softwareauswahl-dms

Ausgangssituation

Ein internationaler Automobilhersteller stand vor der Herausforderung, papierbasierte Prozesse in der Europazentrale abzulösen und eine einheitliche digitale Dokumentenverwaltung einzuführen. Medienbrüche, manuelle Abläufe und uneinheitliche Freigabeprozesse führten zu Ineffizienzen und Fehlerquellen. Ziel war es, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) als Basis für ein skalierbares „Paperless Office“ zu etablieren – zunächst in den Bereichen Human Resources und Finance, mit enger Integration in SAP.

Vorgehen

Bonpago setzte auf einen methodischen, anbieterneutralen Auswahlprozess. Nach einem gemeinsamen Projektaufsatz mit klar definierten Zielen, Rollen und Risiken wurden Ist-Prozesse analysiert und Soll-Prozesse modelliert. Darauf aufbauend entstand ein priorisierter Anforderungskatalog mit fachlichen und technischen Kriterien. Anschließend wurden geeignete Anbieter mittels Scoring-Modell, Workshops und Präsentationen objektiv bewertet und eine fundierte Vergabeempfehlung ausgesprochen.

Ergebnis

Das Unternehmen erhielt eine klare Entscheidungsgrundlage für die DMS-Einführung – einschließlich Projektauftrag, priorisiertem Scope, modellierten Soll-Prozessen und einem strukturierten Anforderungskatalog.
Durch den methodischen Auswahlprozess konnte die Organisation Medienbrüche beseitigen, Prozesse standardisieren und die Basis für ein skalierbares, rechtssicheres und zukunftsfähiges „Paperless Office“ schaffen.

Dokumentenmanagement als Basis für die digitale Transformation

Sie möchten tiefer in das Thema einsteigen?

Donovan Pfaff

Fragen, Hilfe und Kontakt