Case Study Softwareauswahl im Krankenhaus

Überblick

Ausgangssituation

Eine Organisation wollte ihre papierbasierten Rechnungs- und Dokumentenprozesse modernisieren und zugleich die gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnung erfüllen. Für die Auswahl einer geeigneten E-Rechnungs- und DMS-Lösung fehlte jedoch eine objektive Entscheidungsgrundlage.

Vorgehen

Bonpago strukturierte den Auswahlprozess mit einer transparenten Bewertungsmatrix und vergleichbaren Kriterien. Geeignete Anbieter wurden zu Live-Präsentationen eingeladen und ihre Lösungen anhand fachlicher, technischer und wirtschaftlicher Anforderungen bewertet.

Ergebnis

Die Organisation konnte eine fundierte und nachvollziehbare Anbieterentscheidung treffen. Der Auswahlprozess schuf Transparenz, Objektivität und Akzeptanz und legte zugleich die Grundlage für die weitere Digitalisierung der Rechnungs- und Dokumentenprozesse.

Zusammenfassung

Die Auswahl einer neuen Lösung für elektronische Rechnungsverarbeitung und Dokumentenmanagement ist komplex: Zahlreiche Anbieter, unterschiedliche Leistungsversprechen und hohe fachliche sowie technische Anforderungen erschweren einen objektiven Vergleich.

Auch eine Organisation stand vor dieser Herausforderung. Papierbasierte Abläufe waren langsam und fehleranfällig, Medienbrüche erschwerten die Bearbeitung und gleichzeitig mussten gesetzliche Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung berücksichtigt werden. Neben einer geeigneten E-Rechnungslösung sollte deshalb auch ein neues Dokumentenmanagementsystem eingeführt werden.

Bonpago unterstützte die Organisation dabei, den Markt strukturiert zu bewerten und eine belastbare Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Gemeinsam wurde eine Bewertungsmatrix entwickelt, anhand derer die eingegangenen Angebote nach einheitlichen Kriterien wie Funktionalität, technischer Architektur, Usability, Wirtschaftlichkeit und Einführungskonzept bewertet wurden.

Die bestgeeigneten Anbieter stellten ihre Lösungen anschließend in Live-Präsentationen vor. So konnten nicht nur die schriftlichen Angebote, sondern auch Benutzerfreundlichkeit, technische Umsetzung und die Zusammenarbeit mit den Anbietern praxisnah bewertet werden.

Das Ergebnis war eine transparente und faktenbasierte Auswahl des passenden Anbieters – und damit eine belastbare Grundlage für die weitere Digitalisierung.

Herausforderungen

Vielzahl unterschiedlicher Anbieter und Lösungsansätze
Papierbasierte und fehleranfällige Rechnungsprozesse
Medienbrüche und fehlende Transparenz in der Bearbeitung
Gesetzliche Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung

Gleichzeitige Auswahl einer E-Rechnungs- und DMS-Lösung
Vergleichbarkeit fachlicher, technischer und wirtschaftlicher Angebote
Vermeidung subjektiver oder rein preisbasierter Entscheidungen

Vorgehensweise

Zu Beginn wurde gemeinsam mit den Verantwortlichen eine strukturierte Bewertungsmatrix entwickelt. Funktionalität, technische Architektur, Usability, Einführungsstrategie, Wirtschaftlichkeit sowie Referenzen und Erfahrungen bildeten die Grundlage für die Bewertung.

Einheitliche Kriterien für objektive Entscheidungen schaffen

Alle eingegangenen Angebote wurden anhand derselben Kriterien geprüft und vergleichbar gemacht. Dadurch konnten fachliche und technische Unterschiede transparent dargestellt und geeignete Anbieter für die nächste Phase identifiziert werden.

Komplexität reduzieren und Transparenz schaffen

Die bestbewerteten Anbieter wurden zu Live-Präsentationen eingeladen. Die Verantwortlichen konnten die Systeme im konkreten Einsatz erleben, offene Fragen klären und prüfen, wie gut die Lösungen zu den tatsächlichen Anforderungen der Organisation passen.

Vom Angebot zur konkreten Praxiserfahrung

Bonpago moderierte und dokumentierte die Präsentationen und stellte eine konsistente Bewertung sicher. Optional konnten Anbieter ihre Angebote im Rahmen einer Verhandlungsrunde noch einmal konkretisieren und optimieren.

Eine belastbare Anbieterentscheidung treffen

Ergebnisse

Am Ende des Auswahlprozesses stand eine klar begründete Entscheidung für den am besten geeigneten Anbieter.

Durch die einheitliche Bewertungsmethodik war jeder Schritt des Prozesses nachvollziehbar dokumentiert. Fachliche, technische und wirtschaftliche Aspekte konnten objektiv miteinander verglichen werden, sodass die Entscheidung nicht auf Einzelmeinungen oder Bauchgefühl basierte.

Gleichzeitig waren die relevanten Beteiligten aktiv in den Auswahlprozess eingebunden. Dadurch entstand eine hohe Akzeptanz für die getroffene Entscheidung und eine gemeinsame Grundlage für die anschließende Umsetzung.

Der ausgewählte Anbieter erfüllt nicht nur die aktuellen Anforderungen an elektronische Rechnungsverarbeitung und Dokumentenmanagement, sondern schafft zugleich eine Basis für weitere Digitalisierungsmaßnahmen.

Damit wurde aus einer zunächst unübersichtlichen Angebotslage eine transparente, nachvollziehbare und zukunftssichere Entscheidung.

Mit der Auswahl des passenden Anbieters ist ein wesentlicher Meilenstein erreicht – für den nachhaltigen Projekterfolg ist jedoch auch die anschließende Umsetzung entscheidend.

Bonpago kann die Implementierung unter anderem mit Testmanagement und Abnahme, Schulungen der Mitarbeitenden, Change-Management sowie einer Multiplikatoren-Strategie begleiten. So wird sichergestellt, dass die neue Lösung nicht nur technisch eingeführt, sondern auch dauerhaft in der Organisation verankert wird.

„Eine gute Anbieterauswahl schafft mehr als einen Preisvergleich. Sie macht Anforderungen transparent, Lösungen vergleichbar und schafft eine belastbare Grundlage für langfristige Digitalisierungsentscheidungen.“

dr. steffen berniusProjektleiter

Von der IT-Architektur bis zur Plattformbetreuung

Von der Angebotsflut zur klaren Entscheidung

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