E-Rechnung in der Landwirtschaft: Digitalisierung und operative Umsetzung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen – das betrifft auch landwirtschaftliche Betriebe. Für die verpflichtende Ausstellung gelten jedoch Übergangsregelungen und Ausnahmen. Damit wird es auch für landwirtschaftliche Unternehmen wichtiger, ihre Rechnungsprozesse technisch und organisatorisch auf strukturierte Rechnungsdaten vorzubereiten. Mehr Hintergründe zur E-Rechnung finden Sie hier.

Für viele Höfe bedeutet dies eine Veränderung im Büroalltag: Strukturierte Rechnungsdaten können manuelle Arbeitsschritte reduzieren und eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen. Papier- und PDF-Rechnungen verschwinden dabei nicht automatisch aus allen Prozessen. Dieser Artikel zeigt, was die E-Rechnung für landwirtschaftliche Betriebe operativ bedeutet, welche technischen und organisatorischen Fragen zu klären sind und wie sich mögliche Effizienzpotenziale anhand eigener Prozessdaten bewerten lassen.

Inhaltsverzeichnis

• Was bedeutet das?
• Warum ist das Thema wichtig?
• Wichtige Arten, Bereiche und Komponenten
• Überblick und Vergleich
• So funktioniert es in der Praxis
• Typische Probleme, Risiken oder Fehler
• Auswahlhilfe und Bewertung
• Woran erkennt man eine gute Lösung?
• Checkliste
• Häufige Fragen
• Fazit

Was bedeutet das?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Beispiele dafür sind XRechnung oder geeignete Versionen und Profile von ZUGFeRD.

Eine einfache PDF-Datei enthält dagegen keine strukturierten Rechnungsdaten im Sinne der gesetzlichen E-Rechnungsdefinition. Sie gilt grundsätzlich als sonstige Rechnung.

Das bedeutet jedoch nicht, dass eine PDF-Rechnung nicht ordnungsgemäß archiviert werden kann. Auch PDF-Dokumente können unter den jeweils geltenden Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Der Unterschied zur E-Rechnung liegt insbesondere in der strukturierten maschinenlesbaren Datenbasis.

Strukturierte E-Rechnungen können von geeigneten ERP-, Buchhaltungs- oder Workflow-Systemen automatisiert ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Ob und in welchem Umfang dadurch manuelle Schritte entfallen, hängt von Datenqualität, Systemintegration und dem konkreten Prozess ab.

Warum ist das Thema wichtig?

Die Umstellung auf strukturierte elektronische Rechnungen kann Auswirkungen auf Büroorganisation, Systemlandschaft, Verantwortlichkeiten und Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro haben.

Empfangspflicht seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt unabhängig davon, ob es sich um einen großen Konzern, einen Handwerksbetrieb oder einen landwirtschaftlichen Betrieb handelt.

Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten dagegen Übergangsregelungen und Ausnahmen. Es ist deshalb nicht richtig, davon auszugehen, dass seit 2025 jede B2B-Rechnung ausschließlich als strukturierte E-Rechnung ausgestellt werden muss.

Organisation und Verantwortlichkeiten

Landwirtschaftliche Betriebe sollten klären:

• Über welchen Kanal werden Rechnungen empfangen?
• Wer prüft Rechnungen fachlich?
• Wer gibt Rechnungen zur Buchung frei?
• Wie werden Rechnungsdaten an das Steuerbüro beziehungsweise die Buchhaltung übergeben?
• Wie werden Rechnungen aufbewahrt?

Klare Zuständigkeiten können die Nachvollziehbarkeit verbessern. Eine bestimmte Rollenstruktur oder ein bestimmtes Freigabemodell ist jedoch nicht allein aufgrund der E-Rechnung gesetzlich vorgeschrieben.

Effizienzpotenziale mit eigenen Daten messen

Strukturierte Rechnungsdaten können manuelle Erfassung reduzieren. Wie groß der tatsächliche Vorteil ist, sollte jedoch anhand der eigenen Prozessdaten gemessen werden.

Dafür können landwirtschaftliche Betriebe beispielsweise erfassen:

• Anzahl der monatlich eingehenden Rechnungen
• durchschnittliche Bearbeitungszeit je Rechnung
• Anzahl manueller Dateneingaben
• Anzahl von Rückfragen und Korrekturen
• Anteil automatisch übernommener Rechnungsdaten

Aus diesen Werten kann anschließend eine unternehmensindividuelle Wirtschaftlichkeitsrechnung erstellt werden.

Pauschale Aussagen wie feste Softwarepreise, bestimmte Amortisationszeiten oder allgemein gültige Zeitersparnisse pro Rechnung sind ohne konkrete Datengrundlage nicht belastbar.

Aufbewahrung und GoBD

Elektronische Rechnungen müssen entsprechend den geltenden steuerlichen und handelsrechtlichen Anforderungen aufbewahrt werden.

Bei einer E-Rechnung muss insbesondere der strukturierte Teil so erhalten bleiben, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.

Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.

Die GoBD enthalten Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und Ordnungsmäßigkeit des Gesamtverfahrens. Daraus folgt jedoch nicht, dass für jede Rechnung zwingend jeder Zugriff mit Benutzer-ID und Zeitstempel protokolliert, ein lückenloser Audit-Trail geführt oder eine bestimmte Archivtechnologie eingesetzt werden muss.

Realistische Automatisierung

Strukturierte Rechnungsdaten schaffen gute Voraussetzungen für Automatisierung. Ein vollständiger Automatismus ist jedoch nicht garantiert.

Manuelle Prüfungen können weiterhin erforderlich sein, beispielsweise bei:

• neuen Lieferanten
• abweichenden Rechnungsarten
• unklaren Kostenstellen
• fachlich auffälligen Beträgen
• fehlenden Referenzen
• technischen oder inhaltlichen Fehlern

Eine allgemeingültige Automatisierungsquote lässt sich nicht seriös festlegen. Unternehmen sollten den tatsächlich erreichten Automatisierungsgrad anhand eigener Daten messen.

Integrationsarchitektur

Eine E-Rechnungslösung kann Teil einer größeren Systemlandschaft sein. Mögliche Komponenten sind beispielsweise:

• Empfangskanal für Rechnungen
• technische Validierung
• ERP- oder Buchhaltungssystem
• Dokumentenmanagement beziehungsweise Archiv
• Freigabe-Workflow
• Schnittstelle zum Steuerbüro

Welche Komponenten tatsächlich erforderlich sind, hängt von der vorhandenen IT-Landschaft ab.

Spezifische landwirtschaftliche Prozessbesonderheiten

Landwirtschaftliche Betriebe arbeiten häufig mit unterschiedlichen Lieferanten und Dienstleistern: Maschinenhandel, Lohnunternehmen, Futtermittelhandel, Werkstätten, Veterinärleistungen, Energieversorger oder Behörden.

Auch Rechnungsarten und interne Prüfprozesse können unterschiedlich ausfallen. Eine geeignete Lösung sollte deshalb zum tatsächlichen Betriebsablauf passen und nicht nur technische E-Rechnungsformate unterstützen.

Wichtige Arten, Bereiche und Komponenten

Rechnungsempfang und Rechnungsausgang

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Für die eigene Ausstellung von Rechnungen gelten Übergangsregelungen. Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden. Unter bestimmten Voraussetzungen kann diese Übergangsregelung bis Ende 2027 gelten.

Wichtige Rechnungsformate: XRechnung und ZUGFeRD

XRechnung ist ein strukturiertes XML-basiertes Rechnungsformat, das insbesondere im deutschen B2G-Umfeld verbreitet ist.

ZUGFeRD kombiniert bei geeigneten Versionen und Profilen eine visuell lesbare PDF-Darstellung mit strukturierten XML-Rechnungsdaten.

Beide können für E-Rechnungsprozesse geeignet sein. Sie sind jedoch nicht die einzigen denkbaren strukturierten Rechnungsformate.

Eingangswege und Übertragungskanäle

E-Rechnungen können je nach Geschäftspartner und Prozess über unterschiedliche Kanäle eingehen, beispielsweise:

• E-Mail
• Rechnungsportale
• Peppol
• direkte Schnittstellen

Für den Empfang einer E-Rechnung ist aus umsatzsteuerlicher Sicht grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach ausreichend.

Eine zentrale technische Plattform kann organisatorische Vorteile bieten, ist aber nicht für jeden landwirtschaftlichen Betrieb zwingend erforderlich.

Technische Validierung

Ein Validator kann prüfen, ob eine strukturierte Rechnung den technischen Regeln des eingesetzten Formats entspricht.

Die Validierung kann Fehler frühzeitig sichtbar machen. Sie ist jedoch keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer E-Rechnung.

Auch muss nicht jeder technische Fehler automatisch zur Ablehnung der Rechnung führen. Das hängt vom konkreten Fehler, dem Prüfregelwerk und dem Empfängersystem ab.

Dokumentenablage und Aufbewahrung

E-Rechnungen sollten so aufbewahrt werden, dass insbesondere der strukturierte Originalbestandteil unversehrt erhalten bleibt und während der Aufbewahrungsfrist verfügbar ist.

Ein DMS kann hierbei unterstützen. Ein bestimmtes DMS oder eine bestimmte technische Archivierungsfunktion ist jedoch nicht allein wegen der E-Rechnung gesetzlich vorgeschrieben.

Überblick und Vergleich

Strukturierte E-Rechnungen schaffen bessere technische Voraussetzungen für automatisierte Prozesse. Wie stark Aufwand und Fehlerquote tatsächlich sinken, hängt jedoch vom konkreten Betrieb ab.

So funktioniert es in der Praxis

Ein möglicher digitaler Rechnungsprozess in einem landwirtschaftlichen Betrieb kann so aussehen:

Schritt 1: Rechnungseingang

E-Rechnungen treffen beispielsweise per E-Mail, über ein Portal oder über eine Schnittstelle ein.

Das Unternehmen sollte sicherstellen, dass die strukturierte Originaldatei vollständig übernommen und dem zuständigen Prozess zugeordnet wird.

Schritt 2: Technische Prüfung

Eine geeignete Software kann die Struktur der Rechnung prüfen und technische Auffälligkeiten anzeigen.

Bei einem Validierungsfehler sollte geprüft werden, welche konkrete Regel betroffen ist. Abhängig vom Fehler kann eine Korrektur durch den Rechnungssteller erforderlich sein.

Eine technische Validierung ersetzt jedoch keine fachliche Rechnungsprüfung.

Schritt 3: Zuordnung und Kontierung

Rechnungsdaten können anhand von Lieferantenstammdaten, Bestellungen oder anderen Referenzen automatisiert vorgeschlagen beziehungsweise zugeordnet werden.

Neue oder ungewöhnliche Geschäftsvorfälle können weiterhin eine manuelle Prüfung erfordern.

Schritt 4: Dokumentenablage

Die strukturierte Originalrechnung wird entsprechend dem betrieblichen Aufbewahrungsprozess gespeichert.

Zusätzliche Protokollierungsfunktionen können die Nachvollziehbarkeit unterstützen. Ein vollständiger Audit-Trail jedes einzelnen Zugriffs ist jedoch nicht pauschal gesetzlich vorgeschrieben.

Schritt 5: Workflow und Freigabe

Je nach Betriebsgröße kann eine Rechnung beispielsweise durch die Betriebsleitung oder eine andere zuständige Person fachlich geprüft und freigegeben werden.

Mehrstufige Freigaben können sinnvoll sein, sind aber keine allgemeine Voraussetzung für E-Rechnungen.

Schritt 6: Übergabe an Buchhaltung oder Steuerbüro

Strukturierte Daten können über vorhandene Schnittstellen an Buchhaltungs- oder Steuerberatungssysteme übergeben werden.

Ob eine direkte Integration zu DATEV, ADNOVA oder einer anderen Lösung möglich ist, sollte mit dem jeweiligen Steuerbüro und Softwareanbieter geklärt werden.

Schritt 7: Prozess beobachten und verbessern

Im laufenden Betrieb können Unternehmen prüfen:

• Wie viele Rechnungen werden automatisch verarbeitet?
• Welche Fälle benötigen manuelle Nacharbeit?
• Welche Lieferanten verursachen regelmäßig Rückfragen?
• Wie entwickelt sich die durchschnittliche Bearbeitungszeit?

So lässt sich der tatsächliche Nutzen der Digitalisierung anhand eigener Prozesskennzahlen bewerten.

Praktisches Beispiel: Rechnung eines Lohnunternehmens

Ein Lohnunternehmen sendet eine strukturierte E-Rechnung für erbrachte Arbeiten.

Die Rechnung geht über den definierten Eingangskanal ein. Das System liest die Rechnungsdaten aus und ordnet den Lieferanten anhand der Stammdaten zu.

Der zuständige Mitarbeiter beziehungsweise die Betriebsleitung prüft Leistungsumfang und Preis anhand der zugrunde liegenden Unterlagen. Nach der Freigabe werden die Daten an die Buchhaltung beziehungsweise das Steuerbüro übergeben.

Welche Schritte dabei vollständig automatisiert werden können, hängt vom eingesetzten System und von den vorhandenen Daten ab.

Typische Probleme, Risiken oder Fehler

Verwechslung von PDF und E-Rechnung

Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne, weil ihr ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat fehlt.

Das bedeutet jedoch nicht, dass eine PDF generell ungeeignet für digitale Prozesse oder eine ordnungsgemäße Aufbewahrung wäre. Sie ist lediglich keine strukturierte E-Rechnung.

Unklare Zuständigkeiten

Wenn nicht klar ist, wer Rechnungen prüft, freigibt und an die Buchhaltung weitergibt, können Verzögerungen und Fehler entstehen.

Klare Verantwortlichkeiten können deshalb organisatorisch sinnvoll sein. Ein bestimmtes Rollen- oder Freigabemodell ist jedoch keine allgemeine gesetzliche Vorgabe.

Fragmentierte Prozesse und Medienbrüche

Wenn Rechnungen wiederholt ausgedruckt, eingescannt, per E-Mail weitergeleitet und erneut erfasst werden, entstehen zusätzliche Arbeitsschritte.

Durchgängige digitale Prozesse können solche Medienbrüche reduzieren.

Unzureichende Stammdatenpflege

Fehlerhafte Lieferantendaten oder fehlende Kontierungsinformationen können Automatisierung erschweren.

Eine gute Stammdatenqualität ist deshalb eine wichtige technische Voraussetzung für zuverlässige automatische Zuordnungen.

Zu absolute Anforderungen an Audit-Trails

Protokollierungsfunktionen können die Nachvollziehbarkeit von Rechnungsprozessen verbessern.

Es ist jedoch zu pauschal zu behaupten, dass jede E-Rechnung zwingend mit einem lückenlosen Audit-Trail sämtlicher Zugriffe, Freigaben und Statusänderungen versehen sein muss.

Welche Protokollierung erforderlich ist, sollte anhand des konkreten Gesamtverfahrens bewertet werden.

Unklare Schnittstellen zum Steuerbüro

Landwirtschaftliche Betriebe sollten frühzeitig klären, welche E-Rechnungsformate und Übertragungswege das eigene Steuerbüro unterstützt.

Dabei kann beispielsweise relevant sein, ob DATEV, ADNOVA, Wiking oder eine andere Lösung eingesetzt wird.

Unrealistische Automatisierungserwartungen

Eine feste Automatisierungsquote wie 70 bis 85 Prozent oder 40 bis 60 Prozent bei PDF-Verarbeitung lässt sich nicht seriös auf alle Unternehmen übertragen.

Der tatsächlich erreichbare Automatisierungsgrad hängt von Datenqualität, Rechnungsarten, Lieferantenstruktur, Stammdaten und Systemintegration ab.

Nichtbeachtung der Aufbewahrungsanforderungen

Bei E-Rechnungen muss insbesondere der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden.

Eine einfache PDF-Sammlung ist für den strukturierten Originalbestandteil einer E-Rechnung deshalb nicht ausreichend, wenn dadurch die eigentlichen strukturierten Daten verloren gehen.

Umgekehrt ist die Behauptung falsch, PDF-Dateien könnten grundsätzlich nicht ordnungsgemäß archiviert werden.

Auswahlhilfe und Bewertung

Wenn Sie eine E-Rechnungslösung auswählen, sollten Sie die Anforderungen Ihres Betriebs zunächst systematisch erfassen.

Funktionale Anforderungen

Prüfen Sie, welche strukturierten Rechnungsformate das System empfangen und verarbeiten kann und ob die für Ihre Geschäftspartner relevanten Formate unterstützt werden.

Integration in bestehende Systeme

Die Lösung sollte möglichst gut mit vorhandener Buchhaltungs- und Bürosoftware zusammenarbeiten.

Prüfen Sie insbesondere Schnittstellen zu DATEV, ADNOVA oder anderen im Betrieb beziehungsweise Steuerbüro eingesetzten Systemen.

Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung

Prüfen Sie, wie die Lösung die Aufbewahrung des strukturierten Originals, Zugriffskontrollen und eine nachvollziehbare Prozessgestaltung unterstützt.

Ein lückenloser Audit-Trail aller Benutzeraktionen sollte dabei als mögliche Funktion bewertet werden und nicht als pauschale gesetzliche Muss-Anforderung.

Workflow und Freigabeprozesse

Wenn mehrere Personen am Rechnungsprozess beteiligt sind, können flexible Rollen- und Freigabefunktionen sinnvoll sein.

Benutzerfreundlichkeit und Support

Gerade in kleineren landwirtschaftlichen Betrieben sollte eine Lösung ohne unnötige technische Komplexität bedienbar sein.

Kosten und Wirtschaftlichkeit

Berücksichtigen Sie:

• Softwarekosten
• Einrichtung und Integration
• Schulung
• laufenden Support
• internen Administrationsaufwand

Stellen Sie diese Kosten den tatsächlich gemessenen Prozessverbesserungen gegenüber.

Eine pauschale Aussage, dass sich eine Lösung bei einer bestimmten Rechnungsmenge innerhalb von zwei bis sechs Monaten amortisiert, ist ohne unternehmensspezifische Daten nicht belastbar.

Auch Supportqualität und Servicebedingungen können wichtige Auswahlkriterien sein. Prüfen Sie beispielsweise Reaktionszeiten, verfügbare Supportkanäle und vorhandene Erfahrung mit Ihrer Systemlandschaft.

Woran erkennt man eine gute Lösung?

Durchgängige digitale Prozesse

Eine geeignete Lösung sollte strukturierte Rechnungsdaten möglichst ohne unnötige Medienbrüche durch den Prozess führen.

Transparente Fehlerbehandlung

Technische und fachliche Auffälligkeiten sollten verständlich dargestellt werden, damit zuständige Personen gezielt reagieren können.

Intuitive Bedienung

Der Status einer Rechnung sollte klar erkennbar sein, beispielsweise eingegangen, zu prüfen, freigegeben oder verarbeitet.

Nachvollziehbare Automatisierung

Automatische Zuordnungen sollten für Nutzer möglichst verständlich und bei Bedarf überprüfbar sein.

Angemessene Protokollierung

Protokollierungsfunktionen können die Nachvollziehbarkeit unterstützen.

Es sollte jedoch nicht behauptet werden, dass jeder Verarbeitungsschritt zwingend mit Timestamp, Benutzer-ID und Änderungsbeschreibung gespeichert werden muss, damit die Lösung grundsätzlich GoBD-konform sein kann.

Wirtschaftliche Transparenz

Eine gute Lösung ermöglicht es idealerweise, eigene Prozesskennzahlen auszuwerten.

So können Unternehmen beispielsweise vergleichen, wie viele Rechnungen automatisch verarbeitet werden und wie sich die tatsächliche Bearbeitungszeit entwickelt.

Konkrete Einsparwerte sollten aus den eigenen Daten stammen und nicht pauschal vom Anbieter übernommen werden.

Checkliste

Nutzen Sie diese Checkliste, um sich systematisch auf E-Rechnungen vorzubereiten:

Schritt 1: Status quo analysieren

• Wie viele Rechnungen empfangen Sie monatlich?
• Von welchen Lieferanten und in welchen Formaten?
• Wie läuft die Bearbeitung derzeit ab?
• Wo entstehen Rückfragen oder manuelle Doppelarbeiten?

Schritt 2: Prozesse und Zuständigkeiten klären

• Wer prüft Rechnungen?
• Wer gibt sie zur Buchung frei?
• Wer ist für die Buchhaltung beziehungsweise Übergabe an das Steuerbüro zuständig?
• Wo entstehen aktuell Verzögerungen?

Schritt 3: Steuerbüro einbinden

• Welche E-Rechnungsformate kann das Steuerbüro verarbeiten?
• Welche Schnittstellen werden genutzt?
• Wie soll die Datenübergabe zukünftig erfolgen?

Schritt 4: Anforderungen definieren

• Welche Eingangswege sind relevant?
• Welche Integrationen werden benötigt?
• Wie viele Nutzer arbeiten mit dem System?
• Welche Freigabeprozesse sollen abgebildet werden?

Schritt 5: Systemanforderungen prüfen

• Welche Software nutzen Sie derzeit?
• Welche Schnittstellen stehen zur Verfügung?
• Welche Cloud-, Hosting- oder lokalen Anforderungen bestehen?

Schritt 6: Aufbewahrung klären

• Wo wird der strukturierte Originalbestandteil gespeichert?
• Wie wird seine Unversehrtheit während der Aufbewahrung gewährleistet?
• Ist die grundsätzlich achtjährige Aufbewahrungsfrist berücksichtigt?
• Wer benötigt Zugriff?

Schritt 7: Lösung auswählen und testen

• Geeignete Lösungen vergleichen
• Demos oder Testzugänge nutzen
• Repräsentative Rechnungsfälle testen

Schritt 8: Umstellung planen

• Zeitplan definieren
• Mitarbeitende informieren und schulen
• Workflows konfigurieren
• Mit Testfällen prüfen, bevor Prozesse umfassend umgestellt werden

Schritt 9: Zusammenarbeit mit Steuerbüro koordinieren

• Übertragung mit Testrechnung prüfen
• Kontrollieren, ob strukturierte Daten korrekt ankommen

Schritt 10: Monitoring und Optimierung

• Regelmäßig prüfen, welche Rechnungen Probleme verursachen
• Automatisierungsgrad auswerten
• Bearbeitungszeiten aus eigenen Daten messen
• Stammdaten und Workflows bei Bedarf anpassen

Häufige Fragen

Gilt die Empfangspflicht ab 2025 auch für kleine landwirtschaftliche Betriebe?

Grundsätzlich ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können.

Es gibt jedoch Sonderregelungen und Ausnahmen innerhalb des E-Rechnungsrechts. So müssen beispielsweise Kleinunternehmer zwar grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können, sind aber von der eigenen verpflichtenden Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen.

Was ist der Unterschied zwischen einer PDF und einer E-Rechnung?

Eine einfache PDF enthält keine strukturierten Rechnungsdaten im Sinne der gesetzlichen E-Rechnungsdefinition.

Eine E-Rechnung liegt dagegen in einem strukturierten elektronischen Format vor, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Eine PDF kann dennoch elektronisch verarbeitet und ordnungsgemäß archiviert werden. Sie ist nur keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne.

Muss ich meine Buchhaltungssoftware austauschen?

Nicht zwingend. Prüfen Sie zunächst, welche E-Rechnungsfunktionen Ihre bestehende Software bereits bietet und welche Schnittstellen zur Verfügung stehen.

Können mehrere Personen im Betrieb mit der Lösung arbeiten?

Viele Systeme unterstützen mehrere Nutzer und unterschiedliche Berechtigungen.

Ob Sie solche Rollen benötigen, hängt von der Größe und Organisation Ihres Betriebs ab.

Was passiert, wenn Lieferanten noch keine E-Rechnungen ausstellen?

Während der gesetzlichen Übergangsfristen können unter den jeweiligen Voraussetzungen weiterhin sonstige Rechnungen wie PDF-Rechnungen verwendet werden.

Eine geeignete Software kann deshalb sinnvollerweise sowohl strukturierte E-Rechnungen als auch andere Rechnungsarten verarbeiten.

Wie sicher sind meine Daten?

Das hängt von der konkreten Lösung ab.

Prüfen Sie insbesondere Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Hosting, Datensicherungen und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen des Anbieters.

Eine pauschale Aussage, professionelle Lösungen seien automatisch sicher oder GoBD-konform, ist nicht ausreichend.

Was kostet eine E-Rechnungslösung?

Die Kosten unterscheiden sich erheblich nach Anbieter, Funktionsumfang, Rechnungsvolumen, Nutzern und Integrationsbedarf.

Statt pauschaler Preisbereiche sollten konkrete Angebote für die eigene Systemlandschaft verglichen werden.

Wann rechnet sich eine E-Rechnungslösung?

Das lässt sich nicht pauschal anhand einer bestimmten Rechnungsmenge beantworten.

Ermitteln Sie zunächst die tatsächlichen aktuellen Prozesskosten und vergleichen Sie diese mit den Kosten und den gemessenen Verbesserungen nach Einführung.

Kann ich eine Lösung bereits nutzen, wenn viele Lieferanten noch PDFs senden?

Ja. Viele Systeme können zusätzlich zu strukturierten E-Rechnungen auch andere Rechnungsarten verarbeiten.

Dabei sollte jedoch zwischen einer echten strukturierten E-Rechnung und einer lediglich digital vorliegenden PDF unterschieden werden.

Zählt die Empfangspflicht auch für Privatpersonen?

Die E-Rechnungsregelungen betreffen grundsätzlich Rechnungen zwischen Unternehmern im relevanten inländischen B2B-Bereich. Private Verbraucher sind davon nicht in gleicher Weise betroffen.

Ist eine technische Validierung Pflicht?

Nein. Eine technische Validierung ist sinnvoll und kann bei der Prüfung strukturierter Rechnungen unterstützen.

Sie ist jedoch keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer E-Rechnung.

Brauche ich zwingend einen lückenlosen Audit-Trail?

Nein. Ein Audit-Trail beziehungsweise eine technische Protokollierung kann die Nachvollziehbarkeit des Rechnungsprozesses unterstützen.

Die GoBD schreiben jedoch nicht pauschal vor, dass für jede E-Rechnung jeder Zugriff, jeder Statuswechsel und jede Freigabe mit Benutzer-ID und Zeitstempel gespeichert werden muss.

Kann eine PDF-Rechnung ordnungsgemäß archiviert werden?

Ja. Eine PDF-Rechnung kann grundsätzlich ordnungsgemäß elektronisch aufbewahrt werden.

Sie ist lediglich keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne, wenn sie keine strukturierten Rechnungsdaten enthält.

Bei einer echten E-Rechnung muss zusätzlich insbesondere der strukturierte Originalbestandteil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.

Bei anderen Dokumentarten können je nach Einordnung andere Aufbewahrungsfristen gelten. Deshalb sollten Aufbewahrungsregeln immer dokumentbezogen betrachtet werden.

Wie dokumentiere ich einen ordnungsgemäßen Prozess?

Dokumentieren Sie die wesentlichen tatsächlichen Abläufe Ihres Rechnungsprozesses: Empfang, Verarbeitung, Zuständigkeiten, eingesetzte Systeme, Aufbewahrung und Umgang mit Korrekturen.

Technische Funktionen wie Audit-Trails, Zeitstempel oder detaillierte Zugriffsprotokolle können dabei unterstützen, ersetzen aber nicht die Betrachtung des Gesamtverfahrens.

Fazit

Die E-Rechnung verändert auch in landwirtschaftlichen Betrieben die technischen Voraussetzungen für Rechnungsprozesse. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen.

Der größte praktische Nutzen entsteht dort, wo strukturierte Rechnungsdaten sinnvoll mit Buchhaltung, Steuerbüro und internen Abläufen verbunden werden. Automatisierung, Zeitersparnis und Kostenvorteile sollten dabei anhand eigener Prozessdaten gemessen werden und nicht auf pauschalen Branchenwerten beruhen.

Für die regelkonforme Umsetzung ist außerdem wichtig, technische Best Practices nicht mit zwingenden gesetzlichen Anforderungen gleichzusetzen. Eine PDF kann ordnungsgemäß archiviert werden, technische Validierung ist nicht unmittelbar Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung und ein lückenloser Audit-Trail sämtlicher Verarbeitungsschritte ist keine pauschale GoBD-Pflicht.