Case Study E-Rechnung international Reisedienstleister

Überblick

Ausgangssituation

Ein international tätiges Unternehmen aus der Reise- und Vermittlungsbranche musste kurzfristig die verpflichtende E-Rechnung in Belgien umsetzen. Gleichzeitig standen weitere Länder wie Spanien, Frankreich und Deutschland vor regulatorischen Veränderungen.

Vorgehen

Bonpago schuf zunächst ein gemeinsames Verständnis zu regulatorischen Anforderungen, Formaten und Fristen. Anschließend wurden Prozesse, Systeme und Datenflüsse analysiert, Risiken bewertet und eine länderübergreifende E-Rechnungsstrategie entwickelt.

Ergebnis

Das Unternehmen verfügt über eine belastbare Grundlage für die internationale Einführung der E-Rechnung. Anforderungen, Risiken und Prioritäten sind transparent, ein geeigneter Lösungsansatz konnte ausgewählt und die weitere Projektsteuerung eigenständig aufgesetzt werden.

Zusammenfassung

Die Einführung der E-Rechnung wird für international tätige Unternehmen schnell zu einer komplexen Herausforderung. Unterschiedliche nationale Vorgaben, Formate und Fristen treffen auf bestehende Prozesse, individuelle Systemlandschaften und begrenzte interne Ressourcen.

Ein Unternehmen aus der Reise- und Vermittlungsbranche stand genau vor dieser Situation. Ein bevorstehender verpflichtender Stichtag in Belgien erzeugte unmittelbaren Handlungsdruck. Gleichzeitig mussten bereits weitere Länder wie Spanien, Frankreich und Deutschland in die zukünftige Strategie einbezogen werden.

Eine zusätzliche Herausforderung stellte die bestehende IT-Landschaft dar: Ein stark individualisiertes und eigenentwickeltes ERP-System bildet einen zentralen Bestandteil des Geschäftsmodells, während gleichzeitig ein zweites ERP-System abgelöst werden sollte. Externe Lösungen sollten deshalb nur dort eingesetzt werden, wo sie sich sinnvoll in die bestehende und zukünftige Architektur integrieren lassen.

Bonpago unterstützte das Unternehmen dabei, zunächst Wissen aufzubauen und die regulatorischen Anforderungen einzuordnen. Anschließend wurden Prozesse, Systeme und Datenflüsse analysiert sowie Risiken, Stakeholder und notwendige Anpassungen strukturiert erfasst.

Auf dieser Grundlage entstand eine länderübergreifende E-Rechnungsstrategie, die regulatorische Anforderungen mit der bestehenden Systemarchitektur und den strategischen Zielen des Unternehmens verbindet. So konnte eine kurzfristig tragfähige Lösung für Belgien vorbereitet werden, ohne die langfristige internationale Perspektive aus dem Blick zu verlieren.

Herausforderungen

Hoher Zeitdruck durch den bevorstehenden E-Rechnungsstichtag in Belgien
Unterschiedliche regulatorische Anforderungen in mehreren europäischen Ländern
Begrenztes internes Wissen zu E-Rechnungsformaten und gesetzlichen Vorgaben
Stark individualisiertes und eigenentwickeltes ERP-System

Paralleler Wechsel eines zweiten ERP-Systems
Sicherstellung der Kompatibilität mit aktueller und zukünftiger Systemlandschaft
Stark wachsender und schwer vergleichbarer Markt für E-Rechnungslösungen
Vermeidung einer vorschnellen oder überdimensionierten Softwareentscheidung

Vorgehensweise

Zu Beginn vermittelte Bonpago die regulatorischen und fachlichen Grundlagen der E-Rechnung. Relevante Fristen, Formate und gesetzliche Anforderungen wurden eingeordnet und ihre Auswirkungen auf Prozesse und Systeme erläutert.

Wissen aufbauen und Unsicherheiten reduzieren

Anschließend wurden die bestehenden Rechnungsprozesse und technischen Datenflüsse detailliert betrachtet. Im Mittelpunkt stand unter anderem die Frage, welche compliance-relevanten Informationen bereits in den ERP-Systemen vorhanden sind und welche Daten ergänzt werden müssen.

Transparenz über Prozesse, Systeme und Daten schaffen

Bonpago unterstützte das Unternehmen bei der Stakeholder- und Risikoanalyse sowie beim Aufbau einer klaren Projektstruktur. Abhängigkeiten und Risiken wurden frühzeitig sichtbar gemacht und notwendige Maßnahmen nach Dringlichkeit priorisiert.

Risiken erkennen und klare Prioritäten setzen

Die gewonnenen Erkenntnisse wurden schließlich in eine länderübergreifende E-Rechnungsstrategie überführt. Ergänzend wurden passende Lösungsanbieter identifiziert und in Short- und Longlists strukturiert sowie ein Anforderungsbriefing vorbereitet.

Kurzfristige Compliance mit langfristiger Strategie verbinden

Ergebnisse

Das Unternehmen verfügt heute über eine deutlich verbesserte Ausgangsbasis für die internationale Einführung der E-Rechnung.

Die regulatorischen Anforderungen der relevanten Länder sind eingeordnet und ihre Auswirkungen auf Prozesse, Systeme und Daten transparent. Gleichzeitig konnten technische und organisatorische Risiken frühzeitig identifiziert und klare Prioritäten für die weitere Umsetzung festgelegt werden.

Besonders wichtig war dabei die Berücksichtigung der individuellen ERP-Landschaft. Statt eine umfassende Standardlösung einzuführen, wurde gezielt nach einem Lösungsansatz gesucht, der sowohl mit dem bestehenden eigenentwickelten ERP-System als auch mit der zukünftigen Systemlandschaft kompatibel ist.

Der entscheidende Effekt: Das Unternehmen ist heute in der Lage, die weitere Umsetzung eigenständig zu steuern. Durch den gezielten Wissensaufbau und die strukturierte Vorbereitung konnten unnötige Investitionen und überdimensionierte Lösungen vermieden und eine wirtschaftlich sowie organisatorisch passende Strategie entwickelt werden.

„Bei der internationalen E-Rechnung geht es nicht darum, für jedes Land eine Einzellösung zu schaffen. Entscheidend ist eine Strategie, die regulatorische Anforderungen, bestehende Systeme und zukünftige Entwicklungen gemeinsam berücksichtigt.“

Nina HarmsGeschäftsführerin & Projektleiterin

Von der IT-Architektur bis zur Plattformbetreuung

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