Einführung der
E-Rechnung im internationalen Kontext
Wie ein international tätiger Immobilieninvestor seine Rechnungsprozesse harmonisierte und eine skalierbare E-Rechnungslösung für mehr als 20 Länder entwickelte.
Als gewachsene Prozesse an internationale Grenzen stießen
Was über Jahre zuverlässig funktioniert hatte, geriet plötzlich unter Druck. Manuelle Arbeitsschritte, Medienbrüche und unterschiedliche Systeme trafen auf neue E-Rechnungspflichten in mehr als 20 Ländern. Aus einem vertrauten Prozess wurde eine internationale Zukunftsaufgabe mit eigenen Vorgaben, Formaten und Fristen in jedem Markt. Bisher hatte jedes Land aus seiner eigenen Sicht die Prozesse optimiert. Gemeinsam mit Bonpago brachte das Unternehmen Struktur in die Komplexität, machte Abläufe transparent und entwickelte ein gemeinsames Zielbild für alle Ländereinheiten. Daraus entstand eine standardisierte E-Rechnungsarchitektur, die sich schrittweise international ausrollen lässt. Die Case Study zeigt, wie aus regulatorischem Druck eine echte Chance für effizientere Prozesse und nachhaltige Digitalisierung wurde.
Herausforderungen
Abläufe und Medienbrüche
je Land
E-Rechnungs-lösung
Die falsche Annahme
Zunächst lag es nahe, die E-Rechnung in jedem Land einzeln umzusetzen und bestehende Rechnungsprozesse lediglich um die jeweils erforderlichen Formate und Übertragungswege zu ergänzen.
Doch einzelne Länderlösungen hätten das eigentliche Problem nicht gelöst. Die Herausforderung bestand nicht nur in unterschiedlichen regulatorischen Vorgaben, sondern auch in einer heterogenen Systemlandschaft, manuellen Arbeitsschritten, Medienbrüchen und fehlenden Schnittstellen. Eine rein technische Umsetzung hätte diese Strukturen lediglich fortgeschrieben.
Die Entscheidung
Das Unternehmen entschied sich deshalb gegen isolierte Einzellösungen und für eine gemeinsame Betrachtung von Prozessoptimierung und internationaler E-Rechnung.
Zunächst sollten die internen Abläufe standardisiert und automatisiert werden. Darauf aufbauend sollte eine international skalierbare Lösung entstehen, die länderspezifische Vorgaben berücksichtigt und schrittweise ausgerollt werden kann.
Für jedes Land sollte künftig klar sein:
-
welche regulatorischen Anforderungen gelten,
-
welche Prozesse angepasst werden müssen,
-
welche Formate und Übertragungswege erforderlich sind,
-
welche Systeme und Schnittstellen betroffen sind,
-
welche Aufgaben der E-Invoicing-Provider übernimmt,
-
bis wann die Umsetzung erfolgen muss.
Die neue Struktur
Bonpago analysierte zunächst die bestehenden Rechnungsprozesse und entwickelte gemeinsam mit Fachbereichen und IT ein einheitliches Zielbild. Darauf aufbauend wurden Soll-Prozesse definiert und die funktionalen sowie technischen Anforderungen in einem strukturierten Anforderungskatalog gebündelt.
Da die Anforderungen nicht vollständig durch interne Lösungen abgedeckt werden konnten, unterstützte Bonpago anschließend die Auswahl eines geeigneten E-Invoicing-Providers. Die Umsetzung erfolgte schrittweise entlang der jeweiligen gesetzlichen Fristen und wurde durch Lieferantenkommunikation, Schulungen, Change Management und eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation begleitet.
Aus unterschiedlichen nationalen Anforderungen entstand so eine gemeinsame, skalierbare Prozess- und Systemarchitektur für den internationalen Rechnungseingang und -ausgang.
