Case Study Digitalstrategie im Rechnungseingang

Überblick

Ausgangssituation

Manuelle Erfassungs-, Prüf- und Kontierungsschritte prägten den Rechnungseingang, während gleichzeitig der Anteil elektronischer Rechnungen kontinuierlich zunahm. Eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie fehlte.

Vorgehen

Bonpago analysierte gemeinsam mit Rechnungswesen, Einkauf und IT den bestehenden Rechnungseingang, schärfte Anforderungen und bewertete unterschiedliche Lösungsansätze – bewusst herstellerneutral und noch vor einer konkreten Systementscheidung.

Ergebnis

Das Unternehmen erhielt eine belastbare Entscheidungsgrundlage, konkrete Handlungsempfehlungen und eine Roadmap, um den Rechnungseingang schrittweise zu automatisieren und strategisch weiterzuentwickeln.

Zusammenfassung

Der Rechnungseingang eines international tätigen Industrieunternehmens war trotz bestehender ERP-Unterstützung weiterhin von zahlreichen manuellen Tätigkeiten geprägt. Rechnungsdaten mussten erfasst, geprüft und kontiert werden, während gleichzeitig immer mehr elektronische Rechnungen eingingen. Die Frage nach der passenden technologischen Lösung gewann damit zunehmend an Bedeutung.

Statt unmittelbar eine Software auszuwählen, entschied sich das Unternehmen gemeinsam mit Bonpago für einen herstellerneutralen und prozessorientierten Ansatz. Bestehende Abläufe wurden detailliert analysiert, Anforderungen gemeinsam mit Rechnungswesen, Einkauf und IT geschärft und unterschiedliche Lösungsmodelle strukturiert bewertet.

Das Ergebnis war keine vorschnelle Produktempfehlung, sondern eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Digitalisierung des Rechnungseingangs: mit transparenten Optimierungspotenzialen, konkreten Handlungsempfehlungen und einer Roadmap für die nächsten Schritte.

Herausforderungen

Hoher Anteil manueller Erfassungs-, Prüf- und Kontierungsschritte
Kontinuierlich steigender Anteil elektronischer Rechnungen
Fehlende ganzheitliche Betrachtung des Rechnungseingangs
Komplexe Schnittstellen zwischen Einkauf, Rechnungswesen und IT

Unklarheit über geeignete technologische Lösungsansätze
Vielfältiger Anbietermarkt ohne belastbare Entscheidungsgrundlage
Fehlende Transparenz über Automatisierungs- und Effizienzpotenziale
Anforderungen an internationale Skalierbarkeit und Akzeptanz

Vorgehensweise

Bereits vor dem gemeinsamen Workshop wurden mit einem strukturierten Fragebogen zentrale Kennzahlen und Prozessmerkmale erhoben.

Betrachtet wurden unter anderem der Ablauf vom Bestellprozess bis zur Zahlung, Rechnungsvolumina und Eingangskanäle, manuelle und systemgestützte Arbeitsschritte sowie bestehende Systeme und Schnittstellen.

Damit konnte der Workshop gezielt auf die tatsächlichen Herausforderungen des Unternehmens ausgerichtet werden.

Transparenz über den IST-Zustand schaffen

Im anschließenden Vor-Ort-Workshop kamen Vertreter aus Rechnungswesen, Einkauf und IT zusammen.

Die interdisziplinäre Betrachtung war entscheidend: Der Rechnungseingang betrifft alle drei Bereiche und kann nur dann nachhaltig optimiert werden, wenn fachliche Prozesse und technische Anforderungen gemeinsam betrachtet werden.

Der bestehende Prozess wurde auf Medienbrüche, manuelle Tätigkeiten, Fehlerquellen und Transparenzlücken untersucht und ein gemeinsames Verständnis des zukünftigen Zielprozesses entwickelt.

Fachbereiche an einen Tisch bringen

Bevor konkrete Produkte betrachtet wurden, vermittelte Bonpago einen strukturierten Überblick über unterschiedliche Lösungs- und Architekturmodelle.

Dazu gehörten unter anderem:

OCR-basierte Erweiterungen bestehender Systeme, spezialisierte Rechnungseingangslösungen, integrierte End-to-End-Plattformen mit Workflow- und Archivfunktionen

Im Mittelpunkt stand nicht die Frage, welcher Anbieter die umfangreichste Lösung bietet, sondern welcher Lösungsansatz zu den Prozessen, Anforderungen und Zielen des Unternehmens passt.

Lösungsansätze statt Anbieter vergleichen

Auf Basis der Analyse wurden Anforderungen an den zukünftigen Rechnungseingang definiert.

Neben Effizienz und Automatisierung spielten insbesondere Nachvollziehbarkeit, internationale Skalierbarkeit und Akzeptanz eine zentrale Rolle. Gemeinsam wurde betrachtet, welche Prozessschritte künftig automatisiert werden können und an welchen Stellen menschliche Kontrolle weiterhin sinnvoll ist.

Bonpago bereitete die Ergebnisse anschließend strukturiert auf, formulierte konkrete Handlungsempfehlungen und entwickelte eine Roadmap für die schrittweise Weiterentwicklung des Rechnungseingangs.

Zielbild und Roadmap entwickeln

Ergebnisse

Nach Abschluss des Projekts verfügte das Unternehmen über eine deutlich verbesserte Entscheidungsgrundlage für die weitere Digitalisierung des Rechnungseingangs. Statt einzelner Produktpräsentationen lag nun ein ganzheitliches und strukturiertes Bild der bestehenden Abläufe, Schwachstellen und Entwicklungsmöglichkeiten vor.

Die vorhandenen Prozesse konnten transparent und nachvollziehbar bewertet und bisher ungenutzte Automatisierungs- und Effizienzpotenziale klar identifiziert werden. Gleichzeitig war es möglich, unterschiedliche technische Lösungsansätze anhand der tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens realistisch miteinander zu vergleichen.

Besonders wichtig war dabei der Perspektivwechsel: Nicht mehr die Frage „Welche Software setzen wir ein?“ stand im Mittelpunkt, sondern die Frage, welcher Lösungsansatz zu den Prozessen, Zielen und zur Organisation des Unternehmens passt.

Durch die entwickelte Roadmap konnte der Rechnungseingang zudem in die übergeordnete Digitalisierungsstrategie eingeordnet werden. Damit entstand eine belastbare Grundlage für die nächsten Schritte – fachlich fundiert, technologieoffen und auf eine nachhaltige Weiterentwicklung der Rechnungsverarbeitung ausgerichtet.

„Nicht die Frage ‚Welche Software setzen wir ein?‘ sollte am Anfang stehen, sondern: ‚Welcher Lösungsansatz passt zu unseren Prozessen, Zielen und unserer Organisation?‘“

Nina HarmsGeschäftsführung

Von der IT-Architektur bis zur Plattformbetreuung

Vom manuellen Rechnungseingang zur fundierten Digitalstrategie

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