Case Study E-Rechnung im internationalen Kontext

Überblick

Ausgangssituation

Ein internationaler Immobilieninvestor wollte seine historisch gewachsenen Rechnungsprozesse digitalisieren und gleichzeitig die unterschiedlichen E-Rechnungsanforderungen in mehr als 20 Ländern erfüllen. Medienbrüche, manuelle Tätigkeiten und eine heterogene Systemlandschaft erschwerten die Umsetzung.

Vorgehen

Bonpago analysierte die bestehenden Prozesse, entwickelte standardisierte Soll-Prozesse und definierte die Anforderungen an eine globale E-Rechnungslösung. Darauf aufbauend wurde ein geeigneter E-Invoicing-Provider ausgewählt und der internationale Rollout vorbereitet und begleitet.

Ergebnis

Es entstand eine harmonisierte und skalierbare Prozess- und Systemarchitektur für die Rechnungsbearbeitung. Manuelle Aufwände konnten reduziert, internationale Compliance-Anforderungen berücksichtigt und die Grundlage für eine zukunftsfähige globale E-Rechnungslösung geschaffen werden.

Zusammenfassung

Die Einführung der E-Rechnung wird für international tätige Unternehmen schnell zu einer komplexen Transformationsaufgabe. Unterschiedliche gesetzliche Anforderungen und Einführungsfristen treffen auf historisch gewachsene Prozesse, verschiedene Systeme und bestehende organisatorische Strukturen.

Ein internationaler Immobilieninvestor stand genau vor dieser Herausforderung. Die Rechnungsbearbeitung war in vielen Gesellschaften durch Medienbrüche, manuelle Prüfschritte und unterschiedliche Arbeitsweisen geprägt. Teilweise wurden Ausgangsrechnungen sogar noch mit Word oder Excel erstellt. Gleichzeitig mussten die regulatorischen Anforderungen zur E-Rechnung in mehr als 20 Ländern berücksichtigt werden.

Bonpago unterstützte das Unternehmen deshalb zunächst bei der Analyse und Optimierung der bestehenden Rechnungsprozesse. Gemeinsam mit Fachbereichen und IT wurden Schwachstellen identifiziert, einheitliche Soll-Prozesse entwickelt und funktionale sowie technische Anforderungen definiert.

Darauf aufbauend entstand eine internationale E-Rechnungsstrategie. Da die bestehenden Systeme die unterschiedlichen Länderanforderungen nicht vollständig abdecken konnten, unterstützte Bonpago zusätzlich bei der Auswahl und Integration eines geeigneten E-Invoicing-Providers.

So entstand eine standardisierte und skalierbare Architektur, die interne Prozessoptimierung und internationale Compliance miteinander verbindet und als Grundlage für die weitere Digitalisierung des Rechnungswesens dient.

Herausforderungen

Heterogene und historisch gewachsene Systemlandschaft
Unterschiedliche Rechnungsprozesse zwischen Gesellschaften und Fachbereichen
Hoher Anteil manueller Prüf- und Bearbeitungsschritte
Medienbrüche und fehlende Schnittstellen

Teilweise Erstellung von Rechnungen über Word und Excel
Unterschiedliche regulatorische Vorgaben und Zeitpläne in mehr als 20 Ländern
Fehlende zentrale Lösung für Rechnungseingang und -ausgang
Notwendigkeit einer skalierbaren internationalen Gesamtarchitektur

Vorgehensweise

Zu Beginn analysierte Bonpago gemeinsam mit Fachbereichen und IT die vorhandenen Rechnungsprozesse. Medienbrüche, manuelle Tätigkeiten, fehlende Schnittstellen und lange Durchlaufzeiten wurden systematisch identifiziert und dokumentiert.

Transparenz über Prozesse und Schwachstellen schaffen

Auf Basis der Analyse entstand ein gemeinsames Zielbild für die zukünftige Rechnungsbearbeitung. Die verschiedenen Abläufe wurden harmonisiert und Soll-Prozesse definiert, die Automatisierung ermöglichen und gleichzeitig die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und IT stärken.

Globale Prozesse standardisieren und harmonisieren

Die fachlichen und technischen Anforderungen wurden in einem strukturierten Anforderungskatalog zusammengeführt. Da keine bestehende interne Lösung sämtliche internationalen Anforderungen abdecken konnte, unterstützte Bonpago bei der Auswahl eines geeigneten E-Invoicing-Providers.

Die passende technische Architektur schaffen

Die Einführung erfolgte schrittweise entlang der gesetzlichen Fristen in den jeweiligen Ländern. Change-Management, Schulungen und Kommunikation begleiteten den Rollout und stellten sicher, dass Fachbereiche und IT bei der internationalen Umsetzung eng zusammenarbeiten.

E-Rechnung international und skalierbar etablieren

Ergebnisse

Der internationale Immobilieninvestor verfügt heute über eine harmonisierte und zukunftsfähige Grundlage für seine globale Rechnungsbearbeitung.

Standardisierte Prozesse reduzieren manuelle Tätigkeiten und Medienbrüche und schaffen eine deutlich höhere Transparenz in der Bearbeitung. Gleichzeitig konnten Bearbeitungszeiten verkürzt und Voraussetzungen für eine stärkere Automatisierung geschaffen werden.

Mit der Auswahl und Integration eines geeigneten E-Invoicing-Providers entstand eine Architektur, die den elektronischen Rechnungseingang und -ausgang über mehr als 20 Länder hinweg unterstützt und unterschiedliche regulatorische Anforderungen berücksichtigen kann.

Ein wesentlicher Mehrwert liegt in der Verbindung von Prozessoptimierung und internationaler Compliance. Statt länderspezifische Insellösungen aufzubauen, verfügt das Unternehmen über einen skalierbaren Ansatz, der weitere Länder und zukünftige Anforderungen integrieren kann.

Damit bildet die geschaffene Prozess- und Systemarchitektur eine belastbare Grundlage für die kontinuierliche Weiterentwicklung des internationalen Rechnungswesens.

„Internationale E-Rechnung funktioniert nachhaltig nur dann, wenn globale Standards und lokale Anforderungen zusammengedacht werden. Eine gemeinsame Prozess- und Systemarchitektur schafft dafür die notwendige Skalierbarkeit.“

Nina HarmsGeschäftsführerin & Projektleiterin

Von der IT-Architektur bis zur Plattformbetreuung

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