DATEV E-Rechnung 2025: Pflicht, Prozesse & Praxis-Guide

Es ist Montag, 8:30 Uhr. CFO Claudia öffnet ihr E-Mail-Postfach und findet eine Nachricht ihres wichtigsten IT-Dienstleisters: „Ihre Rechnung vom 02.01.2025 – im Anhang als XRechnung". Der Anhang trägt die Endung .xml. Claudia klickt doppelt – und sieht: kryptische Zeichen, verschachtelte Tags, keine gewohnte Rechnungsansicht. Wer kann diese Datei öffnen, sachlich prüfen, zur Freigabe bringen, korrekt buchen und revisionssicher archivieren – also eine E-Rechnung im Alltag wirklich handhaben?

Genau diese Frage stellen sich seit Jahresbeginn 2025 Tausende Entscheider:innen in Unternehmen und Steuerkanzleien. Die E-Rechnung ist keine ferne Zukunftsvision mehr – sie ist operative Realität. Und wer jetzt nicht handlungsfähig ist, riskiert Prozesschaos, Complianceverstöße und messbare Mehrkosten.

Die gesetzliche Neuregelung durch das Wachstumschancengesetz hat die E-Rechnungspflicht im nationalen B2B-Kontext verbindlich gemacht. Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen in strukturiertem Format zu empfangen und zu verarbeiten. Was auf den ersten Blick nach einer rein technischen Umstellung aussieht, entpuppt sich in der Praxis als umfassendes Prozess-, Compliance- und Change-Projekt, das Finance, IT, Einkauf und Steuerberatung gleichermaßen betrifft.

Dieser Beitrag zeigt Ihnen, was Sie wirklich wissen müssen, welche Entscheidungen jetzt anstehen und wie Sie die DATEV E-Rechnung als Hebel für Transparenz, Kostenreduktion und Revisionssicherheit nutzen können. Sie erhalten konkrete Handlungsempfehlungen, Prozesskarten, Checklisten und KPIs für die erfolgreiche Umsetzung.

Rechtliche Grundlagen und Zeitplan: Was das Wachstumschancengesetz konkret bedeutet

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde in Deutschland eine gesetzliche Neuregelung zur E-Rechnungspflicht im Umsatzsteuergesetz verankert. Die zentrale Anforderung lautet: E-Rechnungen müssen entweder den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und damit der Norm EN 16931 entsprechen oder eine vollständige und korrekte Extraktion der erforderlichen Daten ermöglichen.

Das klingt technisch, hat aber unmittelbare praktische Konsequenzen: Nur bestimmte Formate und Strukturen sind zulässig. Unternehmen müssen nachweisen können, dass ihre Rechnungsprozesse dieser Norm genügen – sowohl beim Empfang als auch beim Versand.

Was bedeutet „rechtssicher" in diesem Kontext konkret? Es geht um drei Kernaspekte: Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist. Diese Prinzipien sind aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz: GoBD – bekannt.

Für die E-Rechnung bedeutet das konkret: Sie benötigen eine lückenlose Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wer was womit wann tut, welche Kontrollen greifen und wie Fehler behandelt werden. Sie müssen sicherstellen, dass elektronische Rechnungen revisionssicher archiviert werden – also manipulationssicher, jederzeit abrufbar und mit nachvollziehbaren Zugriffsrechten versehen. Und Sie müssen einen durchgängigen Prüfpfad gewährleisten: vom Eingang der Rechnung über die Sicht- und Sachprüfung, die Freigabe, die Kontierung und Buchung bis zur Zahlung und Archivierung.

Risiko- und Audit-Perspektive: Warum falsche Formate zu Prüfungsrisiken führen

Aus Sicht von Wirtschaftsprüfung und Betriebsprüfung ist die korrekte Umsetzung der E-Rechnungspflicht ein wesentlicher Compliance-Bereich. Falsche Formate, fehlende Verfahrensdokumentation oder lückenhafte Archivierung führen zu Prüfungsfeststellungen, die im schlimmsten Fall die ordnungsgemäße Buchführung insgesamt in Frage stellen. Das kann bedeuten: Hinzuschätzungen, Nachbuchungen, Steuerrisiken.

Für CFOs und Leiter:innen Rechnungswesen ist daher klar: Die DATEV E-Rechnung ist kein IT-Thema, sondern ein Governance- und Kontrollthema. Es geht um das interne Kontrollsystem (IKS), um die Sicherstellung von Funktionstrennung (Segregation of Duties, SoD), um Freigabegrenzen, Stammdatenkontrollen und Protokollierung. Alle diese Kontrollpunkte müssen dokumentiert, regelmäßig getestet und bei Bedarf nachgewiesen werden können.

Was ist eine E-Rechnung – und warum reicht PDF per E-Mail nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und dadurch eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Anders als bei einem PDF-Dokument, das lediglich ein digitales Abbild einer Papierrechnung darstellt, liegen die Rechnungsinformationen in einer E-Rechnung als maschinenlesbare, strukturierte Daten vor – typischerweise im XML-Format.

Das bedeutet: Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Leistungsdatum, Zahlungsziel, Bankverbindung und alle weiteren Pflichtangaben sind nicht als Fließtext oder Tabelle in einem Layout „eingefroren", sondern als klar definierte Datenfelder verfügbar, die Software direkt auslesen, validieren, verarbeiten und weiterleiten kann.

Die E-Rechnung lässt sich direkt in bestehende ERP-, Buchhaltungs- und Workflow-Systeme einlesen, ohne dass ein Mensch eingreifen muss. Validierungen laufen automatisch, Pflichtfelder werden geprüft, Dubletten erkannt, Freigabegrenzen getriggert. Das Ergebnis: kürzere Durchlaufzeiten, höhere Datenqualität, weniger Rückfragen und mehr Transparenz für Verbindlichkeiten, Cashflow und Monatsabschluss.

XRechnung und ZUGFeRD: Die beiden Formate, die Sie kennen müssen

Im deutschen Mittelstand haben sich zwei Formate als Standard etabliert: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die Anforderungen der EN 16931, unterscheiden sich aber in ihrer Handhabbarkeit und ihrem Einsatzzweck erheblich.

XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format ohne visuelle Komponente. Das bedeutet: Die Rechnung liegt ausschließlich als strukturierte Datei vor. Um den Inhalt für Menschen lesbar zu machen, benötigen Sie eine spezielle Software, die die XML-Daten interpretiert und visualisiert. XRechnung wird vor allem im öffentlichen Sektor und in standardisierten Plattformumgebungen eingesetzt, wo durchgängige Automatisierung und Formatkonformität im Vordergrund stehen.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybridformat. Es kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem für Menschen lesbaren PDF-Dokument in einer einzigen Datei. Das PDF zeigt die Rechnung in gewohnter Optik, während die eingebettete XML-Komponente die automatische Verarbeitung ermöglicht.

Der Vorteil: Sie können die Rechnung mit jedem PDF-Reader öffnen, visuell prüfen und bei Bedarf ausdrucken – und zugleich die strukturierten Daten für die Automatisierung nutzen. ZUGFeRD ist daher besonders flexibel und praxistauglich, insbesondere für Unternehmen, die noch nicht vollständig digitalisiert sind oder bei denen Sichtprüfungen und manuelle Freigaben weiterhin eine Rolle spielen.

Wann ist welches Format sinnvoll?

Die Entscheidung zwischen XRechnung und ZUGFeRD hängt von Ihrem Digitalisierungsgrad, Ihren Geschäftspartnern und Ihren internen Prozessen ab. Wenn Sie mit Behörden oder öffentlichen Auftraggebern arbeiten, ist XRechnung oft vorgeschrieben. Wenn Sie hingegen in einem mittelständischen B2B-Umfeld agieren und Wert auf menschliche Prüfbarkeit legen, bietet ZUGFeRD deutliche Vorteile.

In der Praxis empfehlen wir: Setzen Sie auf ZUGFeRD 2.x, wann immer möglich. Es reduziert den Schulungsaufwand, erleichtert die Akzeptanz in den Fachabteilungen und bietet zugleich alle Automatisierungspotenziale.

CFO-Entscheidungslogik: DATEV vs. Alternativen – Auswahlkriterien und Mindestumfang

Für CFOs und Finance Directors ist die Frage zentral: Welche Lösung passt zu unserem Unternehmen, welche Kriterien sind entscheidend und was muss mindestens erfüllt sein?

Auswahlkriterien für E-Rechnungslösungen

• Empfangs- und Versandkanäle: Unterstützt die Lösung E-Mail, Upload-Portal, EDI-Schnittstellen und Plattform-Integration?
• Formatunterstützung: XRechnung und ZUGFeRD müssen vollständig unterstützt werden. Prüfen Sie auch internationale Formate (z. B. Peppol), falls relevant.
• ERP-Integration: Nahtlose Anbindung an Ihr bestehendes ERP-System (SAP, Microsoft Dynamics, DATEV, andere) ist zwingend. Prüfen Sie: Sind Standard-Schnittstellen vorhanden oder müssen individuelle Integrationen entwickelt werden?
• Workflow-Funktionalität: Freigabeprozesse, Eskalationen, Vertretungsregelungen und Vier-Augen-Prinzip müssen abbildbar sein.
• Revisionssichere Archivierung: GoBD-konforme Archivierung mit Versionierung, Zugriffsprotokollierung und Manipulationsschutz ist Pflicht.
• Compliance und Kontrollen: IKS-Verankerung, Funktionstrennung (SoD), Freigabegrenzen, Stammdatenkontrollen, Dublettenchecks müssen systemseitig unterstützt werden.
• Skalierbarkeit und Performance: Kann die Lösung mit Ihrem Rechnungsvolumen und zukünftigem Wachstum mithalten?
• Zusammenarbeit mit Steuerkanzlei: Wenn Sie mit einer DATEV-Kanzlei zusammenarbeiten, ist eine nahtlose Datenübergabe essenziell. DATEV-Lösungen bieten hier Vorteile durch native Integration.
• Total Cost of Ownership (TCO): Berücksichtigen Sie Lizenzkosten, Implementierungsaufwand, interne Personalkosten, Schulung, Support und laufenden Betrieb.
• Vendor Lock-in und Flexibilität: Können Sie Daten und Prozesse bei Bedarf auf eine andere Plattform migrieren?

DATEV-spezifische Vorteile

Für Unternehmen, die bereits im DATEV-Ökosystem arbeiten oder eng mit DATEV-Kanzleien zusammenarbeiten, bietet die DATEV E-Rechnung folgende Vorteile:

• Native Integration: Nahtlose Anbindung an DATEV Unternehmen online, DATEV Rechnungswesen und DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
• Datenfluss ohne Medienbrüche: Belege werden direkt aus dem Unternehmen an die Kanzlei übergeben, ohne Export/Import-Schleifen.
• Gemeinsame Verfahrensdokumentation: Klare Rollenteilung zwischen Mandant und Kanzlei, dokumentierte Schnittstellen.
• Support und Schulung: DATEV bietet umfangreiche Schulungs- und Support-Angebote, die auf das deutsche Steuer- und Rechnungswesen zugeschnitten sind.
• Compliance by Design: GoBD-Konformität, Revisionssicherheit und steuerrechtliche Anforderungen sind in die Lösung integriert.

Mindestumfang einer E-Rechnungslösung

Unabhängig vom Anbieter muss Ihre Lösung folgende Mindestanforderungen erfüllen:

• Empfang und Validierung von XRechnung und ZUGFeRD
• Visualisierung maschinenlesbarer Formate
• Workflow für Prüfung, Freigabe und Kontierung
• Schnittstelle zu Buchhaltungssystem und Zahlungsverkehr
• Revisionssicheres Archiv mit Prüfpfad
• Verfahrensdokumentation und Kontrollnachweise
• Berechtigungskonzept mit Funktionstrennung
• Monitoring und Fehlerhandling

End-to-End-Prozesslandkarte: Von der Rechnung bis zur Zahlung

Die E-Rechnung ist kein Selbstzweck. Sie ist ein Baustein in einem durchgängigen Rechnungsprozess, der vom Eingang oder der Erstellung über die Prüfung, Freigabe und Buchung bis zur Zahlung und Archivierung reicht.

Rechnungseingang: Invoice-to-Pay

Der Prozess beginnt mit dem Eingang der E-Rechnung. Idealerweise läuft dieser über einen zentralen Kanal: ein definiertes E-Mail-Postfach, ein Upload-Portal oder eine direkte Schnittstelle. Die eingehende Rechnung wird automatisch validiert: Ist das Format korrekt? Sind alle Pflichtfelder vorhanden? Stimmen Steuersätze, Beträge und Referenzen? Validierungsfehler werden sofort erkannt und an den Absender zurückgemeldet.

Gültige Rechnungen werden visualisiert (bei XRechnung erforderlich) oder direkt angezeigt (bei ZUGFeRD). Anschließend erfolgt die Sichtprüfung: Ist die Rechnung plausibel? Entspricht sie einer Bestellung oder einem Vertrag? Sind Menge, Preis und Leistungsdatum korrekt? Nach erfolgreicher Sachprüfung wird die Rechnung in den Freigabe-Workflow überführt. Je nach Betragshöhe, Kostenstelle und Budgetverantwortung durchläuft sie definierte Freigabestufen.

Nach Freigabe erfolgen Kontierung und Buchung. Die Rechnung wird im ERP- oder Buchhaltungssystem erfasst, die Verbindlichkeit gebucht, das Zahlungsziel hinterlegt. Im nächsten Schritt erfolgt die Zahlung: Die freigegebene Rechnung wird in den Zahllauf aufgenommen, Bankdaten werden geprüft, die Zahlung ausgelöst. Abschließend wird die Rechnung inklusive aller Prüf- und Freigabeschritte revisionssicher archiviert.

Rechnungsausgang: Order-to-Cash

Auf der Ausgangsseite läuft der Prozess spiegelbildlich: Rechnungen werden im ERP-System oder in der Fakturierungssoftware erstellt, automatisch in das gewünschte Format (XRechnung oder ZUGFeRD) konvertiert, validiert und an den Kunden übermittelt. Zustellfehler oder Ablehnungen werden protokolliert und nachverfolgt. Parallel dazu wird die Debitorenbuchhaltung aktualisiert, offene Posten überwacht, Zahlungseingänge abgeglichen. Auch hier gilt: durchgängige Dokumentation, klare Zuständigkeiten, revisionssichere Archivierung.

Zahlung und Banking-Anbindung: Kontrollen gegen Invoice Fraud

Ein häufig unterschätzter Aspekt ist die Kopplung von E-Rechnung und Zahlungsverkehr. Automatisierung endet nicht bei der Buchung – sie muss bis zur Zahlung reichen. Das bedeutet: freigegebene Rechnungen werden automatisch in den Zahllauf übernommen, Bankdaten werden validiert, Zahlungsformate (SEPA, PSP-Anbindung) werden erzeugt, Zahlungsnachweise archiviert.

Risiken wie falsche Bankdaten, doppelte Zahlungen oder Betrug erfordern klare Kontrollen:

• Vier-Augen-Prinzip bei Stammdatenänderungen: Änderungen an Lieferanten-Bankdaten (IBAN-Change) dürfen nur von berechtigten Personen vorgenommen werden und erfordern eine zweite Freigabe.
• Vendor-Master-Kontrollen: Neue Lieferanten und Änderungen an bestehenden Lieferantenstammdaten werden protokolliert und regelmäßig auditiert.
• Dublettenprüfung: Automatische Erkennung doppelter Rechnungen (gleiche Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant) verhindert Doppelzahlungen.
• Freigaberegeln für Betragsklassen: Rechnungen oberhalb definierter Schwellenwerte erfordern erweiterte Freigaben (z. B. Geschäftsführung, CFO).
• Zahlungsfreigabe-Trennung: Wer Rechnungen erfasst oder freigibt, darf nicht allein Zahlungen auslösen (SoD-Prinzip).

Diese Kontrollen müssen in Ihrer Verfahrensdokumentation festgehalten und regelmäßig getestet werden. Bei Audits wird geprüft, ob diese Kontrollen tatsächlich greifen und nachweisbar sind.

Technische Integration und Architektur: IT-Readiness-Kurzfassung

Für IT- und Digital-Verantwortliche sind folgende Integrationspunkte und Architekturmuster entscheidend:

System-of-Record und Datenfluss

Das ERP-System ist das führende System (System-of-Record) für Stammdaten (Lieferanten, Kunden, Konten, Kostenstellen) und Bewegungsdaten (Rechnungen, Buchungen, Zahlungen). Die E-Rechnungslösung muss bidirektional mit dem ERP kommunizieren:

• Eingang: Rechnung wird empfangen, Validierung, Workflow, Buchung im ERP, Archiv.
• Ausgang: Rechnung wird im ERP erstellt, Konvertierung in E-Rechnung-Format, Versand, Archiv.

Integrationsmuster

• File-basiert: E-Rechnungen werden als Dateien (XML, ZUGFeRD) in definierte Verzeichnisse oder Postfächer gelegt und von dort abgeholt. Einfach, aber anfällig für Timing-Probleme und manuelle Eingriffe.
• API-basiert: REST- oder SOAP-APIs für Echtzeit-Integration. Rechnungen werden synchron oder asynchron übertragen, Validierungsergebnisse sofort zurückgemeldet. Empfohlen für hohe Volumen und kurze Durchlaufzeiten.
• EDI-Integration: Für etablierte EDI-Prozesse (z. B. EDIFACT) können E-Rechnungen als zusätzliches Nachrichtenformat integriert werden.
• Plattform-basiert: Zentrale E-Rechnungsplattform (z. B. Peppol-Netzwerk, DATEV-Plattform) übernimmt Routing, Konvertierung und Monitoring. Empfohlen bei heterogener Systemlandschaft oder vielen Geschäftspartnern.

Fehlerbehandlung und Retry-Logik

• Validierungsfehler: Rechnung entspricht nicht dem Format oder Pflichtfelder fehlen – automatische Rückmeldung an Absender mit Fehlerdetails.
• Temporäre Fehler: Zielsystem nicht erreichbar, Netzwerkfehler – automatischer Retry nach definiertem Intervall (z. B. 3 Versuche im Abstand von 15 Minuten).
• Dauerhafte Fehler: Fehler kann nicht automatisch behoben werden – Eskalation an Support oder Fachabteilung, manuelle Klärung.

Security und Datenschutz: Konkrete Controls

• Verschlüsselte Übertragung: TLS 1.2+ für E-Mail, HTTPS für APIs, VPN für EDI-Verbindungen.
• Zugriffskonzept: Rollenbasierte Zugriffe (RBAC) auf E-Rechnungen und Stammdaten. Wer darf Rechnungen einsehen, prüfen, freigeben, buchen, zahlen?
• Audit Trail: Alle Aktionen (Eingang, Validierung, Prüfung, Freigabe, Buchung, Zahlung, Archivierung) werden mit Zeitstempel und Benutzer protokolliert.
• Manipulationsschutz: E-Rechnungen und Protokolle werden mit Hash-Werten oder digitalen Signaturen versehen, um nachträgliche Änderungen zu erkennen.
• Datenschutz: Personenbezogene Daten (z. B. Kontaktpersonen bei Lieferanten) unterliegen DSGVO. Zugriffs- und Löschkonzepte müssen definiert sein.

DATEV-spezifische Schnittstellen und Rollen

Wenn Sie mit einer DATEV-Kanzlei zusammenarbeiten, sind folgende Schnittstellen relevant:

• DATEV Unternehmen online: Mandant lädt Belege (inkl. E-Rechnungen) hoch, Kanzlei ruft diese ab, kontiert und bucht.
• DATEV DMS: Dokumentenmanagementsystem für revisionssichere Archivierung. Belege werden mit Metadaten (Belegart, Datum, Betrag, Buchungskonto) verknüpft.
• Belegübertragung: Automatischer Transfer von Belegen und Buchungsdaten zwischen Mandant und Kanzlei über verschlüsselte Verbindung.
• Rollen: Mandant erfasst und prüft Rechnungen, Kanzlei kontiert, bucht und erstellt Umsatzsteuervoranmeldungen. Klare Rollenteilung muss in Verfahrensdokumentation festgehalten werden.

Zielbild und messbare KPIs: Baseline, Target und Reporting

Ohne Messbarkeit keine Steuerung. Bevor Sie in die Umsetzung gehen, sollten Sie Ihre Ausgangslage erfassen (Baseline) und Ihr Zielbild definieren (Target).

Baseline erfassen

Erfassen Sie für Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen:

• Monatliches Volumen (Anzahl Rechnungen)
• Durchschnittliche Durchlaufzeit (vom Eingang bis zur Buchung bzw. bis zur Zahlung)
• Manuellquote (Anteil der Rechnungen, die manuell erfasst oder bearbeitet werden)
• Fehlerquote (Anzahl fehlerhafter oder zurückgewiesener Rechnungen)
• Skontoquote (Anteil der Rechnungen, bei denen Skonto genutzt wird)
• Prozesskosten pro Rechnung (interne Personalkosten plus externe Dienstleistungen)
• Rückfragenquote (Anzahl der Nachfragen pro 100 Rechnungen)

Zielbild definieren

Legen Sie messbare Ziele fest:

• Automatisierungsgrad bzw. Dunkelverarbeitung (z. B. 70 Prozent der Standardrechnungen ohne manuelle Prüfung)
• Ziel-Durchlaufzeit bis Buchung (z. B. 2 Werktage)
• Ziel-Fehlerquote (z. B. unter 2 Prozent)
• Skontoausnutzung (z. B. 90 Prozent aller skontierfähigen Rechnungen)
• Audit-Fähigkeit (vollständiger Prüfpfad für 100 Prozent der Rechnungen, nachweisbar innerhalb von 24 Stunden)

Business-Case-Beispielrechnung

Angenommen, Sie verarbeiten monatlich 500 Eingangsrechnungen. Heute kostet jede Rechnung durchschnittlich 12 Euro (interne Personalkosten für Erfassung, Prüfung, Freigabe, Buchung, Ablage). Das ergibt 6.000 Euro pro Monat oder 72.000 Euro pro Jahr.

Nach Einführung der E-Rechnung sinken die Kosten auf durchschnittlich 4 Euro pro Rechnung (Automatisierung reduziert manuelle Tätigkeiten um zwei Drittel). Das ergibt 2.000 Euro pro Monat oder 24.000 Euro pro Jahr. Die Einsparung beträgt 48.000 Euro pro Jahr. Hinzu kommen Einsparungen durch bessere Skontoausnutzung (angenommen 5.000 Euro pro Jahr) und schnellere Monatsabschlüsse (geschätzt 10.000 Euro pro Jahr durch kürzere Closing-Zeiten). Gesamt-Nutzen: ca. 63.000 Euro pro Jahr.

Dem stehen einmalige Projektkosten (z. B. 30.000 Euro für Integration, Schulung, Beratung) und laufende Kosten (z. B. 10.000 Euro pro Jahr für Lizenzen und Support) gegenüber. Der Break-even liegt bei ca. 8–9 Monaten, danach positiver ROI.

Reporting und Steuerung

Für Finance ist ein Dashboard hilfreich, das die wichtigsten KPIs kontinuierlich anzeigt:

• Eingangsvolumen (Anzahl Rechnungen pro Tag/Woche/Monat)
• Offene Rechnungen nach Alter (wie viele Rechnungen liegen länger als X Tage)
• Engpassstellen (z. B. Freigabeverzögerungen bei bestimmten Kostenstellen oder Betragsklassen)
• Häufigste Ausnahmegründe (Validierungsfehler, fehlende Bestellreferenzen, Preisabweichungen)
• Skontoverluste (wie viele skontierfähige Rechnungen wurden nicht rechtzeitig gezahlt)
• Prozesskosten (laufende Kosten pro Rechnung, Trend über Zeit)

So erkennen Sie frühzeitig Abweichungen und können gezielt nachsteuern.

Vorbereitung: Stammdaten, Prozesse, Kontrollen

Automatisierung funktioniert nur auf Basis sauberer Stammdaten und definierter Prozesse. Bevor Sie die DATEV E-Rechnung aktivieren, sollten Sie folgende Checkliste abarbeiten:

Stammdaten-Checkliste

• Lieferanten- und Kundenstammdaten: Vollständigkeit prüfen (Name, Adresse, Steuernummer, USt-ID, Zahlungsbedingungen)
• Bankdaten validieren und Änderungsprozesse definieren (wer darf Bankdaten ändern, wie wird das protokolliert, welche Kontrollen greifen gegen Fraud)
• Empfangs- und Versandkanäle hinterlegen (E-Mail-Adressen, Portale, Schnittstellen)
• Steuerrelevante Felder konsistent halten (Steuerschlüssel, Leistungsdatum, Reverse Charge)
• Ansprechpartner, Eskalationswege und SLAs dokumentieren

Prozessanpassung

• Standardisierte Freigabe-Workflows definieren: Betragsgrenzen, Kostenstellen, Budgetverantwortung, Vertretungsregelungen
• IKS-Verankerung: Funktionstrennung (Segregation of Duties), Vier-Augen-Prinzip bei sensiblen Vorgängen, Freigaberegeln, Stammdatenkontrollen, Dublettenchecks
• Dokumentationsanforderungen: Verfahrensdokumentation erstellen (wer macht was womit wann, welche Kontrollen greifen, wie werden Ausnahmen behandelt), Prozessbeschreibungen aktualisieren, Kontrollnachweise festlegen (Protokolle, Berechtigungen, Änderungslogs)

Strategieempfehlung: Konsequent umstellen, Ausnahmen klar definieren

Ein Dauermischbetrieb (parallel Papier, PDF und E-Rechnung) ist teuer und fehleranfällig. Empfehlung: Stellen Sie möglichst konsequent um. Definieren Sie klar, welche Rechnungen in welchem Format akzeptiert werden, und kommunizieren Sie das an Ihre Geschäftspartner. Ausnahmen sollten die Ausnahme bleiben – und dokumentiert werden.

Wichtiger Praxispunkt: Für den digitalen Rechnungsversand im B2B-Bereich ist keine vorherige Zustimmung des Empfängers nötig. Das erleichtert die Umstellung erheblich und reduziert den Kommunikationsaufwand.

Implementierung und Rollout: Roadmap, Tests, Cutover

Zielprozess und Scope definieren

Legen Sie fest: Welche Rechnungstypen (Eingang/Ausgang), welche Formate (XRechnung/ZUGFeRD), welche Kanäle (E-Mail/Portal/Schnittstelle), welche Rollen (wer prüft, wer gibt frei, wer bucht, wer zahlt).

Berechtigungen und Rollenmodell

Definieren Sie Benutzerrollen, Zugriffsrechte und Freigabegrenzen. Achten Sie auf Funktionstrennung (SoD): Wer Rechnungen erfasst, darf nicht allein zahlen. Wer Stammdaten pflegt, darf nicht allein Zahlungsläufe auslösen.

Stammdatenbereinigung und Mapping

Bereinigen Sie Lieferanten- und Kundenstammdaten, pflegen Sie Konten-, Kostenstellen- und Steuerschlüssel-Zuordnungen, hinterlegen Sie Zahlungsbedingungen und Bankverbindungen.

Testkonzept

Führen Sie Tests mit Testrechnungen durch, prüfen Sie Validierungsregeln, simulieren Sie Ausnahmefälle (fehlerhafte Rechnungen, Stornos, Teilrechnungen), führen Sie einen Pilot mit ausgewählten Lieferanten oder Kunden durch, sammeln Sie Feedback und optimieren Sie.

Rollout-Plan

Starten Sie mit einer Pilotphase (begrenzte Anzahl Rechnungen, definierte Partner), erweitern Sie in Wellen (sukzessive weitere Lieferanten/Kunden), definieren Sie Cutover-Kriterien (ab wann wird vollständig umgestellt), kommunizieren Sie klar und frühzeitig (intern und extern).

Change Management

Schulen Sie Ihre Teams (Finance, Einkauf, IT), erklären Sie die neuen Regeln und Prozesse, bieten Sie Support und Hotline an, dokumentieren Sie häufig gestellte Fragen (FAQ).

Betriebsübergang

Nach dem Go-live beginnt der Regelbetrieb. Definieren Sie Supportmodell (wer ist erster Ansprechpartner), Monitoring (KPIs, Fehlerquoten, Durchlaufzeiten), regelmäßige Kontrollreports (monatlich/quartalsweise), kontinuierliche Verbesserung (Lessons Learned, Prozessoptimierung).

Kosten und Nutzen: Business Case für die DATEV E-Rechnung

Kostenarten

Einmalige Projektkosten: Prozessdesign, Anforderungsanalyse, Integration (Schnittstellen, Customizing), Tests, Schulung, Verfahrensdokumentation, Beratung (extern, intern). Laufende Betriebskosten: Lizenzen oder Services (abhängig vom gewählten Modell), Support und Wartung, Archivierungskosten, Plattform- oder Transaktionsgebühren (je nach Setup), interne Personalkosten (Finance, IT, Einkauf).

Nutzenarten (Business Case)

• Reduktion manueller Erfassung und Prüfung (Zeit- und Personalkosten)
• Weniger Fehler, Rückfragen und Dubletten (weniger Nacharbeit)
• Schnellere Durchlaufzeiten (bessere Skontoausnutzung, weniger Mahnungen)
• Mehr Transparenz für Verbindlichkeiten, Cashflow und Closing (schnellere Monatsabschlüsse, bessere Planbarkeit)
• Höhere Compliance- und Revisionssicherheit (weniger Prüfungsfeststellungen, geringere Auditkosten)

CFO-Argumentationslogik

Vergleichen Sie „Kosten pro Rechnung heute" (inklusive manueller Erfassung, Rückfragen, Nacharbeit) mit „Kosten pro Rechnung nach Umstellung" (inklusive Lizenzen, aber minus manuelle Tätigkeiten). Berücksichtigen Sie auch die Kosten des Mischbetriebs (Parallelführung mehrerer Prozesse) und die Risiko- und Auditkosten (Prüfungsfeststellungen, Nachbuchungen, Steuerrisiken).

Risiken und Stolpersteine

Auch bei bester Planung gibt es typische Risiken, die Sie kennen und adressieren sollten:

• Scheindigitalisierung: PDF bleibt, XML wird ignoriert – das führt zu keinem Automatisierungsgewinn, sondern zu höherer Komplexität. Konsequenz: Nutzen Sie die strukturierten Daten wirklich.
• Mischbetrieb ohne Cutover: Parallelbetrieb von Papier, PDF und E-Rechnung führt zu doppelten Regeln, höheren Fehlerquoten, mehr Schulungs- und Supportaufwand. Konsequenz: Definieren Sie klare Cutover-Termine und kommunizieren Sie diese verbindlich.
• Stammdatenmängel: Falsche Steuer-IDs, veraltete Adressen, fehlerhafte Bankdaten führen zu Ablehnungen, Nacharbeit und Betrugsrisiken. Konsequenz: Bereinigen Sie Stammdaten vor der Umstellung.
• Fehlender Ausnahmeprozess: Fehlerhafte E-Rechnungen bleiben liegen, Zahlungsziele reißen, Lieferantenbeziehungen leiden. Konsequenz: Definieren Sie klare Regeln, wie Fehler behandelt werden.
• Unklare Verantwortlichkeiten: Freigaben verzögern sich, IT wird zum Flaschenhals, niemand fühlt sich zuständig. Konsequenz: RACI-Matrix erstellen, Rollen und Verantwortlichkeiten schriftlich festhalten.
• Unzureichende Archiv- und Nachweisführung: Prüfungsfestigkeit gefährdet, Auditaufwand steigt. Konsequenz: Revisionssichere Archivierung von Anfang an sicherstellen, Verfahrensdokumentation erstellen und aktuell halten.

Glossar: Begriffe klar erklärt

Strukturierte Daten / XML: Daten, die in einem maschinenlesbaren Format vorliegen, mit klar definierten Feldern und Werten. XML ist eine weit verbreitete Auszeichnungssprache für strukturierte Daten.

EN 16931: Europäische Norm für elektronische Rechnungen. Sie definiert ein einheitliches Datenmodell und Mindestanforderungen, die eine automatische Verarbeitung ermöglichen.

XRechnung: Ein rein maschinenlesbares XML-Format ohne visuelle Komponente. Visualisierung erfolgt über spezielle Software.

ZUGFeRD: Ein Hybridformat, das eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem für Menschen lesbaren PDF kombiniert. Ermöglicht sowohl automatische Verarbeitung als auch visuelle Prüfung.

IKS (Internes Kontrollsystem): Gesamtheit aller Kontrollen und Maßnahmen, die sicherstellen, dass Prozesse ordnungsgemäß, vollständig und nachvollziehbar ablaufen.

SoD (Segregation of Duties): Funktionstrennung. Prinzip, dass bestimmte Tätigkeiten (z. B. Erfassung und Freigabe, Buchung und Zahlung) nicht von derselben Person durchgeführt werden dürfen, um Missbrauch zu verhindern.

Fazit und nächste Schritte: E-Rechnungspflicht als Chance für messbare Prozessverbesserung

Die E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025 ist weit mehr als eine technische Compliance-Anforderung. Sie ist ein strategischer Hebel für Transparenz, Kostenreduktion, Revisionssicherheit und Prozessexzellenz im Rechnungswesen. Unternehmen und Steuerkanzleien, die frühzeitig handeln, profitieren von planbaren Anpassungen, geordneten Tests und strukturiertem Change Management. Wer hingegen abwartet, riskiert Prozesschaos, höhere Fehlerquoten und messbare Mehrkosten.

Unsere zentrale Empfehlung lautet: Prozess vor Tool. Klären Sie zuerst, wer was womit wann tut. Definieren Sie Workflows, Freigabegrenzen, Kontrollen und Verantwortlichkeiten. Bereinigen Sie Ihre Stammdaten. Dokumentieren Sie Ihre Verfahren. Erst dann entscheiden Sie über Systeme, Plattformen und Dienstleister – etwa auf Basis einer passenden E-Rechnungssoftware. Die DATEV E-Rechnung bietet Ihnen einen bewährten Rahmen für diese Transformation – vorausgesetzt, Sie gestalten Ihre Prozesse durchgängig digital und setzen auf konsequente Automatisierung.

Die nächsten konkreten Schritte für Sie als CFO oder Leiter:in Rechnungswesen

1. Reifegrad-Check durchführen: Wo stehen wir heute? Wie digital sind unsere Prozesse? Welche Systeme nutzen wir? Wie gut sind unsere Stammdaten?
2. Baseline-KPIs erheben: Erfassen Sie Rechnungsvolumen, Durchlaufzeiten, Manuellquote, Fehlerquote, Skontoquote, Prozesskosten.
3. Zielbild definieren: Welche KPIs wollen wir erreichen? Welche Prozesse automatisieren? Welche Kontrollen verankern?
4. Entscheidung treffen: Welche Lösung passt zu uns (DATEV, Alternative, Plattform)? Welche Formate (XRechnung, ZUGFeRD)? Welche Kanäle? Welches Betriebsmodell?
5. Roadmap erstellen: Projektplan mit Meilensteinen, Ressourcen, Budget, Cutover-Terminen.
6. Stakeholder einbinden: Finance, IT, Einkauf, Steuerberatung, Geschäftsführung frühzeitig informieren und einbinden.
7. Pilot starten: Mit ausgewählten Lieferanten/Kunden testen, Feedback einholen, Prozesse optimieren.
8. Rollout durchführen: In Wellen ausrollen, Schulungen durchführen, Support bereitstellen.
9. Monitoring etablieren: KPI-Dashboard aufbauen, regelmäßig reviewen, kontinuierlich verbessern.

Wenn Sie diese Schritte konsequent umsetzen, wird die DATEV E-Rechnung nicht zur Last, sondern zum messbaren Wertbeitrag für Ihr Unternehmen. Wenn Sie dafür externe Unterstützung benötigen, kann eine E-Rechnungsberatung helfen, die Umsetzung schneller und revisionssicher aufzusetzen.