Case Study Prozessoptimierung bei einer Großbank

Überblick

Ausgangssituation

Uneinheitliche Verträge und Formulare, manuelle Bearbeitungsschritte und eine unzureichend strukturierte Archivierung erschwerten die Beauftragungsprozesse im Cash Management.

Vorgehen

Bonpago analysierte die bestehenden Abläufe, standardisierte Vertrags- und Formularvorlagen, entwickelte automatisierte Workflows und integrierte relevante Kennzahlen in die vorhandenen Reporting-Systeme.

Ergebnis

Es entstanden schlankere und transparentere Prozesse, eine rechtskonforme Dokumentation sowie eine deutlich kundenfreundlichere und effizientere Bearbeitung.

Zusammenfassung

Die Beauftragungsprozesse einer führenden deutschen Geschäftsbank waren über Jahre gewachsen. Unterschiedliche Vertrags- und Formularversionen, manuelle Bearbeitungsschritte und eine fragmentierte Dokumentation prägten den Arbeitsalltag im Cash Management. Für Kunden war die Handhabung teilweise kompliziert, während interne Teams viel Zeit für Rückfragen, Nachbearbeitungen und die Nachverfolgung einzelner Vorgänge aufwenden mussten.

Auch bei Abrechnung, Archivierung und Reporting fehlten durchgängige Strukturen. Dokumente wurden nicht einheitlich abgelegt, relevante Kennzahlen mussten aufwendig zusammengeführt werden und die regulatorischen Anforderungen an eine nachvollziehbare Dokumentation waren nicht durchgängig abgebildet.

Gemeinsam mit Bonpago stellte die Bank deshalb den gesamten Beauftragungsprozess neu auf. Verträge und Formulare wurden vereinheitlicht, interne Abläufe klar strukturiert und manuelle Schritte gezielt automatisiert. Eine rechtskonforme Archivierungsstruktur und die systematische Überführung relevanter Daten in bestehende Reporting-Systeme sorgten zusätzlich für mehr Transparenz. So entstand ein kundenfreundlicher und effizienter Prozess, der Compliance, Nutzererlebnis und Steuerungsfähigkeit miteinander verbindet.

Vorgehensweise

Zu Beginn untersuchte Bonpago gemeinsam mit den Fachabteilungen die vorhandenen Verträge, Formulare und internen Bearbeitungsprozesse. Dabei wurden Medienbrüche, manuelle Tätigkeiten, unklare Verantwortlichkeiten und wiederkehrende Fehlerquellen identifiziert. Die Ergebnisse bildeten die Grundlage für einen einheitlichen SOLL-Prozess.

Bestehende Abläufe analysieren

Die bestehenden Vorlagen wurden fachlich, juristisch und nutzerorientiert überarbeitet. Einheitliche Vertrags- und Formularstrukturen erleichtern heute die Handhabung für Kunden und interne Teams. Ergänzende Ausfüllhilfen und Click-Dummies machten die künftigen Abläufe frühzeitig erlebbar und halfen dabei, Rückfragen und fehlerhafte Eingaben zu reduzieren.

Verträge und Formulare vereinheitlichen

Für die relevanten Beauftragungsunterlagen wurde ein standardisiertes Dokumentations- und Archivierungskonzept entwickelt. Dieses stellt die lückenlose Nachvollziehbarkeit der Vorgänge sicher, ermöglicht eine strukturierte digitale Ablage und berücksichtigt die Anforderungen an eine rechtskonforme Archivierung nach den GoBD.

Dokumentation und Archivierung neu strukturieren

Relevante Prozess- und Leistungskennzahlen wurden strukturiert erfasst und in die bestehenden Reporting-Systeme integriert. Die verbesserte Datenbasis ermöglicht eine transparentere Nachverfolgung, fundiertere Entscheidungen und eine präzisere Steuerung der Beauftragungsprozesse.

Reporting und Steuerung verbessern

Ergebnisse

Durch die Neugestaltung der Beauftragungsprozesse konnte die Großbank ihre Abläufe im Cash Management deutlich vereinfachen. Standardisierte Verträge und Formulare verbessern die Nutzerfreundlichkeit und reduzieren Rückfragen sowie fehlerhafte Eingaben. Automatisierte Workflows beschleunigen die Bearbeitung und entlasten die beteiligten Fachbereiche von wiederkehrenden manuellen Tätigkeiten.

Gleichzeitig sorgen klare Dokumentationsstrukturen und eine rechtskonforme Archivierung für mehr Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.

Die Integration der relevanten Kennzahlen in die bestehenden Reporting-Systeme schafft zusätzliche Transparenz und verbessert die Steuerung der Prozesse.

So entstand ein durchgängiger Beauftragungsprozess, der Effizienz, Compliance und Kundenerlebnis miteinander verbindet und eine belastbare Grundlage für die weitere Digitalisierung im Cash Management bietet.

„Durch die Verbindung aus Standardisierung, Automatisierung und einer transparenten Datenbasis konnten wir die Prozesse nachhaltig vereinfachen und gleichzeitig das Kundenerlebnis deutlich verbessern.“

Dr. Donovan PfaffProjektleitung

Optimierung der Beauftragungsprozesse im Cash Management

Optimierung der Beauftragungsprozesse im Cash Management

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