Ausgangssituation

Eine staatliche Prüfinstitution stand vor der Herausforderung, ihre historisch gewachsene IT-Landschaft fit für die E-Rechnungspflicht zu machen. Drei zentrale Systeme bildeten das Rückgrat des Rechnungswesens – allerdings mit Medienbrüchen, manuellen Übertragungen und fehlender End-to-End-Integration. Besonders komplex war das Mapping der gebührenpflichtigen Bescheide in das gesetzlich geforderte XRechnungsformat – ein Prozess ohne bestehende Referenz oder Erfahrungswerte.

Vorgehen

Bonpago führte einen E-Invoice-Ready-Check durch, um zunächst Transparenz über den Status quo zu schaffen und die E-Rechnungsfähigkeit objektiv zu bewerten.

• Analysephase: Fragebogen und Sichtung bestehender Prozesse, Bescheide und Systeme zur Identifikation von Schwachstellen und Optimierungspotenzialen.

• Vor-Ort-Workshop: Wissensvermittlung zur E-Rechnung, Austausch zu aktuellen Abläufen und gemeinsames Verständnis der notwendigen Schritte.

• Online-Sessions: Vertiefte Diskussion zu Systemintegration, Stammdatenqualität und Automatisierungsmöglichkeiten.

• Abschlusspräsentation: Darstellung des aktuellen Reifegrads und Entwicklung einer klaren Roadmap mit priorisierten Handlungsfeldern.

Ergebnis

Die Prüfinstitution erhielt einen umfassenden Überblick über ihre E-Rechnungsfähigkeit, inklusive konkreter Empfehlungen zur technischen, organisatorischen und prozessualen Weiterentwicklung. Die Analyse zeigte, wo akuter Handlungsbedarf besteht – etwa bei Stammdaten, Systemintegration und Automatisierung – und legte damit den Grundstein für eine effiziente, gesetzeskonforme Einführung der E-Rechnung. Mit der entwickelten Roadmap kann die Organisation gezielt auf die Pflichten ab 2027/2028 reagieren und den digitalen Wandel als Chance für nachhaltige Prozessoptimierung nutzen.