Case Study Softwareimplementierung im Versicherungsumfeld

Überblick

Ausgangssituation

Eine veraltete Versicherungssoftware, zahlreiche manuelle Arbeitsschritte und wachsende regulatorische Anforderungen erschwerten die durchgängige Bearbeitung komplexer Versicherungsverträge.

Vorgehen

Bonpago strukturierte die Anforderungen, optimierte die End-to-End-Prozesse und begleitete die Softwareeinführung von der Anbietersteuerung über das Testmanagement bis zur Befähigung der Mitarbeitenden.

Ergebnis

Es entstand eine digital unterstützte, stabilere und compliancegerechte Prozesslandschaft, die den Arbeitsalltag erleichtert und eine zukunftsfähige Weiterentwicklung ermöglicht.

Zusammenfassung

Über Jahre hatte die bestehende Versicherungssoftware ihren Zweck erfüllt. Doch mit zunehmender Komplexität wurde immer deutlicher, wo sie an ihre Grenzen stieß: Prozessschritte mussten manuell ergänzt, Informationen zwischen verschiedenen Systemen übertragen und fehlende Funktionen durch Workarounds ausgeglichen werden. Gleichzeitig erhöhten steigende regulatorische Anforderungen im Banken- und Versicherungsumfeld den Handlungsdruck. Gemeinsam mit Bonpago stellte der Finanzdienstleister deshalb nicht nur seine Software, sondern die gesamten Arbeitsabläufe neu auf.

Anforderungen wurden strukturiert aufgenommen, bestehende Prozesse analysiert und ein gemeinsames Zielbild entwickelt. Eine enge Anbietersteuerung, ein systematisches Test- und Incident-Management sowie umfassende Schulungs- und Change-Maßnahmen begleiteten die Umsetzung. So entstand eine moderne Prozess- und Systemlandschaft, die zentrale Versicherungsabläufe digital unterstützt, Compliance-Anforderungen berücksichtigt und den Mitarbeitenden spürbare Arbeitserleichterungen bietet.

Vorgehensweise

Zu Beginn wurden Rollen, Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und Budgetrahmen definiert. Parallel nahm Bonpago die Anforderungen der beteiligten Fachbereiche strukturiert auf und analysierte die bestehenden Abläufe. Unterschiedliche Erwartungen wurden zusammengeführt und Schwachstellen in den End-to-End-Prozessen transparent gemacht.

Anforderungen bündeln und Prozesse verstehen

Auf Grundlage der Analyse wurden die IST-Prozesse überarbeitet und in ein gemeinsames SOLL-Bild überführt. Im Fokus standen die Vereinfachung komplexer Abläufe, die Reduktion manueller Tätigkeiten, eindeutig geregelte Verantwortlichkeiten und die Berücksichtigung regulatorischer Anforderungen.

Zielprozesse entwickeln und vereinheitlichen

Bonpago koordinierte die Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter, verfolgte die Umsetzung der Anforderungen und etablierte ein enges Projektcontrolling. Ein strukturiertes Testmanagement mit definierten und dokumentierten Testfällen stellte sicher, dass fachliche und technische Anforderungen vor dem produktiven Einsatz zuverlässig geprüft wurden.

Umsetzung steuern und Qualität absichern

Für die Übergangs- und Betriebsphase wurde ein Incident-Management aufgebaut, mit dem Probleme strukturiert erfasst, priorisiert und behoben werden konnten. Schulungsunterlagen, Trainings, transparente Kommunikation und eine intensive Hyper-Care-Phase unterstützten die Mitarbeitenden dabei, Sicherheit im Umgang mit dem neuen System zu gewinnen und die veränderten Abläufe dauerhaft im Arbeitsalltag zu verankern.

Betrieb stabilisieren und Veränderung verankern

Ergebnisse

Aus einem technisch geprägten Systemwechsel entstand eine umfassende Modernisierung der Versicherungsprozesse. Zentrale Abläufe von der Vertragsanlage über die Abrechnung und Schadenbearbeitung bis zur buchhalterischen Verarbeitung werden heute durchgängig digital unterstützt. Vereinheitlichte Prozessstrukturen, ein etabliertes Test- und Incident-Management sowie eine verbesserte Steuerung des Softwareanbieters erhöhen Stabilität, Transparenz und Compliance-Sicherheit.

Gleichzeitig wurde der Wandel innerhalb der Organisation nachhaltig verankert. Zentral verfügbare Benutzer- und Prozessdokumentationen sichern das aufgebaute Wissen, während Schulungen und die enge Begleitung nach dem Go-live Unsicherheiten abbauten. Die Mitarbeitenden profitieren von weniger manuellen Tätigkeiten und klareren Abläufen. Damit bildet das Projekt die Grundlage für eine leistungsfähige und zukunftssichere Prozess- und Systemlandschaft im Versicherungsbereich.

„Durch die Verbindung aus Prozessoptimierung, konsequenter Anbietersteuerung und gezielter Befähigung der Mitarbeitenden ist eine stabile und compliancegerechte Systemlandschaft entstanden, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtert.“

Tortsen SchuckProjektleitung

Software-Implementierung im Versicherungsumfeld

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