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Optimierung und Digitalisierung der Beschaffungs- und Abrechnungsprozesse an einer Universität

Die Universität muss die EU-Richtlinie zur E-Rechnung umsetzen, allerdings will die Verwaltung die Effizienzpotenziale einer ganzheitlichen Modernisierung des Beschaffungsprozesses realisieren.

  • Optimierung der Beschaffungs- und Abrechnungsprozesse
  • Ausschreibung eines elektronischen Workflowmanagementsystems
  • Einführung und campusweiter Roll-out der Lösung
  • seit Dezember 2019
  • Consultants: 2
Unser Vorgehen

Erstellung einer Roadmap, Aufnahme der IST-Prozesse, Konzeption von SOLL-Prozessen, Vorbereitung und Durchführung einer europaweiten Ausschreibung, Aufbau eines Projektmarketings zur Unterstützung des Change, sukzessiver Roll-out über Piloten

Erste Hürden

Komplexer End-to-End-Prozess von der Bedarfsanameldung bis zur Zahlung erfordert sehr viel Koordination – wir müssen eine passende Kombination von Softwarelösungen mit hoher Nutzerfreundlichkeit finden

Größte Herausforderung

Change Management und Kommunikation: Bei über 5.000 Nutzern müssen alle mitgenommen werden – insbesondere gilt es, die zwei Welten Campus und Verwaltung zu verbinden

Problemlösung

Vernetzungstreffen mit vielen Beteiligten, Schaffung eines gemeinsamen Zielbildes „Einfach Einkaufen“

Umsetzung

Moderne Prozesse sind entwickelt, Systeme sind ausgewählt, die Nutzer werden umfangreich an den Systemtests beteiligt

Digitale Transformation

Der Beschaffungsprozess steht im Zentrum der Verwaltungsdigitalisierung der Universität, weitere Prozesse schließen sich an

Über uns

Bonpago stellt Unternehmen, Finanzdienstleister und die öffentlichen Verwaltung für die digitale Zukunft auf.

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