Guthabenkarte

Die Realität in vielen Organisationen:

❌ Für kleine Anschaffungen entstehen große Prozesse.

❌ Mitarbeitende zahlen aus eigener Tasche und reichen Belege ein.

❌ Papier, Excel-Listen und Handkassen verursachen Stress.

❌ Buchhaltung und Einkauf verlieren den Überblick.

❌ Neue Lieferanten anlegen kosten Zeit – für oft nur eine einzige Bestellung.

❌ C-Lieferanten blockieren Ressourcen. Sie machen rund 60 % der Lieferanten, aber nur 10–15 % des Volumens aus

📌Unsere Lösung: Die Guthabenkarte

Mit der Guthabenkarte oder in der Privatwirtschaft auch Purchasing Card genannt bekommen Mitarbeitende eine Bezahlkarte, mit der sie kleinere Einkäufe wie Bücher, Werkzeug oder Fahrkarten direkt und sicher bezahlen können – ganz ohne komplizierte Bestellprozesse. Die Ausgaben sind automatisch dokumentiert, es gibt feste Regeln, Limits und Budgets – so behalten Sie jederzeit den Überblick und entlasten gleichzeitig Einkauf und Buchhaltung.

Was bringt eine Guthabenkarte konkret?

Weniger Aufwand

kein Papierkram, keine Belege nachreichen

Schneller Prozess

Kauf direkt mit der Karte, ohne lange Freigaben (bis zu 90 % Zeitersparnis, z. B. bei Sozialämtern)

Transparenz

Ausgaben sind jederzeit nachvollziehbar

Sicherheit

Limits, Kategorien und Freigaben lassen sich einstellen

Entlastung

für Buchhaltung, Einkauf und Bedarfsträger (bis zu 45 % weniger Prozesskosten)

Einfache Einführung

schnell startklar, ohne Systemumbau (Pilotprojekte innerhalb weniger Wochen möglich)

Wo macht die Karte Sinn?

Öffentlicher Sektor

Sozialämter & Geflüchtetenhilfe: Bezahlkarten statt Bargeld, z. B. für Unterkunft, Hygiene und Kleidung (→ Beispiel: Stadt Magdeburg).
Schulen & Bildungseinrichtungen: Bastelmaterial, Bücher und Ausflüge ohne private Vorkasse.
Bauhöfe & Hausmeisterdienste: Werkzeug, Baumarktartikel und Ersatzteile direkt vor Ort kaufen.
Hochschulen & Forschungseinrichtungen: Literatur, Konferenzen und Laborbedarf flexibel abrechnen.
Verwaltungen & Projektteams: Werbematerialien, Catering oder digitale Tools ohne Ausschreibung.

Privatwirtschaft

Produktion & Instandhaltung: Ersatzteile, Spezialwerkzeuge oder Arbeitskleidung bei Bedarf beschaffen.
Außendienst & Service: Reise-, Hotel- oder Spontankäufe beim Kunden direkt bezahlen.
Einkauf & Projektteams: Einmalkäufe und kurzfristiger Bedarf ohne aufwendige Lieferantenanlage.
IT & Entwicklung: Softwarelizenzen, Kabel oder Hardware mit voller Budgetkontrolle einkaufen.
Filial- & Standortbetrieb: Deko, Büromaterial oder Verbrauchsartikel lokal einkaufen, zentral auswerten (→ Beispiel: Voith).

So läuft die Einführung mit Bonpago ab

Wir begleiten Sie Schritt für Schritt – verständlich, strukturiert und mit 25 Jahren Erfahrung aus beiden Welten: Verwaltung & Wirtschaft.

1️⃣ Analyse & Planung
- Wo entstehen heute unnötige Aufwände?
- Wer braucht Karten – und wofür?
- Welche Regeln sollen gelten? (Limits, Kategorien, Rollen)
- Welche Partner passen zu Ihnen (z. B. Visa, AirPlus)?
2️⃣ Technische Einrichtung & Schulung
- Auswahl und Anbindung des Kartenanbieters
- Schulung von Bedarfsträgern, Buchhaltung und Admins
- Einrichten von Richtlinien, Freigaben und Monitoring
3️⃣ Start & Begleitung
- Begleitung beim Rollout (Testnutzer oder direkt alle)
- Auswertung erster Daten: Was funktioniert gut? Wo justieren wir nach?
- Bei Bedarf: Anbindung an eRechnung, eProcurement oder Ihr ERP-System
4️⃣ Skalierung & Weiterentwicklung
- Ausrollen auf weitere Bereiche, Standorte oder Tochtergesellschaften
- Gemeinsames KPI-Monitoring
- Integration in Ihre digitale Einkaufsstrategie

Erfolgsgeschichten aus der Praxis

Stadt Magdeburg – Sozialleistungen & Kleinbeschaffung vereinfachen

Die Stadt Magdeburg führte mit der sogenannten SocialCard eine Prepaid-Bezahlkarte für Geflüchtete und für Kleinbeschaffungen ein.

Ergebnisse:

90 % Zeitersparnis im Vergleich zur Bargeldauszahlung
Keine Mehrkosten durch die Umstellung – Kosten für Bargeldlogistik vs. Kartengebühren etwa gleich
Volle Transparenz für Verwaltung & Bürger:innen
Schnelle Einführung: In unter 4 Wochen mit über 1.500 geschulten Mitarbeitenden

Zitat aus der Stadt:

„Die Bezahlkarte hat unser Sozialamt entlastet und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden spürbar erhöht.“ – Dr. Tim Hoppe, Stadt Magdeburg

Neu:
Die deutschlandweit eingeführte Guthabenkarte für Flüchtlinge kann nachgenutzt werden, um auch interne Beschaffungsvorgänge abzuwickeln.

Voith Industrial Services – 45 % Prozesskosten gespart im Einkauf

Voith stand vor einem typischen Problem: viele kleine Bestellungen, hoher Aufwand, viele Einzellieferanten. Gemeinsam mit AirPlus und dem Dienstleister Compraga wurde ein neuer Prozess eingeführt: Einkaufsmitarbeitende nutzen Purchasing Cards für den Longtail – bei voller Kontrolle.

Ergebnisse:

45 % niedrigere Prozesskosten
Weniger Lieferantenanlage, weniger Buchungsaufwand
Transparente Freigaben & Kostenstellenzuordnung
Volle Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Lieferanten

Zitat:

„Mit unserem neuen Prozess können wir im Bedarfsfall flexibel und schnell reagieren – und sparen gleichzeitig bares Geld.“ – Susanne Peitz, Einkaufsleitung Voith

Sie möchten tiefer in das Thema einsteigen?

Unser Studie„ Guthabenkarte im öffentlichen Einkauf “ erklärt das Konzept im Detail und zeigt Potentiale.

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Abstrakt StudieGuthabenkarte im öffentlichen Einkauf

Potenziale für Einkauf, Zahlung und Abrechnung

Warum Bonpago?

Weil wir das Thema nicht nur verstehen, sondern gestalten.

Bonpago hat bereits bei der Einführung der E-Rechnung gezeigt, wie man digitale Prozesse in der öffentlichen Verwaltung erfolgreich umsetzt – strategisch und praxisnah.

Auch beim Thema Guthabenkarte zählen wir zu den Ersten, die das Potenzial erkannt und konkret nutzbar gemacht haben. Wir begleiten Verwaltungen und Unternehmen von der Bedarfsanalyse über die Auswahl bis zur Einführung und Schulung – inklusive Anbindung an bestehende Systeme und Prozesse.

Unsere Erfahrung aus über 25 Jahren Digitalisierungsberatung zeigt: Kleine Einkäufe lassen sich effizient, regelkonform und sicher abwickeln – wenn man die richtigen Strukturen schafft. Genau dabei helfen wir.

Wenn Sie Einkaufsprozesse wirklich vereinfachen und gleichzeitig sauber steuern möchten, sind wir der richtige Partner.

👉 Jetzt kostenloses Erstgespräch vereinbaren – und den ersten Schritt zu einem modernen Beschaffungsprozess machen.

Guthabenkarte – einfacher kaufen, zahlen und abrechnen.

„Warum dauert der Einkauf eines 30 €-Produkts manchmal länger als eine Ausschreibung?“

Die Realität in vielen Organisationen:

Dr. Donovan Pfaff

Was bringt eine Guthabenkarte konkret?

Wo macht die Karte Sinn?

Öffentlicher Sektor

Privatwirtschaft

So läuft die Einführung mit Bonpago ab

1️⃣ Analyse & Planung

2️⃣ Technische Einrichtung & Schulung

3️⃣ Start & Begleitung

4️⃣ Skalierung & Weiterentwicklung

Erfolgsgeschichten aus der Praxis

Stadt Magdeburg – Sozialleistungen & Kleinbeschaffung vereinfachen

Voith Industrial Services – 45 % Prozesskosten gespart im Einkauf

Sie möchten tiefer in das Thema einsteigen?

Ausgewählte Referenzen

Warum Bonpago?

Dr. Donovan Pfaff

Auszeichnungen & Zertifikate

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Wo macht die Karte Sinn?

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So läuft die Einführung mit Bonpago ab

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2️⃣ Technische Einrichtung & Schulung

3️⃣ Start & Begleitung

4️⃣ Skalierung & Weiterentwicklung

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