Digitale Transformation

Ausgangssituation

Eine kommunale Gebäudeverwaltung stand vor der Herausforderung, zersplitterte Prozesse, analoge Strukturen und manuelle Prüfungen – insbesondere bei komplexen Bau­rechnungen – zu modernisieren. Fehlende Systemunterstützung und uneinheitliche Abläufe erschwerten die Arbeit zwischen Fachbereichen und externen Beteiligten. Ziel war die Entwicklung einer digitalen Organisationsstruktur mit durchgängigen Workflows und nachhaltiger Prozessverantwortung.

Vorgehen

Bonpago unterstützte den Aufbau eines übergreifenden Prozessmanagements als Steuerungsrahmen für Organisation, Technik und Change.
Zentrale Schritte waren:

• Prozessanalyse und -register: Erfassung, Bewertung und Priorisierung von rund 200 Prozessen zur Identifikation von Digitalisierungspotenzialen.

• Strategieentwicklung: Erstellung einer Digitalstrategie mit technischer Zielarchitektur und konkreten Umsetzungspfaden.

• Systemauswahl: Ausschreibung und Konzeption eines neuen WMS-/DMS-Systems inklusive KI-gestützter Prüfverfahren, Workflows und Schnittstellen.

• Change Management: Schulungen, Coachings und Change-Formate (Change Agents, Digital Leadership, Storytelling) zur kulturellen Verankerung des Wandels.

• Automatisierung: Integration intelligenter Prüfmechanismen und digitaler Freigabeprozesse, insbesondere für mehrstufige Bau­rechnungen.

Ergebnis

Die Gebäudeverwaltung verfügt heute über ein modernes, strategisch verankertes Prozessmanagement mit klarer Struktur und kontinuierlicher Verbesserung. Komplexe Rechnungen – inklusive KI-gestützter Prüfung – sind digitalisiert und automatisiert. Durch die Verbindung von Technik, Organisation und Kultur wurde der Wandel dauerhaft etabliert und als Modellprojekt für andere kommunale Organisationen anerkannt.