Case Study KI Potenzialanalyse

Überblick

Ausgangssituation

Die Staatskanzlei wollte die Potenziale von Künstlicher Intelligenz für die Verwaltung konkret greifbar machen. Es fehlten jedoch belastbare Anwendungsfälle und Orientierung hinsichtlich Mehrwert, Datenschutz, Barrierefreiheit und Umsetzbarkeit.

Vorgehen

Bonpago schuf zunächst eine gemeinsame Wissensbasis und identifizierte anschließend gemeinsam mit den Fachbereichen geeignete Prozesse und Anwendungsmöglichkeiten. Die Potenziale wurden systematisch bewertet, priorisiert und in konkrete Projektsteckbriefe überführt.

Ergebnis

Aus neun identifizierten Anwendungsfällen wurden fünf konkrete Pilotprojekte ausgewählt. Damit verfügt die Staatskanzlei über eine fundierte Grundlage, um KI gezielt und realistisch in der Verwaltung zu erproben.

Zusammenfassung

Künstliche Intelligenz bietet auch für die öffentliche Verwaltung zahlreiche Potenziale. Doch zwischen technologischen Möglichkeiten und konkreten Einsatzszenarien bestand bei einer Staatskanzlei zunächst eine entscheidende Lücke: Es fehlten greifbare Anwendungsfälle und eine fundierte Einschätzung, wo KI tatsächlich Mehrwert schaffen kann.

Bonpago unterstützte die Staatskanzlei dabei, aus einem zunächst abstrakten Thema konkrete Handlungsoptionen zu entwickeln. Ausgangspunkt war ein Impulspapier, das zentrale Begriffe, Technologien, Chancen und Herausforderungen erläuterte und anhand bestehender Anwendungsbeispiele erste Orientierung schuf.

Darauf aufbauend wurden gemeinsam mit den Fachbereichen Prozesse mit Potenzial für KI- oder datengestützte Unterstützung identifiziert. Die möglichen Anwendungsfälle wurden hinsichtlich Nutzen, Aufwand und Risiken systematisch bewertet und anschließend priorisiert.

Das Ergebnis: neun bewertete Anwendungsfälle und fünf konkret ausgearbeitete Pilotprojekte. Damit wurde aus einer abstrakten Diskussion über KI ein strukturierter Fahrplan für die praktische Erprobung in der Verwaltung

Vorgehensweise

Zu Beginn entwickelte Bonpago ein Impulspapier als fachliche Grundlage. Neben zentralen Begriffen und Technologien wurden Chancen und Herausforderungen von KI in der öffentlichen Verwaltung betrachtet. Sieben Fallstudien zu bestehenden Anwendungen machten mögliche Einsatzszenarien zusätzlich greifbar.

Gemeinsames Verständnis für KI schaffen

In Workshops mit den Abteilungen der Staatskanzlei wurden Prozesse identifiziert, die sich für eine KI- oder datengestützte Optimierung eignen könnten. Gemeinsam mit den Beteiligten entstanden erste gedankliche Prototypen, die konkrete Unterstützungsmöglichkeiten aufzeigten.

Potenziale gemeinsam identifizieren

Anschließend wurden neun potenzielle Anwendungsfälle detaillierter untersucht. Im Mittelpunkt standen Fragen nach dem konkreten Mehrwert, möglichen Risiken sowie dem Verhältnis von Aufwand und Nutzen.

Anwendungsfälle systematisch bewerten

Für die relevanten Anwendungsfälle entwickelte Bonpago strukturierte Projektsteckbriefe. In einem weiteren Workshop wurden die Szenarien gemeinsam priorisiert. Mithilfe der Planning-Poker-Methode entstand schließlich eine Auswahl von fünf Pilotprojekten für die weitere Umsetzung.

Pilotprojekte priorisieren

Ergebnisse

Mit Abschluss des Projekts verfügt die Staatskanzlei über ein deutlich konkreteres Bild davon, welchen Beitrag Künstliche Intelligenz im Verwaltungsalltag leisten kann und wo ihre Grenzen liegen.

Insgesamt wurden neun potenzielle Anwendungsfälle identifiziert und systematisch bewertet. Aus diesen wurden fünf priorisierte Pilotprojekte ausgewählt und in konkreten Projektsteckbriefen beschrieben.

Neben den konkreten Projektergebnissen wurde zugleich das gemeinsame Verständnis für KI gestärkt. Die Beteiligten konnten Chancen und Risiken realistischer einschätzen und eine gemeinsame Orientierung für die nächsten Schritte entwickeln.

Damit wurde der Übergang von der theoretischen Beschäftigung mit KI hin zu einer strukturierten und umsetzungsorientierten Vorgehensweise geschaffen. Die fünf Pilotprojekte bilden nun eine belastbare Grundlage, um erste Erfahrungen zu sammeln und den Einsatz von KI in der Verwaltung gezielt weiterzuentwickeln.

„KI wird für die Verwaltung dann greifbar, wenn aus technologischen Möglichkeiten konkrete Anwendungsfälle werden. Entscheidend ist, Potenziale frühzeitig zu bewerten und die richtigen Projekte gezielt zu erproben.“

dr. steffen zablerProjektleitung

Von der IT-Architektur bis zur Plattformbetreuung

Von abstrakten Ideen zu greifbaren Projekten

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