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Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in einem Unternehmen der öffentlichen Hand
Die Mitarbeitenden im Unternehmen sind unzufrieden mit ihrem aktuellen (ausschließlich archivbasierten) DMS. Besonders bemängelt werden die schlechte Usability und die fehlende Workflow-Software – ein neues, nutzerfreundlicheres System muss her.
- Prozessoptimierung
- DMS-Auswahl inkl. Proof of Concept
- Implementierung der Prozesse Rechnungseingang
- Vertragsmanagement und digitale Gehaltsabrechnung
- Seit 2017
- Consultants: 3
Unser Vorgehen
IST-Analyse, SOLL-Prozesse definieren, europaweite Ausschreibung, Implementierung, Schulung der Mitarbeitenden, Changemanagement
Erste Hürden
Verschiedene Anforderungen der Stakeholder (IT, Einkauf, Projektleitung und Benutzer) müssen überein gebracht werden
Größte Herausforderung
Der Faktor Usability: Diese muss hinreichend für eine hohe Nutzerakzeptanz sein
Problemlösung
Im Rahmen eines Proof of Concept mussten die Anbieter ihre Software vor Ort beim Kunden installieren und die Mitarbeitenden konnten vergleichend testen
Umsetzung
Alle Stakeholder sind zufrieden: Empfohlenes System berücksichtigt die Komplexität unternehmensspezifischer Prozesse und der IT-Infrastruktur, die Mitarbeitenden haben ein Gefühl des Teilhabens
Digitale Transformation
Mit dem ausgewählten DMS lassen sich nun sukzessive weitere Verwaltungsprozesse digitalisieren und automatisieren