Globale Einführung der E-Rechnung

Ausgangssituation

Ein internationaler Immobilieninvestor stand vor der Aufgabe, seine historisch gewachsenen, stark manuellen Rechnungsprozesse zu digitalisieren. Unterschiedliche Systeme, zahlreiche Schnittstellen und uneinheitliche Abläufe zwischen Fachbereichen und IT führten zu langen Durchlaufzeiten und fehlender Transparenz. Hinzu kamen komplexe regulatorische Anforderungen: Über 20 Länder mit jeweils eigenen Vorgaben und Fristen zur Einführung der E-Rechnung mussten berücksichtigt werden.

Vorgehen

Bonpago strukturierte das Projekt in zwei aufeinander aufbauende Teilprojekte:

1. Optimierung der Rechnungsbearbeitung – Analyse der Ist-Prozesse, Modellierung der Soll-Prozesse und Erstellung eines funktionalen sowie technischen Anforderungskatalogs. Zudem wurden Lieferanten eingebunden, Compliance-Vorgaben dokumentiert und die interne Prozesslandschaft harmonisiert.

2. Internationale Einführung der E-Rechnung – Schrittweise Umsetzung in über 20 Ländern unter Berücksichtigung länderspezifischer Vorgaben. Dazu zählten die Anbindung nationaler Plattformen, die Auswahl eines globalen E-Invoicing-Dienstleisters und umfassende Change-Management-Maßnahmen.

Ergebnis

Das Unternehmen erreichte deutliche Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen in der Rechnungsverarbeitung, stellte globale Compliance sicher und schuf Transparenz über alle Rechnungsflüsse hinweg. Durch die Standardisierung entstand eine zukunftsfähige System- und Prozessarchitektur, die internationale Anforderungen zuverlässig erfüllt und nachhaltige Digitalisierungserfolge sichert.