Digitalisierungsstrategie/Roadmap

Zwei Ordner, zehn Unterschriften, zwanzig Rückfragen.

Wer in der Buchhaltung oder im Baucontrolling arbeitet, kennt das Spiel: Baurechnungen sind ein Sonderfall – mit unzähligen Einzelpositionen, Anhängen, Abschlagsrechnungen und Prüfverfahren. Die Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse? Für viele ein Graubereich, in dem Standards fehlen, rechtliche Anforderungen steigen und die Praxis oft noch Papier heißt.

Dabei macht es keinen Unterschied, ob es sich um eine einfache Warenrechnung oder eine komplexe Baurechnung handelt – die E-Rechnungspflicht gilt. Und mit ihr die Chance, selbst hochkomplexe Prozesse effizienter, rechtssicher und transparenter zu gestalten.

Als unabhängige Beratung unterstützt Bonpago Sie dabei, genau das zu erreichen. Mit fundierter Erfahrung, methodischer Stärke und vor allem mit einem klaren Blick auf Ihre individuellen Herausforderungen.

Herausforderung und Relevanz

Die kommende B2B-E-Rechnungspflicht unterscheidet nicht, ob es sich um Standardwarenrechnungen oder um komplexe Geschäftsvorfälle wie die Abwicklung von Bauleistungen handelt. Auch Baurechnungen müssen künftig digital und strukturiert verarbeitet werden.

Baurechnungen stellen dabei zwei zentrale Herausforderungen dar:

Struktur & Inhalte:
Die Rechnungen sind aufgrund umfangreicher Positionen, branchenspezifischer Anhänge und individueller Vertragskonstellationen besonders komplex aufgebaut.
Verarbeitungsprozesse:
Die Prüf- und Korrekturverfahren sind meist aufwendig und binden viele interne sowie externe Akteure. Daraus resultieren häufig manuelle Bearbeitungen – vielfach noch in Papierform.

Gerade bei komplexen Rechnungsprozessen können durch Digitalisierung und Automatisierung signifikante Effizienzgewinne sowie ein höheres Maß an Standardisierung erzielt werden.

Typische Fragestellungen aus der Praxis

Bei der Einführung digitaler Baurechnungsprozesse stehen unter anderem folgende Themen im Fokus:

Prozesse & Workflows:
Wie können Soll-Prozesse digital, rechtskonform und effizient abgebildet werden? Wie können Prüfungen und Korrekturen direkt im System vorgenommen werden? Wie können externe Partner und Auftragnehmer am Prozess beteiligt werden.
Workflows:
Wie können Prüf- und Freigabeprozesse digital, rechtskonform und effizient abgebildet werden – auch bei Beteiligung externer Partner?

Ihre Vorteile mit digitaler Baurechnungsverarbeitung

Reduzierung von Papier und Medienbrüchen

– mehr Effizienz, weniger Suchaufwand.

Beschleunigte Bearbeitungszeiten

durch automatisierte Workflows.

Kostenreduktion

durch optimierte Prozesse und schlanke Freigabestrukturen.

Individuell skalierbar

– vom einfachen Rechnungseingang bis zum E2E-Prozess.

Höhere Bearbeitungsqualität

durch eine geringere Fehleranfälligkeit

Rechtskonformität

trotz komplexer Anforderungen an Inhalt, Format und Prüfung.

Unser Vorgehen – Von der Analyse bis zum Roll-out

1️⃣ Analyse der Ausgangslage
- Bestehende Prozesse und Systeme im Rechnungswesen
- Geschäftspartnerstruktur & typische Rechnungsformate
2️⃣ Zielbild & Soll-Prozesse
- Entwicklung digitaler Workflows für Baurechnungen
- Berücksichtigung branchenspezifischer Besonderheiten
3️⃣ Anforderungsdefinition & Umsetzung
- Technische & organisatorische Anforderungen an Formate, Anhänge & Prüfmechanismen
- Integration in bestehende Systeme oder Auswahl neuer Lösungen
4️⃣ Feinkonzeption & Testmanagement
- Ausgestaltung konkreter Workflows & User Journeys
- Begleitung der Testszenarien & Fehlerbehebung
5️⃣ Lieferantenkommunikation & Go-Live
- Information & Schulung externer Partner (z. B. Bauunternehmen)
- Unterstützung bei Formatwahl & Übertragungskanälen
6️⃣ Schulung & Change Management
- Wissenstransfer für Ihre Mitarbeiter:innen
- Projektkommunikation & Best-Practices für hohe Akzeptanz

Digitale Baurechnung

Herausforderung und Relevanz

Typische Fragestellungen aus der Praxis

Ihre Vorteile mit digitaler Baurechnungsverarbeitung

Unser Vorgehen – Von der Analyse bis zum Roll-out

1️⃣ Analyse der Ausgangslage

2️⃣ Zielbild & Soll-Prozesse

3️⃣ Anforderungsdefinition & Umsetzung

4️⃣ Feinkonzeption & Testmanagement

5️⃣ Lieferantenkommunikation & Go-Live

6️⃣ Schulung & Change Management

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