelesen oder zusätzlich erfasst werden.

Bei einer strukturierten E-Rechnung liegen die relevanten Rechnungsinformationen dagegen maschinenlesbar vor. Dadurch kann bei kompatiblen Systemen auf zusätzliche manuelle Dateneingaben oder OCR-Erkennung verzichtet werden.

Eine gescannte Papierrechnung bleibt ebenfalls eine sonstige Rechnung. Sie kann zwar digital gespeichert und verarbeitet werden, erfüllt allein durch das Einscannen aber nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung.

Medienbruchfreiheit und automatisierte Weiterverarbeitung

Ein wichtiges Potenzial strukturierter Rechnungen liegt in der Reduzierung von Medienbrüchen. Müssen Rechnungsinformationen nicht mehr aus Papier, E-Mails oder PDF-Dateien manuell in ein anderes System übertragen werden, kann der Bearbeitungsaufwand sinken.

Wie groß der tatsächliche Nutzen ist, hängt jedoch von der jeweiligen Systemlandschaft ab. Eine E-Rechnung führt nicht automatisch zu einem vollständig automatisierten Prozess. Voraussetzung sind passende Schnittstellen, korrekt konfigurierte Systeme und geeignete interne Abläufe.

Warum ist die Umstellung wichtig?

Apotheken erhalten regelmäßig Rechnungen von Großhändlern, Dienstleistern, Lieferanten für Betriebsmittel und weiteren Geschäftspartnern. Gerade im Rechnungseingang kann die E-Rechnung deshalb früh praktische Auswirkungen haben.

Gesetzliche Anforderungen und zeitliche Fristen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dies gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen selbst bereits zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet ist.

Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen:

  • Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen verwenden.
  • Eine Papierrechnung kann während dieser Übergangsphase weiterhin verwendet werden.
  • Andere elektronische Formate, beispielsweise eine PDF-Rechnung per E-Mail, können während der Übergangsphase grundsätzlich mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.
  • Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2027.
  • Erst nach Ablauf der jeweils einschlägigen Übergangsregelung wird die E-Rechnung bei den erfassten Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend.

Wichtig: Die Grenze von 800.000 Euro ist keine Definition für Kleinunternehmer. Sie betrifft eine Übergangsregelung für Rechnungsaussteller. Für Kleinunternehmer gelten eigene gesetzliche Regelungen; sie sind grundsätzlich von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.

Auch nicht jede Rechnung einer Apotheke fällt unter die B2B-E-Rechnungspflicht. Rechnungen an private Endverbraucher werden von diesen Regelungen grundsätzlich nicht erfasst.

Auswirkungen auf P2P-Prozesse, Warenwirtschaft und Rechnungswesen

Für Apotheken ist vor allem der Rechnungseingang im Purchase-to-Pay-Prozess relevant. Ein typischer Prozess kann folgende Schritte umfassen:

  1. Bestellung
  2. Wareneingang
  3. Rechnungseingang
  4. Prüfung der Rechnungsdaten
  5. Abgleich mit Bestellung und gegebenenfalls Wareneingang
  6. Freigabe
  7. Buchung und Zahlung

Strukturierte Rechnungsdaten können insbesondere den Rechnungseingang und nachgelagerte Prüf- und Buchungsprozesse unterstützen. Voraussetzung ist jedoch, dass Warenwirtschaft, Buchhaltung oder andere eingesetzte Systeme die Daten entsprechend verarbeiten können.

Formate, Standards und Übertragungswege

Die E-Rechnung ist nicht auf ein einziges technisches Dateiformat beschränkt. Entscheidend ist, dass das verwendete Format die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. In Deutschland spielen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD eine wichtige Rolle.

XRechnung

Die XRechnung ist ein strukturierter Rechnungsstandard auf Grundlage der europäischen Norm EN 16931. Die Rechnungsinformationen werden in einem XML-basierten Datensatz übermittelt und können von geeigneten Systemen automatisiert verarbeitet werden.

Die XRechnung ist insbesondere aus dem Bereich der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber bekannt, kann aber grundsätzlich auch in anderen Rechnungsprozessen eingesetzt werden.

ZUGFeRD

ZUGFeRD verbindet in geeigneten Versionen und Profilen strukturierte XML-Rechnungsdaten mit einer PDF-Darstellung. Dadurch können sowohl Maschinen als auch Menschen mit demselben Rechnungsdokument arbeiten.

Zu beachten ist, dass nicht jedes ZUGFeRD-Profil automatisch die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt. Deshalb sollte geprüft werden, welche Version und welches Profil das eingesetzte System erzeugt oder verarbeitet.

Übertragungswege

Format und Übertragungsweg sind voneinander zu unterscheiden. Eine E-Rechnung kann beispielsweise über folgende Wege übertragen werden:

  • E-Mail
  • Rechnungsportal
  • direkte Schnittstelle
  • Peppol
  • andere zwischen den Geschäftspartnern vereinbarte elektronische Übertragungswege

Für die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich schreibt das Umsatzsteuerrecht nicht grundsätzlich einen einzigen Übertragungsweg vor.

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten dagegen zusätzliche B2G-Vorgaben. Dort können bestimmte Plattformen, Formate, Identifikatoren oder Übertragungswege erforderlich sein.

Überblick der Rechnungsformate und Standards

Format Struktur Visuelle Darstellung Maschinelle Verarbeitung Einordnung seit 2025
XRechnung Strukturierte Rechnungsdaten Nicht zwingend Bestandteil des Formats Direkte Verarbeitung in geeigneten Systemen möglich Kann die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen
ZUGFeRD XML + PDF bei geeigneten Versionen und Profilen Ja Direkte Verarbeitung der strukturierten Daten möglich Geeignete Versionen und Profile können die Anforderungen erfüllen
PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten Nicht im erforderlichen strukturierten Rechnungsformat Ja Zusätzliche Erfassung oder OCR kann erforderlich sein Sonstige Rechnung
Eingescannte Papierrechnung Bilddatei Ja OCR oder manuelle Erfassung kann erforderlich sein Keine E-Rechnung allein aufgrund der Digitalisierung

Für die Praxis ist deshalb weniger entscheidend, möglichst viele Formatnamen zu unterstützen, sondern die tatsächlich von Lieferanten und Geschäftspartnern verwendeten Formate zuverlässig empfangen und weiterverarbeiten zu können.

Prozessgestaltung und Rechnungsempfang in der Praxis

Lieferantenrechnungen im P2P-Prozess

Ein möglicher digitaler Rechnungseingangsprozess einer Apotheke kann folgendermaßen aussehen:

  1. Ein Lieferant erstellt eine strukturierte E-Rechnung.
  2. Die Rechnung wird über den vereinbarten Kanal an die Apotheke übertragen.
  3. Das eingesetzte System übernimmt die strukturierten Rechnungsdaten.
  4. Technische und inhaltliche Prüfungen werden entsprechend der Systemkonfiguration durchgeführt.
  5. Die Rechnung wird gegebenenfalls einer Bestellung und einem Wareneingang zugeordnet.
  6. Abweichungen werden zur manuellen Prüfung vorgelegt.
  7. Nach Freigabe können Buchung und Zahlung vorbereitet werden.

Welche dieser Schritte tatsächlich automatisiert werden können, hängt vom vorhandenen Warenwirtschafts-, ERP-, Buchhaltungs- und Rechnungseingangssystem ab.

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Stellt eine Apotheke Rechnungen an eine Behörde, ein öffentliches Krankenhaus oder einen anderen öffentlichen Auftraggeber, können zusätzlich die jeweiligen B2G-Regelungen gelten.

Dabei sollte konkret geprüft werden:

  • Welches Rechnungsformat wird verlangt?
  • Welcher Übertragungsweg ist vorgesehen?
  • Wird eine Leitweg-ID oder ein anderer Empfängeridentifikator benötigt?
  • Welches Portal beziehungsweise welche Plattform ist für den konkreten Rechnungsempfänger zuständig?

Die Anforderungen können je nach öffentlichem Auftraggeber unterschiedlich ausgestaltet sein und sollten nicht pauschal aus den B2B-Regelungen abgeleitet werden.

Validierung, Datenqualität und Fehlerbehandlung

Strukturierte Rechnungsdaten ermöglichen technische Prüfungen, beispielsweise auf die Einhaltung eines Schemas oder auf vorhandene Pflichtfelder.

Eine technisch valide E-Rechnung ist jedoch nicht automatisch in jeder Hinsicht sachlich richtig. Beispielsweise können Preisabweichungen, falsche Mengen oder eine nicht passende Bestellung trotz technisch korrektem Datenformat vorkommen.

Deshalb sollte zwischen technischer Validierung und kaufmännischer beziehungsweise sachlicher Rechnungsprüfung unterschieden werden.

Typische Herausforderungen und Risiken bei der Umstellung

Systeminkompatibilität und Schnittstellenprobleme

Bestehende Warenwirtschafts- und Buchhaltungssysteme unterstützen strukturierte E-Rechnungen möglicherweise bereits, benötigen ein Update oder müssen um zusätzliche Komponenten ergänzt werden.

Vor einem Systemwechsel sollte deshalb zunächst geprüft werden, welche Funktionen im bestehenden System bereits verfügbar sind.

Organisatorische Anpassungen

Eine technische Schnittstelle löst nicht automatisch organisatorische Fragen. Unternehmen sollten festlegen:

  • Wer überwacht den Rechnungseingang?
  • Wer bearbeitet fehlerhafte Rechnungen?
  • Wer prüft sachliche Abweichungen?
  • Wer gibt Rechnungen frei?
  • Wie werden Korrekturen und Stornos behandelt?
  • Welche Eskalationswege gelten bei technischen Problemen?

Schulung und neue Arbeitsabläufe

Mitarbeitende, die Rechnungen empfangen, prüfen oder buchen, sollten mit den neuen Formaten und Arbeitsabläufen vertraut sein. Der erforderliche Schulungsaufwand hängt von der jeweiligen Lösung und den bisherigen Prozessen ab.

Eine pauschale Amortisationszeit für diese Aufwände lässt sich nicht seriös angeben.

Übergangsprozesse und verschiedene Rechnungsarten

Während der gesetzlichen Übergangsphase können Apotheken gleichzeitig E-Rechnungen, PDF-Rechnungen und Papierrechnungen erhalten. Rechnungsprozesse sollten deshalb so gestaltet sein, dass unterschiedliche Eingangskanäle kontrolliert verarbeitet werden können.

Aufbewahrung und GoBD

Auch E-Rechnungen unterliegen steuerlichen Aufbewahrungspflichten. Dabei ist insbesondere der strukturierte Teil einer E-Rechnung in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren.

Die GoBD stellen Anforderungen unter anderem an Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und den Umgang mit Änderungen. Daraus folgt jedoch nicht, dass zwingend ein bestimmtes technisches System, Hash-Verfahren oder eine spezielle „GoBD-Zertifizierung“ vorgeschrieben wäre.

Eine Software allein macht den gesamten Prozess deshalb nicht automatisch GoBD-konform. Entscheidend ist die konkrete technische und organisatorische Umsetzung im Unternehmen.

Entscheidungskriterien und Systemauswahl

Entscheidungsfeld Handlungsfragen Sinnvolle Kennzahlen oder Prüfpunkte
Systemkompatibilität Welche E-Rechnungsformate kann das bestehende System empfangen und verarbeiten? Unterstützte Formate und Versionen, notwendige Updates oder Erweiterungen
Integration Wie gelangen Rechnungsdaten in Warenwirtschaft und Buchhaltung? Zahl manueller Übergaben, Schnittstellen und Fehlerszenarien
Organisation Wer prüft, korrigiert und gibt Rechnungen frei? Dokumentierte Rollen und Eskalationswege
Rechnungsvolumen Wie viele Rechnungen werden tatsächlich verarbeitet? Rechnungen pro Monat, Bearbeitungszeit und Anteil manueller Schritte
Geschäftsmodell Empfängt die Apotheke hauptsächlich Rechnungen oder stellt sie auch B2B-Rechnungen aus? Anteil ein- und ausgehender B2B-Rechnungen
Aufbewahrung Wie werden strukturierte Originaldaten aufbewahrt und zugänglich gehalten? Aufbewahrungsprozess, Berechtigungen und Exportmöglichkeiten
Fristen Welche Übergangsregelung gilt für unsere ausgehenden Rechnungen? Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers, Ausnahmen und Art der Umsätze
Wirtschaftlichkeit Welche heutigen manuellen Aufwände können tatsächlich reduziert werden? Aktuelle Bearbeitungszeiten, Einführungskosten und laufende Kosten

Eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sollte auf den eigenen Ausgangsdaten basieren. Allgemeine Aussagen wie „20 bis 40 Prozent weniger Bearbeitungszeit“ oder ein fixer Break-even nach einer bestimmten Zahl von Monaten sind ohne konkrete Datengrundlage nicht belastbar.

Übergangsphase von Papierrechnungen zu digitalen Prozessen mit organisierten Ablagesystemen und technischer Infrastruktur

GoBD, Aufbewahrung und Qualitätsanforderungen

Rechnungsangaben und strukturierte Daten

Auch bei E-Rechnungen gelten die umsatzsteuerlichen Anforderungen an Rechnungen. Welche Pflichtangaben erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Geschäftsvorfall ab.

Für automatisierte Prozesse ist zusätzlich wichtig, dass relevante Angaben korrekt im strukturierten Teil der Rechnung enthalten sind. Fehlerhafte Stammdaten können ansonsten zu Rückfragen oder fehlgeschlagener automatisierter Verarbeitung führen.

Echtheit und Unversehrtheit

Bei Rechnungen müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein. Dafür schreibt das Umsatzsteuerrecht nicht zwingend eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein bestimmtes technisches Sicherungsverfahren vor.

Unternehmen können geeignete innerbetriebliche Kontrollverfahren einsetzen, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und zugrunde liegender Leistung schaffen.

Aufbewahrung von E-Rechnungen

Rechnungen müssen grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Bei einer E-Rechnung ist insbesondere der strukturierte elektronische Bestandteil in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass diese Daten während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und auswertbar bleiben.

Funktionen wie Änderungsprotokollierung, Berechtigungskonzepte, Backups oder nachvollziehbare Ablagestrukturen können diesen Prozess unterstützen. Welche technische Lösung erforderlich ist, hängt jedoch vom konkreten Verfahren ab.

Validierung

Bei der Einführung ist sinnvoll zu testen, ob erzeugte oder empfangene E-Rechnungen technisch mit den eingesetzten Systemen kompatibel sind. Dazu können Validierungswerkzeuge und Testrechnungen eingesetzt werden.

Eine technische Validierung ersetzt jedoch nicht die Prüfung, ob die Rechnung inhaltlich und steuerlich korrekt ist.

Handlungsfelder und strukturierte Vorbereitung

1. Aktuelle Rechnungsprozesse analysieren

Dokumentieren Sie zunächst, wie Rechnungen heute empfangen, geprüft, freigegeben, gebucht und aufbewahrt werden.

Sinnvolle Kennzahlen können sein:

  • Anzahl eingehender Rechnungen pro Monat
  • Anteil Papier, PDF und strukturierte E-Rechnung
  • durchschnittliche Bearbeitungszeit
  • Zahl manueller Dateneingaben
  • Zahl von Rückfragen oder Nachbearbeitungsfällen

2. Systemlandschaft prüfen

Klären Sie mit den Anbietern der eingesetzten Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- und Dokumentensysteme:

  • Welche E-Rechnungsformate werden unterstützt?
  • Können strukturierte Daten empfangen und verarbeitet werden?
  • Welche Updates oder Module sind erforderlich?
  • Welche Schnittstellen stehen zur Verfügung?
  • Wie werden die ursprünglichen Rechnungsdaten aufbewahrt?

3. Zuständigkeiten und Workflows definieren

Definieren Sie Verantwortlichkeiten für Rechnungseingang, Prüfung, Freigabe, Buchung und Fehlerbearbeitung. Auch Stornos und Korrekturrechnungen sollten berücksichtigt werden.

4. Externe Partner einbeziehen

Je nach Systemlandschaft können Steuerberatung, IT-Dienstleister, Softwareanbieter und wichtige Lieferanten in die Vorbereitung einbezogen werden.

5. Mitarbeitende vorbereiten

Mitarbeitende sollten verstehen, wie E-Rechnungen eingehen, wie Fehler erkannt werden und welcher Prozess bei einer nicht verarbeitbaren Rechnung gilt.

6. Prozesse dokumentieren

Arbeitsanweisungen, Zuständigkeiten, Freigabeschritte und Fehlerprozesse sollten nachvollziehbar dokumentiert werden. Dabei sollte die Dokumentation den tatsächlich gelebten Prozess widerspiegeln.

7. Prozesse testen

Vor größeren Änderungen können Testrechnungen mit ausgewählten Geschäftspartnern oder innerhalb einer Testumgebung helfen, technische und organisatorische Probleme zu erkennen.

Häufige Fragen und Antworten

Ab wann muss eine Apotheke elektronische Rechnungen empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt grundsätzlich auch für Apotheken. Für den Empfang ist keine Übergangsfrist bis 2027 vorgesehen.

Muss eine Apotheke seit 2025 selbst E-Rechnungen ausstellen?

Nein, nicht pauschal. Für die Ausstellung bestehen Übergangsregelungen. Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit bis Ende 2027.

Ist eine Apotheke mit weniger als 800.000 Euro Umsatz automatisch Kleinunternehmer?

Nein. Die 800.000-Euro-Grenze gehört zur Übergangsregelung für die Ausstellung von E-Rechnungen und ist nicht die Umsatzgrenze der Kleinunternehmerregelung. Beide Regelungen sind voneinander zu unterscheiden.

Gelten für Kleinunternehmer andere Regeln?

Ja. Kleinunternehmer sind grundsätzlich von der Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Sie müssen seit dem 1. Januar 2025 jedoch grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Müssen Rechnungen an Privatkunden als E-Rechnung ausgestellt werden?

Nein. Die verpflichtende E-Rechnung nach den neuen umsatzsteuerlichen Regelungen betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Private Endverbraucher sind hiervon nicht erfasst.

Welche Software benötigt eine Apotheke?

Das hängt von der bestehenden Systemlandschaft ab. Häufig ist zunächst zu prüfen, ob Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssysteme bereits E-Rechnungen unterstützen oder durch Updates beziehungsweise Module erweitert werden können.

Ein Three-Way-Match oder ein bestimmtes DMS ist nicht automatisch gesetzlich vorgeschrieben. Solche Funktionen können je nach Prozess und Rechnungsvolumen jedoch sinnvoll sein.

Was kostet die Umstellung?

Das lässt sich ohne Kenntnis der vorhandenen Systeme nicht seriös beziffern. Kosten können unter anderem für Softwareupdates, zusätzliche Module, Schnittstellen, Beratung, Schulung und interne Projektarbeit entstehen.

Ebenso können vorhandene Systeme bereits einen großen Teil der benötigten Funktionen abdecken. Vor einer Investition sollte deshalb zunächst der konkrete technische Handlungsbedarf ermittelt werden.

Was passiert, wenn eine Apotheke keine E-Rechnung empfangen kann?

Seit dem 1. Januar 2025 besteht grundsätzlich die Verpflichtung, den Empfang zu ermöglichen. Unabhängig von möglichen steuerlichen Folgen kann eine fehlende Empfangsmöglichkeit dazu führen, dass Rechnungen von Lieferanten nicht ordnungsgemäß in den eigenen Prozess übernommen werden können.

Für den technischen Empfang kann grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen. Entscheidend ist anschließend, wie die Rechnung intern verarbeitet und aufbewahrt wird.

Wie werden E-Rechnungen aufbewahrt?

Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen ist insbesondere der strukturierte elektronische Bestandteil in seiner ursprünglichen Form zu erhalten.

Ein spezielles „GoBD-zertifiziertes“ DMS ist nicht pauschal gesetzlich vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass der gesamte Aufbewahrungsprozess die geltenden Anforderungen erfüllt.

Ist eine PDF-Rechnung seit 2025 noch zulässig?

Ein PDF gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Während der gesetzlichen Übergangsfristen kann eine PDF-Rechnung unter den jeweiligen Voraussetzungen jedoch weiterhin verwendet werden.

Kann eine Apotheke Rechnungen an öffentliche Auftraggeber per OZG-RE versenden?

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber muss geprüft werden, welcher Übertragungsweg für den konkreten Empfänger vorgesehen ist. Die OZG-RE ist eine Rechnungseingangsplattform für bestimmte öffentliche Stellen, jedoch nicht pauschal die Plattform für sämtliche öffentlichen Auftraggeber in Deutschland.

Fazit

Die elektronische Rechnung verändert auch für Apotheken den Rechnungseingang und perspektivisch Teile der Rechnungsausstellung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung bestehen dagegen Übergangsregelungen bis Ende 2026 beziehungsweise bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 Euro bis Ende 2027.

Für Apotheken sollte die Umsetzung deshalb nicht nur als Austausch eines Rechnungsformats betrachtet werden. Relevant ist der gesamte Prozess aus Rechnungseingang, Prüfung, Warenwirtschaft, Freigabe, Buchhaltung und Aufbewahrung.

Eine sinnvolle Vorbereitung beginnt mit einer Bestandsaufnahme: Welche Formate kommen bereits an? Welche Systeme können sie verarbeiten? Wo entstehen heute manuelle Übergaben und welche Funktionen werden tatsächlich benötigt? Auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, ob Updates, zusätzliche Schnittstellen oder eine umfassendere E-Rechnungs-Beratung sinnvoll sind.

Hinweis: Die Inhalte dieses Beitrags dienen ausschließlich der allgemeinen Information und stellen keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Wir erbringen keine Rechts- oder Steuerberatung. Eine individuelle rechtliche Bewertung erfolgt ausschließlich durch entsprechend qualifizierte Fachpersonen.

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