Kurz gesagt: E-Rechnungen mit Excel zu erstellen bedeutet, Rechnungsdaten zunächst strukturiert aufzubereiten und anschließend mit einer geeigneten Software in ein zulässiges maschinenlesbares E-Rechnungsformat zu überführen. Excel kann dabei als Datenquelle dienen, ist aber selbst kein E-Rechnungsformat. Entscheidend sind vollständige und korrekte Rechnungsdaten, eine passende Konvertierung sowie ein nachvollziehbarer Prozess für Prüfung, Versand und Aufbewahrung.
Der direkte Fahrplan:
Nach diesem Guide kannst du:
Dieser Guide richtet sich an Unternehmen und Verwaltungen, die Rechnungsdaten bislang in Excel pflegen und diese künftig als strukturierte E-Rechnungen ausgeben möchten.
Voraussetzungen sind Grundkenntnisse in Excel sowie Zugriff auf die für die Rechnungsstellung benötigten Stamm- und Bewegungsdaten.
Der Guide behandelt nicht die vollständige technische Spezifikation von XRechnung oder ZUGFeRD. Im Mittelpunkt steht der praktische Prozess von der Excel-Datenquelle bis zur erzeugten und aufbewahrten E-Rechnung.
Eine E-Rechnung ist nicht mit einer einfachen PDF-Datei gleichzusetzen. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine E-Rechnung als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Seit diesem Zeitpunkt müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die verpflichtende Ausstellung gelten dagegen Übergangsregelungen und Ausnahmen.
Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 Euro kann diese Übergangsregelung unter den gesetzlichen Voraussetzungen bis Ende 2027 gelten.
Es gibt keine allgemeine gesetzliche Regel, nach der B2B-Rechnungen seit Juni 2025 ausschließlich als ZUGFeRD oder XRechnung versendet werden müssen.
XRechnung und geeignete Versionen beziehungsweise Profile von ZUGFeRD sind verbreitete Formate. Auch andere strukturierte Formate können unter den gesetzlichen Voraussetzungen als E-Rechnung geeignet sein.
Excel selbst erzeugt ohne zusätzliche technische Komponenten keine strukturierte E-Rechnung. Eine Excel-Tabelle kann jedoch als Quelle für Rechnungsdaten dienen, die anschließend in das benötigte Format transformiert werden.
Bevor eine E-Rechnung erzeugt wird, sollten die Ausgangsdaten vollständig und fachlich korrekt sein.
Prüfe unter anderem:
Welche Angaben im konkreten Fall zwingend erforderlich sind, richtet sich nach den steuerlichen Anforderungen, dem verwendeten E-Rechnungsstandard und dem jeweiligen Geschäftsvorgang.
Deshalb sollte nicht pauschal angenommen werden, dass beispielsweise die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers, ein Leistungsdatum oder bestimmte Zahlungsdaten in jeder Rechnung vorhanden sein müssen.
Für Excel empfiehlt sich:
Kontrollpunkt: Prüfe eine typische Rechnung und stelle sicher, dass alle für diesen konkreten Geschäftsvorgang erforderlichen Informationen vorhanden sind.
Für die Umwandlung von Excel-Daten in eine strukturierte E-Rechnung wird eine geeignete Software benötigt.
Mögliche Ansätze sind:
Bei einer E-Rechnung-Beratung können unter anderem Systemgrenzen, Datenflüsse und Integrationsanforderungen analysiert werden.
Bei der Auswahl solltest du prüfen:
Eine lokal installierte Lösung kann aus Datenschutz- oder IT-Sicherheitsgründen sinnvoll sein. Sie ist jedoch nicht automatisch sicherer oder geeigneter als eine Cloud-Lösung. Entscheidend sind die konkrete Architektur, der Anbieter und die technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen.
Welches Format verwendet wird, hängt vom Rechnungsempfänger und der eigenen Systemlandschaft ab.
Prüfe deshalb vorab:
Es gibt keine allgemeine Regel, dass für B2B immer ZUGFeRD Extended verwendet werden sollte. Das benötigte Profil sollte vielmehr anhand des konkreten Rechnungsprozesses gewählt werden.
Nach der Konfiguration werden die Excel-Daten in das strukturierte Rechnungsformat überführt.
Typischerweise läuft der Prozess so ab:
Die genaue Bedienung hängt vom eingesetzten Tool ab. Menübezeichnungen, Dropdown-Felder oder Schaltflächen sollten deshalb nicht allgemein vorausgesetzt werden.
Eine nachvollziehbare Dateibenennung kann die interne Verwaltung unterstützen, ist aber keine gesetzlich vorgeschriebene Voraussetzung einer E-Rechnung.
Eine technische Validierung kann prüfen, ob die erzeugte Rechnung den Regeln des verwendeten Formats entspricht.
Dabei können beispielsweise erkannt werden:
Das BMF empfiehlt eine Validierung von E-Rechnungen. Sie ist jedoch keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer Rechnung.
Auch eine Verpflichtung, zu jeder ausgehenden E-Rechnung dauerhaft ein Validierungszertifikat mit Datum und Uhrzeit zu speichern, besteht nicht allgemein.
| Fehlerkategorie | Mögliche Ursache | Möglicher Lösungsweg |
|---|---|---|
| Fehlende Information | Excel-Feld leer oder falsch zugeordnet | Quellwert und Mapping überprüfen |
| Ungültiges Datum | Wert oder Transformation entspricht nicht der erwarteten Syntax | Quellwert und technische Konvertierung prüfen |
| Mathematischer Fehler | Rundung oder falsche Berechnung | Formeln und Rundungslogik kontrollieren |
| Steuerbezogener Fehler | Ungültiger Code oder unpassende Steuerlogik | Steuerlichen Sachverhalt und Mapping prüfen |
Bei Steuersätzen sollte insbesondere nicht mit einer pauschalen Liste vermeintlich zulässiger Standardsteuersätze gearbeitet werden. Welcher Steuersatz oder welche Steuerkategorie korrekt ist, hängt vom konkreten steuerlichen Sachverhalt ab.
Nach der Erstellung muss die Rechnung entsprechend den geltenden Aufbewahrungsanforderungen gespeichert werden.
Für E-Rechnungen gilt insbesondere: Der strukturierte Teil muss so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt.
Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.
Ein sinnvoller Prozess kann berücksichtigen:
Die ursprüngliche Excel-Datei muss nicht automatisch allein deshalb gemeinsam mit jeder E-Rechnung archiviert werden, weil sie als Datenquelle diente. Ob und wie solche Quelldaten aufzubewahren sind, hängt vom konkreten Buchführungs- und Dokumentationsprozess ab.
Auch ein bestimmtes DMS, WORM-Speicher, Hashing oder vollständige Zugriffsprotokolle sind nicht pauschal für jede E-Rechnung gesetzlich vorgeschrieben.
Ein DMS kann den Prozess technisch unterstützen, ist aber nicht automatisch Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung.
Bei regelmäßigem Einsatz sollte klar sein, wer für Erstellung, Prüfung, Versand und Fehlerbehandlung verantwortlich ist.
Eine Prozessbeschreibung kann beispielsweise enthalten:
Eine RACI-Matrix kann bei komplexeren Organisationen hilfreich sein. Sie ist jedoch keine allgemeine gesetzliche Voraussetzung für die E-Rechnung.
Auch ein Vier-Augen-Prinzip kann Bestandteil eines angemessenen internen Kontrollsystems sein. Es ist aber keine allgemeine gesetzliche Pflicht und erfüllt nicht automatisch bestimmte Audit-Anforderungen.
Ein Handwerksbetrieb erstellt seine Rechnungen bisher in Excel. Ein wichtiger Geschäftskunde möchte künftig strukturierte E-Rechnungen erhalten.
Der Betrieb prüft zunächst seine Excel-Vorlage und stellt fest, dass bestimmte Kunden- und Referenzdaten nicht einheitlich gepflegt werden. Diese Informationen werden strukturiert ergänzt.
Anschließend wählt das Unternehmen ein Konvertierungstool, das das vom Kunden gewünschte E-Rechnungsformat erzeugen kann. Die relevanten Excel-Spalten werden den strukturierten Rechnungsfeldern zugeordnet und mit mehreren typischen Rechnungsfällen getestet.
Vor dem Versand wird eine technische Validierung durchgeführt. Erkannte Fehler werden in den Ausgangsdaten beziehungsweise im Mapping korrigiert.
Die erzeugten E-Rechnungen werden anschließend entsprechend dem betrieblichen Aufbewahrungsprozess gespeichert. Nach einigen Wochen überprüft das Unternehmen, welche manuellen Arbeitsschritte reduziert werden konnten und wo weiterhin Fehler oder Nacharbeiten auftreten.
Wenn unterschiedliche Geschäftspartner verschiedene Formate benötigen, kann im Kundenstamm hinterlegt werden, welches Format für welchen Empfänger verwendet werden soll.
Eine entsprechend konfigurierte Software kann diese Information anschließend zur automatischen Auswahl des Ausgabeformats verwenden.
Bei höheren Rechnungsvolumina können mehrere Datensätze automatisiert verarbeitet werden. Ob ein Excel-Add-In oder eine spezialisierte Lösung Batch-Verarbeitung unterstützt, hängt vom jeweiligen Produkt ab.
Bei größeren Volumina sollte zudem geprüft werden, ob Excel weiterhin eine geeignete führende Datenquelle ist oder ob ERP beziehungsweise Fakturierungssysteme den stabileren Ausgangspunkt darstellen.
Bei komplexeren Rechnungsprozessen können digitale Freigaben sinnvoll sein. Dabei kann beispielsweise festgelegt werden, dass bestimmte Rechnungen vor dem Versand von einer weiteren Person geprüft werden.
Wie viele Freigabestufen sinnvoll sind, sollte anhand von Rechnungsvolumen, Beträgen und internen Risiken entschieden werden.
ZUGFeRD kombiniert bei geeigneten Versionen und Profilen eine visuell lesbare PDF-Darstellung mit strukturierten XML-Rechnungsdaten. XRechnung ist ein strukturiertes XML-basiertes Rechnungsformat.
Beide können die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Es gibt jedoch keine allgemeine gesetzliche Regel, wonach eines der beiden Formate seit Juni 2025 verpflichtend verwendet werden muss.
Eine einfache PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten ist keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne. Sie gilt als sonstige Rechnung.
Während der gesetzlichen Übergangsfristen können sonstige Rechnungen unter den jeweiligen Voraussetzungen weiterhin zulässig sein.
Eine technische Validierung ist sinnvoll und wird vom BMF empfohlen, insbesondere um Format- und Geschäftsregelfehler frühzeitig zu erkennen.
Sie ist jedoch keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer E-Rechnung.
Nein, nicht pauschal. Validierungsreports können für interne Qualitätskontrolle und Fehleranalyse hilfreich sein. Eine allgemeine umsatzsteuerliche Pflicht, für jede Rechnung einen Validierungsreport dauerhaft aufzubewahren, besteht nicht allein aufgrund der E-Rechnung.
Dann sollte zunächst geprüft werden, welche Regel verletzt wurde und ob die Ursache in den Excel-Daten, im Feldmapping oder in der technischen Konvertierung liegt.
Der Fehler kann anschließend korrigiert und die Rechnung erneut erzeugt werden. Ob eine fehlerhafte Rechnung tatsächlich vom Empfänger zurückgewiesen würde, hängt von Art des Fehlers und dessen System beziehungsweise Regeln ab.
Rechnungen sind in Deutschland grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.
Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil so erhalten bleiben, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.
Nein. Ein bestimmtes DMS, WORM-Speicher oder Hash-Verfahren ist nicht pauschal gesetzlich für jede E-Rechnung vorgeschrieben.
Solche Systeme und technischen Maßnahmen können die ordnungsgemäße Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit unterstützen. Entscheidend ist die Ausgestaltung des gesamten Verfahrens.
Bei einer Vier-Augen-Regel prüft eine zweite Person einen Vorgang zusätzlich. Das kann insbesondere bei risikoreichen oder komplexen Rechnungsprozessen ein sinnvoller Bestandteil des internen Kontrollsystems sein.
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, jede E-Rechnung durch zwei Personen prüfen zu lassen, besteht jedoch nicht. Das Vier-Augen-Prinzip erfüllt auch nicht automatisch bestimmte Audit-Anforderungen.
Das hängt vom konkreten Rechnungsfall und den Anforderungen des Empfängers ab. Es sollte nicht pauschal immer das Extended-Profil gewählt werden.
Prüfe, welches Profil dein System erzeugen kann und welches für die erforderlichen Rechnungsinformationen geeignet ist.
Prüfe zunächst, welche strukturierten Formate dein ERP importieren beziehungsweise erzeugen kann und welche Schnittstellen zur Verfügung stehen.
Anschließend sollte festgelegt werden, welches System die führende Rechnungsquelle ist, wie Daten übertragen werden und wo Korrekturen vorgenommen werden.
Nächster Schritt: Prüfe zunächst deine aktuelle Excel-Rechnungsvorlage und identifiziere, welche Daten daraus zuverlässig für eine strukturierte E-Rechnung übernommen werden können. Anschließend kannst du ein geeignetes Konvertierungstool auswählen und mit repräsentativen Testrechnungen prüfen, ob Mapping, Validierung und Ausgabeformat zu deinem Prozess passen.