E-Rechnung mit Excel erstellen: Compliance-sichere Anleitung

Kurz gesagt: E-Rechnungen mit Excel zu erstellen bedeutet, Rechnungsdaten zunächst strukturiert aufzubereiten und anschließend mit einer geeigneten Software in ein zulässiges maschinenlesbares E-Rechnungsformat zu überführen. Excel kann dabei als Datenquelle dienen, ist aber selbst kein E-Rechnungsformat. Entscheidend sind vollständige und korrekte Rechnungsdaten, eine passende Konvertierung sowie ein nachvollziehbarer Prozess für Prüfung, Versand und Aufbewahrung.

Der direkte Fahrplan:

1. Überprüfe deine Excel-Rechnungsdaten auf Vollständigkeit und Konsistenz.
2. Wähle ein geeignetes Konvertierungstool oder eine spezialisierte E-Rechnungssoftware.
3. Lege fest, welches zulässige E-Rechnungsformat für deine Geschäftspartner verwendet werden soll.
4. Erzeuge die strukturierte E-Rechnung aus den vorbereiteten Daten.
5. Prüfe die erzeugte Rechnung technisch und fachlich.
6. Bewahre die maßgeblichen Rechnungsdaten entsprechend den geltenden Anforderungen auf und dokumentiere deinen tatsächlichen Prozess.

Nach diesem Guide kannst du:

• Rechnungsdaten in Excel strukturiert für die weitere Verarbeitung vorbereiten
• geeignete E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung einordnen
• eine technische Validierung sinnvoll in den Prozess integrieren
• typische Daten- und Mappingfehler erkennen
• Aufbewahrungs- und Dokumentationsanforderungen angemessen berücksichtigen
• Verantwortlichkeiten für Erstellung, Prüfung und Fehlerbehandlung definieren

Inhaltsverzeichnis

• Für wen ist dieser Guide?
• Grundlagen und Kontext
• Schritt-für-Schritt-Anleitung
• Praxisbeispiel und Anwendung
• Fortgeschrittene Varianten und Skalierung
• Kompakte Zusammenfassung
• Mini-Checkliste
• FAQ und Troubleshooting

Für wen ist dieser Guide?

Dieser Guide richtet sich an Unternehmen und Verwaltungen, die Rechnungsdaten bislang in Excel pflegen und diese künftig als strukturierte E-Rechnungen ausgeben möchten.

Voraussetzungen sind Grundkenntnisse in Excel sowie Zugriff auf die für die Rechnungsstellung benötigten Stamm- und Bewegungsdaten.

Der Guide behandelt nicht die vollständige technische Spezifikation von XRechnung oder ZUGFeRD. Im Mittelpunkt steht der praktische Prozess von der Excel-Datenquelle bis zur erzeugten und aufbewahrten E-Rechnung.

Grundlagen und Kontext

Eine E-Rechnung ist nicht mit einer einfachen PDF-Datei gleichzusetzen. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine E-Rechnung als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Seit diesem Zeitpunkt müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die verpflichtende Ausstellung gelten dagegen Übergangsregelungen und Ausnahmen.

Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 Euro kann diese Übergangsregelung unter den gesetzlichen Voraussetzungen bis Ende 2027 gelten.

Es gibt keine allgemeine gesetzliche Regel, nach der B2B-Rechnungen seit Juni 2025 ausschließlich als ZUGFeRD oder XRechnung versendet werden müssen.

XRechnung und geeignete Versionen beziehungsweise Profile von ZUGFeRD sind verbreitete Formate. Auch andere strukturierte Formate können unter den gesetzlichen Voraussetzungen als E-Rechnung geeignet sein.

Excel selbst erzeugt ohne zusätzliche technische Komponenten keine strukturierte E-Rechnung. Eine Excel-Tabelle kann jedoch als Quelle für Rechnungsdaten dienen, die anschließend in das benötigte Format transformiert werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Datenqualität überprüfen und Rechnungsinformationen standardisieren

Bevor eine E-Rechnung erzeugt wird, sollten die Ausgangsdaten vollständig und fachlich korrekt sein.

Prüfe unter anderem:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Unternehmens- und Kundendaten
• Leistungsbeschreibung
• Mengen und Preise
• Steuersätze und Steuerbeträge
• gegebenenfalls erforderliche Referenzen
• Zahlungsinformationen

Welche Angaben im konkreten Fall zwingend erforderlich sind, richtet sich nach den steuerlichen Anforderungen, dem verwendeten E-Rechnungsstandard und dem jeweiligen Geschäftsvorgang.

Deshalb sollte nicht pauschal angenommen werden, dass beispielsweise die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers, ein Leistungsdatum oder bestimmte Zahlungsdaten in jeder Rechnung vorhanden sein müssen.

Für Excel empfiehlt sich:

• Datumswerte innerhalb einer Spalte einheitlich zu pflegen
• numerische Werte tatsächlich als Zahlen und nicht als Text zu speichern
• Währungen und Steuersätze eindeutig zu kennzeichnen
• Pflichtinformationen nicht auf mehrere uneinheitliche Freitextfelder zu verteilen
• Formeln und Summen regelmäßig zu kontrollieren

Kontrollpunkt: Prüfe eine typische Rechnung und stelle sicher, dass alle für diesen konkreten Geschäftsvorgang erforderlichen Informationen vorhanden sind.

Schritt 2: Konvertierungstool auswählen und Systemgrenzen definieren

Für die Umwandlung von Excel-Daten in eine strukturierte E-Rechnung wird eine geeignete Software benötigt.

Mögliche Ansätze sind:

• Excel-Add-In
• lokal installierte Konvertierungssoftware
• Cloud-basierte E-Invoicing-Lösung
• ERP- oder Buchhaltungsschnittstelle
• individuelle technische Integration

Bei einer E-Rechnung-Beratung können unter anderem Systemgrenzen, Datenflüsse und Integrationsanforderungen analysiert werden.

Bei der Auswahl solltest du prüfen:

• Welche E-Rechnungsformate werden unterstützt?
• Welche Versionen und Profile werden erzeugt?
• Wie werden Excel-Felder den strukturierten Rechnungsdaten zugeordnet?
• Gibt es eine technische Validierung?
• Wie werden Fehler angezeigt?
• Wo werden Daten verarbeitet und gespeichert?
• Welche Schnittstellen bestehen zu ERP, Buchhaltung oder DMS?

Eine lokal installierte Lösung kann aus Datenschutz- oder IT-Sicherheitsgründen sinnvoll sein. Sie ist jedoch nicht automatisch sicherer oder geeigneter als eine Cloud-Lösung. Entscheidend sind die konkrete Architektur, der Anbieter und die technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen.

Schritt 3: Passendes E-Rechnungsformat auswählen

Welches Format verwendet wird, hängt vom Rechnungsempfänger und der eigenen Systemlandschaft ab.

• XRechnung: strukturiertes XML-basiertes Rechnungsformat, insbesondere im deutschen öffentlichen Rechnungsverkehr verbreitet
• ZUGFeRD: kombiniert bei geeigneten Versionen und Profilen strukturierte XML-Daten mit einer PDF-Darstellung
• Weitere Formate: können ebenfalls geeignet sein, wenn sie die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen

Prüfe deshalb vorab:

• Welches Format kann der Empfänger verarbeiten?
• Gibt es besondere B2G-Anforderungen?
• Welche Formate unterstützt das eigene Konvertierungstool?
• Welche Version beziehungsweise welches Profil wird erzeugt?

Es gibt keine allgemeine Regel, dass für B2B immer ZUGFeRD Extended verwendet werden sollte. Das benötigte Profil sollte vielmehr anhand des konkreten Rechnungsprozesses gewählt werden.

Schritt 4: E-Rechnung aus Excel-Daten erzeugen

Nach der Konfiguration werden die Excel-Daten in das strukturierte Rechnungsformat überführt.

Typischerweise läuft der Prozess so ab:

1. Excel-Datei beziehungsweise Datensatz auswählen
2. Feldmapping anwenden
3. gewünschtes Ausgabeformat festlegen
4. strukturierte Rechnungsdatei erzeugen
5. Ergebnis auf Vollständigkeit prüfen

Die genaue Bedienung hängt vom eingesetzten Tool ab. Menübezeichnungen, Dropdown-Felder oder Schaltflächen sollten deshalb nicht allgemein vorausgesetzt werden.

Eine nachvollziehbare Dateibenennung kann die interne Verwaltung unterstützen, ist aber keine gesetzlich vorgeschriebene Voraussetzung einer E-Rechnung.

Schritt 5: Technische Validierung durchführen

Eine technische Validierung kann prüfen, ob die erzeugte Rechnung den Regeln des verwendeten Formats entspricht.

Dabei können beispielsweise erkannt werden:

• fehlende erforderliche Informationen
• ungültige XML-Strukturen
• nicht zulässige Codes
• mathematische Inkonsistenzen
• Verstöße gegen Geschäftsregeln des verwendeten Standards

Das BMF empfiehlt eine Validierung von E-Rechnungen. Sie ist jedoch keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer Rechnung.

Auch eine Verpflichtung, zu jeder ausgehenden E-Rechnung dauerhaft ein Validierungszertifikat mit Datum und Uhrzeit zu speichern, besteht nicht allgemein.

Bei Steuersätzen sollte insbesondere nicht mit einer pauschalen Liste vermeintlich zulässiger Standardsteuersätze gearbeitet werden. Welcher Steuersatz oder welche Steuerkategorie korrekt ist, hängt vom konkreten steuerlichen Sachverhalt ab.

Schritt 6: Aufbewahrung organisieren

Nach der Erstellung muss die Rechnung entsprechend den geltenden Aufbewahrungsanforderungen gespeichert werden.

Für E-Rechnungen gilt insbesondere: Der strukturierte Teil muss so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt.

Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.

Ein sinnvoller Prozess kann berücksichtigen:

• Speicherung der erzeugten strukturierten Originalrechnung
• geeignete Zugriffsrechte
• Datensicherung und Wiederherstellung
• nachvollziehbaren Umgang mit Korrekturen
• Dokumentation der tatsächlich eingesetzten Verfahren

Die ursprüngliche Excel-Datei muss nicht automatisch allein deshalb gemeinsam mit jeder E-Rechnung archiviert werden, weil sie als Datenquelle diente. Ob und wie solche Quelldaten aufzubewahren sind, hängt vom konkreten Buchführungs- und Dokumentationsprozess ab.

Auch ein bestimmtes DMS, WORM-Speicher, Hashing oder vollständige Zugriffsprotokolle sind nicht pauschal für jede E-Rechnung gesetzlich vorgeschrieben.

Ein DMS kann den Prozess technisch unterstützen, ist aber nicht automatisch Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung.

Schritt 7: Prozess und Verantwortlichkeiten dokumentieren

Bei regelmäßigem Einsatz sollte klar sein, wer für Erstellung, Prüfung, Versand und Fehlerbehandlung verantwortlich ist.

Eine Prozessbeschreibung kann beispielsweise enthalten:

• verwendete Excel-Vorlage beziehungsweise Datenquelle
• eingesetztes Konvertierungstool
• Feldmapping
• verwendete Rechnungsformate
• Umgang mit Validierungsfehlern
• Freigabe- und Versandprozess
• Aufbewahrung

Eine RACI-Matrix kann bei komplexeren Organisationen hilfreich sein. Sie ist jedoch keine allgemeine gesetzliche Voraussetzung für die E-Rechnung.

Auch ein Vier-Augen-Prinzip kann Bestandteil eines angemessenen internen Kontrollsystems sein. Es ist aber keine allgemeine gesetzliche Pflicht und erfüllt nicht automatisch bestimmte Audit-Anforderungen.

Praxisbeispiel und Anwendung

Ein Handwerksbetrieb erstellt seine Rechnungen bisher in Excel. Ein wichtiger Geschäftskunde möchte künftig strukturierte E-Rechnungen erhalten.

Der Betrieb prüft zunächst seine Excel-Vorlage und stellt fest, dass bestimmte Kunden- und Referenzdaten nicht einheitlich gepflegt werden. Diese Informationen werden strukturiert ergänzt.

Anschließend wählt das Unternehmen ein Konvertierungstool, das das vom Kunden gewünschte E-Rechnungsformat erzeugen kann. Die relevanten Excel-Spalten werden den strukturierten Rechnungsfeldern zugeordnet und mit mehreren typischen Rechnungsfällen getestet.

Vor dem Versand wird eine technische Validierung durchgeführt. Erkannte Fehler werden in den Ausgangsdaten beziehungsweise im Mapping korrigiert.

Die erzeugten E-Rechnungen werden anschließend entsprechend dem betrieblichen Aufbewahrungsprozess gespeichert. Nach einigen Wochen überprüft das Unternehmen, welche manuellen Arbeitsschritte reduziert werden konnten und wo weiterhin Fehler oder Nacharbeiten auftreten.

Fortgeschrittene Varianten und Skalierung

Mehrere Empfängerformate automatisch handhaben

Wenn unterschiedliche Geschäftspartner verschiedene Formate benötigen, kann im Kundenstamm hinterlegt werden, welches Format für welchen Empfänger verwendet werden soll.

Eine entsprechend konfigurierte Software kann diese Information anschließend zur automatischen Auswahl des Ausgabeformats verwenden.

Batch-Verarbeitung

Bei höheren Rechnungsvolumina können mehrere Datensätze automatisiert verarbeitet werden. Ob ein Excel-Add-In oder eine spezialisierte Lösung Batch-Verarbeitung unterstützt, hängt vom jeweiligen Produkt ab.

Bei größeren Volumina sollte zudem geprüft werden, ob Excel weiterhin eine geeignete führende Datenquelle ist oder ob ERP beziehungsweise Fakturierungssysteme den stabileren Ausgangspunkt darstellen.

Freigabe-Workflows

Bei komplexeren Rechnungsprozessen können digitale Freigaben sinnvoll sein. Dabei kann beispielsweise festgelegt werden, dass bestimmte Rechnungen vor dem Versand von einer weiteren Person geprüft werden.

Wie viele Freigabestufen sinnvoll sind, sollte anhand von Rechnungsvolumen, Beträgen und internen Risiken entschieden werden.

Kompakte Zusammenfassung

• Excel kann Rechnungsdaten bereitstellen, ist selbst aber kein E-Rechnungsformat.
• Für eine E-Rechnung werden die Daten in ein geeignetes strukturiertes Format überführt.
• Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
• Es gibt keine allgemeine gesetzliche Pflicht seit Juni 2025, B2B-Rechnungen ausschließlich als ZUGFeRD oder XRechnung zu versenden.
• Technische Validierung ist sinnvoll und wird vom BMF empfohlen, aber nicht pauschal als Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung verlangt.
• Validierungsreports müssen nicht automatisch als gesetzlicher Nachweis mit jeder Rechnung archiviert werden.
• Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.
• Bei E-Rechnungen muss insbesondere der strukturierte Teil unversehrt in ursprünglicher Form erhalten bleiben.
• RACI-Matrix und Vier-Augen-Prinzip können interne Best Practices sein, sind aber keine pauschalen gesetzlichen E-Rechnungsanforderungen.

Mini-Checkliste

• [ ] Excel-Daten auf Vollständigkeit und Konsistenz geprüft
• [ ] Benötigte Rechnungsinformationen für den konkreten Geschäftsfall identifiziert
• [ ] Konvertierungstool ausgewählt
• [ ] Unterstützte E-Rechnungsformate und Versionen geprüft
• [ ] Feldmapping zwischen Excel und E-Rechnung definiert
• [ ] Testrechnung erzeugt
• [ ] Technische Validierung durchgeführt
• [ ] Erkannte Fehler in Quelle oder Mapping korrigiert
• [ ] Übertragungsweg mit dem Empfänger geklärt
• [ ] Aufbewahrung des strukturierten Originals eingerichtet
• [ ] Verantwortlichkeiten für Erstellung und Fehlerbehandlung geklärt
• [ ] Prozess angemessen dokumentiert

FAQ und Troubleshooting

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD kombiniert bei geeigneten Versionen und Profilen eine visuell lesbare PDF-Darstellung mit strukturierten XML-Rechnungsdaten. XRechnung ist ein strukturiertes XML-basiertes Rechnungsformat.

Beide können die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Es gibt jedoch keine allgemeine gesetzliche Regel, wonach eines der beiden Formate seit Juni 2025 verpflichtend verwendet werden muss.

Kann ich eine PDF-Datei aus Excel als E-Rechnung versenden?

Eine einfache PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten ist keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne. Sie gilt als sonstige Rechnung.

Während der gesetzlichen Übergangsfristen können sonstige Rechnungen unter den jeweiligen Voraussetzungen weiterhin zulässig sein.

Muss jede E-Rechnung vor dem Versand validiert werden?

Eine technische Validierung ist sinnvoll und wird vom BMF empfohlen, insbesondere um Format- und Geschäftsregelfehler frühzeitig zu erkennen.

Sie ist jedoch keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer E-Rechnung.

Muss ich jeden Validierungsreport archivieren?

Nein, nicht pauschal. Validierungsreports können für interne Qualitätskontrolle und Fehleranalyse hilfreich sein. Eine allgemeine umsatzsteuerliche Pflicht, für jede Rechnung einen Validierungsreport dauerhaft aufzubewahren, besteht nicht allein aufgrund der E-Rechnung.

Was passiert, wenn die Validierung fehlschlägt?

Dann sollte zunächst geprüft werden, welche Regel verletzt wurde und ob die Ursache in den Excel-Daten, im Feldmapping oder in der technischen Konvertierung liegt.

Der Fehler kann anschließend korrigiert und die Rechnung erneut erzeugt werden. Ob eine fehlerhafte Rechnung tatsächlich vom Empfänger zurückgewiesen würde, hängt von Art des Fehlers und dessen System beziehungsweise Regeln ab.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen sind in Deutschland grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.

Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil so erhalten bleiben, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.

Brauche ich zwingend ein DMS oder WORM-Archiv?

Nein. Ein bestimmtes DMS, WORM-Speicher oder Hash-Verfahren ist nicht pauschal gesetzlich für jede E-Rechnung vorgeschrieben.

Solche Systeme und technischen Maßnahmen können die ordnungsgemäße Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit unterstützen. Entscheidend ist die Ausgestaltung des gesamten Verfahrens.

Was ist eine Vier-Augen-Regel und brauche ich sie?

Bei einer Vier-Augen-Regel prüft eine zweite Person einen Vorgang zusätzlich. Das kann insbesondere bei risikoreichen oder komplexen Rechnungsprozessen ein sinnvoller Bestandteil des internen Kontrollsystems sein.

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, jede E-Rechnung durch zwei Personen prüfen zu lassen, besteht jedoch nicht. Das Vier-Augen-Prinzip erfüllt auch nicht automatisch bestimmte Audit-Anforderungen.

Welches ZUGFeRD-Profil sollte ich verwenden?

Das hängt vom konkreten Rechnungsfall und den Anforderungen des Empfängers ab. Es sollte nicht pauschal immer das Extended-Profil gewählt werden.

Prüfe, welches Profil dein System erzeugen kann und welches für die erforderlichen Rechnungsinformationen geeignet ist.

Wie integriere ich E-Rechnungen in mein ERP-System?

Prüfe zunächst, welche strukturierten Formate dein ERP importieren beziehungsweise erzeugen kann und welche Schnittstellen zur Verfügung stehen.

Anschließend sollte festgelegt werden, welches System die führende Rechnungsquelle ist, wie Daten übertragen werden und wo Korrekturen vorgenommen werden.

Nächster Schritt: Prüfe zunächst deine aktuelle Excel-Rechnungsvorlage und identifiziere, welche Daten daraus zuverlässig für eine strukturierte E-Rechnung übernommen werden können. Anschließend kannst du ein geeignetes Konvertierungstool auswählen und mit repräsentativen Testrechnungen prüfen, ob Mapping, Validierung und Ausgabeformat zu deinem Prozess passen.