Case Study digitale Transformation in der kommunalen Verwaltung

Überblick

Ausgangssituation

Uneinheitliche, kaum dokumentierte Prozesse und viele manuelle Arbeitsschritte erschwerten insbesondere die Prüfung komplexer Baurechnungen.

Vorgehen

Prozesse wurden systematisch erfasst und priorisiert, eine digitale Zielarchitektur entwickelt und durch ein neues WMS/DMS, KI-Unterstützung und Change Management umgesetzt.

Ergebnis

Es entstand eine transparente, effizientere und nachhaltig verankerte Prozesslandschaft als Grundlage für die weitere digitale Transformation.

Zusammenfassung

Viele Prozesse der kommunalen Gebäudeverwaltung waren historisch gewachsen, kaum dokumentiert und stark von manuellen Arbeitsschritten geprägt. Besonders bei komplexen Baurechnungen führten zahlreiche Einzelpositionen, externe Beteiligte und mehrstufige Freigaben zu hohem Aufwand, Verzögerungen und Fehleranfälligkeit. Gemeinsam mit Bonpago entwickelte das Unternehmen deshalb eine ganzheitliche Transformationsstrategie.

Bestehende Abläufe wurden systematisch erfasst, rund 200 Prozesse priorisiert und mit einer digitalen Zielarchitektur verbunden. Ein neues WMS/DMS, KI-gestützte Prüfmechanismen und ein umfassendes Change Management schufen die Grundlage für transparente, automatisierte und kontinuierlich verbesserbare Arbeitsabläufe. Damit entwickelte sich die Gebäudeverwaltung zu einem Vorbild für die digitale Transformation kommunaler Organisationen.

Vorgehensweise

Gemeinsam mit Führungskräften und Mitarbeitenden wurden die bestehenden Abläufe organisationsweit erhoben, konsolidiert und bewertet. Daraus entstand ein Prozessregister mit rund 200 priorisierten Prozessen, das Transparenz über Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten und Digitalisierungspotenziale schuf.

Prozesse verstehen und priorisieren

Auf Grundlage der Prozessanalyse wurde eine Digitalstrategie mit einer übergreifenden technischen Zielarchitektur und realistischen Umsetzungspfaden entwickelt. Im Mittelpunkt stand ein WMS/DMS, das nicht nur Dokumente verwaltet, sondern Prozesse über Rollenlogiken, dynamische Workflows und Schnittstellen zu bestehenden Systemen aktiv steuert.

Digitale Zielarchitektur entwickeln

Für die besonders anspruchsvolle Prüfung von Baurechnungen wurde ein digitales Prüfmodell entwickelt. KI-gestützte Komponenten analysieren eingehende Rechnungen, bereiten relevante Informationen auf und unterstützen die anschließenden Prüf- und Freigabeschritte.

Komplexe Prozesse automatisieren

Die technische Umsetzung wurde durch ein umfassendes Change Management begleitet. Schulungen, interaktive Lernformate, „Digitalhäppchen“, die Ausbildung von Change Agents sowie Coachings für Führungskräfte im Bereich Digital Leadership stärkten Akzeptanz, Kompetenz und Eigenverantwortung innerhalb der Organisation.

Veränderung nachhaltig verankern

Ergebnisse

Aus einzelnen Digitalisierungsmaßnahmen entstand eine integrierte Transformationsstrategie, die Prozesse, Technologie und Organisation miteinander verbindet. Das etablierte Prozessmanagement ermöglicht es, Abläufe kontinuierlich zu überprüfen und gezielt weiterzuentwickeln. Komplexe Baurechnungen können heute strukturiert digital verarbeitet und mithilfe KI-gestützter Prüfmechanismen effizienter und genauer geprüft werden.

Das ausgewählte WMS/DMS bildet zugleich die Grundlage für eine transparente Dokumentenverwaltung und durchgängige Workflowsteuerung. Durch die Ausbildung interner Multiplikatoren und die gezielte Befähigung der Führungskräfte wurde der Wandel auch kulturell verankert. Ein langfristiger Rahmenvertrag sichert die weitere Umsetzung der Digitalstrategie und macht das Projekt zu einem Orientierungspunkt für andere kommunale Organisationen.

„Mit dem strukturierten Prozessmanagement, der KI-gestützten Rechnungsprüfung und dem neuen WMS/DMS konnten wir eine belastbare Grundlage für die weitere digitale Transformation schaffen und diese – nachhaltig in der Organisation verankern.“

Dr. Donovan PfaffProjektleitung

Digitale Transformation kommunaler Unternehmen

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