Nahezu 100 Prozent
E-Rechnung
Wie ein kommunaler Gebäudeverwalter seine Rechnungsbearbeitung digitalisierte und selbst komplexe Baurechnungen automatisiert verarbeitet.
Als gewachsene Rechnungsprozesse an ihre Grenzen stießen
Über Jahre hinweg waren im Rechnungswesen zahlreiche unterschiedliche Abläufe entstanden. Rechnungen gingen auf Papier oder als PDF ein, Prüfungen erfolgten teilweise manuell und einheitlich dokumentierte Prozesse fehlten. Besonders komplexe Baurechnungen mit zahlreichen Einzelpositionen, externen Beteiligten und mehrstufigen Freigaben verursachten einen hohen Bearbeitungsaufwand.
Gemeinsam mit Bonpago entwickelte der kommunale Gebäudeverwalter eine durchgängige Zielarchitektur für den digitalen Rechnungseingang. Prozesse wurden neu strukturiert, ein eigenes Lieferantenportal mit Peppol-Anbindung eingeführt und intelligente Prüfverfahren für komplexe Rechnungen aufgebaut. Heute werden über 90 Prozent der Rechnungen als XRechnung verarbeitet. Die Case Study zeigt, wie aus einer heterogenen Prozesslandschaft eine transparente und nahezu vollständig digitale Rechnungsbearbeitung entstand.
Herausforderungen
Prüfungen und Medienbrüche
Die falsche Annahme
Zunächst lag es nahe, sämtliche Rechnungen über einen einheitlichen digitalen Prozess abzubilden und die bisherigen Papier- und PDF-Rechnungen lediglich in ein neues System zu überführen.
Doch eine reine Digitalisierung der bestehenden Abläufe hätte das eigentliche Problem nicht gelöst. Standardrechnungen, komplexe Baurechnungen und Ad-hoc-Beschaffungen folgten unterschiedlichen Prüf- und Freigabelogiken. Ein einheitlicher Workflow hätte diese Besonderheiten nicht ausreichend berücksichtigt und bestehende manuelle Aufwände lediglich digital fortgeführt.
Die Entscheidung
Der Gebäudeverwalter entschied sich deshalb gegen eine reine Systemeinführung und für eine ganzheitliche Betrachtung von Prozessen, Technologien und Mitarbeitenden.
Für jede relevante Rechnungsart sollte künftig klar sein:
- über welchen Kanal sie eingeht,
- welche Daten automatisiert verarbeitet werden können,
- welche Prüfung erforderlich ist,
- wer am Freigabeprozess beteiligt ist,
- wie komplexe Einzelpositionen behandelt werden,
- wie kleinere Lieferanten eingebunden werden,
- wie der Prozess durchgängig dokumentiert wird.
Die neue Struktur
Bonpago entwickelte gemeinsam mit den Fachbereichen eine Zielarchitektur und realistische Umsetzungspfade für Rechnungswesen, Beschaffung und Bauwesen. Die Anforderungen der unterschiedlichen Rechnungsarten wurden getrennt betrachtet und in passende digitale Prozesse überführt.
Für elektronische Rechnungen wurde ein eigenes Lieferantenportal mit Peppol-Anbindung eingeführt. Komplexe und unstrukturierte Rechnungen konnten mithilfe eines KI-gestützten Prüfmodells analysiert und aufbereitet werden. Lieferanten, die noch keine XRechnungen erstellen konnten, blieben über eine PDF-Übergangslösung eingebunden.
Begleitet wurde die technische Umsetzung durch Tests, Schulungen, Change Agents und eine gezielte interne Kommunikation. Aus unterschiedlichen Einzellösungen entstand so eine gemeinsame digitale Prozessarchitektur, über die heute mehr als 90 Prozent der Rechnungen als XRechnung verarbeitet werden.
Ergebnisse
Abläufe
