Agenda E-Rechnung: Praktischer Leitfaden für Unternehmen

Die Agenda E-Rechnung beschreibt einen strukturierten Ansatz für Unternehmen, die elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und aufbewahren möchten. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die verpflichtende Ausstellung gelten dagegen Übergangsregelungen und Ausnahmen.

Die Einführung der E-Rechnung betrifft nicht nur das Rechnungsformat, sondern kann auch Prozesse, Systeme, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen im Finanzbereich verändern. Unternehmen benötigen deshalb Lösungen, die zu ihrer bestehenden ERP- und Buchhaltungslandschaft passen und die relevanten gesetzlichen und technischen Anforderungen unterstützen. Wirtschaftliche Effekte wie Zeit- oder Kosteneinsparungen sollten dabei anhand der eigenen Ausgangsprozesse bewertet werden.

Inhaltsverzeichnis

• Was bedeutet Agenda E-Rechnung konkret?
• Warum ist die Umsetzung im Jahr 2026 wichtig?
• Wichtige Prozesskomponenten und Systemanforderungen
• Überblick über Empfangsformate und Standards
• So funktioniert die Umsetzung in der Praxis
• Typische Probleme bei der Implementierung
• Bewertung und Auswahlhilfe für Lösungen
• Woran erkennt man eine geeignete Lösung?
• Readiness-Checkliste und Projektsteuerung
• Häufige Fragen
• Fazit

Was bedeutet Agenda E-Rechnung konkret?

Agenda E-Rechnung beschreibt einen integrierten Ansatz zur Organisation elektronischer Rechnungsprozesse. Dazu können der Empfang strukturierter Rechnungsdaten, technische Prüfungen, interne Freigaben, die Übergabe an Buchhaltung oder ERP sowie die steuerliche Aufbewahrung gehören.

Eine solche Lösung kann beispielsweise Formate wie XRechnung oder geeignete ZUGFeRD-Versionen verarbeiten. Welche Formate tatsächlich benötigt werden, hängt jedoch von den Geschäftspartnern und den eigenen Prozessen ab.

Strukturierte elektronische Rechnungen ermöglichen eine maschinelle Verarbeitung. Rechnungsdaten können von geeigneten Systemen beispielsweise übernommen, geprüft oder an weitere Anwendungen weitergegeben werden. Wie weit sich ein Prozess automatisieren lässt, hängt von Systemintegration, Datenqualität und internen Abläufen ab.

Für CFOs und kaufmännische Leitungen ist deshalb auch die wirtschaftliche Ausgangslage relevant. Sinnvolle Kennzahlen sind beispielsweise Bearbeitungszeit pro Rechnung, Rechnungsvolumen, Zahl manueller Arbeitsschritte und Häufigkeit von Nachbearbeitungen.

Auf dieser Basis kann bewertet werden, ob eine neue E-Rechnungslösung im konkreten Unternehmen einen wirtschaftlichen Nutzen erzielt.

Warum ist die Umsetzung im Jahr 2026 wichtig?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Im Jahr 2026 ist der Rechnungseingang deshalb bereits ein aktuelles Thema.

Für die Ausstellung gelten dagegen Übergangsregelungen:

• Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen verwenden.
• Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 Euro kann diese Möglichkeit unter den gesetzlichen Voraussetzungen bis Ende 2027 bestehen.
• Kleinunternehmer sind grundsätzlich von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen E-Rechnungen jedoch empfangen können.
• Auch für bestimmte Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und weitere gesetzlich definierte Fälle bestehen Ausnahmen.

Unternehmen sollten deshalb zwischen Empfangspflicht und Ausstellungspflicht unterscheiden. Ein Unternehmen kann bereits seit 2025 E-Rechnungen empfangen müssen, obwohl es selbst aufgrund einer Übergangsregelung noch sonstige Rechnungen ausstellen darf.

Für den Empfang genügt aus umsatzsteuerlicher Sicht grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach. Der Rechnungsempfänger ist nicht verpflichtet, darüber hinaus einen vollständig automatisierten Verarbeitungsprozess einzurichten. Automatisierung kann jedoch organisatorische und wirtschaftliche Vorteile bieten.

Wichtige Prozesskomponenten und Systemanforderungen

Eine praxistaugliche E-Rechnungslösung kann mehrere Komponenten umfassen. Welche davon erforderlich oder wirtschaftlich sinnvoll sind, hängt vom Unternehmen ab.

Empfangskanäle und Datenquellen

Rechnungen können beispielsweise per E-Mail, über Portale, Netzwerke oder direkte Schnittstellen eingehen. Unternehmen sollten zunächst dokumentieren, welche Kanäle ihre Lieferanten tatsächlich verwenden und wie eingehende Rechnungen intern weiterverarbeitet werden.

Formatunterstützung und Erkennung

In Deutschland sind insbesondere XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen verbreitet. Eine Lösung sollte die für das eigene Unternehmen relevanten strukturierten Formate zuverlässig verarbeiten können.

Es besteht jedoch keine allgemeine gesetzliche Vorgabe, dass jede Lösung zwingend genau XRechnung und ZUGFeRD unterstützen muss. Auch andere strukturierte Formate können unter den gesetzlichen Voraussetzungen zulässig sein.

Technische Validierung

Technische Validierung kann prüfen, ob eine Rechnung der erwarteten Struktur und den relevanten Geschäftsregeln entspricht. Sie unterstützt damit die Fehlererkennung und kann insbesondere bei automatisierten Prozessen sinnvoll sein.

Eine technische Validierung ist jedoch nicht gleichbedeutend mit einer vollständigen sachlichen oder steuerlichen Prüfung. Das BMF stellt außerdem klar, dass eine Validierung hilfreich ist, aber keine generelle Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer E-Rechnung darstellt.

Freigabeworkflows und Rollen

Digitale Workflows können Verantwortlichkeiten für Prüfung, Kontierung und Freigabe abbilden. Unternehmen sollten klar definieren, wer welche Aufgabe übernimmt.

Modelle wie eine RACI-Matrix können dabei helfen, sind aber keine gesetzliche Pflicht für jeden E-Rechnungsprozess.

Umgang mit Ausnahmefällen

Ein sinnvoller Prozess sollte auch Korrekturrechnungen, Stornos, fehlende Bestellreferenzen, technische Fehler und andere Sonderfälle berücksichtigen.

Eskalationsmechanismen können beispielsweise Benachrichtigungen oder Wiedervorlagen auslösen. Wie diese ausgestaltet werden, sollte sich am tatsächlichen Geschäftsprozess orientieren.

Integration mit Buchhaltung und ERP

Eine E-Rechnungslösung kann direkt in ein ERP integriert oder als separates Gateway beziehungsweise Fachsystem betrieben werden. Beide Ansätze können sinnvoll sein.

Vor der Auswahl sollten insbesondere folgende Fragen geklärt werden:

• Welches System führt die Rechnungsdaten?
• Welche Daten werden über Schnittstellen übertragen?
• Wie werden Fehler behandelt?
• Welche Informationen werden an Buchhaltung oder Steuerberatung übergeben?
• Wie können Daten bei einem späteren Anbieterwechsel exportiert werden?

Monitoring und Durchlaufzeiten

Monitoring kann helfen, offene Rechnungen, Bearbeitungszeiten und technische Fehler sichtbar zu machen. Sinnvolle Kennzahlen sollten anhand der eigenen Prozessziele festgelegt werden.

Interne Service-Level oder Bearbeitungsziele können organisatorisch hilfreich sein, sind jedoch keine allgemeine gesetzliche Anforderung der E-Rechnung.

Aufbewahrung

E-Rechnungen müssen entsprechend den steuerlichen Vorgaben aufbewahrt werden. Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so zu erhalten, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.

Funktionen wie Zugriffskontrollen, Änderungsprotokolle, Backups, Prüfsummen oder andere technische Maßnahmen können den Aufbewahrungsprozess unterstützen. Die GoBD schreiben jedoch nicht pauschal für jedes Unternehmen WORM-Speicher, Checksummen oder einen vollständigen Audit-Trail für jeden Bearbeitungsschritt vor.

Überblick über Empfangsformate und Standards

Während der gesetzlichen Übergangsfristen können sonstige Rechnungen unter den jeweiligen Voraussetzungen weiterhin zulässig sein. Ob dies bis Ende 2026 oder Ende 2027 gilt, hängt insbesondere vom Rechnungsaussteller und dessen Vorjahresumsatz ab.

So funktioniert die Umsetzung in der Praxis

Schritt 1: Rechnungseingang

Eine Rechnung geht beispielsweise per E-Mail, Portal oder Schnittstelle ein. Das eingesetzte System übernimmt die Datei und erkennt – soweit technisch vorgesehen – das Format.

Schritt 2: Technische Prüfung

Eine Validierungsfunktion kann prüfen, ob strukturierte Rechnungsdaten den relevanten technischen Regeln entsprechen. Fehler können anschließend zur Bearbeitung gekennzeichnet werden.

Schritt 3: Zuordnung und inhaltliche Prüfung

Je nach Integration kann die Rechnung einer Bestellung, einem Vertrag oder einer anderen Referenz zugeordnet werden. Sachliche Prüfungen wie Mengen- oder Preisabgleich bleiben vom technischen Rechnungsformat zu unterscheiden.

Schritt 4: Freigabe und Kontierung

Digitale Workflows können Kontierung und Freigabe unterstützen. Automatisierte Vorschläge sind möglich, sollten aber kontrollierbar bleiben.

Schritt 5: Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberatung

Freigegebene Rechnungsinformationen können über Schnittstellen oder definierte Exporte an Buchhaltungssysteme beziehungsweise externe Dienstleister übermittelt werden.

Schritt 6: Aufbewahrung

Die ursprünglichen strukturierten Rechnungsdaten werden entsprechend den geltenden Aufbewahrungspflichten gespeichert. Dabei sollte gewährleistet sein, dass der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form verfügbar bleibt.

Schritt 7: Nachvollziehbarkeit

Je nach Prozess können Bearbeitungsstände, Freigaben und Fehler dokumentiert werden. Diese Informationen können interne Kontrollen und spätere Prüfungen unterstützen.

Ein vollständiger technischer Audit-Trail jedes einzelnen Zugriffs ist jedoch nicht automatisch eine allgemeine gesetzliche Anforderung für jeden E-Rechnungsprozess.

Typische Probleme bei der Implementierung

Unvollständige Formatunterstützung

Ein System kann E-Rechnungsfunktionen bewerben, ohne alle für das eigene Unternehmen relevanten Formate oder Versionen zu unterstützen. Vor der Auswahl sollten deshalb echte Testrechnungen verwendet werden.

Medienbrüche und unklare Integration

Werden strukturierte Rechnungsdaten anschließend manuell in andere Systeme übertragen, geht ein Teil des Automatisierungspotenzials verloren. Deshalb sollten Datenflüsse und Schnittstellen frühzeitig geplant werden.

Unklare Verantwortlichkeiten

Auch ein technisch funktionierendes System benötigt klare Zuständigkeiten für Fehler, Freigaben und Sonderfälle.

Schlechte Datenqualität

Fehlerhafte Rechnungs- oder Stammdaten können automatisierte Prozesse behindern. Technische Validierung kann bestimmte Probleme erkennen, ersetzt aber nicht die sachliche Prüfung.

Unzureichende Aufbewahrungsprozesse

Bei E-Rechnungen sollte insbesondere sichergestellt werden, dass der strukturierte Teil in ursprünglicher Form erhalten bleibt. Darüber hinaus sollte der konkrete Aufbewahrungsprozess nachvollziehbar organisiert sein.

Es sollte jedoch nicht pauschal davon ausgegangen werden, dass Finanzbehörden für jede E-Rechnung zwingend vollständige Audit-Trails, WORM-Speicher, Checksummen und umfangreiche Metadaten verlangen.

Fehlende Schulung und Prozessdokumentation

Mitarbeitende sollten den neuen Rechnungsprozess kennen und wissen, wie bei technischen Fehlern oder Sonderfällen vorzugehen ist. Eine angemessene Dokumentation kann diesen Prozess unterstützen.

Fehlende Abstimmung mit externen Partnern

Wenn Buchhaltung oder Steuerberatung ausgelagert sind, sollte frühzeitig geklärt werden, welche Daten und Formate übergeben werden und welche Systeme beteiligt sind.

Bewertung und Auswahlhilfe für Lösungen

Eine Lösung sollte die für das konkrete Unternehmen relevanten Anforderungen erfüllen. Nicht jedes ursprünglich als „Muss-Kriterium“ formulierte Feature ist eine allgemeine gesetzliche Voraussetzung.

Woran erkennt man eine geeignete Lösung?

Möglichst wenige Medienbrüche

Eine geeignete Lösung sollte strukturierte Rechnungsdaten möglichst ohne unnötige manuelle Übertragungen an nachgelagerte Systeme weitergeben können.

Sinnvolle Automatisierung

Automatisierung kann Formatprüfung, Zuordnung oder Freigabevorschläge unterstützen. Sonderfälle sollten weiterhin erkennbar und manuell bearbeitbar bleiben.

Verständliche Fehlerkommunikation

Bei technischen oder fachlichen Problemen sollte klar ersichtlich sein, was nicht verarbeitet werden konnte und wer den Vorgang bearbeiten muss.

Transparenz

Bearbeitungsstände und offene Vorgänge sollten für die zuständigen Personen nachvollziehbar sein.

Skalierbarkeit

Die Lösung sollte zum aktuellen und erwarteten Rechnungsvolumen passen. Ob ein System zehn oder tausende Rechnungen zuverlässig verarbeitet, sollte anhand technischer Spezifikationen und Tests beurteilt werden und nicht aufgrund pauschaler Marketingaussagen.

Unterstützung bei Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit

Die technische Lösung sollte den eigenen Aufbewahrungs- und Dokumentationsprozess unterstützen. Dazu können beispielsweise Zugriffsrechte, Protokollierung oder Exportmöglichkeiten gehören.

Diese Funktionen sollten jedoch nicht als Garantie dafür dargestellt werden, dass der gesamte Unternehmensprozess automatisch GoBD-konform ist.

Readiness-Checkliste und Projektsteuerung

Organisatorische Readiness

• Ist klar, wer für den Rechnungseingang zuständig ist?
• Sind Prüfung, Freigabe und Fehlerbehandlung definiert?
• Sind relevante Mitarbeitende auf den neuen Prozess vorbereitet?
• Ist die Zusammenarbeit mit Buchhaltung oder Steuerberatung geklärt?
• Gibt es Ansprechpartner für technische und fachliche Fragen?
• Ist der tatsächliche Prozess angemessen dokumentiert?

Technische Readiness

• Welche E-Rechnungsformate kann die bestehende Software verarbeiten?
• Welche Versionen werden unterstützt?
• Welche Schnittstellen bestehen zu ERP und Buchhaltung?
• Können strukturierte Originaldaten aufbewahrt und exportiert werden?
• Wie werden technische Fehler erkannt?
• Sind Backup- und Wiederherstellungsprozesse entsprechend dem eigenen Betriebskonzept vorhanden?

Prozessuale Readiness

• Sind Rechnungseingang und Weiterverarbeitung definiert?
• Gibt es einen Prozess für fehlerhafte oder nicht verarbeitbare Rechnungen?
• Ist der Übergabeweg zur Buchhaltung beziehungsweise Steuerberatung geklärt?
• Ist bekannt, dass Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren sind?
• Ist der Umgang mit PDF-, Papier- und E-Rechnungen während der Übergangsphase geklärt?

Aufbewahrung und steuerliche Anforderungen

• Ist geklärt, wie strukturierte E-Rechnungsdaten in ursprünglicher Form erhalten werden?
• Ist die Aufbewahrungsfrist von grundsätzlich acht Jahren berücksichtigt?
• Sind Zugriffsrechte für steuerlich relevante Unterlagen definiert?
• Kann die Rechnung innerhalb der Aufbewahrungsfrist wieder bereitgestellt werden?
• Ist der tatsächlich eingesetzte Prozess nachvollziehbar dokumentiert?

Wirtschaftlichkeit

• Ist die heutige Bearbeitungszeit pro Rechnung bekannt?
• Ist das tatsächliche Rechnungsvolumen ermittelt?
• Sind häufige Nachbearbeitungen oder Fehler dokumentiert?
• Sind Lizenz-, Integrations-, Einführungs- und Betriebskosten bekannt?
• Welche Arbeitsschritte können realistisch automatisiert werden?
• Wurde der Business Case mit eigenen statt pauschalen Branchenwerten berechnet?
• Wurden unterschiedliche Szenarien betrachtet?

Projektsteuerung

• Ist ein realistischer Projektplan vorhanden?
• Soll die Einführung schrittweise oder für alle Prozesse gleichzeitig erfolgen?
• Gibt es ein Testkonzept?
• Sind relevante Schnittstellen und Datenflüsse berücksichtigt?
• Sind wichtige Geschäftspartner eingebunden?
• Gibt es einen Prozess für technische Ausfälle und Fehler?

Häufige Fragen

Betrifft mich die E-Rechnungspflicht wirklich?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dies gilt auch für Kleinunternehmer und unabhängig davon, ob ein Unternehmen ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringt.

Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt jedoch nicht für jeden Geschäftsvorfall. Unter anderem B2C-Umsätze, bestimmte steuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen und Leistungen von Kleinunternehmern können von der Verpflichtung ausgenommen sein.

Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen per E-Mail akzeptieren?

Das hängt vom Rechnungsaussteller und der jeweils geltenden Übergangsregelung ab. Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Elektronische sonstige Rechnungen wie PDFs setzen dabei grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus.

Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 Euro kann diese Möglichkeit unter den gesetzlichen Voraussetzungen bis Ende 2027 bestehen.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

XRechnung ist ein strukturiertes XML-basiertes Rechnungsformat. ZUGFeRD kombiniert bei geeigneten Versionen und Profilen strukturierte XML-Daten mit einer PDF-Darstellung.

Beide können die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Bei ZUGFeRD muss jedoch auf eine geeignete Version und ein geeignetes Profil geachtet werden.

Reicht ein E-Mail-Eingang aus?

Für die gesetzliche Fähigkeit zum Empfang einer E-Rechnung genügt grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach. Es besteht keine allgemeine Pflicht, eingehende E-Rechnungen darüber hinaus vollständig automatisiert zu verarbeiten.

Für größere Rechnungsvolumina oder komplexere Prozesse können automatisierte Import-, Prüf- und Freigabefunktionen dennoch wirtschaftlich sinnvoll sein.

Muss ich mein ERP-System wechseln?

Nicht zwingend. Prüfen Sie zunächst, welche Funktionen das vorhandene ERP oder die bestehende Rechnungssoftware bereits unterstützt. Möglich sind beispielsweise Updates, Zusatzmodule oder externe E-Invoicing-Lösungen.

Ein kompletter Systemwechsel sollte erst erwogen werden, wenn die bestehenden Systeme die relevanten Anforderungen nicht angemessen unterstützen können.

Wie stelle ich eine ordnungsgemäße Aufbewahrung sicher?

Rechnungen sind umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so zu speichern, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt.

Die GoBD schreiben nicht pauschal vor, dass dafür WORM-Speicher, vollständige Audit-Trails oder bestimmte zertifizierte Systeme verwendet werden müssen. Entscheidend ist die konkrete Ausgestaltung des gesamten Prozesses.

Wie berechne ich den ROI einer E-Rechnungslösung?

Beginnen Sie mit den realen Prozessdaten Ihres Unternehmens:

1. Bearbeitungszeit pro Rechnung erfassen.
2. Rechnungsvolumen bestimmen.
3. Manuelle Arbeitsschritte und Nachbearbeitungen dokumentieren.
4. Realistisch beurteilen, welche Arbeitsschritte automatisiert werden können.
5. Lizenz-, Integrations-, Projekt- und Betriebskosten gegenüberstellen.
6. Mehrere Szenarien mit unterschiedlichen Automatisierungsgraden berechnen.

Die daraus entstehenden Werte sind eine Modellrechnung und keine allgemein erwartbaren Ergebnisse einer E-Rechnungseinführung. Pauschale Aussagen wie „40 bis 60 Prozent weniger Bearbeitungszeit“ oder eine bestimmte Amortisationsdauer sollten ohne belastbare Datengrundlage nicht als typisches Ergebnis dargestellt werden.

Was kostet eine E-Rechnungslösung?

Die Kosten hängen erheblich von Anbieter, Rechnungsvolumen, vorhandenen Systemen, Integrationsumfang und Funktionsbedarf ab.

Für eine belastbare Kalkulation sollten aktuelle Angebote eingeholt und neben Lizenzkosten auch Implementierung, Schnittstellen, Migration, Schulung, Support und laufender Betrieb berücksichtigt werden.

Kann ich die Lösung zusammen mit meinem Steuerberater nutzen?

Ja. Je nach Software können strukturierte Daten oder Belege über Schnittstellen beziehungsweise Exporte an die Steuerberatung übergeben werden.

Vor der Einführung sollte geklärt werden, welche Daten benötigt werden, über welchen Weg sie übertragen werden und welches System die maßgeblichen Originaldaten aufbewahrt.

Was passiert mit bestehenden PDF-Rechnungen?

Bereits empfangene Rechnungen behalten ihre jeweilige rechtliche Einordnung und müssen nicht nachträglich allein aufgrund der neuen E-Rechnungsregeln in ein anderes Format konvertiert werden.

Für neue Umsätze ist dagegen zu prüfen, welche Regelung zum jeweiligen Zeitpunkt und für den jeweiligen Rechnungsaussteller gilt.

Fazit

Die E-Rechnung ist im Jahr 2026 ein fester Bestandteil der deutschen Rechnungsprozesse. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen.

Eine sinnvolle Agenda E-Rechnung geht dennoch über das bloße Dateiformat hinaus. Unternehmen sollten prüfen, wie Rechnungseingang, Validierung, Freigabe, ERP-Integration, Buchhaltung und Aufbewahrung zusammenspielen.

Dabei sollten gesetzliche Anforderungen und interne Best Practices klar voneinander getrennt werden. Automatisierte Validierung, RACI-Modelle, umfangreiche Audit-Trails oder zusätzliche Integritätsmechanismen können sinnvoll sein, sind aber nicht pauschal für jeden E-Rechnungsprozess gesetzlich vorgeschrieben.

Wer zunächst die eigene Systemlandschaft und die tatsächlichen Prozesskosten analysiert, kann anschließend gezielt entscheiden, welche technische Lösung und welcher Automatisierungsgrad wirtschaftlich sinnvoll sind. Eine E-Rechnung-Beratung kann dabei unterstützen, regulatorische Anforderungen, bestehende Prozesse und technische Optionen strukturiert miteinander abzugleichen.