Prozessmanagement

Ausgangssituation

Eine kommunale Gebäudeverwaltung mit Verantwortung für Schulen und öffentliche Gebäude stand vor der Aufgabe, ein neues Dokumentenmanagementsystem einzuführen. Ziel war es, langfristig alle bestehenden Prozesse als digitale Workflows abzubilden. Frühere Versuche waren jedoch gescheitert. Die Prozesslandschaft war heterogen, kaum dokumentiert und stark von individuellen Vorgehensweisen geprägt. Skepsis gegenüber Beratungsvorhaben und der hohe Zeitdruck erschwerten zusätzlich den Start.

Vorgehen

Bonpago setzte auf ein strukturiertes und partizipatives Vorgehen, um Stabilität und Vertrauen zu schaffen:

• Prozesserhebung: Entwicklung eines standardisierten Erhebungsbogens zur systematischen Aufnahme und Dokumentation von rund 600 Prozessen.

• Workshops: Gemeinsame Modellierung und Visualisierung der Abläufe in Flow Charts nach BPMN 2.0, um Transparenz und Verständnis zu schaffen.

• Konsolidierung: Zusammenlegung und Bereinigung redundanter Prozesse, Definition einheitlicher Abläufe und Erstellung eines zentralen Prozesshandbuchs.

• Change Management: Aufbau eines Prozessteams und gezielte Kommunikationsmaßnahmen, um Akzeptanz zu fördern und Skepsis abzubauen.

• Technische Vorbereitung: Einführung der Software Aeneis als Basis für das zukünftige Prozess- und Dokumentenmanagementsystem.

So entstand ein belastbares Fundament für digitale Workflows und ein nachhaltiges Prozessmanagement.

Ergebnis

Die Gebäudeverwaltung verfügt heute über eine strukturierte, dokumentierte Prozesslandschaft, die als Grundlage für die künftige Digitalisierung dient.
Ein Prozesshandbuch sichert einheitliche Abläufe und dient als Hilfsmittel zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Mit der Einführung einer professionellen Softwarebasis und der Etablierung eines eigenständigen Prozessteams ist die Organisation bereit für die nächste Stufe der digitalen Transformation. Das Projekt gilt als Beispiel dafür, wie Vertrauen, Struktur und Akzeptanz den Weg für nachhaltige Digitalisierung ebnen.