Case Study E-Invoice-Ready-Check Süßwarenindustrie

Überblick

Ausgangssituation

Eine bundesweit tätige Branchenorganisation musste ihre Rechnungsprozesse auf die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnung vorbereiten. Gleichzeitig waren bestehende Abläufe stark papierbasiert, von Medienbrüchen geprägt und zwischen den Fachbereichen uneinheitlich organisiert.

Vorgehen

Mit dem E-Invoice-Ready-Check analysierte Bonpago Prozesse, Systeme und Anforderungen. Auf Basis eines Fragebogens, eines Vor-Ort-Workshops und einer neutralen Marktanalyse entstand eine Digitalstrategie mit konkretem Umsetzungsplan.

Ergebnis

Einheitliche Prozesse, digitale Workflows und eine klare Roadmap schaffen die Grundlage für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung und weitere Digitalisierungspotenziale über die E-Rechnung hinaus.

Zusammenfassung

Die Einführung der E-Rechnung war für eine bundesweit tätige Organisation aus der Süßwarenindustrie mehr als eine regulatorische Pflicht. Sie bot zugleich die Gelegenheit, historisch gewachsene Rechnungsprozesse zu hinterfragen und die Digitalisierung der Organisation strategisch weiterzuentwickeln.

Die Ausgangslage war komplex: Rechnungen und Dokumente wurden teilweise noch papierbasiert verarbeitet, manuelle Tätigkeiten und Medienbrüche bestimmten den Arbeitsalltag und zwischen den verschiedenen Fachbereichen bestanden unterschiedliche Abläufe. Gleichzeitig fehlte ein klarer Überblick über geeignete technische Lösungen.

Bonpago setzte deshalb mit einem E-Invoice-Ready-Check an. Mithilfe eines strukturierten Fragebogens und eines Vor-Ort-Workshops wurden die bestehenden Prozesse untersucht, Schwachstellen identifiziert und Anforderungen an zukünftige Abläufe definiert.

Darauf aufbauend entstand eine passgenaue Digitalstrategie. Eine neutrale Analyse des Anbietermarktes unterstützte bei der Auswahl geeigneter Lösungen, bevor digitale Workflows schrittweise umgesetzt und in den Arbeitsalltag integriert wurden.

So wurde die gesetzliche E-Rechnungspflicht zum Ausgangspunkt für eine umfassendere Transformation: mit einheitlicheren Prozessen, weniger Medienbrüchen und einer klaren Perspektive für die weitere Digitalisierung.

Herausforderungen

Gesetzliche Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen seit 2025
Schrittweise Ausweitung der Anforderungen auf den Rechnungsausgang
Papierbasierte und manuelle Rechnungsprozesse
Medienbrüche und uneinheitliche Abläufe zwischen den Fachbereichen
Unterschiedliche Systeme und Freigabeprozesse

Fehlende Übersicht über den Markt für E-Rechnungslösungen
Herausforderungen beim Wechsel von On-Premises-Lösungen in die Cloud
Uneinheitliche beziehungsweise unzureichende Stammdaten
Begrenzte personelle Ressourcen für die Umsetzung

Vorgehensweise

Mit dem E-Invoice-Ready-Check wurde zunächst transparent gemacht, wo die Organisation tatsächlich steht. Ein strukturierter Fragebogen und die Analyse bestehender Abläufe zeigten Medienbrüche, manuelle Tätigkeiten und Unterschiede zwischen den einzelnen Fachbereichen auf.

Transparenz über Prozesse und Systeme schaffen

In einem Vor-Ort-Workshop wurden die zentralen Herausforderungen gemeinsam mit den Mitarbeitenden vertieft. Prozesse wurden reflektiert, Anforderungen konkretisiert und ein gemeinsames Verständnis dafür geschaffen, wie digitale Rechnungsprozesse künftig aussehen sollen.

Ein gemeinsames Zielbild entwickeln

Auf Basis der Analyse entwickelte Bonpago eine Digitalstrategie für Rechnungseingang und -ausgang. Ergänzend wurde der Anbietermarkt neutral untersucht, um eine Lösung zu identifizieren, die nicht nur regulatorische Anforderungen erfüllt, sondern auch zur bestehenden Organisation und ihren Prozessen passt.

Technologie an den tatsächlichen Bedarf ausrichten

Anschließend wurden Prozesse angepasst, Mitarbeitende eingebunden und digitale Workflows eingeführt. Die Umsetzung erfolgte schrittweise, um den laufenden Betrieb nicht unnötig zu belasten. Gleichzeitig wurden weitere Potenziale beispielsweise in Beschaffung und Vertragsmanagement sichtbar.

E-Rechnung als Ausgangspunkt für weitere Digitalisierung nutzen

Ergebnisse

Die Organisation verfügt heute über ein deutlich klareres und einheitlicheres Vorgehen bei der Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse.

Bestehende Abläufe wurden reflektiert und verschlankt, Medienbrüche reduziert und ein gemeinsames Prozessverständnis über die verschiedenen Fachbereiche hinweg geschaffen. Damit wurde eine wesentliche Voraussetzung für die weitere Automatisierung geschaffen.

Gleichzeitig verhindert die entwickelte Digitalstrategie, dass einzelne Insellösungen zu einem schwer beherrschbaren „System-Puzzle“ führen. Stattdessen werden technische Entscheidungen in ein übergeordnetes Gesamtbild eingebettet.

Die entstandene Roadmap geht dabei bewusst über die reine Umsetzung der E-Rechnung hinaus. Sie zeigt weitere Potenziale für durchgängige, medienbruchfreie Prozesse von der Beschaffung bis zur Bezahlung auf und schafft damit langfristigen Mehrwert für die Organisation.

Der entscheidende Effekt: Die gesetzliche Pflicht wurde nicht nur erfüllt, sondern als Impuls genutzt, Prozesse nachhaltig zu modernisieren, Mitarbeitende zu entlasten und die Organisation innerhalb ihrer Branche digital zukunftsfähig aufzustellen.

„Die E-Rechnung sollte nicht isoliert betrachtet werden. Wer Prozesse, Systeme und Anforderungen gemeinsam analysiert, kann aus einer gesetzlichen Pflicht einen echten Impuls für die gesamte Digitalisierung schaffen.“

Nina HarmsGeschäftsführerin & Projektleiterin

Von der IT-Architektur bis zur Plattformbetreuung

E-Invoice-Ready-Check

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