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Bereit für die B2B E-Rechnungsverpflichtung?
Bonpago macht Ihr Unternehmen fit für die Zukunft.
Neue gesetzliche Anforderungen in Europa und Deutschland bedingen die Anpassungen der heutigen Prozesse bei der Rechnungsbearbeitung. Die bevorstehende Einführung der B2B E-Rechnungsverpflichtung zum voraussichtlich 01.01.2025 ist eine Zeitenwende im Rechnungswesen. Es gilt, jetzt anzufangen, damit in Zukunft auch noch Rechnungen gezahlt werden und die über Jahrzehnte vorgenommenen Optimierungen (u. a. EDI, Direktbuchungen) bei der Rechnungsbearbeitung übernommen werden können.
Inhaltsverzeichnis
Was ist die B2B E-Rechnungsverpflichtung?
E-Rechnung: Warum ist es wichtig, jetzt zu handeln?
E-Rechnungsverpflichtung: Aktuelle Rechtslage
E-Rechnungsverpflichtung: Vorbereitung
Basis-Check: Erkennen Sie Potenziale in der Rechnungsverarbeitung
E-Invoice-Champions: Seminare zur E-Rechnung
Mapping: Matchen Sie Ihre Rechnungen mit dem XRechnungs-Standard
Was ist die B2B E-Rechnungsverpflichtung?
Die B2B E-Rechnungsverpflichtung ist eine gesetzliche Anforderung, die Unternehmen dazu verpflichtet, Rechnungen in einem elektronischen Format auszustellen und zu empfangen. Dies ist Teil eines breiteren Trends zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen und verbessert die Effizienz und Genauigkeit der Rechnungsstellung und -zahlung. Langfristig trägt die Verpflichtung der E-Rechnung zur Schließung der Mehrwehrsteuerlücke in Deutschland bei. Schließlich unterstützt die E-Rechnung die Einhaltung des neuen Lieferkettengesetzes, indem sie für Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der gesamten Lieferkette sorgt.
E-Rechnung: Warum ist es wichtig, jetzt zu handeln?
Obwohl gesetzliche Vorgaben, wie das aktuell vom Kabinett verabschiedete Wachstumschancengesetz, die digitale Transformation unterstützen, kann die Umstellung auf E-Rechnungen eine Herausforderung sein, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen. Diese verfügen möglicherweise nicht über die erforderlichen Ressourcen oder das (technische) Know-how. Auch große Unternehmen stehen vor Herausforderungen: Sie müssen bestehende Altsysteme integrieren, komplexe, historisch gewachsene Prozesse anpassen und dabei oft auch grenzüberschreitende Aktivitäten berücksichtigen. Diese Faktoren können die Umstellung auf E-Rechnungen zusätzlich komplex und zeitaufwändig gestalten.
In unserer langjährigen Beratungspraxis hat sich jedoch gezeigt, dass eine Umstellung auf elektronische Rechnungsverarbeitung viele Vorteile mit sich bringt.
- Effizienz: E-Rechnungen können automatisch verarbeitet werden, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.
- Genauigkeit: Die automatische Verarbeitung von E-Rechnungen reduziert die Möglichkeit menschlicher Fehler.
- Schnelligkeit: E-Rechnungen können sofort versendet und empfangen werden, was den Zahlungszyklus beschleunigt.
- Datenqualität: E-Rechnungen ermöglichen eine konsistente, fehlerfreie, strukturierte und leicht zugängliche Datenerfassung.
- Liquidität: Die elektronische Rechnungsverarbeitung verschnellert den Zahlungszyklus und sorgt für eine bessere Liquiditätsplanung.
- Umweltfreundlichkeit: Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs tragen E-Rechnungen zur Nachhaltigkeit bei.
Jetzt mit den Vorbereitungen beginnen! Bereits Mitte November 2023 soll das Wachstumschancengesetz und damit die Pflicht zur elektronischen B2B-Rechnung im Bundestag verabschiedet werden. Auch wenn insbesondere viele technische Details derzeit noch offen sind, die Richtung ist klar. Daher empfehlen wir dringend, sich frühzeitig vorzubereiten und die eigenen Rechnungsverarbeitungssysteme genauer unter die Lupe zu nehmen. Hierfür eignet sich unser Modul Basis-Check hervorragend.
Ein PDF per E-Mail ist doch elektronisch, oder?
Das stimmt so nicht. Eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne des EU-Standards und nach dem aktuellen Gesetzesentwurf nur noch bis Ende 2026 toleriert. Ab dem 01.01.2025 hat die E-Rechnung (EN-16931) Vorrang und Rechnungsempfänger müssen der Verwendung von PDFs zustimmen. Ab 2027 ist die Verwendung von PDF-Rechnungen voraussichtlich nicht mehr möglich.
Im folgenden Abschnitt finden Sie eine Übersicht zu allen Ausnahmen und Übergangsregelungen zur Einführung der E-Rechnungsverpflichtung.
E-Rechnungsverpflichtung: Aktuelle Rechtslage
Am 30.08.2023 wurde das Wachstumschancengesetz vom Kabinett beschlossen.
Die wichtigsten Änderungen:
- Die E-Rechnung wird verpflichtend für in Deutschland steuerpflichtige Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmen, wenn beide in Deutschland (und in bestimmten Gebieten) ansässig sind.
- Ende des Vorrangs der Papierrechnung.
- Definition der E-Rechnung als strukturierten Datensatz nach EU-Richtlinie 2014/55/EU.
- Definition „Sonstige Rechnungen“: Papier und andere elektronische Formate (z. B. PDF).
Von der B2B E-Rechnungspflicht befreit sind:
- Rechnungen unter 250 € (§ 33 UStDV).
- Verkäufe von Fahrausweisen.
E-Rechnungsverpflichtung: Vorbereitung
Unser Expertenteam unterstützt Sie sofort – Verpassen Sie nicht den idealen Zeitpunkt, sich auf die E-Rechnungsverpflichtung vorzubereiten.
Unsere Module Basis-Check und die E-Invoice-Champions Seminarreihe bieten einen einfachen Direkteinstieg für Sie und Ihr Unternehmen, um sich auf die B2B E-Rechnungsverpflichtung vorbereiten. So legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche, effiziente und reibungslose Umstellung auf die elektronische Rechnungsverarbeitung.
Außerdem bieten wir ein Mapping-Modul für den Standard XRechnung an.
Neben unseren Best-Sellern haben wir weitere Module, die je nach Bedarf frei kombiniert werden können.
Basis-Check
Dieses Modul ist der ideale Einstieg und unterstützt Ihr Unternehmen dabei, die Potenziale der digitalen Rechnungsverarbeitung zu erkennen und sich auf die B2B E-Rechnungsverpflichtung vorzubereiten. In einem eintägigen Workshop werden relevante Anforderungen erfasst, IST-Prozesse analysiert und SOLL-Prozesse skizziert. Dies bietet eine umfassende Entscheidungsgrundlage für den Übergang zur E-Rechnungsverpflichtung und zeigt lösungsorientierte Wege auf. Mehr zum Basis-Check hier.
Lösungsauswahl
Dieses Modul unterstützt Unternehmen bei der Entwicklung von SOLL-Prozessen, dem Anforderungsmanagement und der Systemauswahl im Zuge der Einführung der E-Rechnung. Es beinhaltet die Ausarbeitung eines Konzepts, das die optimierten Prozesse und Anforderungen an die Softwarelösung definiert, sowie die Durchführung der Produktauswahl. Dabei werden verschiedene Szenarien beleuchtet, die Machbarkeit überprüft und eine Ziel-Systemarchitektur festgelegt.
Lieferantenansprache
Das Modul fokussiert sich auf den Rechnungseingang und die Optimierung der Kommunikation mit den Lieferanten im Zuge der Einführung der E-Rechnung. Es beinhaltet eine gründliche Analyse der Lieferantenstammdaten und der Lieferantenstruktur, um eine effiziente und zielgerichtete Kommunikation zu ermöglichen. Basierend auf dieser Analyse wird ein mehrstufiges Kommunikations- und Onboarding-Konzept entwickelt, das auf die spezifischen Bedürfnisse der verschiedenen Lieferantengruppen zugeschnitten ist.
Lieferantenmanagement
Das Modul unterstützt Unternehmen nach der Einführung der E-Rechnung, indem es die Bearbeitung von Rückfragen und die Feinabstimmung der Rechnungsstellung mit den Lieferanten übernimmt. Es zielt darauf ab, die Projektleitung zu entlasten und sicherzustellen, dass alle Datenfelder korrekt abgestimmt sind, was oft eine Herausforderung darstellt. Mit Bonpago an Ihrer Seite bleibt das Projektteam unbelastet und kann sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren.
Verfahrensdokumentation
Ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD vorhanden, muss diese aufgrund der Änderungen durch die Einführung der E-Rechnung aktualisiert werden. Falls keine Verfahrensdokumentation vorliegt, kann Bonpago bei der Erstellung der gesamten Dokumentation unterstützen.
Akademie
Unsere E-Invoice Champions Seminarreihe in der Bonpago Akademie steht ganz im Zeichen der Wissensvermittlung. Hier bieten wir Seminare für Unternehmer:innen, Freiberufler:innen, Finanzfachleute und Alltagsheld:innen aus der Rechnungslegung an, die ihre Rechnungsprozesse revolutionieren möchten. Mehr zu unseren E-Rechnungs-Seminaren finden Sie auch hier.
Debitorenkoordination
Dieses Modul erleichtert Ihnen die Einführung der E-Rechnung durch eine effiziente Koordination mit Ihren Kunden. Es berücksichtigt die Vielfalt der Kunden hinsichtlich Branchen, Rechtsformen, Rechnungstypen, Digitalisierungsgraden und technischen Systeme und minimiert den damit verbundenen Abstimmungs- und Koordinationsaufwand. Durch eine systematische Analyse und Clusterbildung der Kundenorganisationen entwickelt Bonpago einheitliche Vorgehensweisen und gibt konkrete Handlungsempfehlungen, um eine effektive Kommunikation und Interoperabilität der rechnungsverarbeitenden Systeme zu gewährleisten.
Mapping
Im Mittelpunkt dieses Moduls steht die Anpassung der bestehenden Rechnungen Ihres Unternehmens an den XRechnungs-Standard. Durch eine gründliche Analyse der verschiedenen Rechnungstypen und verwendeten Felder wird sichergestellt, dass die Rechnungen den Anforderungen des XRechnungs-Standard entsprechen. Dabei werden auch die im Hintergrund bestehenden Prozesse und deren unterschiedlicher Automatisierungsgrad berücksichtigt und in den Empfehlungen einbezogen. Mehr zum Mapping finden Sie hier.
Basis-Check: Erkennen Sie Potenziale in der Rechnungsverarbeitung
Mit unserem Basis-Check nehmen wir Ihnen die Sorgen rund um die E-Rechnung ab und zeigen Ihnen, wie Sie das Thema angehen können. Dabei bewerten wir quantitative und qualitative Potenziale in Ihrer Rechnungsverarbeitung sowie mögliche Synergieeffekte, beispielsweise mit einer Verfahrensdokumentation. Dieses Modul ist sowohl für den Rechnungseingang als auch für den Rechnungsausgang buchbar und bietet eine umfassende Entscheidungsgrundlage für den Wandel zur E-Rechnungsverpflichtung. Mit Workshop(s) bei Ihnen vor Ort nehmen wir die relevanten Anforderungen auf und skizzieren einen möglichen Projektablauf.
Unser Startpaket umfasst:
Einführung in die Thematik E-Rechnung
Vorteile der E-Rechnung für Organisationen
Rechtliche Vorgaben und Ausblick
E-Rechnungsformate und technische Hintergründe zur XRechnung
IST-Prozess Aufnahme (Rechnungseingang, Rechnungsausgang)
Wege zu Lösungen der E-Rechnungs-bearbeitung
Skizzierung und Diskussion von groben SOLL-Prozessen
Prozessstandards und Erfolgsdimensionen im E-Rechnungsprojekt
Stakeholder-Analysen und Einbindung von externen Dienstleistern/Anbietern
Nutzung von Synergieeffekten zur Verfahrensdokumentation (GoBD)
Typische Herausforderungen und Best Practices
Im Nachgang erstellen die Berater:innen der Bonpago eine umfassende Ergebnisdokumentation für Sie. Darin enthalten sind die zusammengefassten Inhalte des Basis-Checks, individuelle Lösungsvorschläge und Empfehlungen für weiteres Vorgehen.
Nach dem erfolgreichen Basis-Check haben Sie die nötigen Grundvoraussetzungen, um Ihr Unternehmen eigenständig oder mit weiteren Beratungsmodulen auf die E-Rechnungsverpflichtung vorzubereiten.
E-Invoice-Champions: Entdecken Sie die Zukunft der Rechnungsstellung in unseren zielgruppenorientierten Seminaren
Unsere Expert:innen teilen ihr langjährig aufgebautes Fach- und Praxiswissen und zeigen Ihnen, wie Sie das Thema E-Rechnung in Ihrer Organisation selbst umsetzen können. Lernen Sie von über 250 erfolgreich umgesetzten Projekten und machen Sie nicht dieselben Fehler wie andere.
Egal, ob Sie bereits Erfahrungen mit E-Rechnungen haben oder ganz am Anfang stehen — bei uns erhalten Sie praktische Tipps und Tricks zur Optimierung Ihres Rechnungsprozesses sowie qualitativ hochwertige Unterlagen zur Vertiefung. Erfahren Sie, wie Sie Papierkram und manuelle Prozesse hinter sich lassen, die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten, allen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und den Grundstein für ein wettbewerbsfähiges Unternehmen legen.
Die Seminare richten sich an Unternehmer:innen, Freiberufler:innen, Finanzfachleute und Alltagsheld:innen aus der Rechnungslegung, die ihre Rechnungsprozesse revolutionieren und ihr Netzwerk erweitern möchten.
Mapping: Matchen Sie Ihre Rechnungen mit dem XRechnungs-Standard
Unser Mapping-Modul konzentriert sich auf den technischen Standard "XRechnung". Hier überprüfen wir, ob Ihre bestehenden digitalen Rechnungen den Anforderungen entsprechen. Mit einer gründlichen Analyse der Rechnungstypen und Felder stellen wir sicher, dass Sie aktuell und konsistent mit dem XRechnungs-Standard bleiben. Hierbei werden die im Hintergrund bestehenden Prozesse und deren unterschiedliche Automatisierungsgrade betrachtet und in den Empfehlungen berücksichtigt.
Ihre Vorteile einer Zusammenarbeit mit Bonpago
- Expertise: E-Rechnungen gehören zu Bonpago wie die grüne Soße zu Frankfurt. Seit über 20 Jahren haben wir umfangreiche Kenntnisse in der Beratung zur E-Rechnungsverpflichtung aufgebaut und verstehen die unterschiedlichen Herausforderungen von Organisationen.
- Maßgeschneiderte Beratung: Bonpago bietet individuelle Beratungsansätze, die auf die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens zugeschnitten sind.
- Umfassende Dienstleistungen: Neben dem Basis-Check und dem Mapping existiert ein umfangreiches Angebot an weiteren Modulen rund um die Einführung der E-Rechnung.
- Langfristige Unterstützung: Bonpago bietet durch die Service-Pakete an, sicherzustellen, dass die E-Rechnungsprozesse eines Unternehmens aktuell und konsistent bleiben.
- Anbieterneutralität: Bonpago bietet eine anbieterneutrale Beratung, die sich an den funktionalen, nicht-funktionalen und technischen Anforderungen des Unternehmens orientiert.
Fragen, Hilfe und Kontakt
Handeln Sie jetzt und stellen Sie die Weichen für eine erfolgreiche Einführung der E-Rechnungsverpflichtung in Ihrem Unternehmen! Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere Beratungsleistungen zu erfahren. Gemeinsam handeln wir für den Erfolg Ihres Unternehmens. Unsere Expertin für die B2B E-Rechnungsverpflichtung Nina Harms beantwortet gerne Ihre Fragen.
