Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung für Apotheken in Deutschland ein wichtiges Thema der Finanz- und Verwaltungsprozesse. Wie andere inländische Unternehmen müssen auch Apotheken grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die verpflichtende Ausstellung gelten dagegen Übergangsregelungen und Ausnahmen.
Für Apotheken bietet die Umstellung zugleich die Gelegenheit, bestehende Rechnungsprozesse zu überprüfen: Wo werden Daten heute mehrfach eingegeben? Welche Lieferanten senden bereits strukturierte Rechnungen? Können Warenwirtschaft, Buchhaltung und Rechnungseingang miteinander kommunizieren? Dieser Artikel gibt einen Überblick über Anforderungen, Fristen, Formate, Prozessgestaltung und sinnvolle Schritte für die Umsetzung.
Eine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Rechnungsinformationen liegen dabei nicht nur als für Menschen lesbare Darstellung vor, sondern in einer strukturierten Form, die geeignete Software weiterverarbeiten kann.
Ein einfaches PDF, das beispielsweise per E-Mail versendet wird, gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht als E-Rechnung im Sinne dieser Definition, sondern als sonstige Rechnung. Gleiches gilt für eine eingescannte Papierrechnung.
Strukturierte Rechnungsdaten können unter anderem Rechnungsnummer, Beträge, Steuerinformationen sowie Angaben zum Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger enthalten. Geeignete Systeme können diese Informationen übernehmen und beispielsweise für Rechnungsprüfung, Freigabe oder Buchhaltung bereitstellen.
Eine PDF-Rechnung enthält elektronische Informationen in erster Linie in einer für Menschen sichtbaren Darstellung. Für eine automatisierte Weiterverarbeitung müssen Daten je nach System beispielsweise ausgelesen oder zusätzlich erfasst werden.
Bei einer strukturierten E-Rechnung liegen die relevanten Rechnungsinformationen dagegen maschinenlesbar vor. Dadurch kann bei kompatiblen Systemen auf zusätzliche manuelle Dateneingaben oder OCR-Erkennung verzichtet werden.
Eine gescannte Papierrechnung bleibt ebenfalls eine sonstige Rechnung. Sie kann zwar digital gespeichert und verarbeitet werden, erfüllt allein durch das Einscannen aber nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung.
Ein wichtiges Potenzial strukturierter Rechnungen liegt in der Reduzierung von Medienbrüchen. Müssen Rechnungsinformationen nicht mehr aus Papier, E-Mails oder PDF-Dateien manuell in ein anderes System übertragen werden, kann der Bearbeitungsaufwand sinken.
Wie groß der tatsächliche Nutzen ist, hängt jedoch von der jeweiligen Systemlandschaft ab. Eine E-Rechnung führt nicht automatisch zu einem vollständig automatisierten Prozess. Voraussetzung sind passende Schnittstellen, korrekt konfigurierte Systeme und geeignete interne Abläufe.
Apotheken erhalten regelmäßig Rechnungen von Großhändlern, Dienstleistern, Lieferanten für Betriebsmittel und weiteren Geschäftspartnern. Gerade im Rechnungseingang kann die E-Rechnung deshalb früh praktische Auswirkungen haben.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dies gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen selbst bereits zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet ist.
Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen:
Wichtig: Die Grenze von 800.000 Euro ist keine Definition für Kleinunternehmer. Sie betrifft eine Übergangsregelung für Rechnungsaussteller. Für Kleinunternehmer gelten eigene gesetzliche Regelungen; sie sind grundsätzlich von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Auch nicht jede Rechnung einer Apotheke fällt unter die B2B-E-Rechnungspflicht. Rechnungen an private Endverbraucher werden von diesen Regelungen grundsätzlich nicht erfasst.
Für Apotheken ist vor allem der Rechnungseingang im Purchase-to-Pay-Prozess relevant. Ein typischer Prozess kann folgende Schritte umfassen:
Strukturierte Rechnungsdaten können insbesondere den Rechnungseingang und nachgelagerte Prüf- und Buchungsprozesse unterstützen. Voraussetzung ist jedoch, dass Warenwirtschaft, Buchhaltung oder andere eingesetzte Systeme die Daten entsprechend verarbeiten können.
Die E-Rechnung ist nicht auf ein einziges technisches Dateiformat beschränkt. Entscheidend ist, dass das verwendete Format die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. In Deutschland spielen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD eine wichtige Rolle.
Die XRechnung ist ein strukturierter Rechnungsstandard auf Grundlage der europäischen Norm EN 16931. Die Rechnungsinformationen werden in einem XML-basierten Datensatz übermittelt und können von geeigneten Systemen automatisiert verarbeitet werden.
Die XRechnung ist insbesondere aus dem Bereich der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber bekannt, kann aber grundsätzlich auch in anderen Rechnungsprozessen eingesetzt werden.
ZUGFeRD verbindet in geeigneten Versionen und Profilen strukturierte XML-Rechnungsdaten mit einer PDF-Darstellung. Dadurch können sowohl Maschinen als auch Menschen mit demselben Rechnungsdokument arbeiten.
Zu beachten ist, dass nicht jedes ZUGFeRD-Profil automatisch die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt. Deshalb sollte geprüft werden, welche Version und welches Profil das eingesetzte System erzeugt oder verarbeitet.
Format und Übertragungsweg sind voneinander zu unterscheiden. Eine E-Rechnung kann beispielsweise über folgende Wege übertragen werden:
Für die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich schreibt das Umsatzsteuerrecht nicht grundsätzlich einen einzigen Übertragungsweg vor.
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten dagegen zusätzliche B2G-Vorgaben. Dort können bestimmte Plattformen, Formate, Identifikatoren oder Übertragungswege erforderlich sein.
| Format | Struktur | Visuelle Darstellung | Maschinelle Verarbeitung | Einordnung seit 2025 |
|---|---|---|---|---|
| XRechnung | Strukturierte Rechnungsdaten | Nicht zwingend Bestandteil des Formats | Direkte Verarbeitung in geeigneten Systemen möglich | Kann die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen |
| ZUGFeRD | XML + PDF bei geeigneten Versionen und Profilen | Ja | Direkte Verarbeitung der strukturierten Daten möglich | Geeignete Versionen und Profile können die Anforderungen erfüllen |
| PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten | Nicht im erforderlichen strukturierten Rechnungsformat | Ja | Zusätzliche Erfassung oder OCR kann erforderlich sein | Sonstige Rechnung |
| Eingescannte Papierrechnung | Bilddatei | Ja | OCR oder manuelle Erfassung kann erforderlich sein | Keine E-Rechnung allein aufgrund der Digitalisierung |
Für die Praxis ist deshalb weniger entscheidend, möglichst viele Formatnamen zu unterstützen, sondern die tatsächlich von Lieferanten und Geschäftspartnern verwendeten Formate zuverlässig empfangen und weiterverarbeiten zu können.
Ein möglicher digitaler Rechnungseingangsprozess einer Apotheke kann folgendermaßen aussehen:
Welche dieser Schritte tatsächlich automatisiert werden können, hängt vom vorhandenen Warenwirtschafts-, ERP-, Buchhaltungs- und Rechnungseingangssystem ab.
Stellt eine Apotheke Rechnungen an eine Behörde, ein öffentliches Krankenhaus oder einen anderen öffentlichen Auftraggeber, können zusätzlich die jeweiligen B2G-Regelungen gelten.
Dabei sollte konkret geprüft werden:
Die Anforderungen können je nach öffentlichem Auftraggeber unterschiedlich ausgestaltet sein und sollten nicht pauschal aus den B2B-Regelungen abgeleitet werden.
Strukturierte Rechnungsdaten ermöglichen technische Prüfungen, beispielsweise auf die Einhaltung eines Schemas oder auf vorhandene Pflichtfelder.
Eine technisch valide E-Rechnung ist jedoch nicht automatisch in jeder Hinsicht sachlich richtig. Beispielsweise können Preisabweichungen, falsche Mengen oder eine nicht passende Bestellung trotz technisch korrektem Datenformat vorkommen.
Deshalb sollte zwischen technischer Validierung und kaufmännischer beziehungsweise sachlicher Rechnungsprüfung unterschieden werden.
Bestehende Warenwirtschafts- und Buchhaltungssysteme unterstützen strukturierte E-Rechnungen möglicherweise bereits, benötigen ein Update oder müssen um zusätzliche Komponenten ergänzt werden.
Vor einem Systemwechsel sollte deshalb zunächst geprüft werden, welche Funktionen im bestehenden System bereits verfügbar sind.
Eine technische Schnittstelle löst nicht automatisch organisatorische Fragen. Unternehmen sollten festlegen:
Mitarbeitende, die Rechnungen empfangen, prüfen oder buchen, sollten mit den neuen Formaten und Arbeitsabläufen vertraut sein. Der erforderliche Schulungsaufwand hängt von der jeweiligen Lösung und den bisherigen Prozessen ab.
Eine pauschale Amortisationszeit für diese Aufwände lässt sich nicht seriös angeben.
Während der gesetzlichen Übergangsphase können Apotheken gleichzeitig E-Rechnungen, PDF-Rechnungen und Papierrechnungen erhalten. Rechnungsprozesse sollten deshalb so gestaltet sein, dass unterschiedliche Eingangskanäle kontrolliert verarbeitet werden können.
Auch E-Rechnungen unterliegen steuerlichen Aufbewahrungspflichten. Dabei ist insbesondere der strukturierte Teil einer E-Rechnung in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren.
Die GoBD stellen Anforderungen unter anderem an Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und den Umgang mit Änderungen. Daraus folgt jedoch nicht, dass zwingend ein bestimmtes technisches System, Hash-Verfahren oder eine spezielle „GoBD-Zertifizierung“ vorgeschrieben wäre.
Eine Software allein macht den gesamten Prozess deshalb nicht automatisch GoBD-konform. Entscheidend ist die konkrete technische und organisatorische Umsetzung im Unternehmen.
| Entscheidungsfeld | Handlungsfragen | Sinnvolle Kennzahlen oder Prüfpunkte |
|---|---|---|
| Systemkompatibilität | Welche E-Rechnungsformate kann das bestehende System empfangen und verarbeiten? | Unterstützte Formate und Versionen, notwendige Updates oder Erweiterungen |
| Integration | Wie gelangen Rechnungsdaten in Warenwirtschaft und Buchhaltung? | Zahl manueller Übergaben, Schnittstellen und Fehlerszenarien |
| Organisation | Wer prüft, korrigiert und gibt Rechnungen frei? | Dokumentierte Rollen und Eskalationswege |
| Rechnungsvolumen | Wie viele Rechnungen werden tatsächlich verarbeitet? | Rechnungen pro Monat, Bearbeitungszeit und Anteil manueller Schritte |
| Geschäftsmodell | Empfängt die Apotheke hauptsächlich Rechnungen oder stellt sie auch B2B-Rechnungen aus? | Anteil ein- und ausgehender B2B-Rechnungen |
| Aufbewahrung | Wie werden strukturierte Originaldaten aufbewahrt und zugänglich gehalten? | Aufbewahrungsprozess, Berechtigungen und Exportmöglichkeiten |
| Fristen | Welche Übergangsregelung gilt für unsere ausgehenden Rechnungen? | Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers, Ausnahmen und Art der Umsätze |
| Wirtschaftlichkeit | Welche heutigen manuellen Aufwände können tatsächlich reduziert werden? | Aktuelle Bearbeitungszeiten, Einführungskosten und laufende Kosten |
Eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sollte auf den eigenen Ausgangsdaten basieren. Allgemeine Aussagen wie „20 bis 40 Prozent weniger Bearbeitungszeit“ oder ein fixer Break-even nach einer bestimmten Zahl von Monaten sind ohne konkrete Datengrundlage nicht belastbar.
Auch bei E-Rechnungen gelten die umsatzsteuerlichen Anforderungen an Rechnungen. Welche Pflichtangaben erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Geschäftsvorfall ab.
Für automatisierte Prozesse ist zusätzlich wichtig, dass relevante Angaben korrekt im strukturierten Teil der Rechnung enthalten sind. Fehlerhafte Stammdaten können ansonsten zu Rückfragen oder fehlgeschlagener automatisierter Verarbeitung führen.
Bei Rechnungen müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein. Dafür schreibt das Umsatzsteuerrecht nicht zwingend eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein bestimmtes technisches Sicherungsverfahren vor.
Unternehmen können geeignete innerbetriebliche Kontrollverfahren einsetzen, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und zugrunde liegender Leistung schaffen.
Rechnungen müssen grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Bei einer E-Rechnung ist insbesondere der strukturierte elektronische Bestandteil in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass diese Daten während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und auswertbar bleiben.
Funktionen wie Änderungsprotokollierung, Berechtigungskonzepte, Backups oder nachvollziehbare Ablagestrukturen können diesen Prozess unterstützen. Welche technische Lösung erforderlich ist, hängt jedoch vom konkreten Verfahren ab.
Bei der Einführung ist sinnvoll zu testen, ob erzeugte oder empfangene E-Rechnungen technisch mit den eingesetzten Systemen kompatibel sind. Dazu können Validierungswerkzeuge und Testrechnungen eingesetzt werden.
Eine technische Validierung ersetzt jedoch nicht die Prüfung, ob die Rechnung inhaltlich und steuerlich korrekt ist.
Dokumentieren Sie zunächst, wie Rechnungen heute empfangen, geprüft, freigegeben, gebucht und aufbewahrt werden.
Sinnvolle Kennzahlen können sein:
Klären Sie mit den Anbietern der eingesetzten Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- und Dokumentensysteme:
Definieren Sie Verantwortlichkeiten für Rechnungseingang, Prüfung, Freigabe, Buchung und Fehlerbearbeitung. Auch Stornos und Korrekturrechnungen sollten berücksichtigt werden.
Je nach Systemlandschaft können Steuerberatung, IT-Dienstleister, Softwareanbieter und wichtige Lieferanten in die Vorbereitung einbezogen werden.
Mitarbeitende sollten verstehen, wie E-Rechnungen eingehen, wie Fehler erkannt werden und welcher Prozess bei einer nicht verarbeitbaren Rechnung gilt.
Arbeitsanweisungen, Zuständigkeiten, Freigabeschritte und Fehlerprozesse sollten nachvollziehbar dokumentiert werden. Dabei sollte die Dokumentation den tatsächlich gelebten Prozess widerspiegeln.
Vor größeren Änderungen können Testrechnungen mit ausgewählten Geschäftspartnern oder innerhalb einer Testumgebung helfen, technische und organisatorische Probleme zu erkennen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt grundsätzlich auch für Apotheken. Für den Empfang ist keine Übergangsfrist bis 2027 vorgesehen.
Nein, nicht pauschal. Für die Ausstellung bestehen Übergangsregelungen. Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit bis Ende 2027.
Nein. Die 800.000-Euro-Grenze gehört zur Übergangsregelung für die Ausstellung von E-Rechnungen und ist nicht die Umsatzgrenze der Kleinunternehmerregelung. Beide Regelungen sind voneinander zu unterscheiden.
Ja. Kleinunternehmer sind grundsätzlich von der Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Sie müssen seit dem 1. Januar 2025 jedoch grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Nein. Die verpflichtende E-Rechnung nach den neuen umsatzsteuerlichen Regelungen betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Private Endverbraucher sind hiervon nicht erfasst.
Das hängt von der bestehenden Systemlandschaft ab. Häufig ist zunächst zu prüfen, ob Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssysteme bereits E-Rechnungen unterstützen oder durch Updates beziehungsweise Module erweitert werden können.
Ein Three-Way-Match oder ein bestimmtes DMS ist nicht automatisch gesetzlich vorgeschrieben. Solche Funktionen können je nach Prozess und Rechnungsvolumen jedoch sinnvoll sein.
Das lässt sich ohne Kenntnis der vorhandenen Systeme nicht seriös beziffern. Kosten können unter anderem für Softwareupdates, zusätzliche Module, Schnittstellen, Beratung, Schulung und interne Projektarbeit entstehen.
Ebenso können vorhandene Systeme bereits einen großen Teil der benötigten Funktionen abdecken. Vor einer Investition sollte deshalb zunächst der konkrete technische Handlungsbedarf ermittelt werden.
Seit dem 1. Januar 2025 besteht grundsätzlich die Verpflichtung, den Empfang zu ermöglichen. Unabhängig von möglichen steuerlichen Folgen kann eine fehlende Empfangsmöglichkeit dazu führen, dass Rechnungen von Lieferanten nicht ordnungsgemäß in den eigenen Prozess übernommen werden können.
Für den technischen Empfang kann grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen. Entscheidend ist anschließend, wie die Rechnung intern verarbeitet und aufbewahrt wird.
Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen ist insbesondere der strukturierte elektronische Bestandteil in seiner ursprünglichen Form zu erhalten.
Ein spezielles „GoBD-zertifiziertes“ DMS ist nicht pauschal gesetzlich vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass der gesamte Aufbewahrungsprozess die geltenden Anforderungen erfüllt.
Ein PDF gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Während der gesetzlichen Übergangsfristen kann eine PDF-Rechnung unter den jeweiligen Voraussetzungen jedoch weiterhin verwendet werden.
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber muss geprüft werden, welcher Übertragungsweg für den konkreten Empfänger vorgesehen ist. Die OZG-RE ist eine Rechnungseingangsplattform für bestimmte öffentliche Stellen, jedoch nicht pauschal die Plattform für sämtliche öffentlichen Auftraggeber in Deutschland.
Die elektronische Rechnung verändert auch für Apotheken den Rechnungseingang und perspektivisch Teile der Rechnungsausstellung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung bestehen dagegen Übergangsregelungen bis Ende 2026 beziehungsweise bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 Euro bis Ende 2027.
Für Apotheken sollte die Umsetzung deshalb nicht nur als Austausch eines Rechnungsformats betrachtet werden. Relevant ist der gesamte Prozess aus Rechnungseingang, Prüfung, Warenwirtschaft, Freigabe, Buchhaltung und Aufbewahrung.
Eine sinnvolle Vorbereitung beginnt mit einer Bestandsaufnahme: Welche Formate kommen bereits an? Welche Systeme können sie verarbeiten? Wo entstehen heute manuelle Übergaben und welche Funktionen werden tatsächlich benötigt? Auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, ob Updates, zusätzliche Schnittstellen oder eine umfassendere E-Rechnungs-Beratung sinnvoll sind.