XRechnung und die Umsetzung

Die EU-Richtlinie 2015/55/EU vom 16. April 2014 verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Im April 2017 wurde das nationale E-Rechnungsgesetz verabschiedet, das die europäische Richtlinie in nationales Recht umsetzt und eine sukzessive Umsetzung zur Erfüllung der Vorgaben ab November 2018 vorsieht.

Umsetzung der Richtlinie in den Bundesländern

Baden-Württemberg
Stand: 18.01.2019
In Baden-Württemberg wurde die gesetzliche Grundlage für den elektronischen Rechnungsaustausch bereits durch das E-Government-Gesetz gelegt. Aufgrund dessen sind alle öffentlichen Auftraggeber des Landes, Sektorenauftraggeber sowie Konzessionsgeber zum Empfang elektronischer Rechnungen im ober- und unterschwelligen Vergabebereich verpflichtet.[1] Abweichend hiervon bezieht sich die Verpflichtung für Gemeinden, Gemeindeverbände sowie diesen zuzuordnenden sonstigen Auftraggebern nur auf den oberschwelligen Vergabebereich.[2] Für Behörden des Landes ist über dies hinaus die kostenlose Nutzung des zentralen elektronischen Rechnungseingangsportals der Landes Baden-Württemberg vorgesehen.[3]

Für spezifische Informationen, beispielsweise in Bezug auf Formate, bleibt die Verabschiedung der ergänzenden E-Rechnungsverordnung[4] abzuwarten.
Bayern
Stand: 18.01.2019
Der Freistaat Bayern hat das bestehende E-Government-Gesetz um einen Paragraphen zu elektronischen Rechnungen ergänzt und somit die EU-Richtlinie 2014/55/EU in Landesrecht umgesetzt. Eine Konkretisierung dieser Vorgabe kann im Rahmen einer Rechtsverordnung veröffentlicht werden[5], jedoch sind zum derzeitigen Stand keine weiteren Informationen verfügbar.
Berlin
Stand: 16.12.2018
Der Senat des Landes Berlin hat im September 2018 beschlossen, den Entwurf des Berliner E-Rechnungsgesetzes beim Abgeordnetenhaus einzubringen. Durch die Verabschiedung des Gesetzes wird demnach die EU-Richtlinie 2014/55/EU in Landesgesetzgebung umgesetzt.

Der Gesetzesentwurf sieht die Verpflichtung öffentlicher Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen sowohl im ober- als auch unterschwelligen Bereich vor. Seitens der Auftragnehmer (Lieferanten) umfasst das Gesetz jedoch keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung.

Für detaillierte Regelungen im Hinblick auf zu nutzende Übertragungswege sowie Rechnungsformate bleibt eine ergänzende Rechtsverordnung abzuwarten.[6]
Brandenburg
Stand: 18.01.2019
Durch die Verabschiedung des Brandenburgischen E-Government-Gesetztes am 23. November 2018 hat der Landtag die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU in Landesrecht umgesetzt.[7]

Eine Konkretisierung der Vorgaben bezüglich der Ausgestaltung der elektronischen Rechnungsstellung soll durch eine Rechtsverordnung erfolgen. Im Rahmen dieser muss unter anderem definiert werden, ob die sich aus dem Gesetz ergebenden Pflichten auch den unterschwelligen Vergabebereich umfassen.[8]
Bremen
Stand: 18.01.2019
Der Senat der Freien Hansestadt Bremen hat im März 2018 das „Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Bremen“ verabschiedet, welches die EU-Richtline 2014/55/EU in Landesgesetz umsetzt. So müssen alle öffentlichen Auftraggeber spätestens ab dem 27. November 2019[9] elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Diese Pflicht erstreckt sich sowohl auf den ober- als auch unterschwelligen Vergabebereich.[10]

Die zugehörige E-Rechnungs-Verordnung regelt zudem weitere für Rechnungsteller und -empfänger grundlegende Fragestellungen. Auf Seiten der Rechnungssteller (Lieferanten) tritt eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern ein.[11] Das Land Bremen sieht hierfür bevorzugt die Nutzung des sogenannten PEPPOL-Netzwerkes vor, lässt jedoch auch die Transportwege Weberfassung, Upload, E-Mail oder DE-Mail über die von der Senatorin für Finanzen zur Verfügung gestellten IT-Infrastruktur zu.[12]

Über dies hinaus wird der Standard XRechnung als zu verwendender Datenaustauschstandard definiert. Sollten andere hiervon abweichende Standards vom Rechnungssteller verwendet werden, müssen diese den aus der EU-Norm EN16931 resultierenden Anforderungen entsprechen.[13]
Hamburg
Stand: 18.01.2019
Die Freie und Hansestadt Hamburg hat die EU-Richtlinie 2014/55/EU noch nicht in Landesrecht umgesetzt. Sie betreibt im Hamburger Serviceportal jedoch eine „Elektronische Poststelle“[14], die bereits heute Rechnungen in verschiedenen Formaten (u. a. ZUGFeRD 1.0) entgegennimmt und zur weiteren Verarbeitung an einen Rechnungsworkflow weiterleitet. Die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen im Format XRechnung soll ab 2019 möglich sein.[15]
Hessen
Stand: 18.01.2019
Das Land Hessen hat im September 2018 das Hessische E-Government-Gesetz (HeGovG) verabschiedet, in dessen Rahmen die EU-Richtline 2014/55/EU in Landesrecht umgesetzt wird.[16] So müssen öffentliche Auftraggeber in Hessen ab dem 18. April 2020 elektronische Rechnungen sowohl empfangen, als auch verarbeiten können.[17]

Eine Konkretisierung der Vorgaben bezüglich der elektronischen Rechnungsstellung i. S. v. zu verwendenden Rechnungsformaten und Übertragungswegen (bspw. Portalnutzung) bleibt zum aktuellen Zeitpunkt jedoch weiterhin abzuwarten.
Mecklenburg-Vorpommern
Stand: 18.01.2019
Das E-Government-Gesetz des Landes Mecklenburg-Vorpommern vom 25. April 2016 wurde vom Gesetzgeber noch nicht um Regelungen zum elektronischen Rechnungsverkehr ergänzt. Folglich können zum aktuellen Zeitpunkt keine Aussagen bezüglich der Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsaustausches in Mecklenburg-Vorpommern getroffen werden.
Niedersachsen
Stand: 18.01.2019
Das Land Niedersachen hat einen Referentenentwurf des E-Rechnungsgesetzes veröffentlicht, im Rahmen dessen die EU-Richtline 2014/55/EU in Landesrecht umgesetzt wird. So müssen öffentliche Auftraggeber in Niedersachsen ab dem 27. November 2019 elektronische Rechnungen sowohl empfangen, als auch verarbeiten können.[18] Diese Verpflichtung umfasst den ober- und unterschwelligen Vergabebereich.[19]

Über dies hinaus sind öffentliche Auftraggeber bei Vergaben ab besagtem Stichtag dazu angehalten, die Einreichung elektronischer Rechnungen von ihren Lieferanten zu verlangen.[20]

Das Gesetz definiert eine elektronische Rechnung als strukturiertes Datenformat, welches eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Land Niedersachsen wird die Einzelheiten des elektronischen Rechnungsverkehrs mittels einer Verordnung spezifizieren.[21]
Nordrhein-Westfalen
Stand: 18.01.2019
Das E-Government-Gesetz des Landes Nordrhein-Westfalen wurde im Juli 2018 um die Verpflichtung öffentlicher Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen ergänzt. Diese Verpflichtung besteht unabhängig vom Auftragswert, sodass sowohl der ober- als auch unterschwellige Vergabebereich eingeschlossen sind. Zugleich steht es öffentlichen Auftraggebern frei, ihre Lieferanten zur elektronischen Rechnungsstellung zu verpflichten.

Bezüglich des Rechnungseingangs ist vorgesehen, das Vergabeportal Nordrhein-Westfalen für die Landesverwaltung als zentrale Eingangsplattform auszubauen.[22] Welche Möglichkeiten auf kommunaler Ebene bestehen, ist zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht bekannt.

Bezüglich der zulässigen Formate statuiert das Gesetz, dass ausschließlich Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format akzeptiert werden. Eine Konkretisierung dieser Vorgaben kann durch eine Verordnung stattfinden.[23]
Rheinland-Pfalz
Stand: 18.01.2019
Das Land Rheinland-Pfalz hat die EU-Richtlinie 2014/55/EU noch nicht in Landesrecht umgesetzt. Im Juli 2018 wurde jedoch ein Gesetzesentwurf hierzu im Grundsatz vom Ministerrat gebilligt. Die finale Einbringung des Gesetzesentwurfs im Landtag findet jedoch voraussichtlich erst im Frühjahr 2019 statt.[24] Zum aktuellen Zeitpunkt können keine verbindlichen Aussagen bezüglich des elektronischen Rechnungsverkehrs getroffen werden.
Saarland
Stand: 18.01.2019
Das E-Government-Gesetz des Saarlandes aus dem November 2017 enthält zum aktuellen Zeitpunkt keine spezifischen Regelungen zum elektronischen Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung, weshalb keine Aussagen zur spezifischen Ausgestaltung getroffen werden können.
Sachsen-Anhalt
Stand: 16.12.2018
Das Land Sachsen-Anhalt hat im September 2018 einen Gesetzesentwurf für ein E-Government-Gesetz vorgelegt, welcher jedoch keine Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung umfasst. Die Landesregierung sieht hierfür das Landesvergaberecht oder Haushaltsrecht als geeigneter an. Folglich ist die Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU in einem gesonderten Verfahren vorgesehen.[26]

Zum aktuellen Zeitpunkt können keine spezifischen Aussagen zur weiteren Ausgestaltung der elektronischen Rechnungsstellung in Sachsen-Anhalt getroffen werden.
Sachsen
Stand: 18.01.2019
Das E-Government-Gesetz des Freistaats Sachsen aus dem Juli 2014 enthält keine spezifischen Regelungen bezüglich des elektronischen Rechnungsaustausches mit der öffentlichen Verwaltung. Aus einer Präsentation vom November 2017 lässt sich – vorbehaltlich der gesetzlichen Ausgestaltung – jedoch ableiten, dass auf Landesebene eine Anbindung an die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) des Bundes vorgesehen ist. Zudem soll diese auch für Kommunen nachnutzbar sein.[25]
Schleswig-Holstein
Stand: 16.12.2018
Über das E-Government-Gesetz hinaus hat das Land Schleswig-Holstein im April 2017 das „Gesetz zur Modernisierung der elektronischen Verwaltung“ verabschiedet.[27] Im Rahmen dessen werden öffentliche Auftraggeber, für die eine Vergabekammer des Landes Schleswig-Holstein zuständig ist, zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet. Diese Verpflichtung steht in keiner Abhängigkeit zum zugrundeliegenden Auftragswert, sodass sowohl der unter- als auch oberschwellige Vergabebereich betroffen sind.[28]

Die im November 2018 verabschiedete E-Rechnungsverordnung schreibt den Standard XRechnung als zu verwendendes Format vor. Darüber hinaus sind weitere Standards zulässig, sofern diese den Anforderungen der EU-Norm EN16931 entsprechen.[29] Als Versandweg ist von öffentlichen Auftraggebern mindestens De-Mail zur Verfügung zu stellen. Die Einrichtung darüber hinausgehender Versandwege obliegt hierbei der Entscheidung der Rechnungsempfänger.[30]
Thüringen
Stand: 18.01.2019
Das Land Thüringen hat im Mai 2018 das erste E-Government-Gesetz erlassen, welches Regelungen zum elektronischen Rechnungsempfang umfasst. Im Rahmen dessen setzt das Land die EU-Richtlinie in Landesrecht um. So sind öffentliche Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen verpflichtet. Abweichend von der EU-Richtlinie umfasst diese Verpflichtung sowohl den ober- als auch unterschwelligen Vergabebereich.[31]

Das Gesetz definiert eine elektronische Rechnung als strukturiertes Datenformat, welches eine automatische und elektronische Verarbeitung dieser ermöglicht. Folglich sind hybride Rechnungsformate nicht ausgeschlossen, insofern ein Teil der Rechnung dieser Definition entsprechen.[32] Das Land Thüringen wird die Einzelheiten der elektronischen Rechnungsstellung mittels einer Rechtsverordnung regeln.[33]

Legende

Die vorstehende Grafik stellt den Stand der für die Einführung der E-Rechnung notwendigen rechtlichen Rahmenbedingungen in den einzelnen Bundesländern dar. Die verwendete Farbcodierung drückt den Grad der Planungssicherheit für Lieferanten und Rechnungsempfänger im jeweiligen Bundesland aus.

Grün: Planungssicherheit für Lieferanten und Rechnungsempfänger (weitgehend) gegeben

Gelb: Planungssicherheit in Teilen gegeben

Rot: Planungssicherheit nicht gegeben

Quellen

[1] §4a Abs. 1 EGovG BW

[2] §4a Abs. 2 EGovG BW

[3] Begründung zur Änderung des E-Government-Gesetzes Baden-Württemberg

[4] §4a Abs. 5 EGovG BW

[5] §5 Abs. 2 S.3 BayEGovG

[6] Pressemitteilung der Senatsverwaltung für Finanzen vom 25.09.2018

[7] §5 Abs. 2 S.1 BbgEGovG

[8] §5 Abs. 2 S.2 BbgEGovG

[9] §18 Abs. 2 Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung

[10] §4 Abs. 2 S.2 Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung

[11] §3 Abs. 1 S. 2 Bremer E-Rechnungs-VO

[12] §3 Abs. 2 Bremer E-Rechnungs-VO

[13] §4 Abs. 3 S. 1 Bremer E-Rechnungs-VO

[14] Elektronische Poststelle Hamburg

[15] Stellungnahme Hr. Henning Mahncke, Finanzbehörde Hamburg

[16] §5 Abs. 2 HeGovG

[17] §18 Abs. 1 S. 3 HeGovG

[18] §2 Abs. 1 NERG

[19] Begründung des Niedersächsischen E-Rechnungsgesetztes, S. 22

[20] §2 Abs. 1 S.3 NERG

[21] §2 Abs. 2 NERG

[22] Pressemitteilung des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie NRW vom 13. Juli 2018

[23] §23 Abs. 1 S. 2 EGovG NRW

[24] Stellungnahme des Ministeriums für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau Rheinland-Pfalz (Frage 28)

[25] Präsentation „E-Rechnung – 2019 wird’s ernst“ vom 14.11.2017

[26] Vorblatt des Gesetzesentwurfs EGovG LSA

[27] Gesetz zur Modernisierung der elektronischen Verwaltung

[28] §52g Abs. 2 Gesetz zur Modernisierung der elektronischen Verwaltung Schleswig-Holstein

[29] §3 Abs. 1 ERechVo Schleswig-Holstein

[30] §3 Abs. 2 ERechVo Schleswig-Holstein

[31] §14 Abs. 1 ThürEGovG

[32] Begründung des Thüringer E-Government-Gesetztes, S. 68

[33] §29 Abs. 1 ThürEGovG

Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung

Die im September 2017 durch das Bundeskabinett beschlossene E-Rechnungs-Verordnung konkretisiert die Vorgaben für den Rechnungsaustausch mit der Bundesverwaltung und stellt einen Meilenstein für die E-Rechnung in Deutschland dar. Wichtige Kerninhalte sind:

  • Grundsätzliche Verpflichtung für Lieferanten zur Einbringung elektronischer Rechnungen gem. EU-Norm (Ausnahme: Bagatellgrenze)
  • Verpflichtende Inhaltselemente in Ergänzung zu § 14 UStG, u. a. eine „Leitweg-ID“ zur eindeutigen Adressierung
  • Nutzung eines Verwaltungsportals durch Rechnungssteller und Rechnungsempfänger wird vorausgesetzt (ZRE des Bundes)

Der Standard XRechnung

Das Europäische Komitee für Normung (CEN) wurde mit der Erarbeitung einer gemeinsamen europäischen Norm für das semantische Datenmodell (Kernelemente der elektronischen Rechnung) beauftragt. XRechnung basiert auf diesem Datenmodell und wurde unter Federführung der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) mit dem Ziel entwickelt, die europäische Norm entsprechend der vorgesehenen Methode zur Anpassung in einen zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmten nationalen Standard zu überführen. Aus technischer Sicht handelt es sich bei XRechnung und anderen zur EU-Norm konformen Standards um reine Datenformate, die ohne Medienbruch von Rechnungsempfängern verarbeitet werden können.  

Zentrale Rechnungseingangsplattform

Um der Verpflichtung zum Empfang elektronischer Rechnung nachzukommen, haben sich der Bund und das Land Bremen im Rahmen einer Kooperation, der im September 2017 die Länder Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz beigetreten sind, auf die Entwicklung einer zentralen Rechnungseingangsplattform verständigt. Die technologische Umsetzung wurde unter Mitwirkung von Bonpago in einem Architekturkonzept beschrieben, das im März 2017 veröffentlicht wurde.

Mithilfe der Plattform sollen Rechnungen auf eine einfache Art und Weise über verschiedene vordefinierte Wege an die Verwaltung übermittelt werden können. Von dem somit geschaffenen Transportstandard profitieren sowohl die Lieferanten und Dienstleister der Verwaltung als auch die Verwaltung selbst als Rechnungsempfänger.

Architekturkonzept

Das Architekturkonzept wurde im Rahmen des Steuerungsprojektes eRechnung des IT-Planungsrates federführend vom Bund und vom Bundesland Bremen erstellt. Es zeigt die technologische Umsetzung eines zentralen E-Rechnungseingangs in der Bundesverwaltung und in der Verwaltung des Landes Bremen. Das Konzept soll auch von anderen Ländern und Kommunen als Blaupause für die föderale Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur Entgegennahme von elektronischen Rechnungen genutzt werden können.

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Pressemitteilung Kooperation

Berlin, 09.10.2017

Das Bundesministerium des Innern (BMI) und die Freie Hansestadt Bremen werden künftig gemeinsam mit den Bundesländern Nordrhein-Westfalen (NRW) und Rheinland-Pfalz das Datenmodell XRechnung als Standard für die elektronische Rechnung (eRechnung) einsetzen. Damit treiben Bund und Länder die Umsetzung des nationalen Standards weiter voran Grundlage ist das auf der Cebit vorgestellte ‚IT-Architekturkonzept für die föderale Umsetzung in Deutschland‘ und die Beschlüsse des IT-Planungsrates zur eRechnung.

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Potenziale für öffentliche Auftraggeber und Lieferanten

Sowohl für die öffentliche Verwaltung als auch für deren Lieferanten gilt es, die Chancen auf Einsparungen, Effizienzsteigerungen und Verkürzung der Durchlaufzeiten durch Einführung der elektronischen Rechnung zu realisieren. Die Verpflichtung auf Bundesebene kann dabei als Anstoß zur digitalen Transformation im Rechnungswesen betrachtet werden.

Öffentliche Auftraggeber

  • Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Prozesse
  • Kürzerer Rechnungsdurchlauf durch beschleunigten Freigabeprozess
  • Erhöhte Transparenz über den gesamten Bearbeitungsprozess

Rechnungssteller

  • Einsparungen durch Nutzung der elektronischen Form
  • Liquiditätsverbesserungen durch früheren Zahlungseingang
  • Weitere Einsparungen durch Optimierung der internen Prozesse

Leitfaden Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung, Grundlagen, Umsetzungsempfehlungen, Best Practices. Mit dem Leitfaden werden wesentliche Fragen, die für den elektronischen Rechnungsaustausch in Praxis und Wissenschaft von Bedeutung sind, erörtert. Er bietet die fundierte Grundlage für die Einführung der elektronischen Rechnung im öffentlichen Auftragswesen, wie von der EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung vom 11. März 2014 gefordert.

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In einer weiteren Untersuchung hat Bonpago in Kooperation mit dem Bundesministerium des Innern und der Goethe-Universität Frankfurt Handlungsempfehlungen für die Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustauschs mit der öffentlichen Verwaltung auf Bundesebene abgeleitet.

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Zentrale Fragestellungen

Öffentliche Auftraggeber

Für öffentliche Auftraggeber stellt sich nicht primär die Frage nach dem allgemeinen Nutzen des elektronischen Rechnungsaustauschs. Vielmehr ist die Verwaltungseinrichtung auf die fristgerechte Umsetzung der Richtlinie vorzubereiten. Dabei ergeben sich zwei zentrale Aspekte, die konkret zu betrachten sind.

Dies ist zum einen die Klassifikation des Ist-Zustandes, also der „E-Invoice Readiness“. Die Analyse der heutigen Prozesse und der Volumina im Rechnungseingang kann dabei helfen, Transparenz zu schaffen und die richtigen Maßnahmen zu identifizieren.

Der erste Entscheidungsschritt beinhaltet dabei unter anderem die Beantwortung folgender Fragestellungen:

  • Gibt es einen zentralen Rechnungseingang (zum Beispiel eine Postfachadresse für den physischen Rechnungseingang oder eine zentrale E-Mail-Adresse erechnung@musterbehoerde.de)?
  • Gibt es bereits ein frühes Scannen der eingehenden Rechnungen (zum Beispiel in einer zentralen Poststelle)?
  • Gibt es ein automatisiertes Auslesen der eingehenden Papier- oder PDF-Rechnungen (zum Beispiel über eine OCR-Erkennung)?
  • Gibt es eine elektronische Weiterverarbeitung der digitalisierten Rechnungen im Rahmen eines Workflowsystems (zum Beispiel zur Freigabe der Rechnungen)?
  • Gibt es ein elektronisches Archiv für die Ablage der Rechnungen (dies kann auch im „späten“ Scannen sein, das heißt zur Ablage nach der Freigabe und Verbuchung der Rechnung)?
  • Welche Systeme können nachgenutzt werden und wo ist die Nachnutzung sinnvoll?

Auf Basis dieser Erkenntnisse kann ein Soll-Prozess entwickelt werden, der eine erfolgreiche Umsetzung in der öffentlichen Verwaltung ermöglicht. Es gilt zudem, eine Auswahl der geeigneten Werkzeuge aufseiten der Behörden zu treffen und deren Implementierung anzustoßen. Die elektronische Bearbeitung setzt dabei zumindest einen elektronischen Workflow sowie ein elektronisches Rechnungsarchiv voraus.

Der zweite Entscheidungsschritt beinhaltet somit unter anderem die Beantwortung folgender Fragestellungen:

  • Muss ich neue Systeme einführen? Wenn ja welche? Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
  • Mit welchen Formaten muss ich umgehen können?
  • Wie gehe ich mit Rechnungen aus dem Ausland um?
  • Wir setze ich ein Projekt zur Einführung der eRechnung sinnvoll auf?
  • Welche Herausforderungen und Risiken erwarten mich?
  • Welche organisatorischen Veränderungen werden mit der Umstellung einhergehen? Gibt es Zentralisierungsmöglichkeiten?

Bonpago berät seit 17 Jahren die öffentliche Verwaltung bei Projekten, die an den Schnittstellen von Strategien, Prozessen und Technologien im Bereich Finanz- und Rechnungswesen anzusiedeln sind. In über 300 erfolgreich abgeschlossenen Projekten hat Bonpago durch ihre Expertise überzeugt und Kunden begeistert.

Lieferanten

Für Lieferanten stellt sich oftmals die Herausforderungen, die eigenen Prozesse und mit der Vielzahl unterschiedlicher Anforderungen ihrer Kunden in Einklang zu bringen. Insbesondere große Unternehmen, die in der Regel aus vertrieblichen oder vertraglichen Gründen verschiedene Rechnungsformate und Übertragungswege unterstützen müssen, stehen vor der Aufgabe, ein breites Spektrum abzudecken.

In einem ersten Schritt ist es sinnvoll, die Anforderungen der Kunden und die Kundenstruktur zu analysieren und hieraus ggf. erste wichtige strategische Entscheidungen abzuleiten. Zentrale Fragestellungen sind dabei:

  • Wie sieht meine Kundenstruktur aus?
  • Welchen Anforderungen bin ich gegenübergestellt? Welche Formate und Übertragungswege werden nachgefragt?
  • Bin ich verpflichtet, am elektronischen Rechnungsaustausch teilzunehmen? Welche Fristen gilt es zu beachten?

In einem nächsten Schritt sind Handlungsvarianten abzuleiten und zu bewerten. Hierbei sollte ggf. im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung der zu erwartenden Nutzen einer Anpassung der Prozesse in Relation zu den (geschätzten) Kosten gesetzt werden.

Die Erfahrungen zeigen, dass Lieferanten durch Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand und Reduzierung des Papieraufkommens hohe Einsparungen realisieren können – das volle Optimierungspotenzial lassen sich jedoch erst realisieren, wenn das Austauschformat einen möglichst hohen Automatisierungsgrad auf Seiten des Rechnungsempfängers ermöglicht. Die Unterstützung von XRechnung als reines Datenformat ist hierbei ein wesentlicher Bestandteil.

Im Rahmen der Optimierung der Rechnungsausgangsprozesse und der strategischen Ausrichtung steht die Beantwortung folgender Fragestellungen im Vordergrund:

  • Muss ich neue Systeme einführen? Wenn ja welche? Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
  • Welche Herausforderungen und Risiken erwarten mich?
  • Können Automatisierungspotenziale realisiert werden?
  • Wir setze ich ein Projekt zur Optimierung des Rechnungsausgangs sinnvoll auf?

Als eine der führenden Beratungen im Bereich des Financial Supply Chain Management unterstützen wir unsere Kunden sowohl bei Umsetzungsprojekten im Rechnungseingang als auch im Rechnungsausgang. Die E-Rechnung ist oft der ideale Einstieg für eine ganzheitliche Optimierung der Purchase-to-Pay- bzw. Order-to-Cash-Prozesse.