Case Study Digitalisierung im Gesundheitsamt

Überblick

Ausgangssituation

Unterschiedliche IT-Systeme, heterogene Prozesse und Vorbehalte gegenüber digitalen Veränderungen erschwerten die Digitalisierung im Gesundheitsamt. Gleichzeitig fehlte eine übergreifende Strategie, die technische, organisatorische und menschliche Aspekte zusammenführt.

Vorgehen

Bonpago analysierte zunächst den digitalen Reifegrad und identifizierte gemeinsam mit den Mitarbeitenden zentrale Potenziale und Handlungsfelder. Darauf aufbauend entstand eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie mit konkreter Roadmap und anschließender Umsetzungsbegleitung.

Ergebnis

Das Gesundheitsamt verfügt heute über einen transparenten Überblick über seinen digitalen Reifegrad, klar priorisierte Digitalisierungsmaßnahmen und eine strukturierte Roadmap für die weitere Transformation. Optimierte Prozesse und gezielte Change-Maßnahmen schaffen die Grundlage für eine nachhaltige Digitalisierung.

Zusammenfassung

Digitalisierung im Öffentlichen Gesundheitsdienst bedeutet weit mehr als neue Software einzuführen. Unterschiedliche Systeme müssen zusammenspielen, bestehende Prozesse neu gedacht und Mitarbeitende aktiv in die Veränderung eingebunden werden.

Vor genau dieser Aufgabe stand das Gesundheitsamt: Analoge und heterogene Abläufe trafen auf fehlende Schnittstellen, unterschiedliche Digitalisierungsstände und die Herausforderung, neue Arbeitsweisen nachhaltig in der Organisation zu verankern.

Gemeinsam mit Bonpago wurde deshalb zunächst Transparenz geschaffen. Eine Reifegradanalyse zeigte, wo das Gesundheitsamt bereits gut aufgestellt war und an welchen Stellen konkreter Handlungsbedarf bestand.

Ergänzend wurden in Workshops gemeinsam mit den Mitarbeitenden Potenziale identifiziert, priorisiert und in konkrete Maßnahmen übersetzt.

Auf dieser Basis entstand eine umfassende Digitalisierungsstrategie mit Zielbild und Roadmap. Dabei standen nicht nur technische Lösungen im Fokus, sondern ebenso Prozessmanagement, Bürgerorientierung, Zusammenarbeit und Change Management. Bonpago begleitete anschließend auch die praktische Umsetzung ausgewählter Maßnahmen.

So wurde aus einzelnen Digitalisierungsvorhaben ein strukturierter Transformationsprozess, der Menschen, Prozesse und Systeme miteinander verbindet.

Vorgehensweise

Im ersten Schritt analysierte Bonpago gemeinsam mit dem Gesundheitsamt den bestehenden Digitalisierungsstand. Grundlage war das auf den Öffentlichen Gesundheitsdienst ausgerichtete Reifegradmodell. Betrachtet wurden unter anderem Digitalisierungsstrategie, Mitarbeitende, Prozessdigitalisierung, IT und Sicherheit, Bürgerorientierung sowie Zusammenarbeit und Interoperabilität. So entstand ein gemeinsames Bild darüber, wo die Organisation steht und wo konkreter Handlungsbedarf besteht.

Digitalen Reifegrad transparent machen

Aufbauend auf der Reifegradanalyse wurden in Workshops zentrale Digitalisierungspotenziale und bestehende Hemmnisse untersucht. Gemeinsam mit den Mitarbeitenden wurden Herausforderungen bewertet, Handlungsfelder priorisiert und erste Maßnahmen entwickelt. Dadurch entstand ein strukturierter Maßnahmenplan, der die nächsten Schritte nachvollziehbar machte und die Perspektiven der Organisation frühzeitig einbezog.

Potenziale gemeinsam identifizieren

Die Erkenntnisse aus Reifegrad- und Potenzialanalyse wurden anschließend in eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie überführt. Gemeinsam wurde ein Zielbild entwickelt und daraus eine Roadmap mit organisatorischen, technischen und fachlichen Maßnahmen abgeleitet. Die Einbindung von Führungskräften und Mitarbeitenden stellte sicher, dass die Strategie nicht nur konzipiert, sondern auch innerhalb der Organisation verankert wurde.

Zielbild und Roadmap entwickeln

Nach der strategischen Ausrichtung begleitete Bonpago das Gesundheitsamt auch bei der praktischen Umsetzung. Bestehende Prozesse wurden optimiert und digitalisiert, ein strukturiertes Prozessmanagement etabliert und Möglichkeiten für KI und RPA zur Überbrückung manueller Schnittstellen betrachtet. Ergänzende Change- und Schulungsmaßnahmen unterstützten die Mitarbeitenden dabei, neue Prozesse und digitale Arbeitsweisen dauerhaft anzunehmen.

Digitalisierung in die Umsetzung bringen

Ergebnisse

Das Gesundheitsamt verfügt über einen transparenten Überblick über den eigenen digitalen Reifegrad und eine klar strukturierte Roadmap für die weitere Transformation. Digitalisierungsmaßnahmen können dadurch gezielt priorisiert und schrittweise umgesetzt werden.

Gleichzeitig wurden bestehende Abläufe optimiert und die Grundlage für ein nachhaltiges Prozessmanagement geschaffen. Technische, organisatorische und fachliche Maßnahmen werden damit nicht länger isoliert betrachtet, sondern innerhalb eines gemeinsamen Zielbildes miteinander verbunden.

Besonders wichtig war dabei die aktive Einbindung der Mitarbeitenden. Durch Workshops, Change Management und Schulungsmaßnahmen wurde die digitale Transformation nicht nur technisch vorbereitet, sondern innerhalb der Organisation verankert.

Das Projekt zeigt damit, wie aus einzelnen Digitalisierungsmaßnahmen eine langfristige Strategie für ein effizienteres und zukunftsfähiges Gesundheitsamt entstehen kann.

„Nachhaltige Digitalisierung entsteht nicht durch einzelne technische Lösungen. Entscheidend ist, Prozesse, Systeme und Menschen in einer gemeinsamen Strategie zusammenzuführen.“

Dr. Steffen BerniusProjektleitung

Von der IT-Architektur bis zur Plattformbetreuung

Digitale Transformation im Gesundheitsamt

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