Skip to content
Close
SEARCH
Kontakt aufnehmen
Kontakt aufnehmen
Leistungen
Wir unterstützen Unternehmen und öffentliche Einrichtungen ganzheitlich bei der digitalen Transformation.
JETZT ANFRAGEN
Strategieentwicklung und Projektmanagement
Entwicklung nachhaltiger Digitalstrategien und Begleitung mit erprobten Projektmanagement
E-Rechnung und digital finance
Spezialisierung auf die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen.
Softwareauswahl und Rollout-Begleitung
Unterstützung bei Auswahl, Implementierung und Schulung von Software für die digitale Transformation.
Prozessmanagement und Optimierung
Optimierung bestehender Geschäftsprozesse für mehr Effizienz und Effektivität.
Künstliche Intelligenz und Datenökonomie
Beratung und Implementierung von AI-gestützten und automatisierten Prozessen.
Informationssicherheit und Compliance
IT-Sicherheitslösungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, um Datensicherheit zu gewährleisten.
Changemanagement und Organisationsberatung
Unterstützung bei Veränderungsprozessen und Schulungen für Mitarbeiter im Zuge der digitalen Transformation.
Branchen
Profitieren Sie von unserer Erfahrung aus über 300 Projekten aus verschiedenen Branchen.
JETZT ANFRAGEN
Bundesverwaltung
Öffentliche Verwaltung
Eigenbetriebe
Banken & Finanzinstitutionen
Investment & Versicherungen

Technologie und IT

Automotive
Handel und Konsumgüter

Industrie

Energie und Chemie
Gesundheit
Wissen
Die neuesten Insights rund um Digitalisierung aus der Praxis und Theorie.
JETZT ANFRAGEN
Blog
Publikationen

Datenökonomie

E-Rechnung

E-Rechnung B2B 
Digitale Verwaltung
Papierloses Autohaus
Guthabenkarte
Digitales Rechnungswesen
Auslandszahlungsverkehr
Wirkungsorientierter Einkauf
Elektronisches Meldesystem
Request-to-Pay
Digitales Gesundheitsamt
Karriere
Bewerbe dich jetzt und werde teil unseres Teams!
JETZT BEWERBEN

Unternehmenskultur

Jobs

purchasing_card_header

Purchasing Card – digitale Bezahlkarte für schlanke Beschaffung

 Für kleine Ausgaben – ohne Bestellprozess, mit Kontrolle und Transparenz

Mit einer Purchasing Card (auch als P-Card oder Guthabenkarte bekannt) ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden, kleinere Anschaffungen direkt zu tätigen – sicher, transparent und regelkonform. Bonpago begleitet Sie von Strategie über Einführung bis zur Verankerung.

kostenloses Erstgespräch

Warum eine Purchasing Card gerade für Ihre Organisation relevant ist 

 Viele Organisationen kennen das Problem: 

Für Kleinstbestellungen – etwa Büromaterial, Werkzeug oder Fahrtickets – werden Ressourcen gebunden durch manuelle Prozesse, Belege, Rückerstattungen oder aufwändige Genehmigungen. Ausgaben werden intransparent über Sammelkonten oder Reisekostenabrechnungen sowie Handkassen ausgebucht. 

Eine Purchasing Card (bzw. Guthabenkarte) überführt genau diese Ausgaben in digitale Prozesse: Mitarbeitende können direkt mit Karte zahlen, Ausgaben werden sofort dokumentiert, und Buchhaltung sowie Einkauf behalten volle Kontrolle. Durch die Einführung von Purchasing-Card-Lösungen konnten Unternehmen Einsparungen von bis zu 500 € pro Vorgang erzielen – ein Potenzial, das Bonpago bereits in drei Ländern bei sieben Konzernen erfolgreich realisiert und dabei Einkauf und Finanzabteilungen nachhaltig digitalisiert hat.

Vor dieser Transformation stehen Fragen: Welche Limits gelten? Wie ist die Integration ins Haushalts- und ERP-System? Wie gelingt Governance, Kontrolle und Compliance?

DPF-May-06-2025-12-30-16-2724-PM

 

Dr. Donovan Pfaff

CEO & Founder von Bonpago

Was bei Einführung bedacht werden muss

Governance & Richtlinien
klare Verantwortlichkeiten, Limits, Ausgabekategorien
Integration in
ERP / Haushaltsführung
Kartenbuchungen müssen systemisch abgebildet werden
Kontrolle & Transparenz
Echtzeitüberwachung, Reporting, Prüfprozesse
Missbrauchsrisiko & Sicherheit
Limits, Kartenkontrollen, Betrugsschutz
Akzeptanz & Schulung
Mitarbeitende müssen Prozesse verstehen und anwenden

 Unsere Leistungen rund um Ihre Purchasing Card 

 

  • Strategie & Konzept
    Definition von Anwendungsbereichen, Limits, Prozesse
  • Technische Architektur & Integration
    Verbindung mit ERP, Controlling, Buchhaltungssystemen
  • Einführung & Pilotierung
    Kartenausgabe, Testphase, Feedbackschleifen
  • Betrieb & Monitoring
    Auswertung, Reporting, Kontrolle
  • Optimierung & Weiterentwicklung
    Bewertung, Anpassung, Ausweitung auf weitere Anwendungsfälle

So läuft die Einführung mit Bonpago ab

Wir begleiten Sie Schritt für Schritt – verständlich, strukturiert und mit 25 Jahren Erfahrung aus beiden Welten: Verwaltung & Wirtschaft.

  • Analyse und Potenzialbewertung

    1️⃣ Analyse & Planung

    • Wo entstehen heute unnötige Aufwände?
    • Wer braucht Karten – und wofür?
    • Welche Regeln sollen gelten? (Limits, Kategorien, Rollen)
    • Welche Partner passen zu Ihnen (z. B. Visa, AirPlus)?
  • converted_image_12-2

    2️⃣ Technische Einrichtung & Schulung

    • Auswahl und Anbindung des Kartenanbieters
    • Schulung von Bedarfsträgern, Buchhaltung und Admins
    • Einrichten von Richtlinien, Freigaben und Monitoring
  • Start & Begleitung

    3️⃣ Start & Begleitung

    • Begleitung beim Rollout (Testnutzer oder direkt alle)
    • Auswertung erster Daten: Was funktioniert gut? Wo justieren wir nach?
    • Bei Bedarf: Anbindung an eRechnung, eProcurement oder Ihr ERP-System
  • Skalierung & Weiterentwiklung

    4️⃣ Skalierung & Weiterentwicklung

    • Ausrollen auf weitere Bereiche, Standorte oder Tochtergesellschaften
    • Gemeinsames KPI-Monitoring
    • Integration in Ihre digitale Einkaufsstrategie

Erfolgsgeschichten aus der Praxis

Stadt Magdeburg – Sozialleistungen & Kleinbeschaffung vereinfachen

Die Stadt Magdeburg führte mit der sogenannten SocialCard eine Prepaid-Bezahlkarte für Geflüchtete und für Kleinbeschaffungen ein.

Ergebnisse:

  • 90 % Zeitersparnis im Vergleich zur Bargeldauszahlung
  • Keine Mehrkosten durch die Umstellung – Kosten für Bargeldlogistik vs. Kartengebühren etwa gleich
  • Volle Transparenz für Verwaltung & Bürger:innen
  • Schnelle Einführung: In unter 4 Wochen mit über 1.500 geschulten Mitarbeitenden

Zitat aus der Stadt:

„Die Bezahlkarte hat unser Sozialamt entlastet und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden spürbar erhöht.“ – Dr. Tim Hoppe, Stadt Magdeburg

Neu:
Die deutschlandweit eingeführte Guthabenkarte für Flüchtlinge kann nachgenutzt werden, um auch interne Beschaffungsvorgänge abzuwickeln.

 

Voith Industrial Services – 45 % Prozesskosten gespart im Einkauf

Voith stand vor einem typischen Problem: viele kleine Bestellungen, hoher Aufwand, viele Einzellieferanten. Gemeinsam mit AirPlus und dem Dienstleister Compraga wurde ein neuer Prozess eingeführt: Einkaufsmitarbeitende nutzen Purchasing Cards für den Longtail – bei voller Kontrolle.

Ergebnisse:

  • 45 % niedrigere Prozesskosten
  • Weniger Lieferantenanlage, weniger Buchungsaufwand
  • Transparente Freigaben & Kostenstellenzuordnung
  • Volle Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Lieferanten

Zitat:

„Mit unserem neuen Prozess können wir im Bedarfsfall flexibel und schnell reagieren – und sparen gleichzeitig bares Geld.“ – Susanne Peitz, Einkaufsleitung Voith

 

Sie möchten tiefer in das Thema einsteigen?

Unser Studie„ Guthabenkarte im öffentlichen Einkauf “ erklärt das Konzept im Detail und zeigt Potentiale.

👇 Jetzt Studie kostenlos herunterladen und mehr erfahren.

purchasing_card_header
Read More
Abstrakt StudieGuthabenkarte im öffentlichen Einkauf

Potenziale für Einkauf, Zahlung und Abrechnung

 
Read More

 Projekte & Vertrauen, die zählen 

Warum Bonpago?

Weil wir das Thema nicht nur verstehen, sondern gestalten.

Bonpago hat bereits bei der Einführung der E-Rechnung gezeigt, wie man digitale Prozesse in der öffentlichen Verwaltung erfolgreich umsetzt – strategisch und praxisnah.

Auch beim Thema Guthabenkarte zählen wir zu den Ersten, die das Potenzial erkannt und konkret nutzbar gemacht haben. Wir begleiten Verwaltungen und Unternehmen von der Bedarfsanalyse über die Auswahl bis zur Einführung und Schulung – inklusive Anbindung an bestehende Systeme und Prozesse.

Unsere Erfahrung aus über 25 Jahren Digitalisierungsberatung zeigt: Kleine Einkäufe lassen sich effizient, regelkonform und sicher abwickeln – wenn man die richtigen Strukturen schafft. Genau dabei helfen wir.

Wenn Sie Einkaufsprozesse wirklich vereinfachen und gleichzeitig sauber steuern möchten, sind wir der richtige Partner.

👉 Jetzt kostenloses Erstgespräch vereinbaren – und den ersten Schritt zu einem modernen Beschaffungsprozess machen.

converted_image_25-1

Dr. Donovan Pfaff

CEO & Founder

Auszeichnungen & Zertifikate

 

umweltmanagemnt

Umweltmanagement ISO 14001

 

qualitätsmanagement

Qualitätsmanagement ISO 9001

Ihre Fragen zur Purchasing Card

Was ist eine Purchasing Card? Eine spezielle Karte für direkt autorisierte kleinere Ausgaben ohne regulären Bestellprozess.
Wo ist sie besonders geeignet? Für Ausgaben, die bisher über Barzahlungen, Belege oder Handkassen abgewickelt wurden – z. B. Materialbedarf, Kleingeräte, Fahrtickets.
Wie wird sie kontrolliert? Durch Limits, Ausgabekategorien, Reporting, Prüfprozesse und Governance-Regeln. 
Wie integriere ich sie in mein Haushalts- / ERP-System? Durch Schnittstellen, Buchungslogik und Abstimmung mit Finanz- und Controllingprozessen.
Welche Risiken bestehen? Missbrauch, Fehlbuchungen, Kontrolle ohne klare Richtlinien – diese können durch gute Prozesse minimiert werden. 
Wie schnell kann man starten? Pilotphase oder begrenzter Einsatz möglich – nicht gleich der komplette Rollout erforderlich. 

logo mit claim-1