Rechnungswesen digitalisieren

Der öffentliche Einkauf in Deutschland steht vor großen Herausforderungen:

Fehlende Wirkungsausrichtung: Politische Ziele wie Nachhaltigkeit, Teilhabe oder regionale Entwicklung spielen bei der Vergabe oft keine Rolle. Der Preis dominiert.
Keine Wirkungsmessung: Einheitliche KPIs und Berichtsformate fehlen. Eine Steuerung entlang von Zielen ist kaum möglich.
Hohe Bürokratie: Komplizierte Prozesse, viel Papierkram und nicht kompatible Systeme bremsen Tempo und Effizienz.
Veraltete Systeme und Verträge: Technische Hürden, starre Laufzeiten und geringe Flexibilität behindern Innovation.
Komplexe Strukturen: Unterschiedliche Regeln, fehlende Standards und Dezentralisierung erschweren eine einheitliche Linie.
Transparenzmangel: Uneinheitliche Kontrolle und intransparente Entscheidungen schwächen Vertrauen und Steuerbarkeit.
Hohe Zugangshürden: Kleine Anbieter und Innovationsträger haben es schwer – mit Folgen für Wettbewerb und Vielfalt.

Unsere Überzeugung: Öffentliche Beschaffung kann mehr. Und Bonpago hilft Ihnen genau das möglich zu machen.

Die Vorteile einer wirkungsorientierten Beschaffung

Ein wirkungsorientiertes Beschaffungswesen fördert nicht nur Effizienz und Transparenz – es schafft auch messbaren gesellschaftlichen und ökologischen Nutzen.

Gesellschaftliche Wirkung

Beiträge zu Klimazielen, sozialer Teilhabe und regionaler Entwicklung.

Strategische Steuerung

Beschaffung wird zum aktiven Hebel für politische Ziele.

Kosteneffizienz

Lebenszyklusanalysen, Prozessautomatisierung und bedarfsorientierte Planung senken langfristig Ausgaben.

Transparenz & Vertrauen

Durch standardisierte KPIs, öffentliche Wirkungsmessung und nachvollziehbare Berichte.

Förderung von Innovation & KMU

Zugangserleichterung und gezielte Fördermechanismen stärken Vielfalt und Innovation.

Digitale Effizienz

Zentrale Plattformen, intelligente Analysen und Automatisierung beschleunigen Abläufe.

Messbare Wirkung

Datenbasierte Evaluation zeigt, wie Beschaffungsentscheidungen zur Erreichung von Zielen beitragen.

Technologieeinsatz

KI hilft bei Entscheidungen und bewertet Wirkungen automatisch (z. B. CO₂-Einsparung & soziale Integration).

Unser Drei-Phasen-Modell für wirkungsorientierten Einkauf

Bonpago begleitet Sie mit einem klaren Reifegradmodell: Schritt für Schritt von der Prozessoptimierung zum strategischen Einkauf mit Wirkung.

Jede Phase ist mit klaren KPIs hinterlegt – von Einsparungen über Diversität bis ESG-Kriterien.

1️⃣ Optimierung des IST-Stands
In dieser Phase steht die Effizienzsteigerung im Mittelpunkt. Ziel ist es, analoge, fragmentierte und oft langsame Prozesse durch digitale, zentrale und automatisierte Systeme zu ersetzen. So entstehen Grundlagen für mehr Transparenz, Tempo und Standardisierung.
- Digitale Beschaffungsplattform: Einführung einer zentralen, benutzerfreundlichen Lösung mit Echtzeitanalyse, Automatisierung und standardisierten Workflows.
- Standardisierte Verträge: Klare Rollen und Verantwortlichkeiten sorgen für Transparenz und rechtliche Sicherheit.
- Digitalisierung von Abläufen: Etwa bei Rechnungsbearbeitung oder Angebotsbewertung entfallen manuelle Prüfungen – Durchlaufzeiten sinken spürbar.
2️⃣ Datengetriebene Beschaffung
In dieser Phase wird die Beschaffung strategisch und datengestützt ausgerichtet. Im Fokus stehen Transparenz, Prognosefähigkeit und öffentliche Nachvollziehbarkeit.
- Datenbasierte Entscheidungen: KI-Analysen unterstützen die Planung, bewerten Lebenszykluskosten und erkennen Risiken frühzeitig.
- Transparente Berichterstattung: Ausgaben und Lieferanten werden über Dashboards nachvollziehbar dargestellt.
- Intelligente Lagerplanung: Bedarf lässt sich genauer prognostizieren – Bestände werden effizienter gesteuert, Kosten und Engpässe sinken.
3️⃣ Wirkungsorientierter Einkauf
In der letzten Phase wird die Beschaffung konsequent auf gesellschaftliche, ökologische und wirtschaftliche Wirkungsziele ausgerichtet. Sie übernimmt eine strategische Rolle innerhalb der Organisation.
- ESG-Kriterien in Ausschreibungen: Nachhaltigkeit, faire Arbeitsbedingungen und regionale Wertschöpfung werden verbindlich berücksichtigt.
- Wirkungsmessung per KPIs: Ein zentrales System erfasst Effekte wie CO₂-Einsparung, Beschäftigung oder Innovationsförderung.
- Förderung von KMU & Vielfalt: Vereinfachte Verfahren und Schulungen erleichtern kleineren Anbietern den Zugang – Innovation wird gestärkt.

Internationale Vorbilder und Referenzen

Viele Länder setzen bereits erfolgreich auf wirkungsorientierte Beschaffung – mit positiven Effekten auf Kosten, Effizienz und gesellschaftliche Wirkung und zeigen, was möglich ist:

Großbritanniens Crown Commercial Service erzielte Einsparungen von über 2 Mrd. Pfund jährlich durch gebündelte Nachfrage, standardisierte Prozesse und gezielte KMU-Förderung.
Estlands elektronisches Beschaffungssystem senkt Verwaltungskosten um 20 %, Neuseelands zentrale Vergabestelle arbeitet medienbruchfrei, Singapurs GeBIZ spart 15 % Verwaltungsaufwand.
Länder wie Estland, Neuseeland und Großbritannien setzen auf durchgängige Datenverfügbarkeit – inklusive Bewertungskriterien, Lieferketteninformationen und Leistungsberichten.
Südkoreas KONEPS-System integriert Ausschreibungen, Verträge und Zahlungen auf einer Plattform, die britische Beschaffung nutzt KI zur Angebotsevaluation.
In Singapur werden Ausschreibungen in lose unterteilt, um KMU zu fördern; Estland senkt Teilnahmehürden durch realistische Anforderungen.
Projekte wie Londons U-Bahn oder Indiens Flughäfen kombinieren gesellschaftliche Ziele mit Effizienz durch private Beteiligung.

Diese Beispiele zeigen: Wirkungsorientierung ist kein deutsches Zukunftsprojekt – sondern global erprobt und erfolgreich im Einsatz. Sie bilden eine wertvolle Referenz für den Transformationsprozess in Deutschland.

Warum Bonpago?

Weil wir das Thema nicht nur verstehen, sondern gestalten.

Bonpago hat bereits bei der Einführung der E-Rechnung bewiesen, wie Digitalisierung im öffentlichen Sektor konkret umgesetzt wird. Gemeinsam mit dem Bund haben wir diesen Wandel aktiv mitgestaltet – strategisch und operativ.

Auch beim wirkungsorientierten Einkauf gehören wir zu den Vordenkern. Als Mitautor des Strategiepapiers „Wirkungsorientierter Einkauf Deutschlands“ und Mitinitiator der ersten nationalen Initiative gestalten wir diesen Wandel von Beginn an mit.

Mit über 25 Jahren Erfahrung in Digitalisierung, IT, Beschaffung und Organisation begleiten wir Bund, Länder und Kommunen als Umsetzungspartner – nicht nur in Workshops, sondern auch in konkreten Pilotprojekten und Systemeinführungen. Als eines von drei bundesweiten Projekten wurden wir zudem für das NEGZ-Forschungsvorhaben „Steuern mit Wirkung“ ausgewählt.

Unsere Haltung: Wir gestalten, wo andere nur analysieren – und setzen um, wo andere diskutieren.