E-Rechnung
international
Wie ein Unternehmen die E-Rechnung international
und zukunftssicher einführte
Als eine dringende Länderpflicht zur Architekturfrage wurde
Was zunächst wie eine kurzfristige Lösung für Belgien wirkte, entwickelte sich schnell zu einer strategischen Aufgabe für die gesamte Unternehmensgruppe. Weitere E-Rechnungspflichten in Frankreich, Spanien und Deutschland trafen auf zwei ERP-Systeme, uneinheitliche Daten und einen schwer vergleichbaren Anbietermarkt. Gemeinsam mit Bonpago klärte der Reiseveranstalter deshalb zunächst Anforderungen, Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten. Erst auf dieser Grundlage wurde ein geeigneter Provider ausgewählt. So entstand aus einer dringenden Länderlösung eine skalierbare internationale E-Rechnungsarchitektur, auf der weitere Märkte strukturiert aufsetzen können.
Herausforderungen
in Belgien
Die falsche Annahme
Zunächst lag es nahe, unter dem hohen Zeitdruck direkt einen E-Invoicing-Provider für Belgien auszuwählen.
Doch eine schnelle Anbieterentscheidung hätte das eigentliche Problem nicht gelöst. Noch war unklar, welche Anforderungen tatsächlich gelten, wie sie sich auf Prozesse und Systeme auswirken und welche Aufgaben künftig beim Provider oder im Unternehmen liegen. Eine isolierte Länderlösung hätte zudem kaum auf weitere Märkte übertragen werden können.
Die Entscheidung
Das Unternehmen entschied sich deshalb gegen eine vorschnelle Beschaffung und für die Entwicklung eines internationalen Zielbildes.
Vor der Providerentscheidung sollte klar sein:
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welche Vorgaben je Land gelten,
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welche Prozesse vereinheitlicht werden können,
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welche Rechnungsdaten benötigt werden,
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wie die beiden ERP-Systeme eingebunden werden,
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wer fachlich und technisch verantwortlich ist,
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wie weitere Länder aufgenommen werden.
Die neue Struktur
Bonpago gliederte die Aufgabe in fünf zusammenhängende Entscheidungsfelder: Länderanforderungen, Prozesse, Daten und Systeme, Verantwortlichkeiten sowie Providerentscheidung.
Zunächst wurden Formate, Übertragungswege, Fristen und mögliche Clearance-Pflichten strukturiert erfasst. Anschließend wurden die Rechnungsprozesse auf ihre internationale Skalierbarkeit geprüft und technische sowie organisatorische Lücken in den ERP-Systemen identifiziert.
Darauf aufbauend entstand ein länderübergreifendes Rollen- und Governance-Modell. Erst danach wurde der Anbietermarkt anhand eines klaren Anforderungskatalogs bewertet. So wurde der Provider nicht nach allgemeinen Leistungsversprechen ausgewählt, sondern danach, wie gut seine Lösung zum internationalen Zielbild des Unternehmens passt.
