XRechnung und die Umsetzung

Die EU-Richtlinie 2015/55/EU vom 16. April 2014 verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Im April 2017 wurde das nationale E-Rechnungsgesetz verabschiedet, das die europäische Richtlinie in nationales Recht umsetzt und eine sukzessive Umsetzung zur Erfüllung der Vorgaben ab November 2018 vorsieht. 

Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung

Die im September 2017 durch das Bundeskabinett beschlossene E-Rechnungs-Verordnung konkretisiert die Vorgaben für den Rechnungsaustausch mit der Bundesverwaltung und stellt einen Meilenstein für die E-Rechnung in Deutschland dar. Wichtige Kerninhalte sind:

  • Grundsätzliche Verpflichtung für Lieferanten zur Einbringung elektronischer Rechnungen gem. EU-Norm (Ausnahme: Bagatellgrenze)
  • Verpflichtende Inhaltselemente in Ergänzung zu § 14 UStG, u. a. eine „Leitweg-ID“ zur eindeutigen Adressierung
  • Nutzung eines Verwaltungsportals durch Rechnungssteller und Rechnungsempfänger wird vorausgesetzt

Der Standard XRechnung

Das Europäische Komitee für Normung (CEN) wurde mit der Erarbeitung einer gemeinsamen europäischen Norm für das semantische Datenmodell (Kernelemente der elektronischen Rechnung) beauftragt. XRechnung basiert auf diesem Datenmodell und wurde unter Federführung der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) mit dem Ziel entwickelt, die europäische Norm entsprechend der vorgesehenen Methode zur Anpassung in einen zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmten nationalen Standard zu überführen. Aus technischer Sicht handelt es sich bei XRechnung und anderen zur EU-Norm konformen Standards um reine Datenformate, die ohne Medienbruch von Rechnungsempfängern verarbeitet werden können.  

Zentrale Rechnungseingangsplattform

Um der Verpflichtung zum Empfang elektronischer Rechnung nachzukommen, haben sich der Bund und das Land Bremen im Rahmen einer Kooperation, der im September 2017 die Länder Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz beigetreten sind, auf die Entwicklung einer zentralen Rechnungseingangsplattform verständigt. Die technologische Umsetzung wurde unter Mitwirkung von Bonpago in einem Architekturkonzept beschrieben, das im März 2017 veröffentlicht wurde.

Mithilfe der Plattform sollen Rechnungen auf eine einfache Art und Weise über verschiedene vordefinierte Wege an die Verwaltung übermittelt werden können. Von dem somit geschaffenen Transportstandard profitieren sowohl die Lieferanten und Dienstleister der Verwaltung als auch die Verwaltung selbst als Rechnungsempfänger.

Architekturkonzept

Das Architekturkonzept wurde im Rahmen des Steuerungsprojektes eRechnung des IT-Planungsrates federführend vom Bund und vom Bundesland Bremen erstellt. Es zeigt die technologische Umsetzung eines zentralen E-Rechnungseingangs in der Bundesverwaltung und in der Verwaltung des Landes Bremen. Das Konzept soll auch von anderen Ländern und Kommunen als Blaupause für die föderale Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur Entgegennahme von elektronischen Rechnungen genutzt werden können.

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Pressemitteilung Kooperation

Berlin, 09.10.2017

Das Bundesministerium des Innern (BMI) und die Freie Hansestadt Bremen werden künftig gemeinsam mit den Bundesländern Nordrhein-Westfalen (NRW) und Rheinland-Pfalz das Datenmodell XRechnung als Standard für die elektronische Rechnung (eRechnung) einsetzen. Damit treiben Bund und Länder die Umsetzung des nationalen Standards weiter voran Grundlage ist das auf der Cebit vorgestellte ‚IT-Architekturkonzept für die föderale Umsetzung in Deutschland‘ und die Beschlüsse des IT-Planungsrates zur eRechnung.

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Potenziale für öffentliche Auftraggeber und Lieferanten

Sowohl für die öffentliche Verwaltung als auch für deren Lieferanten gilt es, die Chancen auf Einsparungen, Effizienzsteigerungen und Verkürzung der Durchlaufzeiten durch Einführung der elektronischen Rechnung zu realisieren. Die Verpflichtung auf Bundesebene kann dabei als Anstoß zur digitalen Transformation im Rechnungswesen betrachtet werden.

Öffentliche Auftraggeber

  • Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Prozesse
  • Kürzerer Rechnungsdurchlauf durch beschleunigten Freigabeprozess
  • Erhöhte Transparenz über den gesamten Bearbeitungsprozess

Rechnungssteller

  • Einsparungen durch Nutzung der elektronischen Form
  • Liquiditätsverbesserungen durch früheren Zahlungseingang
  • Weitere Einsparungen durch Optimierung der internen Prozesse

Leitfaden Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung, Grundlagen, Umsetzungsempfehlungen, Best Practices. Mit dem Leitfaden werden wesentliche Fragen, die für den elektronischen Rechnungsaustausch in Praxis und Wissenschaft von Bedeutung sind, erörtert. Er bietet die fundierte Grundlage für die Einführung der elektronischen Rechnung im öffentlichen Auftragswesen, wie von der EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung vom 11. März 2014 gefordert.

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In einer weiteren Untersuchung hat Bonpago in Kooperation mit dem Bundesministerium des Innern und der Goethe-Universität Frankfurt Handlungsempfehlungen für die Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustauschs mit der öffentlichen Verwaltung auf Bundesebene abgeleitet.

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Zentrale Fragestellungen

Öffentliche Auftraggeber

Für öffentliche Auftraggeber stellt sich nicht primär die Frage nach dem allgemeinen Nutzen des elektronischen Rechnungsaustauschs. Vielmehr ist die Verwaltungseinrichtung auf die fristgerechte Umsetzung der Richtlinie vorzubereiten. Dabei ergeben sich zwei zentrale Aspekte, die konkret zu betrachten sind.

Dies ist zum einen die Klassifikation des Ist-Zustandes, also der „E-Invoice Readiness“. Die Analyse der heutigen Prozesse und der Volumina im Rechnungseingang kann dabei helfen, Transparenz zu schaffen und die richtigen Maßnahmen zu identifizieren.

Der erste Entscheidungsschritt beinhaltet dabei unter anderem die Beantwortung folgender Fragestellungen:

  • Gibt es einen zentralen Rechnungseingang (zum Beispiel eine Postfachadresse für den physischen Rechnungseingang oder eine zentrale E-Mail-Adresse erechnung@musterbehoerde.de)?
  • Gibt es bereits ein frühes Scannen der eingehenden Rechnungen (zum Beispiel in einer zentralen Poststelle)?
  • Gibt es ein automatisiertes Auslesen der eingehenden Papier- oder PDF-Rechnungen (zum Beispiel über eine OCR-Erkennung)?
  • Gibt es eine elektronische Weiterverarbeitung der digitalisierten Rechnungen im Rahmen eines Workflowsystems (zum Beispiel zur Freigabe der Rechnungen)?
  • Gibt es ein elektronisches Archiv für die Ablage der Rechnungen (dies kann auch im „späten“ Scannen sein, das heißt zur Ablage nach der Freigabe und Verbuchung der Rechnung)?
  • Welche Systeme können nachgenutzt werden und wo ist die Nachnutzung sinnvoll?

Auf Basis dieser Erkenntnisse kann ein Soll-Prozess entwickelt werden, der eine erfolgreiche Umsetzung in der öffentlichen Verwaltung ermöglicht. Es gilt zudem, eine Auswahl der geeigneten Werkzeuge aufseiten der Behörden zu treffen und deren Implementierung anzustoßen. Die elektronische Bearbeitung setzt dabei zumindest einen elektronischen Workflow sowie ein elektronisches Rechnungsarchiv voraus.

Der zweite Entscheidungsschritt beinhaltet somit unter anderem die Beantwortung folgender Fragestellungen:

  • Muss ich neue Systeme einführen? Wenn ja welche? Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
  • Mit welchen Formaten muss ich umgehen können?
  • Wie gehe ich mit Rechnungen aus dem Ausland um?
  • Wir setze ich ein Projekt zur Einführung der eRechnung sinnvoll auf?
  • Welche Herausforderungen und Risiken erwarten mich?
  • Welche organisatorischen Veränderungen werden mit der Umstellung einhergehen? Gibt es Zentralisierungsmöglichkeiten?

Bonpago berät seit 17 Jahren die öffentliche Verwaltung bei Projekten, die an den Schnittstellen von Strategien, Prozessen und Technologien im Bereich Finanz- und Rechnungswesen anzusiedeln sind. In über 300 erfolgreich abgeschlossenen Projekten hat Bonpago durch ihre Expertise überzeugt und Kunden begeistert.

Lieferanten

Für Lieferanten stellt sich oftmals die Herausforderungen, die eigenen Prozesse und mit der Vielzahl unterschiedlicher Anforderungen ihrer Kunden in Einklang zu bringen. Insbesondere große Unternehmen, die in der Regel aus vertrieblichen oder vertraglichen Gründen verschiedene Rechnungsformate und Übertragungswege unterstützen müssen, stehen vor der Aufgabe, ein breites Spektrum abzudecken.

In einem ersten Schritt ist es sinnvoll, die Anforderungen der Kunden und die Kundenstruktur zu analysieren und hieraus ggf. erste wichtige strategische Entscheidungen abzuleiten. Zentrale Fragestellungen sind dabei:

  • Wie sieht meine Kundenstruktur aus?
  • Welchen Anforderungen bin ich gegenübergestellt? Welche Formate und Übertragungswege werden nachgefragt?
  • Bin ich verpflichtet, am elektronischen Rechnungsaustausch teilzunehmen? Welche Fristen gilt es zu beachten?

In einem nächsten Schritt sind Handlungsvarianten abzuleiten und zu bewerten. Hierbei sollte ggf. im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung der zu erwartenden Nutzen einer Anpassung der Prozesse in Relation zu den (geschätzten) Kosten gesetzt werden.

Die Erfahrungen zeigen, dass Lieferanten durch Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand und Reduzierung des Papieraufkommens hohe Einsparungen realisieren können – das volle Optimierungspotenzial lassen sich jedoch erst realisieren, wenn das Austauschformat einen möglichst hohen Automatisierungsgrad auf Seiten des Rechnungsempfängers ermöglicht. Die Unterstützung von XRechnung als reines Datenformat ist hierbei ein wesentlicher Bestandteil.

Im Rahmen der Optimierung der Rechnungsausgangsprozesse und der strategischen Ausrichtung steht die Beantwortung folgender Fragestellungen im Vordergrund:

  • Muss ich neue Systeme einführen? Wenn ja welche? Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
  • Welche Herausforderungen und Risiken erwarten mich?
  • Können Automatisierungspotenziale realisiert werden?
  • Wir setze ich ein Projekt zur Optimierung des Rechnungsausgangs sinnvoll auf?

Als eine der führenden Beratungen im Bereich des Financial Supply Chain Management unterstützen wir unsere Kunden sowohl bei Umsetzungsprojekten im Rechnungseingang als auch im Rechnungsausgang. Die E-Rechnung ist oft der ideale Einstieg für eine ganzheitliche Optimierung der Purchase-to-Pay- bzw. Order-to-Cash-Prozesse.