Kurz gesagt: E-Rechnungen sollten in einem nachvollziehbaren Prozess empfangen, fachlich geprüft, weiterverarbeitet und ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Eine dedizierte Empfangsadresse, technische Validierung, dokumentierte Freigaben und geeignete Protokollierungsfunktionen können den Prozess unterstützen. Welche Kontrollen tatsächlich erforderlich sind, hängt jedoch vom konkreten Unternehmen, dem eingesetzten System und den relevanten gesetzlichen Anforderungen ab.
Der direkte Fahrplan:
- Geeigneten Empfangsweg für E-Rechnungen einrichten
- Eingehende strukturierte Rechnungsdaten technisch und visuell prüfen
- Rechnungsdaten fachlich kontrollieren und Auffälligkeiten klären
- Freigabe- und Verantwortlichkeitsprozess nachvollziehbar organisieren
- Rechnungsdaten an Buchhaltung oder ERP übergeben
- Strukturierten Originalbestandteil ordnungsgemäß aufbewahren
Nach diesem Guide kannst du:
- E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format strukturiert empfangen und verarbeiten
- technische und fachliche Prüfungen voneinander unterscheiden
- Fehler vor der Buchung erkennen und angemessen behandeln
- Freigabeprozesse nachvollziehbar organisieren
- die Aufbewahrung strukturierter Rechnungsdaten angemessen gestalten
- den P2P-Prozess mit klaren Verantwortlichkeiten und Fehlerbehandlung aufbauen
Inhaltsverzeichnis
- Für wen ist dieser Guide?
- Grundlagen und Kontext
- Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Praxisbeispiel und Anwendung
- Fortgeschrittene Varianten und Skalierung
- Kompakte Zusammenfassung
- Mini-Checkliste
- FAQ und Troubleshooting
Für wen ist dieser Guide?
Dieser Guide richtet sich an Selbstständige, KMU und Organisationen, die seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen und diese in ihre Rechnungsprozesse zu integrieren.
Der Guide zeigt einen möglichen praktischen Ablauf für Empfang, Prüfung, Freigabe, Weiterverarbeitung und Aufbewahrung. Er setzt keine bestimmte Software voraus.
Was dieser Guide bewusst nicht abdeckt: individuelle steuerliche Sonderfälle, branchenspezifische ERP-Konfigurationen und komplexe Legacy-System-Integrationen. Solche Fälle sollten mit Steuerberatung beziehungsweise IT-Fachleuten geprüft werden.
Grundlagen und Kontext
Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Beispiele sind XRechnung oder geeignete Versionen und Profile von ZUGFeRD.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die verpflichtende Ausstellung gelten dagegen Übergangsregelungen und Ausnahmen. Eine allgemeine B2B-Pflicht „seit Juni 2025“ besteht nicht.
Für den Empfang reicht aus umsatzsteuerlicher Sicht grundsätzlich auch ein E-Mail-Postfach aus. Eine besondere dedizierte E-Rechnungsadresse ist nicht zwingend vorgeschrieben, kann organisatorisch jedoch sinnvoll sein.
Bei der Aufbewahrung gilt insbesondere: Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss so erhalten bleiben, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.
Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.
Die GoBD stellen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und Ordnungsmäßigkeit des Gesamtverfahrens. Daraus folgt jedoch nicht, dass jede Rechnung zwingend mit vollständigen E-Mail-Headern, Audit-Trail, IP-Adressen, Hashwerten oder sämtlichen Bearbeitungsmetadaten gespeichert werden muss.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Geeigneten Empfangsweg einrichten
Für den Empfang von E-Rechnungen sollte ein klar definierter Kanal vorhanden sein.
Mögliche Wege sind beispielsweise:
- ein bestehendes oder dediziertes E-Mail-Postfach
- ein Rechnungsportal
- eine elektronische Schnittstelle
- Peppol oder ein anderes geeignetes Netzwerk
Eine dedizierte E-Rechnungsadresse kann die organisatorische Zuordnung erleichtern, ist jedoch nicht zwingend gesetzlich vorgeschrieben.
- Definiere, über welche Adresse beziehungsweise welchen Kanal Rechnungen empfangen werden.
- Stelle sicher, dass strukturierte Rechnungsdateien vollständig übernommen werden.
- Prüfe, ob relevante Eingangsinformationen im System nachvollziehbar bleiben.
- Informiere Geschäftspartner bei Bedarf über den bevorzugten Empfangsweg.
Die ursprüngliche E-Mail einschließlich sämtlicher Header muss nicht pauschal allein deshalb aufbewahrt werden, weil sie eine E-Rechnung transportiert hat. Enthält die E-Mail selbst jedoch aufbewahrungspflichtige Informationen, kann auch sie relevant sein.
Kontrollpunkt: Die strukturierte Originalrechnung ist nach dem Empfang vollständig und unverändert verfügbar.
Schritt 2: E-Rechnung technisch und visuell prüfen
Eine technische Prüfung kann helfen, Format- oder Strukturfehler frühzeitig zu erkennen.
- Öffne die Rechnung in einem geeigneten Viewer.
- Prüfe zentrale Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummer, Betrag, Datum, Absender und Empfänger.
- Bei ZUGFeRD: Prüfe bei Bedarf zusätzlich die visuelle PDF-Darstellung.
- Nutze einen geeigneten Validator, wenn technische Formatregeln geprüft werden sollen.
Die technische Validierung ist sinnvoll, aber keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung der E-Rechnung.
Auch bei technischen Auffälligkeiten sollte nicht pauschal davon ausgegangen werden, dass die Rechnung automatisch abgelehnt werden muss.
Schritt 3: Rechnungsdaten fachlich prüfen
Neben der technischen Prüfung ist die fachliche Rechnungsprüfung entscheidend.
Je nach Prozess können beispielsweise folgende Punkte geprüft werden:
- Stimmt der Rechnungsbetrag mit Bestellung, Vertrag oder Leistungsnachweis überein?
- Sind Rechnungsdatum und Leistungsangaben plausibel?
- Ist der steuerliche Sachverhalt nachvollziehbar?
- Ist die Rechnungsnummer eindeutig?
- Besteht möglicherweise eine Doppelrechnung?
Ein technischer Validator kann solche fachlichen Fragen nicht vollständig beantworten.
Welche steuerlichen Angaben richtig sind, sollte anhand des konkreten Sachverhalts geprüft werden. Eine pauschale Checkliste mit festen Steuersätzen ersetzt keine fachliche Beurteilung.
Praxis-Tipp: Eine standardisierte interne Prüfliste kann helfen, wiederkehrende Kontrollen konsistent durchzuführen.
Schritt 4: Freigabe und Verantwortlichkeiten organisieren
Nach der fachlichen Prüfung sollte klar sein, wer die Rechnung zur weiteren Verarbeitung freigeben darf.
Ein Workflow-System kann beispielsweise dokumentieren:
- wer eine Rechnung geprüft hat
- wann ein Status geändert wurde
- ob Rückfragen oder Hinweise hinterlegt wurden
Solche Funktionen können die Nachvollziehbarkeit unterstützen. Es besteht jedoch keine allgemeine gesetzliche Pflicht, jede Freigabe zwingend mit Benutzername, IP-Adresse, Zeitstempel und ausführlichem Kommentar zu dokumentieren.
Auch eine feste Rollentrennung zwischen Prüfung und Freigabe ist nicht pauschal gesetzlich vorgeschrieben. Sie kann bei geeigneten internen Kontrollsystemen jedoch sinnvoll sein.
Kontrollpunkt: Für den eigenen Prozess ist eindeutig festgelegt, wer Rechnungen prüft, freigibt und an die Buchhaltung übergibt.
Schritt 5: Rechnungsdaten an Buchhaltung oder ERP übergeben
Nach der Freigabe können Rechnungsdaten manuell oder automatisiert in das Buchhaltungs- beziehungsweise ERP-System übernommen werden.
- Prüfe bei automatischer Integration das Mapping relevanter Rechnungsfelder.
- Teste unterschiedliche typische Rechnungsfälle.
- Definiere, wie technische Übertragungsfehler behandelt werden.
- Prüfe die vorgeschlagene Kontierung nach den internen Regeln.
Strukturierte Rechnungsdaten können manuelle Übertragungsfehler reduzieren. Welcher Automatisierungsgrad tatsächlich sinnvoll ist, hängt vom eingesetzten System und der Prozessqualität ab.
Schritt 6: E-Rechnung ordnungsgemäß aufbewahren
Für die Aufbewahrung ist insbesondere der strukturierte Originalbestandteil der E-Rechnung relevant.
Dieser muss so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt.
Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.
Ein geeigneter Aufbewahrungsprozess kann unter anderem berücksichtigen:
- Speicherort der strukturierten Originalrechnung
- Zugriffsrechte
- Datensicherung
- Wiederherstellung
- nachvollziehbare Behandlung von Korrekturen
- Verfügbarkeit während der Aufbewahrungsfrist
Ein bestimmtes Archivsystem, WORM-Speicher, regelmäßiges Hashing oder ein halbjährlicher Integritätstest sind nicht pauschal gesetzlich vorgeschrieben.
Auch das Vorhandensein bestimmter technischer Funktionen allein beweist noch keine vollständige GoBD-Konformität des Gesamtverfahrens.
Kontrollpunkt: Die strukturierte Originalrechnung kann während der Aufbewahrungsfrist vollständig und unverändert bereitgestellt werden.
| Phase | Typische Aktion | Verantwortung | Möglicher Kontrollpunkt |
|---|---|---|---|
| Empfang | E-Rechnung über definierten Kanal übernehmen | System / Rechnungswesen | Strukturierte Originaldatei vollständig vorhanden? |
| Technische Prüfung | Format und strukturierte Daten prüfen | System / Rechnungsprüfung | Technische Auffälligkeiten vorhanden? |
| Fachliche Prüfung | Beträge, Sachverhalt und Referenzen kontrollieren | Fachbereich / Rechnungswesen | Rechnung fachlich plausibel? |
| Freigabe | Entscheidung zur weiteren Verarbeitung | Freigabeberechtigte Stelle | Verantwortlichkeit nachvollziehbar? |
| Buchung | Daten in Buchhaltung oder ERP übernehmen | Buchhaltung / System | Relevante Daten korrekt übertragen? |
| Aufbewahrung | Strukturierten Originalbestandteil speichern | Unternehmen / Archivsystem | Original vollständig und unverändert abrufbar? |
Konkrete Bearbeitungszeiten sollten aus den eigenen Prozessdaten ermittelt werden. Allgemeingültige Zeitwerte pro Rechnung lassen sich nicht seriös angeben.
Praxisbeispiel und Anwendung
Ein kleines Unternehmen erhält eine ZUGFeRD-Rechnung eines Software-Dienstleisters.
Die Rechnung geht über die für Rechnungen verwendete E-Mail-Adresse ein und wird vom Rechnungssystem übernommen. Die strukturierte Datei bleibt vollständig verfügbar.
Das System stellt die enthaltenen Rechnungsinformationen lesbar dar. Anschließend prüft das Rechnungswesen Betrag, Leistungsumfang und steuerliche Angaben anhand des zugrunde liegenden Auftrags.
Nach erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung gemäß dem internen Freigabeprozess weitergeleitet und anschließend in das Buchhaltungssystem übernommen.
Der strukturierte Originalbestandteil wird entsprechend dem unternehmenseigenen Aufbewahrungsprozess gespeichert.
Ob und wie viel Zeit dieser Ablauf gegenüber einem bisherigen PDF-Prozess spart, sollte anhand der tatsächlichen Bearbeitungszeiten des Unternehmens gemessen werden.
Fortgeschrittene Varianten und Skalierung
Mehrstufige Freigaben
Bei größeren Organisationen können unterschiedliche Freigabestufen sinnvoll sein.
Beispielsweise können Betragsgrenzen oder Kostenstellen verwendet werden, um festzulegen, welche Stelle eine Rechnung prüfen beziehungsweise freigeben soll.
Solche Regeln sind unternehmensinterne Kontrollen und keine allgemeine gesetzliche Vorgabe für E-Rechnungen.
API-Integration und Fehlerbehandlung
Bei stärker automatisierten Systemlandschaften können Rechnungsdaten per API zwischen Rechnungseingang, ERP und Buchhaltung übertragen werden.
Dabei sollte dokumentiert sein, welche Daten übertragen werden und wie technische Fehler behandelt werden.
Konkrete Retry-Zeiten oder Eskalationsmechanismen sollten anhand der eigenen Systemarchitektur festgelegt werden und sind keine gesetzliche E-Rechnungsanforderung.
Storno- und Korrekturprozesse
Fehlerhafte Rechnungen sollten nicht einfach stillschweigend überschrieben werden.
Welche Form der Berichtigung erforderlich ist, hängt vom konkreten Sachverhalt ab. Je nach Fall kann beispielsweise eine korrigierte Rechnung, Korrekturrechnung oder andere Berichtigung erforderlich sein.
Eine pauschale Regel „immer Negativrechnung plus neue Rechnung“ ist nicht für jeden Sachverhalt zutreffend.
Kompakte Zusammenfassung
- E-Rechnungen können über E-Mail oder andere geeignete Kanäle empfangen werden.
- Eine dedizierte E-Rechnungsadresse ist organisatorisch sinnvoll, aber nicht gesetzlich zwingend.
- Die ursprüngliche E-Mail mit sämtlichen Headern muss nicht automatisch mit jeder Rechnung aufbewahrt werden.
- Technische Validierung ist sinnvoll, aber keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung.
- Fachliche Rechnungsprüfung bleibt auch bei strukturierten Daten erforderlich.
- Audit-Trails und detaillierte Freigabeprotokolle können Prozesse unterstützen, sind aber nicht pauschal gesetzlich vorgeschrieben.
- Bei E-Rechnungen muss insbesondere der strukturierte Originalbestandteil unversehrt erhalten bleiben.
- Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.
- Bestimmte Archivtechnologien oder periodische Integritätstests sind keine allgemeine gesetzliche Pflicht.
Mini-Checkliste
- Empfangskanal für E-Rechnungen definiert
- Strukturierte Originaldatei wird vollständig übernommen
- Technische Prüfung eingerichtet, soweit sinnvoll
- Fachliche Rechnungsprüfung definiert
- Verantwortlichkeiten für Prüfung und Freigabe geklärt
- Übergabe an Buchhaltung beziehungsweise ERP getestet
- Fehlerbehandlung für Schnittstellen definiert
- Strukturierter Originalbestandteil wird aufbewahrt
- Achtjährige Aufbewahrungsfrist berücksichtigt
- Zugriffs- und Sicherungskonzept vorhanden
- Prozess angemessen dokumentiert
FAQ und Troubleshooting
Muss ich eine eigene E-Mail-Adresse für E-Rechnungen einrichten?
Nein. Für den Empfang von E-Rechnungen genügt grundsätzlich auch ein vorhandenes E-Mail-Postfach.
Eine separate Adresse kann organisatorisch sinnvoll sein, beispielsweise um Rechnungen leichter zuzuordnen oder automatisiert weiterzuverarbeiten.
Muss ich die komplette E-Mail inklusive aller Header archivieren?
Nein, nicht pauschal.
Entscheidend ist zunächst die Aufbewahrung der E-Rechnung selbst. Bei einer E-Rechnung muss insbesondere der strukturierte Teil unversehrt in ursprünglicher Form erhalten bleiben.
Die begleitende E-Mail muss nur dann zusätzlich aufbewahrt werden, wenn sie selbst aufbewahrungspflichtige Informationen enthält.
Was mache ich, wenn eine Rechnung Validierungsfehler hat?
Prüfe zunächst den konkreten Fehler und unterscheide zwischen technischem Formatfehler und fachlichem Problem.
Je nach Fehler kann eine Korrektur durch den Rechnungssteller erforderlich sein. Eine technische Validierung allein entscheidet jedoch nicht automatisch über die steuerliche Anerkennung.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.
Bei einer E-Rechnung muss insbesondere der strukturierte Teil so gespeichert werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt.
Kann ich eine archivierte Rechnung nachträglich ändern?
Die aufbewahrte Originalrechnung sollte nicht überschrieben oder unbemerkt verändert werden.
Ist eine Rechnung fehlerhaft, sollte die Korrektur nach einem nachvollziehbaren Verfahren erfolgen. Welche Form der Berichtigung erforderlich ist, hängt vom konkreten Sachverhalt ab.
Brauche ich zwingend einen vollständigen Audit-Trail?
Nein. Ein Audit-Trail kann die Nachvollziehbarkeit eines Rechnungsprozesses unterstützen, ist aber nicht pauschal für jede einzelne E-Rechnung gesetzlich vorgeschrieben.
Welche Protokollierung angemessen ist, hängt vom konkreten Buchführungs- und Kontrollverfahren ab.
Brauche ich E-Mail-Metadaten als GoBD-Nachweis?
Nicht grundsätzlich. Absender, vollständige Header, Message-ID oder Empfangszeit der E-Mail sind nicht pauschal vorgeschriebene Metadaten jeder E-Rechnung.
Wenn solche Informationen für den konkreten Geschäfts- oder Buchführungsprozess relevant sind, können sie sinnvoll dokumentiert werden.
Ist ein schreibgeschütztes oder WORM-Archiv gesetzlich vorgeschrieben?
Nein. Eine bestimmte Speichertechnologie ist nicht pauschal vorgeschrieben.
Entscheidend ist, dass die relevanten Daten im Rahmen des Gesamtverfahrens ordnungsgemäß aufbewahrt werden und insbesondere der strukturierte Originalbestandteil der E-Rechnung unversehrt erhalten bleibt.
Was prüft die Finanzbehörde bei einer Betriebsprüfung?
Welche Unterlagen und Prozesse geprüft werden, hängt vom konkreten Prüfungsfall ab.
Unternehmen sollten insbesondere nachvollziehbar darstellen können, wie relevante Buchführungs- und Rechnungsdaten verarbeitet und aufbewahrt werden. Bestimmte technische Funktionen wie IP-Protokolle, vollständige E-Mail-Header oder ein lückenloser Audit-Trail sind jedoch nicht pauschal Voraussetzung dafür, dass ein Rechnungsprozess ordnungsgemäß ist.
Muss ich regelmäßig Integritätstests durchführen?
Eine feste gesetzliche Vorgabe, beispielsweise halbjährlich oder jährlich für jede E-Rechnung einen Integritätstest durchzuführen und zu protokollieren, besteht nicht.
Unternehmen sollten jedoch sicherstellen, dass ihre aufbewahrungspflichtigen Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar und lesbar bleiben.
Was passiert, wenn die Schnittstelle zwischen E-Rechnungs-System und ERP ausfällt?
Für diesen Fall sollte ein technischer Fehlerprozess definiert sein.
Die Originalrechnung sollte unabhängig von der fehlgeschlagenen ERP-Übertragung erhalten bleiben. Anschließend kann geprüft werden, ob die Übertragung erneut gestartet oder manuell durchgeführt werden muss.
Fazit: Ein guter E-Rechnungsprozess benötigt vor allem einen klaren Empfangsweg, eine sinnvolle technische und fachliche Prüfung, definierte Verantwortlichkeiten sowie eine ordnungsgemäße Aufbewahrung des strukturierten Originals. Zusätzliche Funktionen wie Audit-Trails, detaillierte Metadaten, Integritätsprüfungen oder dedizierte Rechnungsadressen können sinnvoll sein, sollten aber nicht pauschal als gesetzliche Muss-Anforderungen dargestellt werden.
Hinweis: Die Inhalte dieses Beitrags dienen ausschließlich der allgemeinen Information und stellen keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Wir erbringen keine Rechts- oder Steuerberatung. Eine individuelle rechtliche Bewertung erfolgt ausschließlich durch entsprechend qualifizierte Fachpersonen.
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