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Verfahrensdokumentation – Lästige Pflicht oder Chance zur Verbesserung?
Vielen unserer Kunden stockt erstmal der Atem, wenn sie daran denken, dass sie gesetzlich verpflichtet sind, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Sie sollen detailliert aufschreiben, wie die eigene Organisation „funktioniert“, welche Systeme verwendet werden und was für Abläufe es gibt. Das hört sich nicht nur aufwändig an, sondern auch wie eine ziemlich trockene und zeitintensive Aufgabe. Zudem sind die meisten Betriebe nicht am Reißbrett geplant, sondern entwickeln sich über Jahre hinweg.
Der „Flickenteppich“ aus Systemen und Abläufen, teilweise papierbasiert, teilweise digital, muss so aufgeschrieben werden, dass ihn Außenstehende – z. B. ein:e Betriebsprüfer:in oder neue Mitarbeitende – verstehen. Was zuerst wie eine bürokratische Aufgabe daherkommt, kann auch einen kreativen Ansatz bereithalten. Die eigene Organisation, so wie sie jetzt ist, anzuschauen – und für die Zukunft nachhaltig und sicher aufzustellen.
Inhaltsverzeichnis
Verfahrensdokumentation – Was ist das?
Verfahrensdokumentation – Wer ist verpflichtet?
Was muss eine Verfahrensdokumentation beinhalten?
Welche Vorteile bietet eine Verfahrensdokumentation?
Erstellung einer Verfahrensdokumentation
Wie unterstützen wir Organisationen bei ihrer Verfahrensdokumentation?
Was kostet eine Verfahrensdokumentation?
Verfahrensdokumentation – Was ist das?
Eine Verfahrensdokumentation ist die Abbildung aller Prozesse in einer Organisation, für die es eine gesetzliche Pflicht gibt. Sie ist wichtig, weil durch diese Aufzeichnungen auch z. B. ein:e Betriebsprüfer:in im Rahmen einer Betriebsprüfung nachvollziehen kann, wie eine Organisation aufgebaut ist. Dazu wird der IST-Stand der Organisation dokumentiert. Heißt, dass alle steuerrelevanten Geschäftsprozesse, Ablagesysteme und Daten verlinkt werden.
Verfahrensdokumentation – Wer ist verpflichtet?
Alle steuerpflichtigen Unternehmer und Freiberufler sind dazu verpflichtet, sich an die GoBD zu halten.
GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form
Heißt: Jede Organisation, die Steuern zahlt, braucht eine Verfahrensdokumentation. Und zwar komplett unabhängig davon, welche Rechtsform sie hat und wie groß oder klein sie ist.
Was passiert, wenn die Dokumentation fehlt oder nur teilweise bzw. mangelhaft vorhanden ist? Dann drohen im Rahmen einer Betriebsprüfung Umsatz- und Steuerschuldschätzungen seitens des Finanzamts, die meist hohe Kosten nach sich ziehen.
Was muss eine Verfahrensdokumentation beinhalten?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt das Grundkonstrukt einer Organisation und ist belegzentriert. Auf Basis z. B. eines Rechnungsbelegs wird die Reise des Belegs durch die Organisation dargestellt.
Woher kommt der Beleg? Wer bearbeitet ihn? Mit welcher Soft- und Hardware wird er bearbeitet? Wo und wie wird er archiviert? Wie wird er vor unberechtigtem Zugriff und Manipulationen geschützt?
Dieser komplette Lebenszyklus eines Belegs, der aus steuerlichen Gründen aufbewahrt werden muss, wird in einer Sprache und Tiefe dokumentiert, dass danach jeder, der die Verfahrensdokumentation in die Hand bekommt, die Organisation „begreifen“ kann.
Die Verfahrensdokumentation umfasst zumeist vier Teile:
- Die allgemeine Beschreibung: Eine Beschreibung der Organisation und ihres Umfeldes sowie der Rahmenbedingungen der datenverarbeitenden Systeme.
- Die Anwenderdokumentation: Hier werden die relevanten Prozesse, wie beispielsweise der Posteingang, Vertriebsaktivitäten oder die Rechnungsbearbeitung dargestellt. Auch enthalten: interne Arbeitsanweisungen und Regeln zur Datenerfassung und Aufbewahrung von Dokumenten.
- Die technische Systemdokumentation: In diesem Teil der Verfahrensdokumentation werden die in der Organisation eingesetzten Hard- und Softwarekomponenten dargestellt. Dies beinhaltet beispielsweise Produktdaten, technische Details und Nutzungshistorien.
- Die Betriebsdokumentation: Die Betriebsdokumentation stellt die alltäglichen Nutzungsprozesse der datenverarbeitenden Systeme im Betrieb dar. Also interne IT-Anweisungen, Datenschutzkonzepte und Berechtigungsvergabe- bzw. Zugriffsregeln sowie ein internes Kontrollsystem (IKS), das vor Manipulationen der Daten schützt.
Welche Vorteile bietet eine Verfahrensdokumentation?
Durch das explizite Erfassen bringt eine Verfahrensdokumentation sowohl Struktur als auch Transparenz in vorhandene Prozesse. Sie legt außerdem offen, an welchen Stellen Vorgänge noch nicht so durchdacht sind, wie es für einen reibungslosen Ablauf nötig wäre. Unter diesem Aspekt kann die „lästige“ Verfahrensdokumentation auch der Ausgangspunkt zur positiven Gestaltung verschiedenster Abläufe sein. Denn nun ist es viel einfacher, Hemmnisse und Herausforderungen zu diagnostizieren und zu beheben, z. B. individuelle Ablageorte, undokumentierte Workflows, unterschiedliche Arbeitsweisen bei gleicher Tätigkeit oder noch komplett papierbasierte Prozesse, die von einer Digitalisierung enorm profitieren würden.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Sehen Sie der nächsten Betriebsprüfung entspannt entgegen, ohne Angst vor Umsatzschätzungen.
- Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre internen Prozesse zu beleuchten und erkennen Sie Optimierungschancen und Steuerungsmöglichkeiten.
- Nutzen Sie die Verfahrensdokumentation beim Onboarding neuer Mitarbeitenden als Nachschlagewerk.
- Profitieren Sie davon, dass Ihre Verfahrensdokumentation weitere Digitalisierungsvorteile auslösen kann, wie beispielsweise Prozessautomatisierung und Vernetzung.
Erstellung einer Verfahrensdokumentation
Bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation müssen Sie die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnungen einhalten.
Auf Seiten des Gesetzgebers existiert keine Mustervorlage. Ein allgemeingültiges Muster zu erstellen, ist aufgrund der großen Unterschiede zwischen den Organisationen kaum möglich. Basierend auf unserer Erfahrung aus vielzähligen Beratungsprojekten geben wir Ihnen folgende grundlegende Tipps zur Erstellung:
- Beginnen Sie im ersten Schritt, die eigenen Prozesse grafisch aufzubereiten und zu modellieren.
- Achten Sie auf eine einheitliche und saubere Darstellung.
- Arbeiten Sie mit den Bereichsexpert:innen zusammen.
- Nutzen Sie vorhandene Dokumente, wie beispielsweise aus dem Datenverarbeitungsverzeichnis oder Workflows seitens der Softwarehersteller.
- Integrieren Sie die Verfahrensdokumentation bereits bei der Einführung neuer Software.
- Bedenken Sie die Außenperspektive: Die Dokumentation muss für Außenstehende verständlich sein.
- Planen Sie ausreichend Zeit und Kapazität ein.
- Nutzen Sie die Vorteile der Verfahrensdokumentation.
Wie unterstützen wir Organisationen bei ihrer Verfahrensdokumentation?
In unseren Projekten gehen wir nach folgendem Muster vor:
Wenn wir in eine Organisation kommen, gibt es meistens zwei Ausgangslagen:
- Ausgangslage 1: Wir treffen auf eine Organisation, die in den Bereichen Struktur, Abläufe und Erfassung gut aufgestellt ist. Gemeinsam legen wir fest, an welchen Stellen Informationen zu den optimierten Prozessen erfasst werden müssen. Hier sind wir eher beratend als Coaches tätig.
- Ausgangslage 2: In der Organisation gibt es Prozesse mit Medienbrüchen. Wir schauen uns die Abläufe genau an, analysieren diese und erstellen SOLL-Prozesse. Bei dieser Ausgangslage sind wir federführend in der Erstellung tätig und unterstützen bei einer zukunftsorientierten Gestaltung. Dabei helfen uns Workshops und Kundengespräche, um a) Prozesse zu optimieren und b) Sonderfälle mitzudenken. Unsere Leitfrage: Wo kann die Organisation besser und effizienter werden?
Weil die großen, nachhaltigen Potenziale in den Prozessen versteckt liegen, bietet die Verfahrensdokumentation eine große Chance für die ökologische Nachhaltigkeit einer Organisation. Wenn wir das sowohl bei der Prozesspriorisierung (Welche Prozesse werden zuerst digitalisiert?) als auch bei der SOLL-Prozesse-Entwicklung (Wie und auf welchen Systemen laufen die Prozesse zukünftig ab?) mitdenken, können wir grünen Prozessen strategisch Vorrang geben.
Außerdem versuchen wir, überflüssige Kosten zu vermeiden, und schauen ganz gezielt: Welche existierenden Dokumente – z. B. Managementsysteme, Zertifizierungen, Organisationsbeschreibungen – können wir 1:1 wiederverwenden? An welcher Stelle gibt es schon Material, bei dem vielleicht nur der Titel eines Dokuments verändert werden muss? Und welche neuen Materialien müssen wir erstellen?
Oft fehlen die Beschreibungen der Systemanbieter. Das ist deshalb problematisch, weil in einer Verfahrensdokumentation alle verwendeten Systeme beschrieben werden müssen. Und zwar samt den dahinterliegenden Zugriffsrechten, wer welche Infos einsieht. All das wird beim Einrichten eines Systems festgelegt und vom Anbieter dokumentiert. Ist das nicht geschehen, wissen unsere Kunden oft gar nicht, dass sie eine solche Dokumentation nachträglich einfordern können. Dann kontaktieren wir den Anbieter und beschaffen, was unser Kunde braucht.
Wir können bei der Verfahrensdokumentation besonders dann behilflich sein, wenn Kunden in ihrem Arbeitstunnel sind, mit ihren Begrifflichkeiten und Abkürzungen. Unsere Aufgabe ist die eines Übersetzers. Wir formulieren Besonderheiten in der Organisation nahbar und verständlich und machen diese damit für Außenstehende greifbar. Final abgenommen wird die Verfahrensdokumentation von einer:m Betriebsprüfer:in.
Was kostet eine Verfahrensdokumentation?
Sie möchten den Zeitaufwand und die daraus entstehenden Kosten für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation abschätzen? Bedenken Sie folgende Faktoren:
- Wie groß und komplex ist Ihre Organisation?
- Wie viele Prozesse und Verfahren müssen Sie dokumentieren?
- Bestehen Vorkenntnisse zur Prozessdarstellung und sind (Teil-) Dokumentationen vorhanden?
- In welchem Rahmen müssen Ihre Mitarbeiter geschult und unterstützt werden?
Eine einfache Verfahrensdokumentation für eine kleinere Organisation kann einige Tausend Euro kosten. Wenn die Dokumentation jedoch komplexer ist oder für eine größere Organisation erstellt wird, können die Kosten auf mehrere Zehntausend Euro steigen.
Wichtig: Die Verfahrensdokumentation ist kein einmaliger Kostenpunkt, sondern Sie müssen regelmäßig Kosten einberechnen, um die Dokumentation zu überwachen und zu aktualisieren. Diese Kosten sind jedoch in jedem Fall geringer als die Kosten für mögliche Fehler, die aufgrund fehlender oder ungenauer Dokumentation entstehen können.
Wenn Sie die Verfahrensdokumentation in Eigenregie erstellen, kann dies je nach Größe und Umfang des Projekts mehrere Monate oder sogar Jahre dauern.
Das ist nicht für jede Organisation der richtige Weg – aber einen Dienstleister für das alles umfassende Paket von A-Z zu buchen, auch nicht. Sinnvoller sind nachhaltige, praktikable und vor allem passende Lösungen, die wir gerne für Sie finden und mit Ihnen aufsetzen.
Verfahrensdokumentation aktiv nutzen
Wie geht es weiter, wenn die Verfahrensdokumentation „geschafft“ ist? Wenn alles so dokumentiert ist, dass es jeder Außenstehende versteht? Die Verfahrensdokumentation ist ein aktueller Blick auf den Prozess. Sorgen Sie dafür, dass das Thema in Ihrer Organisation nicht wieder einschläft:
- Bennen Sie eine zuständige Person oder ein Team, das regelmäßig auf die Dokumentation schaut und Veränderungen nachbessert.
- Definieren Sie Momente, beispielsweise wenn ein neues System eingeführt wird oder nach Releases, in denen Sie Ihre Verfahrensdokumentation wieder in die Hand nehmen und ergänzen.
- Kommunizieren Sie intern, dass es die Verfahrensdokumentation gibt und wie sie verwendet werden kann. Nur, wer den Mehrwert deutlich macht, bringt seine Mitarbeiter:innen in die Nutzung.
Fragen, Hilfe und Kontakt
Sie stehen vor der Herausforderung, eine Verfahrensdokumentation zu verfassen und haben Fragen?
Wenn wir Ihr internes Wissen und unsere methodische und fachliche Unterstützung kombinieren, bleibt keine Frage unbeantwortet. Dank unserer erprobten Vorlagen können Sie alle Vorteile für sich nutzen!
Wir ersparen Ihnen Zeitaufwand und helfen Ihnen…
- bei allen Fragen rund um das Thema Verfahrensdokumentation.
- durch bedarfsgerechte Unterstützung bei der Prozessmodellierung.
- bei individueller Prozessoptimierung und -digitalisierung.
Unser Versprechen: Wir sind in individuellen Abstufungen für Sie da. Mit den Leistungen, die beim Aufbau Ihrer Organisation und Ihrer Systeme Sinn machen. Unsere Expertin für Verfahrensdokumentation Nina Harms beantwortet gerne alle Ihre Fragen.
