E-Invoice-Ready-Check
Nachhaltige Digitalisierung und Effizienzsteigerung
für die Süßwarenindustrie
Als papierbasierte Prozesse auf die E-Rechnungspflicht trafen
Was im Arbeitsalltag lange funktioniert hatte, wurde mit der E-Rechnungspflicht plötzlich zur digitalen Zukunftsaufgabe. Papierbasierte Abläufe, Medienbrüche und unterschiedliche Prozesse in Fachsparten und Mandanten trafen auf neue gesetzliche Anforderungen und eine unübersichtliche Anbieterlandschaft. Gemeinsam mit Bonpago machte die Organisation ihre bestehenden Abläufe transparent, bündelte die Anforderungen und entwickelte eine passende Digitalstrategie. Daraus entstanden ein einheitliches Vorgehen, eine fundierte Anbieterauswahl und ein klarer Aktionsplan für durchgängige Prozesse vom Einkauf bis zur Bezahlung. Die Case Study zeigt, wie aus regulatorischem Handlungsdruck eine nachhaltige Grundlage für Automatisierung und weitere Digitalisierung wurde.
Herausforderungen
Die falsche Annahme
Zunächst lag es nahe, für den Empfang und Versand von E-Rechnungen einfach eine passende Software einzuführen.
Doch ein neues System allein hätte das eigentliche Problem nicht gelöst. Die Herausforderung bestand nicht nur in papierbasierten Abläufen, sondern auch in unterschiedlichen Prozessen, Systemen und Freigabewegen innerhalb der Fachsparten und Mandanten. Eine isolierte Softwarelösung hätte das Risiko geschaffen, ein weiteres System-Puzzle aufzubauen und bestehende Medienbrüche lediglich zu verlagern.
Die Entscheidung
Die Organisation entschied sich deshalb gegen einen direkten Softwarekauf und zunächst für einen umfassenden E-Invoice-Ready-Check.
Vor der technischen Umsetzung sollte klar sein:
- wie die bestehenden Prozesse tatsächlich ablaufen,
- wo Medienbrüche und manuelle Aufwände entstehen,
- welche Anforderungen die Fachbereiche und Mandanten haben,
- welche Abläufe vereinheitlicht werden können,
- welche technischen Schnittstellen benötigt werden,
- welche Lösung langfristig zur Organisation passt,
- welche weiteren Digitalisierungspotenziale bestehen.
Die neue Struktur
Bonpago erhob zunächst mithilfe eines Fragebogens und eines Vor-Ort-Workshops den Status quo. Dabei wurden nicht nur technische Defizite, sondern auch gewachsene und uneinheitliche Abläufe sichtbar. Auf dieser Grundlage entstand eine gemeinsame Digitalstrategie mit klaren Prioritäten und einem realistischen Aktionsplan.
Anschließend wurden die Prozesse standardisiert, Anforderungen gebündelt und der Markt neutral nach einer geeigneten Lösung analysiert. Die ausgewählte Software sollte sich nicht nur für die E-Rechnung eignen, sondern auch intuitive Bedienbarkeit, automatisierte Workflows und eine Integration in die bestehende IT-Landschaft ermöglichen.
Die Umsetzung erfolgte schrittweise – begleitet durch Prozessanpassungen, Schulungen, Testmanagement und Datenbereinigung. Aus einzelnen manuellen Abläufen entstand so eine gemeinsame Grundlage für medienbruchfreie Prozesse vom Einkauf bis zur Bezahlung und für weitere Digitalisierungsschritte über die E-Rechnung hinaus.
Ergebnisse
Prozesse
