Case Study 1: Bundesverwaltung – Gesetz erfüllt, Realität holprig

Problem: Die Bundesverwaltung musste schnell reagieren: Die EU-Richtlinie zur E-Rechnung verpflichtete zum digitalen Rechnungsempfang. Zentral gesteuert, wurde eine technische Infrastruktur geschaffen – doch die Umsetzung in den über 250 Behörden verlief uneinheitlich. Viele Einrichtungen arbeiteten weiter analog, druckten E-Rechnungen aus oder bearbeiteten sie manuell. Spezielle Fälle wie Bauabrechnungen blieben ungelöst. Die gesetzliche Pflicht wurde formal erfüllt – aber im Alltag entstanden neue Herausforderungen.

Ziel: Nicht nur rechtssicher – sondern wirklich nutzbar: Ziel war es, eine einheitliche, praxistaugliche Lösung für alle Behörden zu schaffen – auch für Sonderfälle. Mit klaren Prozessen, abgestimmten Verantwortlichkeiten und echter Entlastung für die Mitarbeitenden.

Lösung: Durch die Kombination aus technischer Expertise und Prozessverstehen konnte ein Ansatz entwickelt werden, der über den Standard hinausgeht. Fokus: End-to-End-Digitalisierung, auch für komplexe Rechnungsarten. Statt Insellösungen – ein System, das tragfähig, erweiterbar und verständlich ist. Die Behörden wurden strukturiert begleitet, um die Digitalisierung Schritt für Schritt in den Alltag zu integrieren.

Case Study 2: REWE – E-Rechnung als unternehmerischer Vorsprung

Problem: REWE wollte Rechnungen an die öffentliche Hand weiterhin zustellen – doch ohne E-Rechnung war das nicht mehr möglich. Der Rechnungsausgang musste digitalisiert werden. Schnell zeigte sich: Stammdaten fehlten, Pflichtfelder waren unvollständig, Zustellinformationen wie die Leitweg-ID schwer zu ermitteln. Behörden verlangten digitale Rechnungen, arbeiteten aber oft noch mit PDF oder Papier.

Ziel: Ein vollständig digitaler, rechtssicherer Rechnungsausgang – zuerst für Bund und Länder, dann für alle Behörden. REWE entschied sich bewusst für den Vorreiterschritt und wollte eine nachhaltige, skalierbare Lösung schaffen, die auch andere Prozesse optimiert.

Lösung: Gemeinsam wurde der Rechnungsausgang umgestellt – von der Datenstruktur über das Format bis hin zum Versand via Peppol. REWE übernahm Verantwortung und kommunizierte die Veränderungen offensiv nach außen. Die Erfahrungen aus der Pionierphase flossen direkt in die Optimierung ein – und machten REWE zu einem echten Treiber der Digitalisierung im Rechnungswesen.

Case Study 3: VW Financial Services – Digitalisierung in gewachsenen Strukturen

Problem: Bei VW FS wurden Rechnungen klassisch auf vorgedrucktem Briefpapier erstellt – mit Informationen, die im digitalen Format fehlten. Die Systeme waren über Jahre gewachsen, komplex, vernetzt. Eine einfache Umstellung war nicht möglich, denn relevante Daten lagen verteilt in unterschiedlichen Quellen. Zudem fehlte eine Infrastruktur für den Rechnungseingang.

Ziel: Ein reibungsloser, digitaler Rechnungsprozess – vom Versand bis zum Empfang. Ziel war es, alte Systemgrenzen zu überwinden und eine stabile Architektur zu schaffen, die auch zukünftige Anforderungen abbildet.

Lösung: Der Rechnungsausgang wurde digitalisiert, relevante Daten integriert, Peppol als Versandweg etabliert. Aktuell entsteht ein eigener Peppol Access Point für den Rechnungseingang. Gleichzeitig wurden Prozesse so strukturiert, dass auch komplexe Fälle wie Reparaturrechnungen automatisiert bewertet werden können. Das Ergebnis: Ein System, das funktioniert – auch in einer Umgebung, die nicht für Digitalisierung gemacht war.