Case Study Softwareauswahl DMS Automobilbereich

Überblick

Ausgangssituation

Papierbasierte Abläufe, Medienbrüche und verteilte Informationen erschwerten effiziente Prozesse in der Europazentrale. Gleichzeitig fehlte eine zentrale Plattform für die digitale Dokumenten- und Vorgangsbearbeitung.

Vorgehen

Gemeinsam mit Bonpago wurden zunächst Ziele, Scope sowie die bestehenden Prozesse in HR und Finance analysiert. Darauf aufbauend entstanden SOLL-Prozesse und ein priorisierter Anforderungskatalog. Ein strukturiertes Scoring-Modell ermöglichte anschließend eine transparente und anbieterneutrale Auswahl geeigneter DMS-Lösungen.

Ergebnis

Es entstand eine belastbare Grundlage für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems: mit klar definierten Prozessen und Anforderungen, einem strukturierten Projektauftrag sowie einer nachvollziehbaren Entscheidungsgrundlage für die Softwareauswahl.

Zusammenfassung

Der Weg zum „Paperless Office“ beginnt nicht mit der Auswahl einer Software, sondern mit einem klaren Verständnis der eigenen Prozesse und Anforderungen. Genau vor dieser Herausforderung stand ein internationaler Automobilhersteller, dessen Abläufe in der Europazentrale noch stark von Papier, Medienbrüchen und dezentralen Informationen geprägt waren.

Gemeinsam mit Bonpago wurde deshalb zunächst die fachliche Grundlage für die DMS-Einführung geschaffen. Prozesse in HR und Finance wurden analysiert, ein digitales Zielbild entwickelt und fachliche, nicht-fachliche sowie technische Anforderungen systematisch priorisiert. Besonderes Augenmerk lag dabei auf der Integration in die bestehende SAP-Landschaft.

Auf dieser Grundlage wurde ein strukturierter und anbieterneutraler Auswahlprozess durchgeführt. Ausschreibungsunterlagen, ein transparentes Scoring-Modell sowie Workshops und Anbieterpräsentationen ermöglichten eine objektive Bewertung der Lösungen. So entstand ein methodisch abgesicherter Weg vom papierbasierten Prozess hin zu einem skalierbaren „Paperless Office“.

Herausforderungen

Überwiegend papierbasierte Abläufe und zahlreiche Medienbrüche
Dokumente und Informationen blieben zwischen Abteilungen und Prozessschritten hängen
Fehlende durchgängige digitale Dokumenten- und Vorgangsbearbeitung

Unterschiedliche Anforderungen aus HR, Finance, IT und Einkauf
Hohe Anforderungen an die Integration in die bestehende SAP-Landschaft
Notwendigkeit einer objektiven und anbieterneutralen Softwareauswahl

Vorgehensweise

Gemeinsam mit den relevanten Stakeholdern wurde zunächst ein verbindlicher Rahmen für das DMS-Projekt geschaffen. Ziele und Nicht-Ziele, Rollen, Risiken, Ressourcen sowie der zeitliche Ablauf wurden definiert. Fragebögen und ein gemeinsamer Scope-Workshop schufen Transparenz über Prozesse, Systeme und Anforderungen und grenzten die Pilotphase klar ab.

Projekt klar abgrenzen

Anschließend wurden die bestehenden Prozesse in HR und Finance detailliert aufgenommen und analysiert. Darauf aufbauend entstanden SOLL-Prozesse, die festlegten, welche Abläufe künftig durch das DMS unterstützt werden und welche vor- und nachgelagerten Schritte – etwa Eingangskanäle, Scannen oder Klassifizieren – angepasst werden müssen.

Prozesse analysieren und Zielbild entwickeln

Parallel zur Prozessgestaltung wurde ein strukturierter Anforderungskatalog entwickelt. Fachliche, nicht-fachliche und technische Anforderungen wurden erhoben und priorisiert. Besonderes Augenmerk lag auf der nahtlosen Integration in die bestehende SAP-Landschaft sowie auf einer skalierbaren Lösung für E-Akte, Workflows und digitale Zusammenarbeit.

Anforderungen definieren und priorisieren

Die definierten Prozesse und Anforderungen bildeten anschließend die Grundlage für die Anbieterauswahl. Ausschreibungsunterlagen und ein transparentes Scoring-Modell ermöglichten eine objektive Bewertung. Über Long- und Short-List, Websessions und Anbieterpräsentationen wurden die Lösungen systematisch verglichen und eine belastbare Entscheidungsgrundlage für die DMS-Einführung geschaffen.

Anbieter strukturiert auswählen

Ergebnisse

Am Ende des Projekts verfügte der Automobilhersteller über einen klar definierten Projektauftrag, einen abgegrenzten Scope und modellierte SOLL-Prozesse für die priorisierten Anwendungsfälle in HR und Finance. Ein strukturierter und priorisierter Anforderungskatalog bildete die fachliche und technische Grundlage für die zukünftige DMS-Lösung und berücksichtigte insbesondere die erforderliche SAP-Integration.

Mit Ausschreibungsunterlagen, Scoring-Modell sowie einer begründeten Long- und Short-List entstand zugleich eine transparente und nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage für die Softwareauswahl. Moderierte Anbieterworkshops und Präsentationen ermöglichten den direkten Vergleich der Lösungen anhand der zuvor festgelegten Anforderungen.

Damit wurde aus einer zunächst allgemeinen Vision eines „Paperless Office“ ein konkret strukturierter und skalierbarer Digitalisierungspfad. Der methodische Projektaufsatz schafft die Grundlage dafür, Dokumente und Prozesse künftig effizienter, durchgängiger und systemgestützt zu bearbeiten.