Case Study 100 Prozent E-Rechnung

Überblick

Ausgangssituation

Über Jahre waren unterschiedliche Rechnungsprozesse entstanden. Papier- und PDF-Rechnungen, manuelle Prüfungen und komplexe Freigaben führten zu Medienbrüchen und hohem Bearbeitungsaufwand – insbesondere bei umfangreichen Baurechnungen.

Vorgehen

Bonpago entwickelte gemeinsam mit den Fachbereichen eine durchgängige Zielarchitektur für den digitalen Rechnungseingang. Unterschiedliche Rechnungsarten wurden gezielt betrachtet und in passende digitale Prozesse überführt.

Ergebnis

Heute werden mehr als 90 Prozent der Rechnungen als XRechnung verarbeitet. Auch komplexe Baurechnungen können digital bearbeitet werden – auf Basis transparenter, dokumentierter und weitgehend medienbruchfreier Prozesse.

Zusammenfassung

Ein kommunaler Gebäudeverwalter stand vor der Herausforderung, eine über Jahre gewachsene und heterogene Rechnungsbearbeitung grundlegend zu digitalisieren. Rechnungen gingen auf unterschiedlichen Wegen ein, Prüfungen erfolgten teilweise manuell und insbesondere komplexe Baurechnungen verursachten durch zahlreiche Einzelpositionen, externe Beteiligte und mehrstufige Freigaben einen hohen Bearbeitungsaufwand.

Schnell wurde deutlich, dass eine reine Digitalisierung der bestehenden Abläufe nicht ausreichen würde. Standardrechnungen, Baurechnungen und Ad-hoc-Beschaffungen folgen unterschiedlichen Prüf- und Freigabelogiken und benötigten deshalb differenzierte digitale Prozesse.

Gemeinsam mit Bonpago entstand eine durchgängige Zielarchitektur für den Rechnungseingang. Für jede relevante Rechnungsart wurde definiert, über welchen Kanal sie eingeht, welche Daten automatisiert verarbeitet werden können, welche Prüfungen erforderlich sind und wie die jeweiligen Beteiligten in den Prozess eingebunden werden.

Ein eigenes Lieferantenportal mit Peppol-Anbindung, intelligente Prüfverfahren für komplexe Rechnungen und eine Übergangslösung für Lieferanten ohne XRechnungsfähigkeit führten die unterschiedlichen Anforderungen in einer gemeinsamen digitalen Prozessarchitektur zusammen.

Heute werden mehr als 90 Prozent der Rechnungen als XRechnung verarbeitet – einschließlich komplexer Rechnungsarten, die zuvor einen erheblichen manuellen Aufwand verursacht hatten.

Herausforderungen

Heterogene und historisch gewachsene Prozesslandschaft
Papier- und PDF-Rechnungen sowie zahlreiche Medienbrüche
Hoher manueller Prüf- und Bearbeitungsaufwand
Komplexe Bau- und Sonderrechnungen mit zahlreichen Einzelpositionen

Unterschiedliche Prüf- und Freigabelogiken je Rechnungsart
Fehlende zentrale Plattform für den Rechnungseingang
Einbindung von Lieferanten mit unterschiedlichen digitalen Reifegraden

Vorgehensweise

Zu Beginn wurden die unterschiedlichen Rechnungsarten und ihre jeweiligen Anforderungen betrachtet. Statt einen einheitlichen Workflow über alle Fälle zu legen, wurden Eingangskanäle, Prüfanforderungen, Freigaben und Besonderheiten je Rechnungsart systematisch analysiert.

Unterschiedliche Anforderungen transparent machen

Gemeinsam mit Rechnungswesen, Beschaffung und Bauwesen entwickelte Bonpago eine übergreifende Zielarchitektur. Für jeden Prozess wurde definiert, wie Rechnungen eingehen, welche Daten automatisiert verarbeitet werden und wie Prüf- und Freigabeschritte künftig gestaltet werden.

Prozesse ganzheitlich neu gestalten

Für elektronische Rechnungen wurde ein eigenes Lieferantenportal mit Peppol-Anbindung eingeführt. Lieferanten, die noch keine XRechnungen erstellen konnten, wurden über eine PDF-Übergangslösung weiterhin eingebunden.

Lieferanten schrittweise in die Digitalisierung einbinden

Auch komplexe und unstrukturierte Rechnungen wurden in die digitale Architektur integriert. Mithilfe intelligenter Prüfverfahren konnten Inhalte analysiert und für die weitere Verarbeitung aufbereitet werden. Tests, Schulungen, Change Agents und interne Kommunikation begleiteten die technische Umsetzung.

Automatisierung nachhaltig in der Organisation verankern

Ergebnisse

Aus einer heterogenen Rechnungslandschaft entstand eine gemeinsame digitale Prozessarchitektur, die unterschiedliche Rechnungsarten und Anforderungen berücksichtigt.

Heute werden mehr als 90 Prozent der Rechnungen als XRechnung verarbeitet. Damit konnte der Anteil papier- und PDF-basierter Abläufe erheblich reduziert und eine weitgehend medienbruchfreie Rechnungsbearbeitung geschaffen werden.

Ein besonderer Fortschritt liegt in der Verarbeitung komplexer Baurechnungen. Prozesse mit zahlreichen Einzelpositionen und mehrstufigen Prüfungen können nun ebenfalls digital unterstützt und strukturiert bearbeitet werden.

Gleichzeitig sorgen klar definierte Eingangskanäle, Verantwortlichkeiten und Freigabelogiken für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Die geschaffene Architektur bildet damit nicht nur die Grundlage für einen effizienteren Rechnungseingang, sondern auch für die weitere Automatisierung des Finanzbereichs.

„Nahezu vollständig digitale Rechnungsprozesse entstehen nicht dadurch, dass Papier einfach durch XML ersetzt wird. Entscheidend ist, unterschiedliche Rechnungsarten, Prüfprozesse und Beteiligte in einer gemeinsamen digitalen Architektur zusammenzuführen.“

dr. steffen berniusProjektleiter

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