Compliance im Einkauf verankern
Wie ein großer Gesundheitsdienstleister seine Einkaufsprozesse strukturierte, Verantwortlichkeiten klärte und Compliance zu einem praxistauglichen Bestandteil des Arbeitsalltags machte.
Als vorhandene Regeln im Arbeitsalltag an ihre Grenzen stießen
Regeln waren vorhanden, jedoch über verschiedene Dokumente verteilt und im Einkaufsalltag nur schwer anwendbar. Gleichzeitig erhöhten dezentrale Strukturen, dringliche Beschaffungen und steigende regulatorische Anforderungen den Handlungsdruck.
Gemeinsam mit Bonpago entwickelte der Gesundheitsdienstleister deshalb eine praxisnahe Compliance-Struktur mit klaren Verantwortlichkeiten, transparenten Entscheidungswegen und verbindlichen Kontrollen. Das Ergebnis: ein einheitliches Einkaufshandbuch, das Sicherheit schafft und Compliance fest im operativen Einkauf verankert.
Herausforderungen
Die kritische Situation
Ein großer Gesundheitsdienstleister verfügte bereits über zahlreiche Einkaufsrichtlinien und Kontrollvorgaben. Dennoch entstanden besonders bei kurzfristigen oder ungewöhnlichen Beschaffungen immer wieder Unsicherheiten.
Die beteiligten Abteilungen hatten ihre jeweiligen Aufgabenbereiche für sich optimiert. Eine durchgängige Verantwortung für den gesamten Prozess – vom Bedarf bis zur dokumentierten Entscheidung – bestand jedoch nicht. Unklarheiten entstanden deshalb vor allem an den Übergängen zwischen Fachbereich, Einkauf, Freigabe und Kontrolle.
Die falsche Annahme
Zunächst lag es nahe, die bestehenden Regeln in einem zentralen Einkaufshandbuch zusammenzuführen.
Doch ein weiteres Dokument hätte das eigentliche Problem nicht gelöst. Die Herausforderung bestand nicht in fehlenden Regeln, sondern darin, dass sie nicht eindeutig mit konkreten Prozessschritten, Entscheidungen und Verantwortlichkeiten verbunden waren.
Die Entscheidung
Das Unternehmen entschied sich deshalb gegen eine rein redaktionelle Überarbeitung und für eine Ende-zu-Ende-Betrachtung des Einkaufsprozesses.
Für jeden relevanten Schritt sollte künftig klar sein:
- welche Entscheidung getroffen werden muss,
- wer dafür verantwortlich ist,
- welche Prüfung notwendig ist,
- wie Ausnahmen behandelt werden,
- wie Ad-Hoc-Prozesse gestaltet werden,
- wie die Entscheidung dokumentiert wird.
Die neue Struktur
Bonpago ordnete die vorhandenen Vorgaben entlang der tatsächlichen Beschaffungssituationen neu. Dadurch wurden Verantwortlichkeitslücken und kritische Übergaben sichtbar. Zeitkritische Prozesse wurden priorisiert.
Aus einzelnen Regelungen entstand eine gemeinsame Prozesslogik. Das darauf aufbauende Einkaufshandbuch wurde nicht als Sammlung abstrakter Vorgaben gestaltet, sondern als Orientierung für konkrete Entscheidungen im Arbeitsalltag.
Ergebnisse
Der Gesundheitsdienstleister verfügt heute über klarere Entscheidungswege, nachvollziehbare Verantwortlichkeiten und mehr Handlungssicherheit bei regulären wie auch kurzfristigen Beschaffungen. Efgal wie zeitkritisch, immer nachvollziehbar und transparent.
Damit entstand nicht nur ein neues Einkaufshandbuch, sondern eine tragfähige Grundlage für einen transparenten Ende-zu-Ende-Prozess und dessen spätere digitale Unterstützung.
