E-Rechnung in der Physiotherapie: Digitale Abrechnung richtig umsetzen

Physiotherapeutische Praxen müssen täglich unterschiedliche Abrechnungs-, Verordnungs- und Zahlungsvorgänge verwalten. Digitale Rechnungsprozesse können dabei helfen, Verwaltungsaufwand zu reduzieren, Informationen zentral verfügbar zu machen und Abläufe nachvollziehbarer zu gestalten.

Mit strukturierten elektronischen Rechnungsprozessen können Praxen Medienbrüche reduzieren und Daten zwischen Abrechnung, Buchhaltung und weiteren Systemen besser austauschen. Gleichzeitig müssen unterschiedliche Prozesse klar voneinander getrennt werden: Die umsatzsteuerliche E-Rechnung ist nicht dasselbe wie die digitale Heilmittelverordnung oder die Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen. Welche Anforderungen gelten, hängt deshalb vom jeweiligen Geschäftsvorgang und Rechnungsempfänger ab.

Inhaltsverzeichnis

• Was bedeutet E-Rechnung in der Physiotherapie?
• Warum ist digitale Abrechnung heute wichtig?
• Arten, Bereiche und Komponenten
• Papier, PDF und strukturierte E-Rechnung im Vergleich
• Digitale Prozesse im Praxisalltag
• Typische Probleme und Risiken
• Auswahlhilfe: Welcher Prozess passt?
• Merkmale einer guten Lösung
• Checkliste für die Umstellung
• Häufige Fragen
• Fazit

Was bedeutet E-Rechnung in der Physiotherapie?

Für physiotherapeutische Praxen kann der Begriff E-Rechnung unterschiedliche Prozesse berühren. Im umsatzsteuerlichen Sinne bezeichnet eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Ein einfaches PDF ist seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung im Sinne dieser Definition, sondern eine sonstige Rechnung. Zu den in Deutschland verbreiteten strukturierten Formaten gehören insbesondere XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen und -Profile.

Davon zu unterscheiden sind die Verordnungs- und Abrechnungsprozesse im Gesundheitswesen. Die digitale Erfassung einer Heilmittelverordnung, die GKV-Abrechnung, die Privatabrechnung und die umsatzsteuerliche E-Rechnung sind unterschiedliche Prozesse, auch wenn sie technisch miteinander verbunden werden können.

Eine Praxissoftware kann beispielsweise Funktionen für Patienten- und Verordnungsverwaltung, Leistungserfassung, Rechnungsstellung, Zahlungsüberwachung und Buchhaltungsschnittstellen kombinieren. Nicht jede dieser Funktionen ist jedoch automatisch Bestandteil einer E-Rechnungslösung.

Warum ist digitale Abrechnung heute wichtig?

Viele physiotherapeutische Praxen arbeiten mit einer Kombination aus Praxissoftware, Papierunterlagen, E-Mail, Abrechnungsdienstleistern und Buchhaltungssystemen. Werden Informationen zwischen diesen Systemen mehrfach manuell übertragen, entstehen Medienbrüche und zusätzlicher Verwaltungsaufwand.

Digitale Prozesse können insbesondere dann Vorteile bieten, wenn Informationen nur einmal erfasst und anschließend für weitere Arbeitsschritte genutzt werden können. Dazu gehören beispielsweise Patientenstammdaten, Leistungsinformationen, Rechnungsdaten oder Zahlungsinformationen.

Mögliche Effizienzgewinne durch Automatisierung

Wie viel Zeit eine Praxis durch Automatisierung tatsächlich einsparen kann, lässt sich nicht pauschal angeben. Das hängt unter anderem von Praxisgröße, Rechnungsvolumen, GKV- und Privatanteil, eingesetzter Software, Datenqualität und den bisherigen Abläufen ab.

Sinnvoll ist deshalb, zunächst den eigenen Ist-Prozess zu messen:

• Wie viel Zeit benötigt die Rechnungserstellung?
• Welche Daten werden mehrfach eingegeben?
• Wie werden Zahlungseingänge abgeglichen?
• Wie häufig müssen Rechnungen oder Abrechnungen nachbearbeitet werden?
• Welche Arbeitsschritte können technisch unterstützt oder automatisiert werden?

Erst auf Grundlage dieser Daten lässt sich ein realistisches Einsparpotenzial bestimmen.

Weniger Medienbrüche und bessere Nachvollziehbarkeit

Ein zentraler digitaler Prozess kann dazu beitragen, Bearbeitungsstände und offene Vorgänge schneller sichtbar zu machen. Beispielsweise kann nachvollzogen werden, welche Rechnungen erstellt, versendet, bezahlt oder noch offen sind.

Bei GKV-Abrechnungen können spezialisierte Systeme darüber hinaus Plausibilitätsprüfungen oder andere Prüfmechanismen anbieten. Welche Prüfungen tatsächlich durchgeführt werden und welche Regelwerke berücksichtigt werden, muss jedoch für die jeweilige Software geprüft werden.

E-Rechnung seit 2025 richtig einordnen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dies betrifft grundsätzlich auch physiotherapeutische Praxen, soweit sie Unternehmer im Sinne der umsatzsteuerlichen Regelungen sind.

Für die verpflichtende Ausstellung bestehen Übergangsregelungen. Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro kann sich diese Übergangsfrist unter den gesetzlichen Voraussetzungen bis zum 31. Dezember 2027 verlängern.

Die Regelungen betreffen grundsätzlich inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an private Patientinnen und Patienten fallen nicht allein deshalb unter die neue B2B-E-Rechnungspflicht.

E-Rechnung und digitale Heilmittelverordnung unterscheiden

Die Digitalisierung von Heilmittelverordnungen und die E-Rechnung nach Umsatzsteuerrecht sind getrennte regulatorische und technische Themen. Zeitpläne und Vorgaben zur Telematikinfrastruktur oder zu digitalen Verordnungen sollten deshalb nicht mit den steuerlichen Fristen der E-Rechnung gleichgesetzt werden.

Physiotherapeutische Praxen sollten bei ihrer Softwareauswahl dennoch prüfen, wie sich zukünftige digitale Gesundheitsprozesse in ihre bestehende Systemlandschaft integrieren lassen.

Arten, Bereiche und Komponenten

GKV-Abrechnung und Heilmittelverordnung

Bei gesetzlich Versicherten bildet die jeweilige Heilmittelverordnung eine wesentliche Grundlage für die Abrechnung. Praxis- oder Abrechnungssoftware kann bei der Erfassung von Verordnungsdaten und der Vorbereitung der Abrechnung unterstützen.

Je nach System können beispielsweise Vollständigkeits- oder Plausibilitätsprüfungen vorhanden sein. Eine Softwareprüfung bedeutet jedoch nicht automatisch, dass eine Verordnung oder Abrechnung fachlich und rechtlich in jedem Fall korrekt ist. Die Praxis sollte deshalb nachvollziehen können, welche Prüfregeln das System tatsächlich verwendet.

Privatabrechnung und Selbstzahler

Bei Privatpatienten und Selbstzahlern rechnet die Praxis grundsätzlich direkt mit dem Patienten beziehungsweise der Patientin ab. Digitale Systeme können dafür Leistungskataloge, Preislisten, Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung unterstützen.

Ob für einen konkreten Vorgang eine strukturierte E-Rechnung erforderlich ist, hängt insbesondere davon ab, wer der Rechnungsempfänger ist und ob es sich um einen inländischen B2B-Umsatz handelt.

Verordnungsverwaltung und Datenqualität

Die Qualität der Stammdaten ist für digitale Prozesse besonders wichtig. Fehlerhafte Patientendaten, Leistungspositionen oder Abrechnungsinformationen können sich bei automatisierter Weiterverarbeitung durch mehrere Systeme fortsetzen.

OCR- oder Scan-Funktionen können die Erfassung von Dokumenten unterstützen. Erkennungsresultate sollten jedoch überprüfbar bleiben, da automatisierte Texterkennung insbesondere bei schlechter Bildqualität oder handschriftlichen Angaben fehlerhaft sein kann.

Belegverwaltung und Dokumentenmanagement

Auch Eingangsrechnungen und andere steuerlich relevante Belege können digital verwaltet werden. Moderne Systeme können beispielsweise Dokumente zentral speichern, kategorisieren und durchsuchbar machen.

Eine digitale Ablage allein bedeutet jedoch nicht automatisch, dass sämtliche Anforderungen an die steuerliche Aufbewahrung erfüllt sind. Entscheidend ist der gesamte Prozess aus Erfassung, Speicherung, Berechtigungen, Änderungen und Aufbewahrung.

Aufbewahrung und GoBD

Die GoBD beschreiben Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen. Dabei stehen unter anderem Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit und der Umgang mit Änderungen im Mittelpunkt.

Eine bestimmte Software oder ein einzelnes technisches Feature führt nicht automatisch zu „GoBD-Konformität“. Entscheidend ist, wie das System im konkreten Unternehmen eingesetzt und wie der gesamte Prozess organisatorisch ausgestaltet wird.

Für Rechnungen gilt grundsätzlich eine steuerliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Für andere Unterlagen können andere Fristen gelten. Patientendokumentation und medizinische Unterlagen unterliegen darüber hinaus eigenen rechtlichen Anforderungen, die von den steuerlichen Aufbewahrungsfristen zu unterscheiden sind.

Buchhaltungs-Integration und Export

Eine Schnittstelle zur Buchhaltung kann manuelle Mehrfacheingaben reduzieren. Je nach System können Rechnungs- und Buchungsdaten beispielsweise über DATEV-Schnittstellen, Exporte oder APIs übertragen werden.

Vor der Einführung sollte geklärt werden, welche Daten tatsächlich übergeben werden, welches System führend ist und wie mit Fehlern oder nachträglichen Änderungen umgegangen wird.

Papier, PDF und strukturierte E-Rechnung im Vergleich

Die Unterschiede zwischen Papier, PDF und strukturierter E-Rechnung liegen vor allem im Datenformat und in der Möglichkeit zur automatisierten Verarbeitung.

Der wesentliche Vorteil strukturierter E-Rechnungen liegt darin, dass Rechnungsinformationen nicht erneut aus einem Dokument ausgelesen oder manuell eingegeben werden müssen. Sie können bei kompatiblen Systemen direkt elektronisch weiterverarbeitet werden.

Wie groß daraus entstehende Zeit- und Kostenvorteile tatsächlich sind, hängt jedoch vom individuellen Ausgangsprozess und der technischen Integration ab.

Digitale Prozesse im Praxisalltag

Beispielablauf: GKV-Abrechnung mit digitaler Unterstützung

Eine Heilmittelverordnung wird in der Praxis erfasst. Je nach eingesetzter Software können Patientendaten und Verordnungsinformationen manuell, über Scan- oder OCR-Funktionen oder über andere Schnittstellen übernommen werden.

Das System kann anschließend auf fehlende Angaben oder definierte Plausibilitätsregeln hinweisen. Welche Prüfungen tatsächlich vorhanden sind, hängt von der verwendeten Praxis- oder Abrechnungssoftware ab.

Die durchgeführten Leistungen werden anschließend dokumentiert und für die Abrechnung aufbereitet. Je nach Abrechnungsmodell erfolgt die Übermittlung durch die Praxis selbst oder über einen Abrechnungsdienstleister.

Beispielablauf: Privatabrechnung mit Zahlungsüberwachung

Bei Privatpatienten oder Selbstzahlern können die erbrachten Leistungen aus der Praxissoftware in die Rechnung übernommen werden. Preise und Zahlungsbedingungen werden anhand der hinterlegten Daten angewendet.

Nach dem Versand kann ein digitales System offene, fällige und bezahlte Rechnungen anzeigen. Optional können Erinnerungsvorgänge oder Mahnprozesse unterstützt werden.

Beispielablauf: Belegverwaltung

Eine Eingangsrechnung oder ein anderer steuerlich relevanter Beleg kann digital erfasst und zentral abgelegt werden. OCR kann dabei beispielsweise Datum, Betrag oder Lieferant erkennen.

Automatisch erkannte Daten sollten vor der Weiterverarbeitung kontrollierbar bleiben. Anschließend können die Informationen gegebenenfalls an die Buchhaltung weitergegeben werden.

Monatlicher Abschluss und Geschäftsübersicht

Digitale Systeme können Daten zu Einnahmen, offenen Forderungen und weiteren kaufmännischen Vorgängen zusammenführen. Dadurch kann die Praxisleitung schneller erkennen, welche Rechnungen noch offen sind oder wo Nachbearbeitung erforderlich ist.

Welche Kennzahlen sinnvoll sind, hängt von der Praxis ab. Möglich sind beispielsweise offene Forderungen, durchschnittliche Zahlungslaufzeit oder Zahl und Art der Nachbearbeitungsfälle.

Typische Probleme und Risiken

Fehlerhafte oder unvollständige Daten

Unvollständige Verordnungs- oder Patientendaten können Abrechnungsprozesse verzögern. Digitale Plausibilitätsprüfungen können helfen, bestimmte Fehler früher sichtbar zu machen.

Sie ersetzen jedoch nicht die fachliche Kontrolle, da nicht jede Besonderheit automatisiert erkannt werden kann.

Medienbrüche und doppelte Dateneingaben

Wer dieselben Daten in mehreren Systemen erneut eingibt, erhöht Arbeitsaufwand und Fehlerrisiko. Schnittstellen können diese Mehrfacheingaben reduzieren.

Unauffindbare Belege

Dezentrale Ablagen erschweren die Suche nach Rechnungen und anderen Unterlagen. Eine zentrale Dokumentenverwaltung kann die Auffindbarkeit verbessern.

Eine zentrale Speicherung allein garantiert jedoch noch keine ordnungsgemäße steuerliche Aufbewahrung.

Unklare Zahlungszuordnung

Zahlungen lassen sich insbesondere bei fehlenden Verwendungszwecken, Teilzahlungen oder mehreren offenen Rechnungen nicht immer eindeutig zuordnen. Automatisierte Matching-Verfahren können unterstützen, sollten aber unklare Fälle zur manuellen Prüfung kennzeichnen.

Abrechnungsfehler

Digitale Prüfmechanismen können bestimmte formale oder regelbasierte Fehler erkennen. Eine pauschale Aussage, dass automatisierte Systeme Absetzungen vollständig verhindern oder bestimmte Fehlerquoten garantieren, wäre jedoch nicht belastbar.

Dokumentation und steuerliche Nachvollziehbarkeit

Bei einer steuerlichen Prüfung muss ein Unternehmen seine relevanten Aufzeichnungen und Prozesse nachvollziehbar darstellen können. Manuelle Prozesse sind deshalb nicht grundsätzlich unzulässig und digitale Prozesse nicht automatisch ordnungsgemäß.

Entscheidend ist, dass der jeweilige Prozess die Anforderungen an Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung erfüllt. Funktionen wie Rollenverwaltung, Änderungsprotokolle oder zentrale Archivierung können dabei unterstützen.

Betriebsrisiko und Abhängigkeit von SaaS-Anbietern

Bei cloudbasierten Systemen sollte auch ein möglicher Anbieterwechsel berücksichtigt werden.

Vor Vertragsabschluss sind beispielsweise folgende Fragen sinnvoll:

• Können sämtliche relevanten Daten exportiert werden?
• Welche Exportformate stehen zur Verfügung?
• Was geschieht nach Vertragsende mit den Daten?
• Wie sind Sicherung und Wiederherstellung organisiert?
• Welche Verfügbarkeits- oder Supportzusagen werden vertraglich gemacht?

OCR und Datenqualität

OCR kann die manuelle Datenerfassung reduzieren, ist aber nicht fehlerfrei. Besonders handschriftliche, schlecht gescannte oder beschädigte Dokumente können falsch erkannt werden.

Eine geeignete Lösung sollte deshalb ermöglichen, automatisch erkannte Daten zu überprüfen und bei Bedarf zu korrigieren.

Auswahlhilfe: Welcher Prozess passt?

Nicht jede Physiotherapiepraxis benötigt denselben Digitalisierungsgrad. Statt pauschaler Empfehlungen sollten die tatsächlichen Abläufe betrachtet werden.

Größe und Struktur der Praxis

Kleine Einzelpraxis: Häufig stehen einfache Rechnungsstellung, übersichtliche Zahlungsüberwachung und eine strukturierte Belegverwaltung im Vordergrund.

Praxis mit mehreren Therapeutinnen und Therapeuten: Hier gewinnen Rollen, Zuständigkeiten, zentrale Datenhaltung und standardisierte Prozesse an Bedeutung.

Mehrere Standorte: Zusätzlich werden häufig zentrale Stammdaten, differenzierte Zugriffsrechte und standortübergreifende Auswertungen benötigt.

Die tatsächliche Ausgestaltung sollte jedoch nicht ausschließlich anhand der Mitarbeiterzahl gewählt werden.

Abrechnungsmix

Eine Praxis mit hohem GKV-Anteil benötigt andere Schwerpunkte als eine Praxis mit überwiegend privaten Patienten. Bei GKV-Prozessen sind Verordnungs- und Abrechnungsfunktionen besonders relevant. Bei Privatabrechnungen stehen häufiger Rechnungserstellung, Zahlungsüberwachung und Mahnwesen im Mittelpunkt.

Vorhandene Systeme

Vor der Einführung sollte geprüft werden, welche Praxis-, Buchhaltungs- oder Abrechnungssysteme bereits vorhanden sind. Oft ist eine gute Integration wichtiger als möglichst viele Funktionen in einer einzelnen Anwendung.

Budget und Wirtschaftlichkeit

Die Kosten von Praxis- und Abrechnungslösungen unterscheiden sich erheblich. Neben Lizenzkosten sollten auch Einführung, Datenmigration, Schnittstellen, Schulung und laufender Support berücksichtigt werden.

Statt mit pauschalen ROI-Zeiträumen zu planen, sollte eine Praxis ihre tatsächlichen heutigen Prozesskosten bestimmen und diese mit den erwarteten Kosten des neuen Systems vergleichen.

Total Cost of Ownership

Eine belastbare TCO-Betrachtung kann folgende Kostenpositionen berücksichtigen:

Zusätzlich sollte geprüft werden, wie sich Verzögerungen, zusätzliche Schulungen oder eine aufwendigere Datenbereinigung auf die Kosten auswirken könnten.

Merkmale einer guten Lösung

Plausibilitätsprüfungen

Eine geeignete Praxis- oder Abrechnungslösung sollte klar darstellen, welche Daten fehlen oder welche Regeln nicht erfüllt sind. Dabei sollte nachvollziehbar sein, welche Prüfungen technisch durchgeführt werden.

Prüfung vor dem Versand

Vor der Übermittlung sollten relevante Rechnungs- oder Abrechnungsdaten kontrolliert werden können. Automatische Prüfungen können dabei unterstützen, ersetzen aber nicht die fachliche Verantwortung der Praxis.

Einfache Bedienbarkeit

Eine Lösung sollte zum tatsächlichen Arbeitsalltag passen. Gerade bei häufig wiederkehrenden Vorgängen sind verständliche Workflows und möglichst wenige unnötige Arbeitsschritte wichtig.

Zentrale Datenverwaltung

Eine möglichst konsistente Datenhaltung kann Mehrfacheingaben reduzieren. Gleichzeitig sollten sensible Patientendaten nur den Personen zugänglich sein, die sie für ihre Tätigkeit benötigen.

Schnittstellen

Je nach Praxis können Schnittstellen zu Abrechnung, Buchhaltung, Steuerberatung oder weiteren Fachsystemen erforderlich sein. Vor der Auswahl sollte geprüft werden, welche Schnittstellen tatsächlich vorhanden sind und welche Daten übertragen werden.

Reporting

Übersichten zu offenen Rechnungen, Zahlungen und Bearbeitungsständen können die Praxissteuerung unterstützen. Welche Kennzahlen sinnvoll sind, hängt vom jeweiligen Geschäftsmodell ab.

Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit

Eine geeignete Lösung sollte steuerlich relevante Dokumente und Daten so verwalten können, dass der eigene Aufbewahrungsprozess unterstützt wird. Änderungen, Berechtigungen und Exporte sollten dabei nachvollziehbar gestaltet werden können.

Die Aussage, eine Software sei automatisch „GoBD-konform“ oder „revisionssicher“, sollte jedoch nicht ohne Prüfung des konkreten Einsatzes und der gesamten Prozessorganisation übernommen werden.

Datenschutz und technische Sicherheit

Physiotherapiepraxen verarbeiten besonders schützenswerte Gesundheitsdaten. Deshalb sind Datenschutz und Informationssicherheit bei der Softwareauswahl besonders wichtig.

Zu prüfen sind beispielsweise:

• Vertrag zur Auftragsverarbeitung, soweit erforderlich
• Speicher- und Verarbeitungsorte
• Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung
• Zugriffs- und Berechtigungskonzepte
• Backup- und Wiederherstellungsverfahren
• Dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen
• Gegebenenfalls vorhandene Zertifizierungen

Eine bestimmte Zertifizierung allein ist jedoch kein vollständiger Nachweis dafür, dass eine Lösung für jeden Praxisprozess geeignet oder sämtliche datenschutzrechtlichen Anforderungen automatisch erfüllt sind.

Support und Schulung

Bei branchenspezifischer Software ist hilfreich, wenn der Anbieter die Prozesse der Heilmittelabrechnung versteht und geeignete Dokumentationen beziehungsweise Supportmöglichkeiten bereitstellt.

Zukünftige digitale Gesundheitsprozesse

Bei einer langfristigen Softwareentscheidung sollte auch berücksichtigt werden, wie der Anbieter zukünftige Anforderungen der Telematikinfrastruktur und digitaler Verordnungsprozesse berücksichtigt.

Konkrete Termine und verpflichtende Einführungsschritte sollten dabei stets anhand der jeweils aktuellen offiziellen Vorgaben geprüft und nicht aus der E-Rechnungsgesetzgebung abgeleitet werden.

Checkliste für die Umstellung

Vor der Entscheidung:

• Welche Abrechnungswege hat unsere Praxis?
• Wie viele Rechnungen und Abrechnungsvorgänge entstehen monatlich?
• Welche Arbeitsschritte erfolgen heute manuell?
• Wo entstehen Medienbrüche oder häufige Nachbearbeitungen?
• Welche bestehenden Systeme müssen integriert werden?
• Welche E-Rechnungsformate werden benötigt?
• Welche Anforderungen bestehen an Datenschutz und Gesundheitsdaten?
• Welche internen Ressourcen stehen für Einführung und Schulung zur Verfügung?

Bei der Auswahl:

• Welche Funktionen für GKV- und Privatabrechnung bietet das System tatsächlich?
• Welche E-Rechnungsformate werden unterstützt?
• Welche Prüfmechanismen für Verordnungen und Abrechnungen sind vorhanden?
• Welche Schnittstellen zu Buchhaltung und vorhandener Praxissoftware existieren?
• Wie funktionieren Benutzerrollen und Berechtigungen?
• Welche Möglichkeiten für Datenexport und Systemwechsel bestehen?
• Wie werden steuerlich relevante Unterlagen gespeichert und exportiert?
• Welche Datenschutz- und Sicherheitsinformationen stellt der Anbieter bereit?
• Welche Kosten entstehen insgesamt über mehrere Jahre?
• Welche Supportleistungen sind enthalten?

Bei der Implementierung:

• Stammdaten prüfen und bereinigen
• Datenmigration mit Testdaten vorbereiten
• Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen
• Neue Prozesse dokumentieren
• Mitarbeitende schulen
• Schnittstellen testen
• Testfälle für typische und ungewöhnliche Abrechnungssituationen definieren
• Fehler- und Eskalationsprozesse festlegen

Nach der Einführung:

• Fehler und Nachbearbeitungsfälle regelmäßig analysieren
• Stammdaten aktuell halten
• Benutzerrechte regelmäßig prüfen
• Dokumentation bei Prozessänderungen aktualisieren
• Backups und Wiederherstellungsmöglichkeiten entsprechend dem eigenen Sicherheitskonzept überprüfen
• Schnittstellen und Datenexporte regelmäßig testen
• Neue regulatorische oder technische Anforderungen beobachten

Häufige Fragen

Ist die E-Rechnung in der Physiotherapie Pflicht?

Das hängt vom jeweiligen Rechnungsvorgang ab. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Die neue umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen und damit nicht pauschal jede Rechnung einer Physiotherapiepraxis.

Für die Ausstellung gelten zudem Übergangsregelungen bis Ende 2026 beziehungsweise unter bestimmten Voraussetzungen bis Ende 2027.

Muss eine Physiotherapiepraxis seit 2025 jede Patientenrechnung als E-Rechnung versenden?

Nein. Rechnungen an private Endverbraucher fallen nicht unter die neue obligatorische B2B-E-Rechnungspflicht. Bei Rechnungen an Unternehmen oder andere Organisationen muss der konkrete Geschäftsvorgang betrachtet werden.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Ein einfaches PDF ist seit dem 1. Januar 2025 im umsatzsteuerlichen Sinne eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung muss strukturierte elektronische Rechnungsdaten enthalten, die elektronisch verarbeitet werden können.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Rechnungen müssen steuerlich grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Für andere Unterlagen können abweichende Aufbewahrungsfristen gelten.

Ist eine digitale Ablage automatisch GoBD-konform?

Nein. Entscheidend ist nicht allein, dass Unterlagen digital gespeichert werden. Der gesamte Prozess muss unter anderem nachvollziehbar, vollständig und entsprechend den steuerlichen Vorgaben ausgestaltet sein. Eine Software kann diese Anforderungen unterstützen, aber nicht unabhängig vom tatsächlichen Einsatz automatisch erfüllen.

Wie teuer ist eine digitale Abrechnungslösung?

Die Kosten unterscheiden sich erheblich und hängen von Funktionsumfang, Nutzerzahl, Praxisgröße, Schnittstellen und Abrechnungsmodell ab. Für eine realistische Bewertung sollten Lizenz-, Einführungs-, Migrations-, Schulungs- und laufende Betriebskosten gemeinsam betrachtet werden.

Wie schnell rechnet sich eine solche Lösung?

Eine pauschale Amortisationsdauer lässt sich nicht seriös nennen. Der wirtschaftliche Nutzen hängt vom heutigen Verwaltungsaufwand und vom tatsächlich erreichbaren Automatisierungsgrad ab.

Am sinnvollsten ist ein Vorher-Nachher-Vergleich anhand eigener Daten zu Bearbeitungszeiten, Nachbearbeitungsfällen und laufenden Kosten.

Können alte und neue Prozesse vorübergehend parallel laufen?

Ein zeitlich begrenzter Parallelbetrieb kann bei einer Systemumstellung sinnvoll sein, beispielsweise um Daten und Ergebnisse zu vergleichen. Wie lange dies notwendig ist, hängt von Prozess, Risiko und Systemkomplexität ab. Eine pauschale Höchstdauer gibt es nicht.

Was ist, wenn der Softwareanbieter den Dienst einstellt?

Vor Vertragsabschluss sollte geklärt werden, wie Daten exportiert werden können und was im Fall einer Vertragsbeendigung oder eines Anbieterwechsels geschieht. Besonders relevante Dokumente und strukturierte Rechnungsdaten sollten in geeigneten Formaten verfügbar bleiben.

Wie lange dauert die Einführung?

Das hängt stark von der vorhandenen Systemlandschaft ab. Eine einfache Lösung ohne größere Datenmigration kann schneller eingeführt werden als ein System mit mehreren Schnittstellen, GKV-Abrechnung und historischen Daten.

Statt einer pauschalen Wochenangabe sollte ein Einführungsplan anhand der tatsächlichen Aufgaben erstellt werden.

Wer trägt die Verantwortung für Abrechnungsfehler?

Automatisierte Prüfungen können die Praxis unterstützen, entbinden sie aber nicht von der Verantwortung für ihre eigenen Prozesse und Abrechnungen. Deshalb sollten Fehlerhinweise nachvollziehbar sein und Sonderfälle weiterhin fachlich geprüft werden können.

Wie sieht es mit Datenschutz und Sicherheit aus?

Da Physiotherapiepraxen Gesundheitsdaten verarbeiten, sind Datenschutz und Informationssicherheit besonders wichtig. Bei der Auswahl sollten unter anderem Auftragsverarbeitung, Zugriffsrechte, Verschlüsselung, Speicherorte sowie Backup- und Sicherheitskonzepte geprüft werden.

Kann E-Rechnung mit digitalen Verordnungsprozessen verbunden werden?

Technisch können unterschiedliche digitale Prozesse miteinander integriert werden, wenn geeignete Schnittstellen vorhanden sind. Die steuerliche E-Rechnung und digitale Heilmittelverordnungen sind jedoch unterschiedliche Verfahren mit unterschiedlichen rechtlichen und technischen Grundlagen.

Wie hoch ist die Zeitersparnis pro Rechnung?

Das hängt vom bisherigen Prozess und dem Automatisierungsgrad ab. Statt allgemeiner Minutenwerte sollte die Praxis zunächst messen, wie viel Zeit heute für Erfassung, Prüfung, Rechnungsstellung, Versand und Zahlungsabgleich benötigt wird. Nach einer Pilotphase kann anschließend anhand realer Daten bewertet werden, welche Zeitersparnis tatsächlich erreicht wurde.

Kann ich abgelehnte oder zurückgewiesene Abrechnungen digital nachverfolgen?

Das hängt vom eingesetzten Praxis- oder Abrechnungssystem ab. Gute Lösungen sollten Bearbeitungsstände und Rückmeldungen möglichst nachvollziehbar darstellen. Vor der Auswahl sollte geprüft werden, welche Rückmeldungen von Krankenkassen oder Abrechnungsdienstleistern tatsächlich elektronisch verarbeitet werden können.

Fazit

Digitale Rechnungs- und Abrechnungsprozesse können physiotherapeutischen Praxen helfen, Medienbrüche zu reduzieren, Informationen zentral zu verwalten und wiederkehrende Verwaltungsaufgaben effizienter zu gestalten.

Dabei sollten jedoch E-Rechnung, GKV-Abrechnung, Heilmittelverordnung und Telematikinfrastruktur nicht miteinander vermischt werden. Die umsatzsteuerliche E-Rechnung folgt eigenen gesetzlichen Vorgaben und betrifft grundsätzlich inländische B2B-Umsätze.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die verpflichtende Ausstellung gelten Übergangsregelungen bis Ende 2026 beziehungsweise für bestimmte Rechnungsaussteller bis Ende 2027.

Für Physiotherapiepraxen ist deshalb ein schrittweises Vorgehen sinnvoll: bestehende Prozesse analysieren, relevante Rechnungstypen unterscheiden, Anforderungen definieren und anschließend prüfen, welche Softwarefunktionen tatsächlich benötigt werden. Eine E-Rechnungs-Beratung kann dabei unterstützen, steuerliche E-Rechnungsanforderungen und bestehende digitale Prozesse sauber voneinander abzugrenzen.