E-Invoice-Ready-Check

Ausgangssituation

Der Bundesverband der Deutschen Süßwarenindustrie e.V. (BDSI) stand vor der gesetzlichen Pflicht, ab Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und später auch versenden zu müssen. Die bisherigen papierbasierten Prozesse im Rechnungswesen waren zeitaufwendig, fehleranfällig und von Medienbrüchen geprägt. Unterschiedliche Systeme und uneinheitliche Abläufe in den Fachbereichen erschwerten die Zusammenarbeit. Zudem fehlte der Überblick über geeignete Softwarelösungen. Ziel war eine Digitalstrategie, die gesetzliche Anforderungen erfüllt und langfristig Effizienz sowie Transparenz steigert.

Vorgehen

Bonpago führte einen E-Invoice-Ready-Check durch, um den Ist-Zustand zu analysieren und eine Roadmap zu entwickeln.

Die Schritte umfassten:

• Bestandsaufnahme: Fragebogen und Analyse relevanter Prozesse zur Ermittlung von Schwachstellen.
• Workshop: Gemeinsame Erarbeitung praxisnaher Optimierungen.
• Strategieentwicklung: Plan für gesetzeskonforme, automatisierte und einheitliche Prozesse.
• Softwareauswahl: Neutrale Marktanalyse mit Fokus auf intuitive Bedienung und Systemintegration.
• Umsetzung: Einführung digitaler Workflows, Cloud-Anbindung und Schulungen zur Entlastung der Mitarbeitenden.

Ergebnis

Der BDSI verfügt nun über einheitliche, transparente Abläufe. Medienbrüche und Papieraufwand wurden reduziert, Bearbeitungszeiten verkürzt und Fehler minimiert. Die harmonisierte IT-Landschaft bildet die Basis für weitere Digitalisierungsprojekte und positioniert den Verband als Vorreiter der Branche.