Case Study Budgetierung in der Hochschule

Überblick

Ausgangssituation

Eine Hochschule für den Gesundheitsbereich plante im Zuge ihrer digitalen Transformation den Wechsel von einer zentralen zu einer dezentralen Budgetierung. Für die Umsetzung fehlte jedoch ein klarer Projektaufsatz mit definierten Zielen, Verantwortlichkeiten und Strukturen.

Vorgehen

Bonpago strukturierte das Vorhaben methodisch und entwickelte gemeinsam mit Hochschulleitung, Finanzabteilung und Fachbereichen einen belastbaren Projektauftrag. Workshops, Stakeholder- und Risikoanalysen sowie eine klare Zeit- und Verantwortungsplanung bildeten dafür die Grundlage.

Ergebnis

Es entstand ein vollständig dokumentierter Projektauftrag mit klaren Zielen, Zuständigkeiten, Meilensteinen und Steuerungsinstrumenten. Damit verfügt die Hochschule über die Grundlage, die Einführung der dezentralen Budgetierung eigenständig weiterzuführen.

Zusammenfassung

Im Zuge ihrer digitalen Transformation wollte eine Hochschule für den Gesundheitsbereich ihre bisher zentral organisierte Budgetierung neu aufstellen. Künftig sollen Budgets näher an den Fachbereichen und Projekten verantwortet werden und so mehr Transparenz und Steuerungsfähigkeit in den Hochschulfinanzen ermöglichen.

Bevor die eigentliche Umstellung beginnen konnte, musste jedoch eine belastbare Grundlage geschaffen werden. Ziele, Zuständigkeiten, Risiken, Entscheidungswege und zeitliche Rahmenbedingungen waren zunächst klar zu definieren und mit den unterschiedlichen Beteiligten abzustimmen.

Bonpago strukturierte das Vorhaben gemeinsam mit der Hochschule und führte die verschiedenen Perspektiven aus Hochschulleitung, Finanzabteilung und Fachbereichen zusammen. In mehreren Workshops wurden die erforderlichen Informationen erarbeitet und anschließend in einen umfassenden Projektauftrag überführt.

So entstand ein verbindlicher Rahmen für die weitere Umsetzung – inklusive Stakeholder- und Risikomanagement, Zeitplanung, Verantwortlichkeiten und begleitenden Steuerungsinstrumenten. Die Hochschule kann das Vorhaben damit strukturiert und eigenständig weiterführen.

Herausforderungen

Wechsel von einer zentralen zu einer dezentralen Budgetierung
Unterschiedliche Erwartungen und Interessen der beteiligten Stakeholder
Fehlende Klarheit über Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege

Einbettung des Vorhabens in den übergeordneten Digitalisierungsprozess
Definition realistischer Ziele, Meilensteine und Arbeitspakete
Aufbau einer belastbaren Grundlage für die eigenständige Projektsteuerung

Vorgehensweise

Zu Beginn erarbeitete Bonpago gemeinsam mit der Hochschule die grundlegenden Rahmenbedingungen des Vorhabens. Ziele und Nicht-Ziele, Ergebnistypen sowie die strategische Einbettung der dezentralen Budgetierung wurden konkretisiert und als Grundlage für die weitere Projektplanung festgehalten.

Projektgrundlagen gemeinsam definieren

In drei ganztägigen Workshops wurden Hochschulleitung, Finanzabteilung und Fachbereiche aktiv in die Projektgestaltung einbezogen. Der erste Termin bildete zugleich den Kick-off. Erwartungen, Anforderungen und unterschiedliche Perspektiven konnten so frühzeitig zusammengeführt und in gemeinsame Strukturen überführt werden.

Gemeinsames Verständnis schaffen

Auf Basis der Workshop-Ergebnisse entwickelte Bonpago die zentralen Instrumente für die Projektsteuerung. Dazu gehörten unter anderem eine Stakeholderanalyse, ein Projektorganigramm, eine RACI-Matrix, die Zeit- und Ressourcenplanung, Quality Gates sowie ein strukturiertes Risikomanagement.

Verantwortlichkeiten und Steuerung verankern

Die erarbeiteten Inhalte wurden parallel zu den Workshops kontinuierlich aufbereitet und mit dem Projektteam abgestimmt. Neue Erkenntnisse konnten dadurch unmittelbar berücksichtigt werden. Neben dem finalen Projektauftrag entstanden begleitende Instrumente wie Entscheidungsregister, Kommunikationsmatrix und Statusberichtsvorlagen.

Projektauftrag finalisieren und übergeben

Ergebnisse

Mit Abschluss des Projekts verfügt die Hochschule über einen umfassend dokumentierten Projektauftrag für die Einführung der dezentralen Budgetierung. Ziele, Verantwortlichkeiten, Entscheidungswege, Risiken und zeitliche Abhängigkeiten sind transparent festgehalten.

Durch die strukturierte Vorgehensweise entstand gleichzeitig ein gemeinsames Verständnis bei den beteiligten Stakeholdern. Unterschiedliche Erwartungen konnten frühzeitig harmonisiert und klare Zuständigkeiten für die weitere Umsetzung geschaffen werden.

Die Hochschule verfügt damit über die notwendigen Instrumente, um das Projekt eigenständig zu steuern – von der Termin- und Ressourcenplanung über das Risikomanagement bis hin zur Kommunikation mit den Fachbereichen.

Der Projektauftrag schafft so nicht nur die Grundlage für eine dezentrale Budgetierung, sondern unterstützt zugleich den übergeordneten Digitalisierungsprozess der Hochschule und stärkt langfristig Transparenz und Steuerungsfähigkeit in den Hochschulfinanzen.

„Mit einem klaren Projektauftrag werden aus unterschiedlichen Anforderungen gemeinsame Ziele, Verantwortlichkeiten und konkrete nächste Schritte. Genau diese Grundlage braucht es, um komplexe Veränderungsvorhaben nachhaltig zu steuern.“

Dr. donovan pfaffProjektleitung

Von der IT-Architektur bis zur Plattformbetreuung

Vom Plan zur Steuerung

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