Case Study Faktura im IT-Umfeld

Überblick

Ausgangssituation

Eine IT-nahe Organisation wollte ihre Faktura-Prozesse grundlegend analysieren und für eine durchgängige Digitalisierung vorbereiten. Zwar waren die bestehenden Abläufe bereits dokumentiert, doch Optimierungspotenziale, zukünftige Soll-Prozesse und eine übergreifende Zielarchitektur fehlten.

Vorgehen

Bonpago analysierte die bestehenden Prozesse gemeinsam mit den Mitarbeitenden, identifizierte Schwachstellen und entwickelte darauf aufbauend zukünftige Soll-Abläufe. Ergänzend wurde eine Zielarchitektur für eine zukunftsfähige Systemlandschaft erarbeitet.

Ergebnis

Es entstand ein klarer Fahrplan für die digitale Weiterentwicklung der Faktura – mit priorisierten Optimierungspotenzialen, abgestimmten Soll-Prozessen und einer nachvollziehbaren Zielarchitektur als Grundlage für die nächsten Umsetzungsschritte.

Zusammenfassung

Die Faktura ist ein zentraler Prozess, in dem fachliche, organisatorische und technische Anforderungen aufeinandertreffen. Eine IT-nahe Organisation wollte ihre bestehenden Abrechnungsprozesse deshalb nicht nur punktuell optimieren, sondern strukturell auf eine durchgängige Digitalisierung vorbereiten.

Die Ist-Prozesse waren bereits dokumentiert. Dennoch fehlte die Transparenz darüber, wo konkrete Schwachstellen und Optimierungspotenziale lagen, wie zukünftige Abläufe gestaltet werden sollten und welche Systemarchitektur diese Prozesse langfristig unterstützen kann.

Bonpago begleitete das Vorhaben mit einem strukturierten und workshopbasierten Vorgehen. Gemeinsam mit den Mitarbeitenden wurden bestehende Abläufe kritisch analysiert, Optimierungspotenziale herausgearbeitet und zukünftige Soll-Prozesse entwickelt.

Darauf aufbauend entstand eine Zielarchitektur, die bestehende Systeme berücksichtigt und eine klare Perspektive für die zukünftige Systemlandschaft schafft. Die Organisation verfügt damit über eine belastbare Grundlage, um ihre Faktura schrittweise zu digitalisieren und langfristig stärker zu automatisieren.

Herausforderungen

Bestehende Prozesse waren dokumentiert, aber Optimierungspotenziale nur teilweise sichtbar
Fehlende klar definierte Soll-Prozesse für die zukünftige Faktura
Vielzahl organisatorischer, fachlicher und technischer Schnittstellen

Fehlende übergreifende Zielarchitektur
Hoher Anteil manueller Tätigkeiten und Prüfprozesse
Notwendigkeit einer abgestimmten Perspektive auf Prozess und Systemlandschaft

Vorgehensweise

Zum Projektstart wurden Ziele, Rollen und der Projektumfang abgestimmt. Anschließend analysierte Bonpago die bereits dokumentierten Ist-Prozesse und identifizierte erste Auffälligkeiten, Unklarheiten und potenzielle Schwachstellen.

Transparenz über den Status quo schaffen

In einem strukturierten Workshop wurden die bestehenden Abläufe gemeinsam mit den Mitarbeitenden kritisch betrachtet. Dabei wurden insbesondere manuelle Tätigkeiten, Schnittstellen und Prüfprozesse analysiert und konkrete Optimierungspotenziale herausgearbeitet.

Schwachstellen erkennen und Potenziale priorisieren

Auf Basis der Analyse entstanden zukünftige Soll-Prozesse mit klaren Prozesslogiken und Verantwortlichkeiten. Im Fokus standen effiziente, transparente und langfristig tragfähige Abläufe – unabhängig von einer konkreten technischen Lösung.

Zukunftsfähige Abläufe gestalten

Abschließend wurde betrachtet, wie die definierten Soll-Prozesse technisch unterstützt werden können. Gemeinsam entstand eine Zielarchitektur, die bestehende Systeme berücksichtigt und mögliche Erweiterungen sowie zukünftige Systemkomponenten einordnet.

Prozesse und Systemlandschaft zusammenführen

Ergebnisse

Aus einem heterogenen und teilweise manuellen Versandprozess entstand ein standardisierter und durchgehend digitaler Rechnungsausgang.

Durch einheitliche Rechnungsformate und automatisierte Abläufe konnte der manuelle Aufwand deutlich reduziert werden. Gleichzeitig lassen sich unterschiedliche Anforderungen der Rechnungsempfänger über flexible Zustellwege abbilden.

Mit der Integration des XRechnung-Standards wurde zudem eine wichtige Grundlage für die strukturierte elektronische Rechnungsstellung geschaffen.

Der neue Prozess verbindet damit Effizienz, Standardisierung und Zukunftsfähigkeit: Statt einzelne Versandwege isoliert zu optimieren, wurde eine skalierbare Grundlage geschaffen, auf der sich der elektronische Rechnungsausgang auch bei zukünftigen Anforderungen weiterentwickeln lässt.

„Nachhaltige Digitalisierung beginnt nicht mit einem neuen System, sondern mit einem klaren Verständnis der bestehenden Prozesse und einem gemeinsamen Zielbild für die Zukunft.“

dr. donovan pfaffGründer & Geschäftsführer

Von der IT-Architektur bis zur Plattformbetreuung

Digitale Vorbereitung der Faktura-Prozesse

Überblick

Zusammenfassung

Herausforderungen

Vorgehensweise

Ergebnisse

Die Case Study zum Download

Interesse an Consulting?