Die E-Rechnung

Ausgangssituation

Ein kommunaler Gebäudeverwalter stand vor der Herausforderung, Rechnungen aus verschiedenen Quellen – meist als PDF oder Papier – effizient zu digitalisieren. Medienbrüche, manuelle Prüfungen und fehlende zentrale Systeme führten zu hohem Aufwand und Fehleranfälligkeit. Da im Bundesland keine zentrale Rechnungseingangsplattform zur Verfügung stand, musste der Eigenbetrieb selbst aktiv werden. Ziel war eine vollständig digitale Rechnungsverarbeitung, die gesetzeskonform, automatisiert und zukunftssicher ist.

Vorgehen

Gemeinsam mit Bonpago wurde die Vision einer komplett digitalen Rechnungsbearbeitung entwickelt.
Die Umsetzung erfolgte in mehreren Phasen:

• Analyse und Soll-Prozessentwicklung mit Einbindung aller Fachbereiche.

• Einführung eines Lieferantenportals mit Peppol-Anbindung als Ersatz für eine landesweite Plattform.

• Einsatz von KI-Komponenten zur automatisierten Prüfung komplexer Rechnungen – insbesondere von Baurechnungen.

• Vergabe-, Test- und Roll-out-Begleitung durch Bonpago, inklusive Schulungen und Kommunikationsmaßnahmen.

• Verankerung des Wandels durch umfassendes Change Management, Führungskräftetrainings und die Einbindung von Change Agents.

So entstand Schritt für Schritt eine Zielarchitektur, die Standard-, Bau- und Einmallieferantenrechnungen integriert und dauerhaft digitale Datenflüsse sicherstellt.

Ergebnis

Heute verarbeitet der Gebäudeverwalter über 90 Prozent seiner Rechnungen als XRechnung – vollständig digital und revisionssicher.
Komplexe Rechnungen werden mit KI-gestützter Prüfung automatisiert bearbeitet, während Lieferanten über das Portal einfach eingebunden bleiben.
Medienbrüche sind beseitigt, Prozesse transparent, und die Organisation hat den Wandel kulturell verankert.
Das Projekt gilt inzwischen als kommunales Vorzeigeprojekt für den erfolgreichen Übergang von Dokumenten zu Datenflüssen.