XRechnung und die Umsetzung

Die EU-Richtlinie 2015/55/EU vom 16. April 2014 verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Im April 2017 wurde das nationale E-Rechnungsgesetz verabschiedet, das die europäische Richtlinie in nationales Recht umsetzt und eine sukzessive Umsetzung zur Erfüllung der Vorgaben ab November 2018 vorsieht. 

Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung

Die im September 2017 durch das Bundeskabinett beschlossene E-Rechnungs-Verordnung konkretisiert die Vorgaben für den Rechnungsaustausch mit der Bundesverwaltung und stellt einen Meilenstein für die E-Rechnung in Deutschland dar. Wichtige Kerninhalte sind:

  • Grundsätzliche Verpflichtung für Lieferanten zur Einbringung elektronischer Rechnungen gem. EU-Norm (Ausnahme: Bagatellgrenze)
  • Verpflichtende Inhaltselemente in Ergänzung zu § 14 UStG, u. a. eine „Leitweg-ID“ zur eindeutigen Adressierung
  • Nutzung eines Verwaltungsportals durch Rechnungssteller und Rechnungsempfänger wird vorausgesetzt

Der Standard XRechnung

Das Europäische Komitee für Normung (CEN) wurde mit der Erarbeitung einer gemeinsamen europäischen Norm für das semantische Datenmodell (Kernelemente der elektronischen Rechnung) beauftragt. XRechnung basiert auf diesem Datenmodell und wurde unter Federführung der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) mit dem Ziel entwickelt, die europäische Norm entsprechend der vorgesehenen Methode zur Anpassung in einen zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmten nationalen Standard zu überführen. Aus technischer Sicht handelt es sich bei XRechnung und anderen zur EU-Norm konformen Standards um reine Datenformate, die ohne Medienbruch von Rechnungsempfängern verarbeitet werden können.  

Zentrale Rechnungseingangsplattform

Um der Verpflichtung zum Empfang elektronischer Rechnung nachzukommen, haben sich der Bund und das Land Bremen im Rahmen einer Kooperation, der im September 2017 die Länder Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz beigetreten sind, auf die Entwicklung einer zentralen Rechnungseingangsplattform verständigt. Die technologische Umsetzung wurde unter Mitwirkung von Bonpago in einem Architekturkonzept beschrieben, das im März 2017 veröffentlicht wurde.

Mithilfe der Plattform sollen Rechnungen auf eine einfache Art und Weise über verschiedene vordefinierte Wege an die Verwaltung übermittelt werden können. Von dem somit geschaffenen Transportstandard profitieren sowohl die Lieferanten und Dienstleister der Verwaltung als auch die Verwaltung selbst als Rechnungsempfänger.

Architekturkonzept

Das Architekturkonzept wurde im Rahmen des Steuerungsprojektes eRechnung des IT-Planungsrates federführend vom Bund und vom Bundesland Bremen erstellt. Es zeigt die technologische Umsetzung eines zentralen E-Rechnungseingangs in der Bundesverwaltung und in der Verwaltung des Landes Bremen. Das Konzept soll auch von anderen Ländern und Kommunen als Blaupause für die föderale Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur Entgegennahme von elektronischen Rechnungen genutzt werden können.

Download

Pressemitteilung Kooperation

Berlin, 09.10.2017

Das Bundesministerium des Innern (BMI) und die Freie Hansestadt Bremen werden künftig gemeinsam mit den Bundesländern Nordrhein-Westfalen (NRW) und Rheinland-Pfalz das Datenmodell XRechnung als Standard für die elektronische Rechnung (eRechnung) einsetzen. Damit treiben Bund und Länder die Umsetzung des nationalen Standards weiter voran Grundlage ist das auf der Cebit vorgestellte ‚IT-Architekturkonzept für die föderale Umsetzung in Deutschland‘ und die Beschlüsse des IT-Planungsrates zur eRechnung.

Download

Potenziale für öffentliche Auftraggeber und Lieferanten

Sowohl für die öffentliche Verwaltung als auch für deren Lieferanten gilt es, die Chancen auf Einsparungen, Effizienzsteigerungen und Verkürzung der Durchlaufzeiten durch Einführung der elektronischen Rechnung zu realisieren. Die Verpflichtung auf Bundesebene kann dabei als Anstoß zur digitalen Transformation im Rechnungswesen betrachtet werden.

Öffentliche Auftraggeber

  • Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Prozesse
  • Kürzerer Rechnungsdurchlauf durch beschleunigten Freigabeprozess
  • Erhöhte Transparenz über den gesamten Bearbeitungsprozess

Rechnungssteller

  • Einsparungen durch Nutzung der elektronischen Form
  • Liquiditätsverbesserungen durch früheren Zahlungseingang
  • Weitere Einsparungen durch Optimierung der internen Prozesse

Leitfaden Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung, Grundlagen, Umsetzungsempfehlungen, Best Practices. Mit dem Leitfaden werden wesentliche Fragen, die für den elektronischen Rechnungsaustausch in Praxis und Wissenschaft von Bedeutung sind, erörtert. Er bietet die fundierte Grundlage für die Einführung der elektronischen Rechnung im öffentlichen Auftragswesen, wie von der EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung vom 11. März 2014 gefordert.

weiterlesen

In einer weiteren Untersuchung hat Bonpago in Kooperation mit dem Bundesministerium des Innern und der Goethe-Universität Frankfurt Handlungsempfehlungen für die Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustauschs mit der öffentlichen Verwaltung auf Bundesebene abgeleitet.

Download

Zentrale Fragestellungen

Öffentliche Auftraggeber

Für öffentliche Auftraggeber stellt sich nicht primär die Frage nach dem allgemeinen Nutzen des elektronischen Rechnungsaustauschs. Vielmehr ist die Verwaltungseinrichtung auf die fristgerechte Umsetzung der Richtlinie vorzubereiten. Dabei ergeben sich zwei zentrale Aspekte, die konkret zu betrachten sind.

Dies ist zum einen die Klassifikation des Ist-Zustandes, also der „E-Invoice Readiness“. Die Analyse der heutigen Prozesse und der Volumina im Rechnungseingang kann dabei helfen, Transparenz zu schaffen und die richtigen Maßnahmen zu identifizieren.

Der erste Entscheidungsschritt beinhaltet dabei unter anderem die Beantwortung folgender Fragestellungen:

  • Gibt es einen zentralen Rechnungseingang (zum Beispiel eine Postfachadresse für den physischen Rechnungseingang oder eine zentrale E-Mail-Adresse erechnung@musterbehoerde.de)?
  • Gibt es bereits ein frühes Scannen der eingehenden Rechnungen (zum Beispiel in einer zentralen Poststelle)?
  • Gibt es ein automatisiertes Auslesen der eingehenden Papier- oder PDF-Rechnungen (zum Beispiel über eine OCR-Erkennung)?
  • Gibt es eine elektronische Weiterverarbeitung der digitalisierten Rechnungen im Rahmen eines Workflowsystems (zum Beispiel zur Freigabe der Rechnungen)?
  • Gibt es ein elektronisches Archiv für die Ablage der Rechnungen (dies kann auch im „späten“ Scannen sein, das heißt zur Ablage nach der Freigabe und Verbuchung der Rechnung)?
  • Welche Systeme können nachgenutzt werden und wo ist die Nachnutzung sinnvoll?

Auf Basis dieser Erkenntnisse kann ein Soll-Prozess entwickelt werden, der eine erfolgreiche Umsetzung in der öffentlichen Verwaltung ermöglicht. Es gilt zudem, eine Auswahl der geeigneten Werkzeuge aufseiten der Behörden zu treffen und deren Implementierung anzustoßen. Die elektronische Bearbeitung setzt dabei zumindest einen elektronischen Workflow sowie ein elektronisches Rechnungsarchiv voraus.

Der zweite Entscheidungsschritt beinhaltet somit unter anderem die Beantwortung folgender Fragestellungen:

  • Muss ich neue Systeme einführen? Wenn ja welche? Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
  • Mit welchen Formaten muss ich umgehen können?
  • Wie gehe ich mit Rechnungen aus dem Ausland um?
  • Wir setze ich ein Projekt zur Einführung der eRechnung sinnvoll auf?
  • Welche Herausforderungen und Risiken erwarten mich?
  • Welche organisatorischen Veränderungen werden mit der Umstellung einhergehen? Gibt es Zentralisierungsmöglichkeiten?

Bonpago berät seit 17 Jahren die öffentliche Verwaltung bei Projekten, die an den Schnittstellen von Strategien, Prozessen und Technologien im Bereich Finanz- und Rechnungswesen anzusiedeln sind. In über 300 erfolgreich abgeschlossenen Projekten hat Bonpago durch ihre Expertise überzeugt und Kunden begeistert.

Lieferanten

Für Lieferanten stellt sich oftmals die Herausforderungen, die eigenen Prozesse und mit der Vielzahl unterschiedlicher Anforderungen ihrer Kunden in Einklang zu bringen. Insbesondere große Unternehmen, die in der Regel aus vertrieblichen oder vertraglichen Gründen verschiedene Rechnungsformate und Übertragungswege unterstützen müssen, stehen vor der Aufgabe, ein breites Spektrum abzudecken.

In einem ersten Schritt ist es sinnvoll, die Anforderungen der Kunden und die Kundenstruktur zu analysieren und hieraus ggf. erste wichtige strategische Entscheidungen abzuleiten. Zentrale Fragestellungen sind dabei:

  • Wie sieht meine Kundenstruktur aus?
  • Welchen Anforderungen bin ich gegenübergestellt? Welche Formate und Übertragungswege werden nachgefragt?
  • Bin ich verpflichtet, am elektronischen Rechnungsaustausch teilzunehmen? Welche Fristen gilt es zu beachten?

In einem nächsten Schritt sind Handlungsvarianten abzuleiten und zu bewerten. Hierbei sollte ggf. im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung der zu erwartenden Nutzen einer Anpassung der Prozesse in Relation zu den (geschätzten) Kosten gesetzt werden.

Die Erfahrungen zeigen, dass Lieferanten durch Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand und Reduzierung des Papieraufkommens hohe Einsparungen realisieren können – das volle Optimierungspotenzial lassen sich jedoch erst realisieren, wenn das Austauschformat einen möglichst hohen Automatisierungsgrad auf Seiten des Rechnungsempfängers ermöglicht. Die Unterstützung von XRechnung als reines Datenformat ist hierbei ein wesentlicher Bestandteil.

Im Rahmen der Optimierung der Rechnungsausgangsprozesse und der strategischen Ausrichtung steht die Beantwortung folgender Fragestellungen im Vordergrund:

  • Muss ich neue Systeme einführen? Wenn ja welche? Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
  • Welche Herausforderungen und Risiken erwarten mich?
  • Können Automatisierungspotenziale realisiert werden?
  • Wir setze ich ein Projekt zur Optimierung des Rechnungsausgangs sinnvoll auf?

Als eine der führenden Beratungen im Bereich des Financial Supply Chain Management unterstützen wir unsere Kunden sowohl bei Umsetzungsprojekten im Rechnungseingang als auch im Rechnungsausgang. Die E-Rechnung ist oft der ideale Einstieg für eine ganzheitliche Optimierung der Purchase-to-Pay- bzw. Order-to-Cash-Prozesse.

Umsetzung der Richtlinie in den Bundesländern

Baden-Württemberg
Stand: 30.08.2018
In Baden-Württemberg wurde bereits die gesetzliche Grundlage für den elektronischen Rechnungsaustausch durch das E-Government-Gesetz gelegt. Aufgrund dessen sind alle öffentlichen Auftraggeber des Landes, Sektorenauftraggeber sowie Konzessionsgeber zum Empfang elektronischer Rechnungen im ober- und unterschwelligen Vergabebereich verpflichtet.[1] Abweichend hiervon bezieht sich die Verpflichtung für Gemeinden, Gemeindeverbände sowie diesen zuzuordnenden sonstigen Auftraggebern nur auf den oberschwelligen Vergabebereich.[2]

Für spezifische Informationen, beispielsweise in Bezug auf Formate, bleibt die Verabschiedung der ergänzenden E-Rechnungsverordnung abzuwarten.
Bayern
Stand: 30.08.2018
Der Freistaat Bayern hat das bestehende E-Government-Gesetz um einen Paragraphen zu elektronischen Rechnungen ergänzt. Im Rahmen dessen wird die EU-Richtlinie 2014/55/EU in Landesrecht umgesetzt, welche eine Verpflichtung öffentlicher Auftraggeber zum Empfang und der Verarbeitung elektronischer Rechnungen vorsieht.

Eine Konkretisierung dieser Vorgabe kann im Rahmen einer Rechtsverordnung veröffentlicht werden[4], jedoch sind zum derzeitigen Stand keine weiteren Informationen verfügbar.
Berlin
Stand: 30.08.2018
Das Land Berlin hat nach aktuellem Stand die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU noch nicht in Landesgesetzgebung umgesetzt. So enthält das gültige E-Government-Gesetz vom 30. Mai 2016 keine Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung, sodass zum aktuellen Zeitpunkt keine Aussagen bezüglich der Ausgestaltung dieser getroffen werden können. Ein entsprechendes Projekt zur Umsetzung der E-Rechnung auf Landesebene wurde initiiert und eine zeitnahe Verabschiedung des Gesetzes und einer begleitenden Rechtsverordnung ist vorgesehen.
Brandenburg
Stand: 30.08.2018
Das Land Brandenburg hat im April 2018 einen Gesetzesentwurf für die elektronische Verwaltung beschlossen, welcher jedoch für die Öffentlichkeit noch nicht einsehbar ist. Die Verabschiedung findet voraussichtlich Ende 2018 statt.[5] Folglich können zu diesem Zeitpunkt beispielsweise keine Aussagen darüber getroffen werden, welche Übertragungswege für den Lieferanten zur elektronischen Rechnungsstellung zur Verfügung stehen werden.
Bremen
Stand: 30.08.2018
Der Senat der Freien Hansestadt Bremen hat im März 2018 das „Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Bremen“ verabschiedet, im Rahmen dessen die EU-Richtline 2014/55/EU umgesetzt wurde. So müssen die bremischen Gebietskörperschaften (Land und Stadtgemeinden) ab dem 27. November 2018, alle anderen öffentlichen Auftraggeber ab dem 27. November 2019[6] elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Diese Pflicht erstreckt sich sowohl auf den unter- als auch oberschwelligen Vergabebereich[7].

Laut dem Entwurf der bremischen E-Rechnungs-Verordnung wird den öffentlichen Auftraggebern die Nutzung der bereitgestellten Infrastruktur vorgeschrieben. Über dies hinaus ist das Format XRechnung der verpflichtende Standard in Bremen[8].
Hamburg
Stand: 30.08.2018
Die Freie und Hansestadt Hamburg hat die EU-Richtlinie 2014/55/EU noch nicht in Landesrecht umgesetzt. Sie betreibt im Hamburger Serviceportal jedoch eine „Elektronische Poststelle“[9], die bereits heute Rechnungen in verschiedenen Formaten (u. a. ZUGFeRD 1.0) entgegennimmt und zur weiteren Verarbeitung an einen Rechnungsworkflow weiterleitet. Es wird erwartet, dass in Zukunft auch XRechnung unterstützt wird.
Hessen
Stand: 30.08.2018
Das Land Hessen hat im Mai 2018 einen Referentenentwurf des E-Rechnungsgesetzes veröffentlicht, im Rahmen dessen die EU-Richtline 2014/55/EU in Landesrecht umgesetzt wird. So müssen öffentliche Auftraggeber in Hessen ab dem 18. April 2020 elektronische Rechnungen sowohl empfangen, als auch verarbeiten können.[10]

Eine Konkretisierung der Vorgaben bezüglich der elektronischen Rechnungsstellung kann durch eine Verordnung stattfinden[11].
Mecklenburg-Vorpommern
Stand: 30.08.2018
Das E-Government-Gesetz des Landes Mecklenburg-Vorpommern vom 25. April 2016 wurde vom Gesetzgeber noch nicht um Regelungen zum elektronischen Rechnungsverkehr ergänzt. Folglich können zum aktuellen Zeitpunkt keine Aussagen bezüglich der Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsaustausches in Mecklenburg-Vorpommern getroffen werden.
Niedersachsen
Stand: 30.08.2018
Das Land Niedersachen hat einen Referentenentwurf des E-Rechnungsgesetzes veröffentlicht, im Rahmen dessen die EU-Richtline 2014/55/EU in Landesrecht umgesetzt wird. So müssen öffentliche Auftraggeber in Niedersachsen ab dem 27. November 2019 elektronische Rechnungen sowohl empfangen, als auch verarbeiten können[12]. Diese Verpflichtung umfasst den ober- und unterschwelligen Vergabebereich[13].

Über dies hinaus sind öffentliche Auftraggeber bei Vergaben ab besagten Stichtag dazu angehalten, die Einreichung elektronischer Rechnungen von ihren Lieferanten zu verlangen[14].

Das Gesetz definiert eine elektronische Rechnung als strukturiertes Datenformat, welches eine automatische und elektronische Verarbeitung dieser ermöglicht. Das Land Niedersachsen wird die Einzelheiten des elektronischen Rechnungsverkehrs mittels einer Verordnung spezifizieren[15].
Nordrhein-Westfalen
Stand: 30.08.2018
Das E-Government-Gesetz des Landes Nordrhein-Westfalen wurde im Juli 2018 um die Verpflichtung öffentlicher Auftraggeber zum Empfang und der Verarbeitung elektronischer Rechnungen ergänzt. Diese Verpflichtung besteht unabhängig des Auftragswertes, sodass sowohl der unter- als auch oberschwellige Vergabebereich eingeschlossen sind. Zugleich steht es öffentlichen Auftraggebern frei, ihre Lieferanten zur elektronischen Rechnungsstellung zu verpflichten.

Bezüglich des Rechnungseingangs ist vorgesehen, dass Vergabeportal Nordrhein-Westfalen für die Landesverwaltung als zentrale Eingangsplattform auszubauen[16]. Welche Möglichkeiten auf kommunaler Ebene bestehen, ist zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht bekannt.

Bezüglich der zulässigen Formate statuiert das Gesetz, dass ausschließlich Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format akzeptiert werden. Eine Konkretisierung dieser Vorgaben kann durch eine Verordnung stattfinden.
Rheinland-Pfalz
Stand: 30.08.2018
Das Land Rheinland-Pfalz hat die EU-Richtlinie 2014/55/EU noch nicht in Landesrecht umgesetzt. Folglich können zum aktuellen Zeitpunkt keine Aussagen bezüglich des elektronischen Rechnungsverkehrs getroffen werden.
Saarland
Stand: 30.08.2018
Das E-Government-Gesetz des Saarlandes aus dem November 2017 enthält zum aktuellen Zeitpunkt keine spezifischen Regelungen zum elektronischen Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung, weshalb keine Aussagen zur spezifischen Ausgestaltung dessen getroffen werden können.
Sachsen-Anhalt
Stand: 30.08.2018
Das Land Sachsen-Anhalt sieht die Umsetzung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU im Landesvergaberecht oder dem Haushaltsrecht vor. Da diese zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht stattgefunden hat, können keine spezifischen Aussagen zur Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsaustausches in Sachsen-Anhalt getroffen werden.
Sachsen
Stand: 30.08.2018
Das E-Government-Gesetz des Freistaats Sachsen aus dem Juli 2014 enthält keine spezifischen Regelungen bezüglich des elektronischen Rechnungsaustausches mit der öffentlichen Verwaltung. Aus einer Präsentation von November 2017 lässt sich – vorbehaltlich der gesetzlichen Ausgestaltung – jedoch ableiten, dass auf Landesebene eine Anbindung an die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) des Bundes vorgesehen ist. Zudem soll diese auch für Kommunen nachnutzbar sein[17].
Schleswig-Holstein
Stand: 30.08.2018
Über das E-Government-Gesetz hinaus hat das Land Schleswig-Holstein im April 2017 das „Gesetz zur Modernisierung der elektronischen Verwaltung“ verabschiedet[18]. Im Rahmen dessen werden öffentliche Auftraggeber, für die eine Vergabekammer des Landes Schleswig-Holstein zuständig ist, zum Empfang und der Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet. Diese Verpflichtung steht in keiner Abhängigkeit zum zugrundeliegenden Auftragswert, sodass sowohl der unter- als auch oberschwellige Vergabebereich betroffen sind[19].

Das Gesetz definiert eine elektronische Rechnung als strukturiertes Datenformat, welches eine automatische und elektronische Verarbeitung dieser ermöglicht. Folglich sind hybride Rechnungsformate nicht ausgeschlossen, insofern ein Teil der Rechnung dieser Definition entspricht[20].

Das Land Schleswig-Holstein behält sich jedoch das Recht vor, im Rahmen einer Rechtsverordnung die spezifische Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsaustausches zu regeln[21].
Thüringen
Stand: 30.08.2018
Das Land Thüringen hat im Mai 2018 das erste E-Government-Gesetz erlassen, welches Regelungen zum elektronischen Rechnungsempfang umfasst. Im Rahmen dessen setzt das Land die EU-Richtlinie in Landesrecht um. So sind öffentliche Auftraggeber zum Empfang und der Verarbeitung von elektronischen Rechnungen verpflichtet. Abweichend der EU-Richtlinie umfasst diese Verpflichtung sowohl den unter- als auch oberschwelligen Vergabebereich.[22]

Das Gesetz definiert eine elektronische Rechnung als strukturiertes Datenformat, welches eine automatische und elektronische Verarbeitung dieser ermöglicht. Folglich sind hybride Rechnungsformate nicht ausgeschlossen, insofern ein Teil der Rechnung dieser Definition entsprechen.[23]

Das Land Thüringen wird die Einzelheiten der elektronischen Rechnungsstellung mittels einer Rechtsverordnung regeln[24].

Legende

Die vorstehende Grafik stellt den Stand der für die Einführung der E-Rechnung notwendigen rechtlichen Rahmenbedingungen in den einzelnen Bundesländern dar. Die verwendete Farbcodierung drückt den Grad der Planungssicherheit für Lieferanten und Rechnungsempfänger im jeweiligen Bundesland aus.

Grün: Planungssicherheit für Lieferanten und Rechnungsempfänger (weitgehend) gegeben

Gelb: Planungssicherheit in Teilen gegeben

Rot: Planungssicherheit nicht gegeben